Hvordan håndtere gevinster ved innføring av ny teknologi?

Transkript

1 Hvordan håndtere gevinster ved innføring av ny teknologi? : Prosjekt Digital Innsikt Gardermoen, 6. november 2013 Aleksander Øines,

2 Dette er kommunal sektor: 19 fylkeskommuner 428 kommuner Ca. 500 bedrifter som har ansatte politikere Disponerer (og svir av) Ca. 450 milliarder kroner Kartgrunnlag Copyright Statens kartverk, Norsk Eiendomsinf. og Asplan Viak Internet AS Over 5 millioner innbyggere som får gode tjenester fra vugge til grav

3 KS s sekretariat Leder Kirsti Kierulf Skole og Oppvekst Informasjon Aleksander Øines Helse Arkitektur Rune Sandland Bygg og Teknikk Michael Pande Rolfsen Sikkerhet Kunnskap Lars Sverre Gjølme

4

5 Hva med en kokebok i hvordan håndtere gevinster?

6 Hva gevinst er Gevinster er i følge DFØ nyttevirkninger, fordeler eller positive effekter som forventes oppnådd med et prosjekt eller tiltak. Gevinster kan være: Direkte budsjettmessige gevinster Indirekte budsjettmessige gevinster Kvalitative gevinster Gevinstrealisering er aktiviteter som skal lede til at de ønskede og planlagte gevinstene blir realisert.

7 Kartlegging av hvordan norske kommuner jobber med IKT gevinstrealisering FØR PROSJEKT PROSJEKT I DRIFT Hva er kommunen sterk på i forhold til gevinstrealiseringsarbeidet? Hva opplever kommunen som mest utfordrende i gevinstrealiseringsarbeidet? Hvilke metodikk/verktøy knyttet til gevinstrealisering kan gi din kommune verdi?

8 «Det er en gammeldags holdning til IT hos oss «IT er IT»». «Det er spørsmål om sterk styring» «Det er utfordrende for oss å ta ut gevinster på tvers. Alle ser kun sin egen verden» «Vi fokuserer på å innføre et system» «Vi forutsetter at gevinster realiseres automatisk» «IKT bør være en integrert del av øvrig tjenesteproduksjon» «Forankring og eierskap i linjen er veldig viktig» «Rådmanns holdning er sterk førende for kommunens arbeid med gevinstrealisering»

9 Kommunenes interessenter har ulike behov knyttet til IKT gevinstrealisering POLITIKERE Forstå og beslutte Ønsker å forstå potensielle gevinster for å kunne bevilge riktig Ønsker også å se synlige resultater innenfor valgperioden ADMINISTRATIV LEDELSE OG ENHETSLEDERE Styre effektivt Ønsker å kunne påse at tydelige mål settes i forkant av IKT-prosjekter Ønsker å ha mulighet til enkelt å følge opp gevinster på tvers av fagenheter i etterkant av prosjektet IKT-AVDELING Få best mulig tjenestetilbud Samarbeide Ønsker mer involvert fagside Ønsker at ansatte forlater gamle rutiner og tar ny teknologi i bruk raskest mulig MELLOMLEDERE/ AVDELINGSLEDERE Fokusere på fag Ønsker å bruke tiden sin på en fornuftig måte Ønsker å fokusere på sitt faglige ansvar INNBYGGERNE Ønsker et bedre tjenestetilbud Ønsker at skattepengene forvaltes på en nyttig måte LEVERANDØRER Ønsker at kommunen lykkes Ønsker å spille kommunen god Ønsker å jobbe for en profesjonell organisasjon og bestiller av IKT-tjenester

10 HVOR MANGE GEVINSTER SOM BLIR REALISERT Det er stor variasjon i modenheten i gevinstrealisering blant kommunene Ulike modenhetsnivåer innen gevinstrealisering i norske kommuner Viktigste observasjoner «Improvisert» Sporadisk utarbeidelse av gevinstanalyse «Prosjektkultur» Gevinster planlegges, prosjekter styres godt «Gevinstkultur» Helhetlig gevinstrealisering med oppfølging i drift Stor variasjon i modenhetsnivå. Fokus på å få finansiering for prosjekter. De fleste kommuner har innført standard prosjektmetodikk. Antar at gevinster realiseres automatisk Mangler ofte gevinstanalyser Mangler gevinstrealiseringsplan Ikke standard tilnærming til prosjektmetodikk og prosjektgjennomføring Blir målt på om systemene virker, ikke hvor mye gevinst de gir Stort fokus på gevinstanalyser Prosjektmetodikk er innført i virksomheten Prosjekter styres godt Gevinstrealiseringsplaner utarbeides Mangler overføring av gevinstrealisering fra prosjekt til linje Blir hovedsakelig målt på om prosjektet er vellykket MODENHETSGRAD Helhetlig fokus på gevinstrealisering Gevinstanalyser føres Målsettinger settes før prosjekt Linjen har eierskap til endringene og de ønskede gevinster før prosjekter starter Gevinstrealiseringsplaner utarbeides Prosjektene styres godt Mål satt før prosjektet startet opp overføres til virksomhetsstyring i linjen Oppfølging i drift er problematisk. Forankring og eierskap er avgjørende.

11 Lederfokus er avgjørende for å få gevinstrealisering til å fungere HVOR MANGE GEVINSTER SOM BLIR REALISERT Lederfokus knyttet til IKT i norske kommuner «Manglende fokus» Manglende fokus på gevinstrealisering fra rådmann og enhetsledere Rådmannen/ledelsen har relativt begrenset fokus på gevinstrealisering av IKT-prosjekter Enhets og avdelingsledere utenfor IKT-avdelingen er ikke involvert og fokusert på gevinstrealisering i.f.m. IKT-prosjekter «Vertikalt fokus» Fokus på gevinstrealisering innen IKT-avdelingen eller et fagområde Rådmannnen/ledelse n er fokusert på gevinstrealisering av IKT-prosjekter Det forventes at IKTprosjekter skal gi gevinst knyttet til IKTkostnader Det eksisterer avdelingsvis (vertikal)oppfølging av gevinst i kjølvannet av IKT-prosjekter HELHETLIGHET I LEDERFOKUS «Helhetlig fokus» Fokus på helhetlig realisering av gevinster Enhets- /avdelingsledere er tidlig involvert i gevinstrealisering i.f.m. IKT-prosjekter Helhetlig fokus på gevinstrealisering i kommunen Rådmannen/ledelsen har både vertikalt og horisontalt fokus på gevinstrealisering. D.v.s. at gevinster følges opp både avdelingsvis og på tvers av enheter Viktigste observasjoner Kultur for å sette tydelige mål. Det kreves et fokus fra øverste hold til å sette tydelige krav og involvere linjen Kultur for måling og oppfølging av resultater krever at det settes av tid og ressurser til dette. Eierskapskultur knyttet til IKTinvesteringer: Fokus på gevinstrealisering krever også fokus på eierskap. Avdelinger ser ofte kun sin egen verden. Det anses som en utfordring at IKTavdeling ofte har utforing med å tenke strategisk, og at fagavdelinger ikke forstår at teknologi kan bidra til verdiskapning

12 Noen faktorer påvirker kommunenes modenhet i gevinstrealisering IT-styring Har kommunen en tydelig IKTstrategi som ligger til grunn for prosjekt-prioriteringer og gevinstanalyser? Finnes det en tydelig styrings -og beslutningsstruktur for IKT i kommunen? Hvilke holdninger eksisterer til gevinstrealisering i kommunen? Er rådmann proaktiv og følger opp? Er enhetslederne vante med målstyring? Eksisterer det en kultur for målstyring? Kultur / Holdninger Virksomhetsstyring Gevinstrealisering Har kommunen en helhetlig tilnærming til virksomhetsstyring? Settes det balanserte mål i samråd med enhetsledere? Følges mål opp på tvers av virksomheten? Har kommunen en kontrollerfunksjon?

13 lanserer gevinstkokebok og gevinstverktøy FØR PROSJEKT PROSJEKT I DRIFT Enkel og pedagogisk kokebok En enkel «oppskrift» på gevinstrealisering før, under og etter prosjekt som er knyttet til overordnede prosjektmilepæler. Kokeboken gir deg en pedagogisk innføring i hva som skal gjøres når og hvordan for å tilfredsstille et minimum av gevinstrealisering. Gevinstanalyse og målsetting Enkel mal for gevinstanalyse, målsetting og gevinstrealiseringsplan Prosjektstyringsmal Visuelt prosjektstyringsverktøy/mal med fokus på gevinstrealisering under prosjektet. Hjelper til med å følge opp mål satt før prosjektet ble iverksatt, samt status på prosjektet og risiki Gevinstrealiseringsmal Visuelt verktøy for oppfølging i drift for enhetsledere og rådmann. Verktøyet gir status på mål fra gevinstrealiseringsplanen

14 Kokebokens bidragsytere Kirsti Kierulf, Une Tangen, Leif Skiftenes Flak, Universitetet i Agder Øyvind Hellang, Universitetet i Agder Anne Mette Havaas, Lyngdal kommune Maj-Britt Brobakke, Bergen kommune Kjetil Århus, Bergen kommune Martin Zeiffert, Aust-Agder fylkeskommune Siri Oppheim, Bærum kommune PA Consulting Group

15 Kokeboken følger et prosjekt i fem faser Følger Prosjektveiviserens prosjektmetodikk med et unntak fase fire Overlevere Fokus på realisering i drift Kokeboken veileder deg gjennom fasene Angir tydelige mål og aktiviteter for hver fase Inneholder sjekklister og gode råd Inneholder et excelverktøy med maler i tillegg

16

17 Konseptfasen skal kartlegge potensielle gevinster, hvem som berøres og vurdere gevinster mot kostnader 1. Konsept Aktiviteter: Kartlegge fremtidige arbeidsprosesser Analysere endringer i prosesser og definere gevinster Kartlegge hvem som berøres av prosjektet og definere strategi for å ivareta deres behov Vurdere gevinster mot kostnader

18 I planleggingsfasen skal gevinster knyttes til konkrete tiltak, det skal settes måleindikatorer og identifiseres ansvarlige Aktiviteter: Planlegge gevinstrealisering Planlegge hvordan gevinster skal følges opp 2. Planlegge

19 I gjennomføringsfasen skal det sørges for at tiltakene gjennomføres som planlagt dette er prosjektet 3. Gjennomføre Aktiviteter: Følge opp tiltak og gevinster, etablere måleindikatorer og håndtere avvik Oppdatere gevinstrealiseringsplan

20 Overleveringsfasen sørger for at linja tar over 4. Overlevere Aktiviteter: Rapportere prosjektresultater og overlevere gevinstrealisering til linjen

21 Realiseringsfasen er kritisk! Trykket må ikke falle her 5. Realisere Aktiviteter: Etablere tydelige roller og ansvar Følge opp gevinster i drift og håndtere avvik

22 Suksesskriterier Viktig med fokus på gevinstrealiseringsaktiviteter fra dag 1 før prosjekter starter Det må prioriteres å sette tydelige mål Involvering av interessenter på alle nivåer er viktig Lederfokus er avgjørende Tenk på om din kommune kan utnevne en gevinstekspert Enhetsledere bør involveres tidlig Kommuner trenger ikke ta i bruk hele malen på en gang men innse at dette krever tid Bruk kokeboken og rammeverket til å skape en struktur og felles språk

23 Takk for meg! Aleksander Øines Informasjon og Kommunikasjon