Digitalisering og effektivisering i Bergen kommune. «sentralisering og standardisering»

Transkript

1

2 Digitalisering og effektivisering i Bergen kommune «sentralisering og standardisering» 500

3 Styring og standardisering 2014 Behov/krav IKT-strategi og styrende dokumenter Veileder IKT-handlingsplan Elektronisk Business case (EBC) Gevinstrealisering Avtaler (drift/vedlikehold mm) Forvaltning Implementering Prosjekthåndbok

4 Kommuneledelsen 2014 Forankring, støtte, pådrivere Prosjekt rapportering Mindre strategisk bruk som verktøy i virksomhetsutviklingen Eierskap til gevinstprosessene Direkte økonomiske gevinster Andre gevinster

5

6 Arbeidsprosesser: mill utsendelser totalt pr år alle systemer arkivering lavere ressursbehov Print/kopi, Ca printere Totalt ca 17 mill utskrifter portoutgifter ca 12.2 mill i 2014

7

8 Standardiserer og sentraliserer grunnmur for digitalisering og endring av arbeidsprosesser

9

10 Gevinster ved samhandling Innbygger og næringsliv Felles kommunale brukerreiser Felles integrasjonsplattform kommunal sektor (FIKS) Fremtidige Fremtidige komponente Fremtidige komponent r komponenter er Meldinger Arbeidsflyt Offentlige fellesløsninger Nasjonale løsningskomponenter Nasjonale registerkomponenter Statlige integrasjonsplattformer Kommunen Støttesystem Fagsystem

11 2013: Bergen kommune 2015: <230 kommuner eks på Gevinster: - Økonomiske - Samhandling og videreutvikling -Fordele oppgaver/ jobb - Dialog med leverandører - Forvaltningsoppgaver

12 eks på Gevinster: - SvarUt knyttes mot Sikker Digital post: Bergen kommune og 230 kommuner kan aktivere tjenesten uten egne utviklings og implementeringskostnader - Felles markedsføringsmateriell - Felles videreutvikling - Felles forvaltning/ brukerbistand

13 Fra finanstalen i bystyre : «Bergen er første kommune som fra 2017 skal gå over til sentralisert/ digitale utsendelser av alle forsendelser»

14 Felles løft BERGEN KOMMUNE må endre arbeidsprosesser og jobbe målrettet for å nå sitt mål. INNBYGGERNE må velge hvilke postkasse de ønsker sin dialog med det offentlige i. NÆRINGSLIV, LAG og ORGANISASJONER må oppdatere kontaktinformasjon og benytte Altinn

15 Gevinster ved samhandling Innbygger og næringsliv Felles kommunale brukerreiser Felles integrasjonsplattform kommunal sektor (FIKS) Fremtidige Fremtidige komponente Fremtidige komponent r komponenter er Meldinger Arbeidsflyt Offentlige fellesløsninger Nasjonale løsningskomponenter Nasjonale registerkomponenter Statlige integrasjonsplattformer Kommunen Støttesystem Fagsystem

16

17 Styring og standardisering (MOP)

18 Hva påvirker digitaliseringsarbeidet? Interne prosjekter (behov, aktiviteter, utfordringer) byrådsavdelingene Porteføljestyring muliggjør prioritering og styring. Nasjonale eller regionale krav, forskrifter, tjenester Konsern løsninger, (prosjekter, tiltak, tjenester) Politiske, eller kommunale initiativ

19

20

21 Helhetlig arkitektur - samhandlingskompleksitet Kommune Politisk adm./behandling Tjenesteproduksjon Konsern løsninger Konsern tjenester Offentlig sektor Skole Helse Bygg/plan Kultur Barnehage Sosial Næring Idrett Sentrale driftsløsninger Byrådsavdelingenes egne fagsystemer Tekn. Tjenester (VA mm) Økonomi Lønn/HR Sak- arkiv Fagsystem Fagsystem Fagsystem Fagsystem Nasjonale fellesløsninger Kommunale fellesløsninger Nasjonale sektorløsninger

22 Porteføljestyring (MOP) etableres i Bergen kommune Parallelt etableres tilsvarende: for kommunesektoren? for offentlig sektor? i store sektorer, eks i helse? Porteføljestyringsprosesser Rapporterer Porteføljeansvarlig Byrådsavdeling Porteføljestyre Byrådsavdeling Byrådsavdeling Kommunaldirektørgruppen IKT ledelse Sentralt porteføljekontor Stiller krav til Prosjektprosesser Rapporterer P L P L P L Prosjektledere Sentralt prosjektkontor

23 Ambisjoner, faser og modenhet Virksomhetsstyring i Bergen kommune Styring Styre: prioritere og balansere porteføljen gjennom portefølje- og prosjektrammeverk. Data Få oversikt over tiltak, prosjekter og programmer som eksisterer, sammenhenger / avhengigheter mellom disse, effekter/gevinster, kostnader, tidsplaner, risiko og status. Forstå hvordan porteføljen støtter strategi, satsings- og ansvarsområder. Er porteføljen er tilstrekkelig for å oppnå ønsket strategi/mål? Administrere: lage en leveranseplan, evaluere og justere komponentene i porteføljen kontinuerlig. Har vi ressurser, kompetanse og økonomi? Hvor? I den enkelte byrådsavdeling Når? Som del av eksisterende virksomhetsprosesser (budsjett, IKT-HP) I hele Bergen kommune Kontinuerlig

24 Kommuneledelsen 2015 Eierskap og «bestiller» Bruker digitalisering strategisk aktivt i omstilling og virksomhetsutviklingen Eierskap til gevinstprosessene Direkte økonomiske gevinster Andre gevinster