DIGITALISERING AV KOMMUNAL SEKTOR

Transkript

1 Felles informasjonsforvaltning i offentlig sektor Hvorfor trenger vi det, hva bør det omfatte og hvordan? Rune Sandland, Sjefsarkitekt Del 1 DIGITALISERING AV KOMMUNAL SEKTOR Tenke digitalt utvikle nasjonalt gjennomføre lokalt Arbeidet med felles kommunal IKT-arkitektur skal føre kommunene mot en enklere hverdag og effektiv forvaltning 1

2 Plan og byg.tjeneste Samhandling og effektive arbeidsprosesser avgjørende for å møte forventningene Bærum Del 2 VÅRT UTGANGSPUNKT FOR INFORMASJONSFORVALTNING Komm.tekn.- tjenester Kommune ca ansatte Barnehager Kommunal sektor opererer på tvers av IKT i fagsektorene Hvordan samordne kommunal sektor? Felles tjenester Felles prosesser Felles regelverk Kommunal sektor Felles arkitektur Felleskomponenter Felles avtaler 2

3 Digitale tjenester baseres på brukerbehov og felles byggesteiner Arbeid med arkivarkitektur Eksempel fra Bergen kommune SAKSBEHANDLING Generell saksbehandling Plan, byggesaksbehandling Kontorstøtte Møte og utvalgsbehandling Papirløse politikere Sende inn Registrere Motta Fordele Saksbehandling SvarUt Andre fagsystemer BK nettsider Internett, Intranett edialog Roller og rettigheter Tilgjengeliggjøre data/gjenfinning - metadata eskjema Samhandling/datautveksling/webtjenester Integrasjonsløsning/SOA ARKIV Arkivkjerne (Noark5) Produksjon Arkivkjerne (Noark5) Historisk Automatisk overføring av lukkede saker Felles kommunal IKT-arkitektur bygger på 7 brukerbehov, 7 funksjonelle krav, 7 arkitekturprinsipper og 5 strategiske føringer Del 3 BEHOV OG MÅLBILDER FOR INFORMASJONS- FORVALTNING I KOMMUNAL SEKTOR 3

4 De syv brukerbehov som skal ivaretas i våre fellesløsninger 1: Fulldigitale løsninger Digitale løsninger skapes sammen med innbyggere, næringsliv og ansatte (samskaping); Dette betyr at tjenestereisen kartlegges ved hjelp av brukere av tjenestene og ansatte i kommunen. Brukeren ønsker å løse oppgaven (søknaden/henvendelsen) der og da. Dette betyr i mange sammenhenger at de digitale tjenestene samhandler på tvers av kommuner og statlige etater i sanntid. Bort med papiret. Alle digitale henvendelser fra det offentlige (kommune og stat) kommuniserer helelektronisk, dvs. at det på sikt ikke sendes ut brev på papir. Digitale løsninger bidrar til å effektivisere tjenesteproduksjonen, eksempelvis ved å automatisere deler av en arbeidsprosess. 2: Tilgjengelighet De digitale løsningene er døgnåpne, syv dager i uken, året rundt. De digitale løsningene er universelt utformet og kommuniserer med klart språk. Digitale tjenester presenteres på det medium som innbyggere og næringsliv benytter. Innbygger og næringsliv har tilgang til historiske data/informasjon i egne saker. Digitale løsninger ivaretar kommunens identitet. 3: Personvern Digitale tjenester har personvern og sikkerhet i høysete. Digitale tjenester øker mulighetene for at innbyggere ivaretar sine innsynsrettigheter på en bedre måte. 4: Innsyn: Elektronisk innsyn i alle sine saker (innbygger og næringsliv). Dette gjelder både pågående og historiske saker inkl. korrespondanse med det offentlige. Innbygger og næringsliv er eiere av sin egen informasjon. Innsyn i hva som skjer f.eks. i mitt nærmiljø hvor er det nå reguleringsplaner, byggesaker til behandling/vedtak osv. 5: Pre-utfylt informasjon: Innbygger og næringsliv slipper å registrere opplysninger som det offentlige har fra før. 6: Proaktiv informasjon/tiltak: Det offentlige sitter med en mengde informasjon som innbygger og næringsliv bør være informert om for å ivareta aktuelle fremtidige behov, f.eks. barnehagesøknad. Proaktivitet sees i sammenheng med livsfaser og/eller områder som du selv ønsker å abonnere på, f.eks. byggesaker i ditt nærmiljø. 7: Åpne data: Det offentlige tilgjengeliggjør informasjon/data som markedet kan bruke til å utvikle nye digitale løsninger. Dette bidrar til muligheter for innovasjon i markedet. De syv funksjonelle krav for digitale tjenester og fagsystemer Kommunenes digitale tjenester og fagsystemer understøttes av funksjonelle løsninger. Følgende funksjonelle behov er gjeldende for en samlet kommunesektor: Krav 1: Samhandlingsprosess på tvers av offentlige virksomheter (stat og kommune) Det etableres for online-tilgang til registre fra stat og kommune. Der det er nødvendig med informasjon på tvers av statlige etater og kommuner, er det prioritert å gjøre informasjonen tilgjengelig online slik at innbygger/næringsliv får løst sine oppgaver der og da. Saker og høringsprosesser ferdigbehandles raskest mulig understøttet av elektronisk utveksling av informasjon. Krav 2: God informasjonsflyt (grensesnitt) mellom fagsystemer og felleskomponenter/registre) Fagsystemer i kommunene og de ulike felleskomponentene/registre er forbundet med standardiserte grensesnitt. Informasjon endres i sanntid. Krav 3: Tjenester er tilgjengelige for alle Tjenester er døgnåpne, syv dager i uken, året rundt. Digitale tjenester er universelt utformet. Digitale tjenester er tilgjengelig i det medium innbyggere og næringsliv. Stat og kommune har samstemte retningslinjer for hvor langt tilbake informasjon er online-tilgjengelig, samt enhetlig funksjonalitet for evt. å etterspørre informasjon som ikke er online-tilgjengelig. Krav 4: Funksjonalitet for håndtering av roller Innbygger og næringsliv slipper å registrere informasjon om seg selv flere ganger. Dette betyr at det offentlige bruker samme registre på tvers av stat og kommune. En person kan være både innbygger og selvstendig næringsdrivende dette håndteres av rollestyrt tilgang til de digitale tjenestene. Innbygger og næringsliv oppdaterer selv sine profiler, og disse skal tas i bruk av det offentlige. Krav 5: Helhetlig oversikt Innbyggere/næringsliv ser en samlet oversikt over saker, status, og historiske data. Krav 6: Elektronisk arkiv med Noark5-kjerne og sikker dokumenthåndtering Elektroniske tjenester har sikker dokumenthåndtering og godkjent elektronisk arkiv i henhold til gjeldende lov og forskrift. Saksbehandling foregår uavhengig av arkivbehov ved bruk av standardløsninger og felleskomponenter. Krav 7: Fellesløsninger som ivaretar gjeldende krav til sikkerhet og personvern Autentisering, autorisering, signering, personvern, sikkerhet og logging av informasjon håndteres på lik måte i stat og kommune og fremstår enhetlig overfor innbyggere og næringsliv. Helhetlig tilnærming i tjenesteproduksjon Interoperabilitet mellom virksomheter og forvaltningsnivå «Enklere hverdag» Overordnete føringer og brukerbehov Enklere hverdag og effektiv forvaltning Kategorisering av prosesser i brukerperspektiv Behov innbyggere og næringsliv Funksjonelle behov Data- Behov felleskomponenter /informasjonsbehov B e h o v Digitale tjenester fra en eller flere virksomheter Tjeneste Tjeneste Tjeneste Funksjonelle behov Felles funksjonalitet Felles Funksjonalitet Altinn Felleskomponenter funksjonalitet åpne data grunndata Melding inn Innsyn Grunndataregistre Fagsystemer L ø s n i n g e r Fagsystemer Kontaktregister ER Matrikkel Åpne data Interne data Andre Åpne data DSF 4

5 Tenke digitalt utvikle nasjonalt gjennomføre lokalt (i virksomhetene) Behov Innbygger & virksomheter Digitale tjenester Tjeneste produksjon Nasjonale felleskomponenter (felles arkitektur i offentlig sektor) Nasjonale felleskomponenter Virksomhetsspesifikke fagsystem Del 4 UTFORDRINGER KRR SDP 1) Kjennskap til og tilgang til gjenbruk av informasjon fra statlig sektor Manglende helhetlig fokus i informasjonsforvaltningen. Kompleksitet for den enkelte kommune ifm. tilgang til felles informasjonsressurser. Utfordringer knyttet til vurderinger rundt lovverk og «tjenestelig behov». Vurderinger rundt formål informasjon er delt med det offentlige. Eksempel: Kommunenes tilgang til folkeregisteret for oppslag i kontakt og reservasjonsregisteret (sikker digital post). 2) Kjennskap til og gjenbruk av informasjon i den enkelte kommune Gjeldende både mellom kommuner og mellom kommune og stat. Manglende standardisering Mangelfull infrastruktur for å understøtte felles informasjonsforvaltning. Utfordringer knyttet til lokale registerkopier. Avgjørende med godt samspill med systemleverandørene. Eksempel: Lokal matrikkelinformasjon for kart og geodata. 5

6 - Å være en aktiv part i arbeidet med etablering av nasjonale standarder og fellesløsninger Skate sitt arbeid med informasjonsforvaltning. Aktiv samarbeidspart i råd og utvalg tilknyttet grunndataregisterene. Delta i standardiseringsarbeid gjennom difi Standardiseringsråd. Del 5 VEIEN VIDERE - Arbeide videre med «orden i eget hus» Strukturering av tjenesteområder. Informasjonsmodeller knyttet til prioriterte brukerreiser. Infrastruktur for samordning av kommunal sektor Kompetanseheving og bevisstgjøring hos kommunene og våre systemleverandører. Epost: Rune.Sandland@ks.no