Digitaliseringsstrategien for kommunesektoren og Meldingsformidleren «SvarUT» Ellen Karin Toft-Larsen Spesialrådgiver, Digitalisering, KS

Transkript

1 Digitaliseringsstrategien for kommunesektoren og Meldingsformidleren «SvarUT» Ellen Karin Toft-Larsen Spesialrådgiver, Digitalisering, KS

2 Tre elementer i digitaliseringsarbeidet i kommunal sektor Digitaliseringsstrategi for kommunesektoren KS interessepolitiske posisjoner på digitaliseringsområdet KommIT: Program for IKTsamordning i kommunesektoren

3 KommIT KommIT KommIT er et program i KS for samordning av IKT i kommunesektoren. Satsingsområder Digital dialog Strategisk ledelse og IKT Kompetanse Arkiv og dokumenthåndtering Personvern og informasjons-sikkerhet Arkitektur og standardisering

4 «En samordnet kommunal sektor leverer digitale tjenester som gir innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg»

5 6 tverrgående satsingsområder: Digital dialog Strategisk ledelse og IKT Kompetanse Arkiv og dokumenthåndtering Personvern og informasjonssikkerhet Arkitektur og standardisering 3 sektorielle satsingsområder: Helse og velferd Oppvekst og utdanning Plan, bygg og geodata

6 Hvordan bruke digitaliseringsstrategi for kommunesektoren? 1. Strategien fastsetter de viktigste satsningsområdene og målene for kommuner og fylkeskommuner perioden KS ønsker at kommuner og fylkeskommuner bruker strategien i prosessen med å lage lokal digitaliseringsstrategi med tilhørende handlingsplan 3. Målene er tilpasset alle, både de som har kommet kort og de som har kommet langt innenfor de ulike områdene 4. Egne dokumenter bør lages i en særskilt strategiprosess for å få forståelse, forpliktelse og forankring hos ansatte og interessenter 5. Det er god plass til egne, lokale mål og tiltak i tillegg til fellesmålene

7 Digital dialog Kommunesektoren bør ha et bevisst forhold til hvilke digitale kanaler som brukes til hvilket formål. Det er sjelden bare én løsning ved valg av digitale kanaler, ofte utfyller de hverandre. Digitale tjenester fra det offentlige krever et godt og forståelig språk. Det hjelper lite med digital selvbetjening hvis brukerne ikke forstår innholdet.

8 Strategisk ledelse og IKT IKT har blitt sentralt i alle arbeidsprosesser som utføres, derfor må IKT inkluderes i alt budsjettog planarbeid. Det betyr at IKT-investeringer og bruk blir en del av de strategiske beslutningene som tas.

9 Kompetanse Kompetanse er viktig for utvikling av moderne digital forvaltning. Kommuner og fylkeskommuner skal være kompetente og krevende kunder, og stimulere til nye og innovative løsninger

10 Arkiv og dokumenthåndtering Å finne igjen dokumenter er det viktigste formålet for arkivet, både dokumentene som kommer inn eller sendes ut fra organisasjonen, samt organisasjonens interne dokumenter.

11 Arkitektur og standardisering For at innbyggere og næringsliv skal oppleve de digitale tjenestene som gode, må de interne systemene kommunisere seg i mellom, og utveksle informasjon på tvers av forvaltningsnivå.

12 Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet Kommunesektoren behandler store mengder personopplysninger, og omfatter alle innbyggere i landet. Ivaretakelse av personvern, taushetsplikt og innsynsrett er viktig for å opprettholde tillit hos innbyggerne.

13 Helse og velferd

14 Oppvekst og utdanning

15 Plan, bygg og geodata

16 Interessepolitiske posisjoner KS posisjoner for å bedre rammebetingelsene for kommuner og fylkeskommuner på digitaliseringsområdet Vedtatt i hovedstyret

17 Hovedstyret vedtok KS interessepolitiske posisjoner på digitaliseringsområdet under følgende tema: Nasjonal samordning av IKT-utvikling i offentlig sektor Leverandørenes rolle Problemstillinger ved anskaffelse av fellesløsninger Rapportering og styringsinformasjon Arkiv og dokumentbehandling Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet Helse og omsorg NAV Oppvekst og utdanning Plan, bygg og geodata

18 Her er vi! Anna Holm Vågsland Ellen Karin Toft-Larsen Line Richardsen Anne Mette Dørum

19 Nasjonal samordning av IKT-utvikling i offentlig sektor

20 Leverandørenes rolle

21 Problemstillinger ved anskaffelse av fellesløsninger

22 Rapportering og styringsinformasjon

23 Arkiv og dokumentbehandling

24 Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet

25 Helse og omsorg

26 NAV

27 Oppvekst og utdanning

28 Plan, bygg og geodata

29 KS SvarUt

30 Kommunal felleskomponent Meldingsformidleren SvarUt En løsning for å kunne sende utgående post fra kommunen i et elektronisk format og som sentralisert løsning for utsending av vanlig brevpost SvarUt loggfører, overvåker og kontrollerer

31 Hvem bruker SvarUt til hva Forsendelser i perioden Papir Elektronisk Brukere av SvarUt Sørum kommune Lyngdal kommune Oslo Kemnerkontor Finnmark fylkeskommune Røyken kommune Trondheim kommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Nord-Trøndelag fylkeskommune Tinn kommune Frogn kommune Ås kommune Oslo, Plan- og bygningsetaten Bergen kommune Bærum kommune Avtaler 40 kommuner Type forsendelser Skoleskyss Byggesaker Parkeringsbevis Varsel til elever Generelle saker (all post sendes her) Kemnerkontoret Barnehageplass Gevinster Elektronisk forsendelse Papir forsendelse Priser Kvalitet Saksbehandling Kortere saksbehandlingstid Økt automatisering Sporbarhet Dokumentforvaltning

32 Innbyggere, næringsliv og organisasjoner Felles prosesstilnærming digitale tjenester Tjenestebeskrivelse Elektronisk skjema/ dialog Saksbehandling Vedtak/ Svar KS SvarUt Elektronisk dialog Politisk behandling ID Hvorfor KS SvarUt? Kommunenes behov Forventninger fra våre målgrupper (innbyggere, næringsliv og organisasjoner) Regjeringens mål/krav

33 Fysisk formidling Elektronisk formidling Distribusjonskanaler kommunene kan benytte Usikre kanaler Krypterte kanaler epost Telefaks Sosiale medier KS SvarUt Altinn eboks/ Digipost DIFI Sikker Digital Post Formidling via ordinær postgang Direkte fysisk formidling Vanlig post Rekommandert... Personlig oppmøte Levering med bud

34 KS SvarUt Hensikten er å foreta en rimelig, effektiv og sikker formidling av dokumenter med innbyggere, private virksomheter, offentlige virksomheter og andre KS SvarUt sørger for forsendelse til mottaker, via meldingstjeneste i Altinn eller via sentral utskrifts leverandør

35 Grensesnitt eksponert av KS SvarUt Grensesnitt benyttet av KS SvarUt Nedlastingsservice Altinn Mottaker (innbygger/næringsliv/ offentlig) Forsendelsesservice KS SvarUt ID porten Avsender (kommune) Forvaltningsweb Administrasjonsweb Utskrift Administrator (KommIT) Kryptering All trafikk, både mot web-sider og tjenester, beskyttes med https/ssl og KS SvarUts server-side sertifikat. Anvender ikke klientsertifikater.

36 Mottakers kanalvalg Mottaker (innbygger/næringsliv/ offentlig) Altinn meldingsboks MinSide (kommune portal) App System/ system DIFI SikkerDigital Post (innbygger) Utskrift epost SMS ID porten Altinn KS SvarUt

37 Avsender systemer med integrasjon mot SvarUt Sak- arkisystem-ekspederingsmodul Evry/ePhorte Evry/ESA7, ESA8 SI/360 SI/DocuLive *ACOS/Websak Avsender (kommune) Egne løsninger i kommuner Skoleskyss (FFK) Manuell opplasting (Oslo InfoUt) EMU/BizTalk (STFK) Fagsystemer Agresso (Visma)

38 Ekspedering (Sak- arkiv Fagsystem) KS SvarUt Varsel Forsendelses -arkiv Utskrift (etter 2 dager uten digital adr) Avsender (kommune) Forsendelse gjennom SvarUt epost Altinn SMS ID porten Mottaker (innbygger/næringsliv/ offentlig)

39 Uke 1 Uke 3 Uke 5 Uke 7 Uke 9 Uke 11 Uke 13 Uke 15 Uke 17 Uke 19 Uke 21 Forsendelser gjennom SvarUt Forsendelser pr uke i Forsendelser 500 0

40 Hvilke gevinster kan man oppnå med KS SvarUt Økonomiske Effektene av løsningen Brukeropplevelser Innbyggeropplevelser Organisasjoners opplevelse Næringslivets opplevelser Omdømme oppnå digitalt førstevalg Miljø - papir - transport Kvalitet på utsendelse Mulighet for sporing av at dokumenter er lest Felleskomponenter forenkler

41 KS SvarUt videre utvikling KS KommIT skal videreutvikle KS SvarUt til en robust meldingsformidler for norske kommuner og fylkeskommuner.

42 Delprosjekt 5: Samkjøring med Sikker Digital Post (DIFI) - Innbyggerpost

43 Forsendelse Utskrift og forsendelse Kommune Forsendelse KS SvarUt og forsendelsesarkiv Lenke til forsendelse Altinn Lenke til forsendelse Næringsliv Digital kontaktinformasjon med reservasjonsstatus Forsendelse Lenke til forsendelse Innbygger Statlig virksomhet Digital Kontaktinformasjon med Reservasjonsstatus Oppslagstjeneste Kontaktinformasjon og reservasjon Meldingsformidler Forsendelse Postkasse Forsendelse Forsendelse Sikker digital posttjeneste

44 Felleskomponenten KS SvarUt

45

46

47

48 Takk for meg!