Målbildet for digitalisering arkitektur

Transkript

1 Målbildet for digitalisering arkitektur KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities

2 Innholdsfortegnelse 1. Hva målbildet betyr for kommunene Digital modning på vei mot et felles målbilde Effektiv tjenesteproduksjon som resultat av digitalisering Felles kommunal IKT-arkitektur Hvorfor kommunene implementerer målbildet Hvordan målbildet implementeres i den enkelte kommune

3 1. Hva målbildet betyr for kommunene KS KommITs målbilde introduseres i KS KommITs visjonsdokument «Visjon, ambisjon og strategi for felles kommunal IKT-arkitektur». Målbildet er illustrert i figuren under. Figur 1: Målbildet for digitalisering i kommunesektoren Felles kommunalt rammeverk for digitalisering bygger på syv brukerbehov, syv funksjonelle krav, syv arkitekturprinsipper og fem strategiske føringer. Behov, krav og føringer tilgjengeliggjøres for kommunene 1 i form av en felles verktøykasse som inneholder anbefalinger og krav myntet på kommuner og leverandører. Vår hypotese er at en velutviklet og godt strukturert verktøykasse vil stimulere til en raskere digitalisering av kommunal sektor. Målbildet innebærer et økt fokus på brukerbehov og effektiv tjenesteproduksjon. Kommunene benytter felles metode for kartlegging av innbyggerne, næringslivets og saksbehandlernes brukerreise. Kommunene følger anbefalt gevinstmetodikk og holder fokus på arbeidsprosesser for effektivisering av tjenesteproduksjonen. Kommunene beholder sine fagsystemer, og fortsatt selv bestemmer hvilke fagsystemer de benytter. Fagsystemene må tilpasses informasjonsutveksling med fellesløsninger og grunndataregistre. Derfor er fokus på standarder og grensesnitt sentralt i dette målbildet. 1.1 Digital modning på vei mot et felles målbilde Kommunesektoren domineres av «siloløsninger». Dette bekreftes av en undersøkelse KS KommIT foretok i november 2013 med respondenter fra 119 ulike kommuner. Undersøkelsen bekrefter også at kommunene fokuserer på lokale IKT-løsninger. Det er svært få teknologistandarder på tvers av 1 Med «kommunene» menes det både kommuner og fylkeskommuner gjennomgående i dokumentet 3

4 kommunene. I mange kommuner utveksler ikke fagsystemene informasjon internt mellom sektorer, eller på tvers av kommunegrensene. Norske kommuner har lovpålagte oppgaver og produserer tjenester med like rammebetingelser. Til tross for dette, har like tjenester i dag ulike benevnelser og begreper på tvers av kommuner. Felles begreper og forståelse (semantikk) er en forutsetning for å kunne innføre felles digitale tjenester. Arbeid med digitalisering krever også en økt standardisering av brukerreiser og tjenesteproduksjon, slik at digitale tjenester kan gjenbrukes på tvers av kommuner. Dette betyr ikke identisk tjenesteproduksjon på tvers av kommunene, men en mer lik tilnærming til brukerreisene og arbeidsprosessene. Visjonen om et digitalt førstevalg oppnås ved at digitale løsninger følger felles standarder og krav, og at kommunene følger samme metodisk tilnærming til design av brukerreiser og tjenesteproduksjon. Den digitale modningsprosessen vil derfor gi oss verdifull kunnskap og nye innspill til løpende oppdatering av våre tiltaks- og handlingsplaner. Figur 2: Digital modningsprosess på vei mot målbildet Som vist i figuren over, beveges kommunene samlet sett fra nåsituasjonen til en økt digital modenhet ved å innføre felles standarder og krav ved bruk av verktøykasse. Bruk av felleskomponenter som eksempelvis SvarUt samt felles standarder og grensesnitt som eksempelvis GI-standarden medfører økt digital modenhet. 4

5 I det neste trinnet av digital modenhet følger kommunal sektor en mer standardisert tilnærming til brukerreiser og tjenesteproduksjon. Dette betyr at kommunal sektor følger en felles metodikk for helhetlig design av brukerreiser og tjenester. I det påfølgende trinnet av digital modenhet har kommunene etablert kommunale digitale tjenester med mulighet for lokal tilpasning. Nå tilbys felles kommunale digitale løsninger, hvor kommunene eventuelt foretar tilpasninger i henhold til lokale politiske vedtatte føringer og krav. Det endelige målbildet er digitalt førstevalg med fokus på brukerbehov, bruk av felleskomponenter, og digitale løsninger som hovedregel for kommunikasjon. 1.2 Effektiv tjenesteproduksjon som resultat av digitalisering Digitalisering medfører effektivisering av tjenesteproduksjonen. Figuren under illustrerer dagens situasjon og fremtidig situasjon for en generisk saksbehandlingsprosess. Figuren illustrerer videre hvordan saksbehandling blir påvirket av digitalisering over flere trinn. Utbredelsen av blå farge i illustrasjonene viser hvordan økt digitalisering gir innvirkning på de forskjellige delene av hendelsesforløpet. Mer blå farge betyr økt grad av digitalisering. I dagens situasjon foregår en stor del av saksbehandlingsprosessen manuelt. Kommunene har eksempelvis postmottak, og saksbehandleren behandler søknader uten særlig form for automatisering av saksbehandlingsprosessen. Innbyggeren mottar svar per post, og dette er både dyrt for kommunen og tungvint for innbyggerne. Figur 3: Dagens og fremtidens situasjon for en generisk saksbehandlingsprosess I målbildet for digitalisering av saksbehandlingen oppleves søknadsprosessen som mer effektiv for innbyggeren, da det inneholder pre-utfylt informasjon. Underveis i arbeidet med søknaden, får innbyggeren beskjed dersom informasjon mangler/ikke følger lovpålagte krav. Innbyggeren sender inn 5

6 skjema med digital post via SvarInn 2, og søknaden blir automatisk arkivert i kommunens arkiver. Dette sparer betydelig tid forbrukt på manuelt postmottak. Søknaden saksbehandles med større grad av automatisering, slik at saksbehandleren sparer tid på selve saksbehandlingsprosessen. Verdifull tid kan i større grad brukes til å kvalitetssikre søknaden fremfor å utføre rutinearbeid. Svar sendes søkeren ved hjelp av SvarUt via digital postkasse. Dette sparer portokostnader for kommunen, samt at det oppleves enklere for brukeren. 1.3 Felles kommunal IKT-arkitektur Den felles kommunale IKT-arkitekturen understøtter brukerbehov, funksjonelle krav og arkitekturprinsippene. Tabellen under viser at felles kommunalt rammeverk for digitalisering gir anbefalinger og krav til brukerreisen og felles kommunal IKT-arkitektur i form av standarder og grensesnitt som muliggjør en god informasjonsflyt, bruk av felleskomponenter og integrasjon med fagsystemer. Anbefalinger og krav Brukerreise Informasjon Data n Fellesløsninger Felles kommunalt rammeverk for digitalisering inneholder verktøykasse som beskriver hvordan syv brukerbehov, de syv funksjonelle behov og de syv arkitekturprinsipper implementeres. Rammeverket gir tydelige anbefalinger og krav i form av eksempelvis beskrivelser av standarder og kravspesifikasjoner. Kommuner og leverandører anvender rammeverket i prosjekter hvor digitale løsninger utvikles. På denne måten bidrar kommunesektoren og leverandørene sammen til det ønskede målbildet om digitalt førstevalg. Brukerreisen handler på den ene siden om innbyggernes og næringslivets møte med kommunens digitale tjenester, og på den andre siden om hvordan saksbehandleren benytter de digitale tjenestene i sin arbeidsprosess. Brukerreisen for innbyggere, næringsliv og saksbehandler er styrende den felles kommunale IKT-arkitekturen. Basisinformasjon om innbyggere, næringsliv og eiendom kalles grunndata. Kommunal grunndata ligger lagret i lokale registre, som eksempelvis tiltaksbase benyttet i byggesak. Nasjonal grunndata ligger lagret i nasjonale registre. Nasjonale grunndataregistre er matrikkelen, folkeregistret, enhetsregisteret og kontakt- og reservasjonsregisteret. Fellesløsninger er felles IKT-løsninger for å håndtere innlogging, digital post og meldingsutveksling med mer. Fellesløsninger består av løsninger for meldingsutveksling SvarUt og SvarInn, løsning for automatisk skjenkebevilling, IDporten, Altinn, sikker digital postkasse, e-resept, helsenettet og nasjonal kjernejournal. 2 SvarInn er felleskomponent som er under planlegging. Løsningen skal formidle inngående søknader fra innbygger og næringsliv til kommunens saksbehandling. SvarInn tar imot og sorterer disse og formidler dem til kommunes arkiv. Kommunes lokale fagsystem kan så hente opp søknaden for videre behandling. 6

7 Fagsystemer Infrastruktur Kommunens fagsystemer består blant annet av fagsystemene for saksbehandling, arkiv, økonomi og personal. Fagsystemene tilpasses felles standarder og integrasjon med fellesløsninger og grunndataregistre. Kommunens fagsystemer hviler på infrastrukturen. Den består av servere, maskinvare, databaser for lagring av lokal informasjon, sikkerhetsløsninger med mer. Figuren under viser det totale målbildet. Innbyggere, næringsliv og saksbehandlere bruker digitale tjenester. De digitale tjenestene benytter informasjon fra nasjonale og kommunale grunndataregistre. Fellesløsninger støtter funksjonalitet for sikker innlogging, samhandling, digital postkasse og meldingsformidling. Lokale fagsystemer er integrert med grunndataregistre, fellesløsninger og digitale tjenester ved hjelp av standarder og grensesnitt. Figur 4: Målbildet for digitale tjenester 2. Hvorfor kommunene implementerer målbildet Felles kommunalt rammeverk for digitalisering: Rammeverket gir kommunene og leverandører anbefalinger og krav som tilgjengeliggjøres i form av en verktøykasse. Verktøykassen sikrer at kommunesektorens brukerreiser, bruk av grunndataregistre, utvikling av og integrasjon til fellesløsninger, integrasjon med fagsystemer og infrastruktur beveger seg i samme retning. Bruken av 7

8 rammeverket sikrer gjenbruk av løsninger og økt datakvalitet på tvers av kommunesektoren. Rammeverket gjør at din kommune kan lære fra andre, og følge en digital modningsprosess på veien mot målbildet. Kommunene har anledning til å tilpasse rammeverket ved behov. Løsningene kan tilpasses av den enkelte kommune i forhold til lokalt politisk vedtatte regler og krav. Tilpasninger skal i utgangspunktet være et minimum, og dokumenteres med gevinstplan for at de skal kunne gjennomføres. Brukerreisen: Brukerreisen handler om hvordan innbyggere, næringsliv og saksbehandlere benytter de digitale tjenestene. Kartlegging av brukerreise gir kommunen en helhetlig oversikt over menneskers behov for digitale tjenester, og deres kontaktpunkter med kommunen i et tverrfaglig perspektiv. Kartlegging av brukerreise er med å forbedre kommunens omdømme, fordi innbyggere og næringslivs behov blir bedre ivaretatt. Kartlegging av brukerreise bidrar til effektivisering fordi saksbehandlers behov og kontaktpunkter med de digitale tjenestene blir ivaretatt. Brukerreisen foregår på tvers av faglige siloer i en kommune. Kommunesektorens digitale tjenester og løsninger utformes på bakgrunn av brukerbehovene som senere oversettes til funksjonelle krav i IKTløsninger. Brukerreise kartlegges ved å identifisere hvem som er brukere av de digitale tjenestene, hvilke kontaktpunkter brukeren har med de digitale tjenestene, hvilke tjenester som tilbys, hvem som er saksbehandlere, og hvordan øvrige administrative funksjoner i kommunen indirekte påvirker kontaktpunktene og tjenestene. Informasjon: Basisinformasjon som gjenbrukes på tvers av flere fagsystemer og digitale løsninger ligger lagret i grunndataregistre. Nasjonale grunndataregistre inneholder informasjon som blir brukt på tvers av stat og kommune. Eksempelvis inneholder folkeregisteret basisinformasjon/nøkkelopplysninger om alle personer som er eller har vært bosatt i Norge. Denne type informasjon har sin opprinnelse et sted (i et grunndataregister) og gjenbrukes på i fagsystemer og andre løsninger som trenger informasjonen istedenfor å benytte lokale kopier av registrene. Bruk av felles grunndataregistre i form av matrikkelen, folkeregistret, enhetsregisteret og kontakt- og reservasjonsregisteret sikrer en bedre informasjonsflyt og økt datakvalitet i kommunal og statlig sektor. Fellesløsninger: Fellesløsninger er felles IKT-løsninger for å håndtere innlogging, digital post, meldingsutveksling med mer som benyttes på tvers av det offentlige. Bruk av fellesløsningene sikrer samhandling, gjenbruk, standardisert tilnærming til sikkerhet og forbedret informasjonsflyt. Fellesløsninger er også mer kostnadseffektivt enn å utvikle tilsvarende løsninger hver for seg. Standarder og grensesnitt: Standarder og grensesnitt definerer felles krav til kommunens fagsystemer og IKT-løsninger. De legger til rette for forbedret informasjonsflyt og samhandling på tvers av tjenester, sektorer og kommuner. Standarder og grensesnitt sikrer at kommunenes fagsystemer snakker godt sammen med fellesløsningene, grunndataregistrene og de kommunale digitale tjenestene. Fagsystemer: Kommunale oppgaver understøttes i dag av lokale fagsystemer. Informasjonen i den samlede saksbehandlingen legges inn og behandles i fagsystemer, og danner grunnlag for beslutninger. 8

9 Det er utforming av fagsystemene som legger premisser for de lokale arbeidsprosessene, og hvordan disse samhandler med innbyggere og næringsliv i digitale tjenester. Infrastruktur: Kommunens fagsystemer hviler på infrastrukturen. Den består av servere, maskinvare, databaser for lagring av lokal informasjon, sikkerhetsløsninger med mer. Infrastruktur legger blant annet til rette for sikker autentisering og pålogging, samt stabile nettverk og god oppetid i kommunen. Sektorene Helse og velferd, Skole og oppvekst og Plan, bygg og geodata er avhengige av god tilgjengelighet på fagsystemer og andre IKT-løsninger for å sikre kommunens innbyggere, næringsliv, saksbehandlere og andre ansatte en enklere hverdag og effektiv forvaltning. 3. Hvordan målbildet implementeres i den enkelte kommune Målbildet for digitalisering og felles kommunal IKT-arkitektur implementeres av hver enkelt kommune. Første steg på veien, er at kommunen tar i bruk verktøykassen. KS KommITs råd til hvordan din kommune kan implementere verktøykassen: 1. Kommunen bør innarbeide KS KommITs visjon og målbilde i sin lokale digitaliseringsstrategi med tilhørende handlingsplaner. Handlingsplanene bør inneholde en tydelig prioritering av hvilke sektorer og områder kommunen skal jobbe med, og i hvilken rekkefølge. 2. Kommunen bør prioritere områder hvor det foreligger rammeverk, standarder og løsninger i verktøykassen. 3. Tiltak og aktiviteter knyttet til digitalisering bør implementeres ved hjelp av prosjekter. Alle prosjekter bør gjennomgå KS KommITs gevinstmetodikk og utarbeide gevinstrealiseringsplaner. 4. Kommunen bør prioritere å bygge kunnskap rundt innhold i og bruk av verktøykassen og gevinstrealisering. 5. Det bør stilles krav om bruk av verktøykassen i implementering av IKT-løsninger. 6. Verktøykassen bør implementeres i innkjøpsorganisasjonen, da den inneholder kravspesifikasjoner. 7. Verktøykassen bør gjøres kjent blant kommunens leverandører. 8. Kommunen bør etablere en prosess for innmelding av innspill til verktøykassen til KS KommIT. I det videre arbeidet med verktøykassen vil KS KommIT utarbeide mer konkrete råd og kokebøker som hjelper kommunene å komme i gang med arbeidet. 9

10 Figuroversikt Figur 1: Målbildet for digitalisering i kommunesektoren... 3 Figur 2: Digital modningsprosess på vei mot målbildet... 4 Figur 3: Dagens og fremtidens situasjon for en generisk saksbehandlingsprosess... 5 Figur 4: Målbildet for digitale tjenester