KommITs lederkurs i gevinstrealisering

Transkript

1 KommITs lederkurs i gevinstrealisering Økonomiforum i Skien 4. juni 2015 Grete Kvernland-Berg, PA Consulting Group Liza Nienova, PA Consulting Group

2 Plan for dagen 13:30 Introduksjon 13:50 14:20 14:30 14:50 15:30 15:40 16:00 16:30 Gevinstrealisering hva og hvorfor Pause Steg i gevinstrealiseringsprosessen Hva bør ledere forvente under hvert steg Pause Ledelsens rolle i gevinstrealiseringsprosessen Oppsummering Takk for i dag!

3 Vi har ikke kultur for gevinstrealisering i vår kommune Fokus på gevinstrealisering er fraværende hos oss 91%* av spurte kommuner og fylkeskommuner opplever gevinstrealisering som en utfordring Vi forutsetter at gevinster realiseres automatisk Vi vet ikke hvor vi skal starte med gevinstrealisering Kilde: KommIT, 2013; n=120

4 Gevinstrealisering trenger ikke å være komplisert... Gevinstrealisering krever bare en mer strukturert tilnærming til det du allerede gjør. Mange ting begynner å falle på plass om du setter gevinstrealisering i fokus. Gevinstrealisering trenger ikke å være komplisert. Du kan starte med noen enkle verktøy. Anne Mette Havaas, IKT-konsulent, Lyngdal kommune Connie Bjørseth, Prosjekt og fagleder, SÅTE-samarbeidet Britt Inger Kolset, Koordinator, SuksIT

5 ...men krever tydelig fokus fra ledelsen Vi trenger at rådmannen stiller krav til enhetslederne om gevinstrealisering Lederstøtte er nødvendig for å endre kulturen i organisasjonen Fokus fra ledelsen vil hjelpe oss å forsterke gevinstrealiseringsprosessen

6 Hva forventer du å lære?

8 Gevinstrealisering er aktiviteter som skal lede til at positive effekter ved en endring blir realisert Gevinster er nyttevirkninger, fordeler eller positive effekter som forventes oppnådd ved et prosjekt eller tiltak. Gevinstrealisering er aktiviteter som skal lede til at de ønskede og planlagte gevinstene blir realisert. Gevinstrealisering Gevinst

9 Gevinster kan realiseres ved å endre på arbeidsprosesser Dagens arbeidsprosess Slik jobber vi i dag Tannhelseklinikken sender brev med innkalling til undersøkelse Ny arbeidsprosess Slik skal vi jobbe Tannhelseklinikken sender innkallingen til undersøkelse digitalt Endring Endring som ny måte å jobbe på medfører Digital dialog med innbyggeren Gevinst Positiv effekt av endringen - Reduserte kostnader - Frigjort tid - Bedre tjenester

10 Et nytt IKT-system medfører i seg selv sjelden eller aldri gevinster NYTT IKT-SYSTEM GEVINSTER

11 Det er menneskene som skal bruke teknologien som kan tilføre gevinsten TEKNOLOGI GEVINSTER

12 Hva kan økt fokus på gevinstrealisering medføre for en fylkeskommune? Økt kvalitet på tjenestene og mer fornøyde innbyggere Økt grad av læring og trivsel i organisasjonen Unngåtte kostnader Mer effektiv utnyttelse av knappe ressurser Smartere IKT-anskaffelser Økt fokus på innovasjon og endring av tjenesteprosesser Økt fokus på beviselige effekter og ansvarliggjøring

13 For å realisere gevinster må mennesker ledes gjennom en endringsreise dette kalles endringsledelse Endringsledelse er aktiviteter knyttet til forankring, kommunikasjon og opplæring som skal gjøre berørte parter i organisasjonen i stand til å realisere gevinstene. GEVINST Endringsreise NYTT IKT-SYSTEM

14 Å endre på noe påvirker folks følelser Gevinster realiseres ikke før ansatte er kommet opp av «dumpa» + Stabilitet Sjokk Sjokk Integrasjon Fornektelse Forståelse Sinne fear Aksept Testing og nyorientering - Kilde: Kubbler-Ross Uro og sorg Tid 14

15 Hva er forskjellen på disse gevinstene? Reduksjon i lisenskostnader på NOK Reduksjon i tonerforbruk på NOK IKT-sjef har en time ekstra per uke for å jobbe med strategisk IKT Økt kvalitet på omsorgstjenestene i institusjoner Omsorgsmedarbeidere har 2 ekstra timer per måned som kan utnyttes til andre oppgaver Redusert CO-2 produksjon

16 Det finnes tre typer gevinster; direkte, indirekte og kvalitative Direkte budsjettmessige gevinster = kostnadsbesparelser Reduksjon i lisenskostnader på NOK Reduksjon i tonerforbruk på NOK Indirekte budsjettmessige gevinster = frigjort tid Kvalitative gevinster = økt kvalitet IKT-sjef har en time ekstra per uke for å jobbe med strategisk IKT Økt kvalitet på omsorgstjenestene i institusjoner Omsorgsmedarbeidere har 2 ekstra timer per måned som kan utnyttes til andre oppgaver Redusert CO-2 produksjon

17 Interessenter i gevinstrealisering har ulike roller og behov Rolle Behov INNBYGGERNE Mottar tjenester Få best mulig tjenestetilbud AVDELINGSLEDERE/ MEDARBEIDERE IKT-AVDELING ADMINISTRATIV LEDELSE OG ENHETSLEDERE POLITIKERE LEVERANDØRER Implementerer endringer Er ansvarlig for gevinstrealisering Er utfører, jobber både med virksomhetssiden og IKT-medarbeidere Allokerer ressurser Definerer fokus Fremlegger budsjett Vedtar strategier Behandler politiske saker Legger føringer Påvirker IKTinfrastruktur Leverer maskinvare og programvare Fokusere på og forbedre sitt fagområde Samarbeide Styre effektivt Forstå og beslutte Få fylkeskommunen til å lykkes

18 Hvordan kan din fylkeskommune lykkes med gevinstrealisering? Diskusjon: Hvordan jobber din fylkeskommune med gevinstrealisering i dag? Hva gjør dere bra? Hva kan forbedres? Hva tror dere vil være den viktigste suksessfaktoren for å lykkes med gevinstrealisering?

21 Hvordan jobbe med gevinstrealisering før, under og etter prosjekt? FØR PROSJEKT UNDER PROSJEKT ETTER PROSJEKT

22 Gevinstrealisering tar mest tid før og etter prosjektet Før prosjekt Under prosjekt Etter prosjekt Angitt tidsforbruk til gevinstrealisering

23 Gevinstkokeboken gir deg en strukturert tilnærming til gevinstarbeidet over fem faser 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere

24 Gevinstrealisering er en iterativ prosess 1. Konsept 5. Realisere 2. Planlegge 4. Overlevere 3. Gjennomføre

25 Hver fase bidrar til at gevinstene blir realisert 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Kartlegge potensielle gevinster, hvem som berøres og vurdere gevinster mot kostnader Planlegge gevinstrealisering: knytte gevinster til konkrete tiltak, måleindikatorer og ansvarlige Sørge for at gevinstrealiseringstiltak gjennomføres som planlagt Sikre smidig overgang til linjen, slik at linjen er forberedt på å realisere gevinster Følge opp gevinster jevnlig og iverksette korrigerende tiltak ved avvik

27 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Identifisering av gevinster skal begynne med kartlegging av arbeidsprosesser Fylkeskommunen produserer tjenesteprosesser. Gevinstrealisering vil skje når tjenesteprosesser utføres på en ny måte

28 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Begynn med å kartlegge dagens arbeidsprosess: Hvordan utføres arbeidsprosessen i dag? Eksempel fra Lyngdal kommune:

29 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Videre kartlegger du fremtidig arbeidsprosess: Hvordan bør fremtidig arbeidsprosess se ut? Eksempel fra Lyngdal kommune:

30 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Hvilke endringer kreves for å gå fra dagens arbeidsprosess til fremtidig arbeidsprosess? Hvilke gevinster vil endringene skape? 1 Hvilke endringer i arbeidsprosesser har blitt identifisert? 2 Hvilke gevinster skaper endringene? 3 Hva kreves for at arbeidsprosessen blir endret som planlagt og gevinstene realisert?

31 Innflytelse 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Fylkeskommunen bør kartlegge interessenter helt fra starten Analyse av hvem som berøres av endringen: Hvem berøres av endringen? Hvordan berøres disse menneskene? Hvilken påvirkningsgrad har de på endringsprosessen? Hvilken holdning har de til endringen? Holdning til prosjektet

32 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Det bør defineres strategi for håndtering av hver interessenttype Utarbeidelse av strategi for å håndtere de ulike interessentene: Hva skal strategi for forankring, kommunikasjon og opplæring være? Hold fornøyd Hold informert Hold forpliktet Hold engasjert

33 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Ledere bør gå i bresjen for å kommunisere et overbevisende budskap for endring Endringen vil være overbevisende hvis det er drevet av en brennende plattform og en framtidig tilstand som frister...endringen virker også mer overbevisende dersom gevinsten er stor endringen vil virkelig være uimotståelig dersom de ansatte ser personlig gevinst.. Personlig gevinst Fremtidsvisjon Nåsituasjon Her er hvor vi ønsker å være Gevinst Kostnad Personlige ulemper En overbevisende sak for endring appellerer både til hode og hjerte!

34 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Gevinstrealiseringsplan skal knytte gevinster til konkrete tiltak og måleindikatorer, samt tildele ansvar Hva skal du gjøre for å realisere gevinster? Hvordan skal du «omsette» gevinsten til goder for innbyggere og næringsliv? Hvordan kan du vite at gevinsten er realisert? Hvem skal ha ansvar for at gevinsten blir realisert?

35 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Organisasjonen bør etablere SMARTe måleindikatorer S M A R T pesifikke. Velg en indikator som er så konkret som mulig. F.eks. dersom brukertilfredshet skal være en måleindikator: Gjelder det brukertilfredshet til alle innbyggerne? Eller en utvalgt gruppe? ålbare. Indikatoren bør kunne måles og følges opp. En god måleindikator vil typisk inkludere ord som antall, andel, sum osv. En målbar indikator gir mulighet for å kartlegge utvikling over tid og igangsette korrigerende tiltak ved avvik. kseptert av de fleste. Husk at endringsledelsen står sentralt i gevinstrealisering. Måleindikatorene bør være godt forankret i fylkeskommunen/ikt-samarbeidet for at de skal bli integrert i etablerte rapporteringssystemer. ealiserbare. Ikke vær for ambisiøs. Prøv i størst mulig grad å bygge på tilgjengelige eksisterende data- og rapporteringssystemer. Dersom måleindikatoren er for ressurskrevende blir den ikke brukt. idsbestemt. Definerer hvor ofte måleindikatoren skal måles og innen hvilken periode fylkeskommunen ønsker å oppnå målet. Tydelige tidsintervaller driver fylkeskommunen frem til målet.

36 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere En god resultatoppfølging: Har tydelig fokus fra ledelsen Etablerer tydelige roller og ansvar Jobber med kontinuerlig endringsledelse i organisasjonen Skaper ansvarskultur Feirer måloppnåelse Sikrer målrettet innsats Gir mulighet til å identifisere og håndtere avvik

38 Diskusjon: Hva er din rolle i gevinstrealiseringsprosessen? Hvordan bør du bidra til gevinstrealiseringsprosessen? Hvilke krav bør du stille til andre? Hva planlegger du å gjøre annerledes i din fylkeskommune?

40 Oppsummering: Hva er det viktigste dere har lært fra kurset?

41 Takk for oss! Spørsmål?