KONGSBERGREGIONENS DIGITALISERINGSSTRATEGI

Transkript

1 KONGSBERGREGIONENS DIGITALISERINGSSTRATEGI

2 1. INNLEDNING Digitalisering gir mulighet for bedre og mer effektive offentlige tjenester. Innbyggere og næringsliv har høye forventninger til gode kommunale digitale tjenester. Slike digitale 1. Innledning 2. Operasjonalisering av strategien 3. Prinsipper for digitaliseringsarbeidet 4. Dagens situasjon i kommunene 5. Satsningsområder og mål tjenester kan være alt fra enkle selvbetjeningsløsninger til mer omfattende og kritiske løsninger innen helse og omsorg som f.eks. trygghets- og overvåkingsteknologi. Ansatte i kommunene har også forventninger til gode digitale verktøy for å kunne jobbe så effektivt og smart som mulig. Digital kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialog mellom innbyggere og regionens kommuner, og mellom næringsliv og regionens kommuner. Kommunene skal i størst mulig grad benytte digital kommunikasjon i dialog med andre offentlige instanser. 5.1 Digital dialog 5.2 Strategisk ledelse og IKT 5.3 Kompetanse 5.4 Arkiv og dokumenthåndtering Hensikten med denne regionale digitaliseringsstrategien er å sikre at de 7 kommunene i Kongsbergregionen kan oppfylle innbyggernes og de ansattes forventninger til gode digitale tjenester. Digitaliseringsstrategien fastsetter felles mål for 9 satsningsområder for perioden Valg av satsningsområder og mål er gjort med utgangspunkt i KS Digitaliseringsstrategi for kommuner for Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet 5.6 Arkitektur og standardisering 5.7 Helse og velferd 5.8 Oppvekst og utdanning 5.9 Plan, bygg og geodata Vår visjon for det regionale digitaliseringssamarbeidet er: Innbyggerne og næringslivet i Kongsbergregionen tilbys fremtidsrettede digitale tjenester. Smart og effektiv bruk av IKT sørger for god kvalitet i tjenesteleveransene.

3 2. OPERASJONALISERING AV STRATEGIEN Kommunene i Kongsbergregionen har samarbeidet innen IKT-området i flere år og gjennom dette etablert endel felles digitale tjenester og løsninger. Dette arbeidet har vært forankret i regional digitaliseringsstrategi for perioden Kommunene har også etablert formelle samarbeid om både IKT-utvikling og IKT-drift. I 2010 etablerte kommunene SuksIT en felles samarbeidsarena om IKT strategi- og utvikling. I 2015 etablerer kommunene en felles IKT-driftsenhet «Kongsbergregionen IKT-drift» som får ansvar for all drift av kommunenes IKT-infrastruktur og løsninger med hovedmål om å øke kvaliteten på driftstjenestene. Kommunene i regionen har også etablert ulike nettverk innenfor ulike tjeneste- og fagområder. Disse har blant annet ansvar for å utarbeide forslag til årlige tiltak for «sine» respektive satsningsområder i strategien og gjennom dette også sikre at kommunenes ønsker og behov blir ivaretatt. Ansvaret for koordineringen av forslagene og operasjonalisering av strategien tillegges kommunenes felles strategiske organ SuksIT. Tiltakene vedtas av rådmannsutvalget i forbindelse med utvalgets årlige budsjettvedtak. Den enkelte kommune i regionen har selv ansvar for at den regionale digitaliseringsstrategien blir godt forankret i kommunens egne overordnede planer, og at det utarbeides en lokal strategi som har fokus på hvordan kommunen skal hente ut gevinster fra det regionale digitaliseringssamarbeidet. Figuren til høyre illustrerer hvordan operasjonaliseringen av strategien gjennomføres:

4 3 PRINSIPPER FOR DIGITALISERINGSARBEIDET 4 DAGENS SITUASJON I KOMMUNENE Felles kommunal IKT arkitektur For å sikre at kommunene i regionen digitaliserer sine tjenester på en optimal måte, skal KS «Felles kommunal IKT-arkitektur» legges til grunn. Felles IKT-arkitektur beskriver brukerbehov, funksjonelle krav, arkitekturprinsipper og strategiske føringer for kommunenes digitaliseringsarbeid. KS/KommIT har gjennom sin satsning KS 2020 som mål å lage digitale løsninger som gir en enklere hverdag for innbyggere og kommuneansatte. Kommunene i Kongsbergregionen skal holde seg orientert om denne satsningen og ta i bruk relevante digitale løsninger som blir utviklet for kommuner forutsatt at disse løsningene understøtter målene i dette strategidokumentet. Kommunene i regionen gjennomførte høsten 2014 en IKT-kostnads og modenhetsanalyse som er utviklet av KS Kommit. Analysen sammenligner den enkelte kommunes IKT-kostnad og kvalitet med kommuner av lik størrelse og identifisere forbedringspotensial. Analysen gir dermed kommunene et godt grunnlag for å definere strategiske tiltak for sitt videre digitaliseringsarbeid. På bakgrunn av resultatene fra analysen foreslås følgende 5 anbefalinger til hva kommunene bør ha fokus på i sitt videre digitaliseringsarbeid: Gevinstrealisering For å sikre at ønskede gevinster oppnås skal «KS Gevinstkokebok» og «KS Gevinstverktøy» benyttes i planleggingen og gjennomføringen av kommunenes digitaliseringsaktiviteter. 1. Implementere den regionale digitaliseringsstrategien i hver enkelt kommune 2. Øke samarbeid om tjenesteproduksjon og etablere felles fagsystemer 3. Ta eierskap til og jobbe systematisk med gevinstrealisering i hver enkelt kommune 4. Etablere felles drift og brukerstøtte på tvers av kommuner 5. Øke digitalisering innen sektorene helse/velferd og plan/bygg/geodata Ovennevnte anbefalinger og forslagene til konkrete aktiviteter skal sammen med målene i regional digitaliseringsstrategi for legges til grunn for kommunenes videre digitaliseringssamarbeid i perioden.

5 5 SATSNINGSOMRÅDER OG MÅL 5.1 DIGITAL DIALOG Kommunene i Kongsbergregionen har med utgangspunkt i KS digitaliseringsstrategi definert 9 satsningsområder med tilhørende mål i regional digitaliseringsstrategi for Disse er nærmere beskrevet på de neste sidene. For å lykkes med god digital forvaltning skal kommunene etablere digitale selvbetjeningsløsninger som er forståelige og enkle å ta i bruk. Kommunene skal tilby digitale kanaler tilrettelagt for dialog med innbyggere og næringsliv og ha et bevisst forhold til hvilke digitale kanaler som brukes til hvilke formål. Det er sjelden bare en løsning ved valg av digitale kanaler, ofte utfyller de hverandre Kommunene har nettbaserte tjenester for kommunikasjon med innbyggere og næringsliv som tilfredsstiller krav til universell utforming Kommunene har løsninger for sikker pålogging for innbyggers tilgang til egne opplysninger via nettsidene Kommunene har automatiserte prosesser der tjenesteområdene henger sammen Kommunene bruker sosiale medier for å fremme dialog, øke informasjonsspredning, krisekommunikasjon og for å styrke lokaldemokratiet Kommunene har en gjennomtenkt språkbruk i de digitale kanalene Kommunene har etablert løsning for mottak og forsendelse av digital post fra/til innbyggere og næringsliv

6 5.2 STRATEGISK LEDELSE OG IKT 5.3 KOMPETANSE IKT er et verktøy for å jobbe mer effektivt og understøtte de tjenestene kommunene leverer. Det betyr at IKT-investeringer og bruk blir en sentral del av de strategiske beslutningene som tas. Gevinster kan både være kvalitative og kvantitative. Ledelsen bør derfor også avgjøre hvordan de ønskede gevinstene skal håndteres. Kompetanse er viktig for utvikling av moderne digital forvaltning. Bruk av IKT krever ny kompetanse på alle nivå i kommunene. Politisk og administrativ ledelse trenger kompetanse for å kunne ta gode strategiske valg. De ansattes kompetanse i bruk av IKT er avgjørende for utvikling av en moderne digital forvaltning. Kommunene skal være krevende kunder i sine anskaffelser og har dermed også behov for god bestillerkompetanse Kommunene har ledere som ser sammenheng mellom tjenesteproduksjon og teknologibruk, og bruker dette i sin tjenesteutvikling Kommunene har IKT-strategi og handlingsplan knyttet til organisasjonens overordnede planer og tjenesteområdenes behov Kommunene har tilgang på relevante digitale styringsdata Kommunene har kompetanse til å iverksette endringsprosesser og involvere de rette aktørene, basert på tjenesteområdenes behov Kommunene har kompetanse til å utnytte anskaffelseprosessen som et strategisk virkemiddel for å fremme innovasjon Politisk og administrativ ledelse har forståelse for at gevinstene ved innføring av IKT ikke kan realiseres umiddelbart Kommunene har ansatte som har tilstrekkelig kompetanse til å bruke aktuelle IKT-løsninger Kommunene har kartlagt IKT-systemer og tilhørende arbeidsprosesser, og besluttet hvilke system som må skiftes ut og arbeidsprosesser som må legges om Kommunene har ansatte som kan gi innbyggere og næringsliv støtte og veiledning i bruk av de digitale løsningene Kommunene har realisert gevinster ved å bruke IKT effektivt til å jobbe på nye måter Kommunene har kompetanse om lovpålagte krav til personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet blant sine ansatte

7 5.4 ARKIV OG DOKUMENTHÅNDTERING Behovet for å dokumentere hva kommunene faktisk har gjort er gjennomgående for alle sektorer og tjenesteområder uavhengig av type system eller teknologi. For at innsynsretten for parter og publikum skal oppfylles, må arkivene være innrettet slik at dokumentene alltid er sikret som informasjonskilder. Digitale arkiv er både en forutsetning for og et resultat av en elektronisk kommunikasjon og saksbehandling. 5.5 PERSONVERN, TAUSHETSPLIKT OG INFORMASJONSSIKKERHET Teknologi med økt kompleksitet stiller høye krav til informasjonssikkerhet i kommunesektoren. Økende digitalisering av informasjonsbehandling og et trusselbilde i rask utvikling fordrer at kommunene ivaretar nødvendig grad av sikkerhet. Personopplysninger skal vernes på en slik måte at de ikke kommer i feil hender eller utilsiktet endres, og sensitive personopplysninger skal skjermes spesielt. God informasjonssikkerhet og god internkontroll bidrar til å sikre at kommunene behandler personopplysninger lovlig, sikkert og forsvarlig Kommunene kan hente ut relevante opplysninger fra arkivet til egne ansatte, parter, publikum og omkringliggende datasystem Kommunene har forsvarlig dokumenthåndtering innenfor alle fagområder, både når det utføres av kommunene selv og av andre som utfører oppgaver på vegne av kommunen Kommunene har metodikk som sikrer at arkivperspektivet inngår i alle planer, kravspesifikasjoner og anskaffelsesprosesser som får konsekvenser for dokumentasjon av kommunenes aktiviteter Kommunene har sørget for dokumentfangst og sikker arkivhåndtering ved implementering av nye digitale løsninger og tjenester på alle områder og for alle typer system Kommunene har sikre rutiner og prosesser for langtidsbevaring av kommunens arkiver i arkivdepot, og at dokumenter som skal slettes i henhold til lover og forskrifter faktisk blir slettet Kommunene har strategi for informasjonssikkerhet Kommunene har databehandleravtaler med andre som behandler personopplysninger på vegne av kommunene Kommunene har ledelsesforankret internkontroll og styringssystem på plass Kommunene har løsninger som tilfredsstiller kravene til sikkerhetsarkitektur Kommuner som tar i bruk skytjenester har gjennomført grundige risiko- og sårbarhetsanalyser og inngått databehandleravtale eller annen tilfredsstillende dokumentasjon på sikkerhetsnivå, -system og løsninger Kommunene har implementert NOARK-5 kjerne i alle løsninger som arkiverer saksdokument.

8 5.6 ARKITEKTUR OG STANDARDISERING 5.7 HELSE OG VELFERD For at innbyggere og næringsliv skal oppleve de digitale tjenestene som gode, må de interne systemene kommunisere seg i mellom, og utveksle informasjon på tvers av forvaltningsnivå. For å få dette til, må det utvikles en IKT-arkitektur som beskriver sammenhengen mellom de strategiske målene og de teknologiske behovene. Bruk av standarder og gjenbruk av nasjonale og kommunale felleskomponenter er viktige elementer i en slik IKT-arkitektur. Kommunene har ansvar for at innbyggerne får gode helse- og omsorgstjenester. En helhetlig satsning på IKT vurderes av mange som det mest virkningsfulle tiltaket for styrket kvalitet og effektivitet i helse- og omsorgssektoren. Det overordnede målet for digitialisering av disse tjenestene er å understøtte målet om et helhetlig pasientforløp Det er derfor behov for verktøy og systemer som understøtter informasjon og kommunikasjon mellom kommuner og eksterne parter. Velferdsteknologi bidrar til en sikrere og bedre hverdag for brukere og helse- og omsorgspersonell Kommunene har utarbeidet IKT-arkitektur basert på felleskomponenter og standarder Kommunene har tatt i bruk løsninger basert på nasjonale standarder og felleskomponenter Kommunene har tatt i bruk Helsenettet for elektronisk samhandling Kommunene har lagt til rette for deling av helseinformasjon mellom samhandlende aktører på helse- og omsorgsområdet, og sørget for at planleggingen og innføringen er koordinert med alle aktørene Kommunene har kravspesifikasjoner basert på nasjonale og felleskommunale standarder ved nyanskaffelser og endringer i eksisterende systemer Kommunene har løsninger som sikrer rask tilgang til og sikker lagring av dokumentasjon i pasientadministrative prosesser og styringssystemer Kommunene har bredbånd med tilstrekkelig kapasitet i hele organisasjonen Kommunene har bredbåndsinfrastruktur lokalt og regionalt som gir alle innbyggere og næringsliv tilstrekkelig kapasitet Kommunene har skytjenester som et alternativ ved anskaffelse for IKT-drift, der det er relevant Kommunene har tatt i bruk hensiktsmessige verktøy slik at helsepersonell kan registrere og få tilgang til helseopplysninger når de er hos pasienten Kommunene har lagt Norm for informasjonssikkerhet til grunn for alt arbeid med personvern og sikker informasjonsbehandling i helse- og omsorgssektoren Kommunene har tatt i bruk nasjonal kjernejournal i den akuttmedisinske kjeden når løsningen er på plass Kommunene har valgt løsninger for velferdsteknologi som baseres på standarder og som understøtter de gjeldende IKT-arkitekturprinsippene

9 5.8 OPPVEKST OG UTDANNING 5.9 PLAN, BYGG OG GEODATA Digitale ferdigheter er en av fem grunnleggende ferdigheter i skolen og skal være integrert i alle fag. Digitale læremidler er digitale ressurser utviklet for læringsformål. Bruk av IKT i skolen omhandler også digitale verktøy/ressurser som ikke nødvendigvis er utviklet til læringsformål. Skoleeiere bør ha planer for planer for innkjøp og forvaltning av digitale læremidler samt planer for kompetanseutvikling av lærere. Skoleeiere må også tilrettelegge for digital vurdering og egenstyrt læring. Innbyggere og næringsliv forventer at kommunene legger til rette for en utvikling som sikrer en optimalisert arealbruk og bebyggelse. Kommuner har ansvar for at plan- og byggesaksprosesser bygger på grundige analyser og at saksbehandlingen er åpen og at det er tilrettelagt for innsyn og medvirkning i prosessene. Kommunene bør utnytte de mulighetene som ligger i digitale planregistre Elevene får et undervisningstilbud som oppfyller kravene til bruk av IKT i gjeldende læreplaner Kommunene har en digital plan- og byggesaksprosess både internt i organisasjonen, i samhandling med resten av forvaltningen og i dialogen med innbyggere og næringsliv Lærerne bruker digitale læremidler og verktøy i den daglige undervisningen Skolene utnytter mulighetene IKT gir for å gi tilpasset og differensiert opplæring til hver enkelt elev Lærere og barnehageansatte er gode klasseledere i teknologirike omgivelser Kommunene har planer og rutiner for etablering, forvaltning, viderebruk og deling av geografisk informasjon og kommunaltekniske fagdata Kommunene har løsninger for digitale arealplaner, digitalt planregister, matrikkelen, og det offentlige kartgrunnlaget og kommunaltekniske fagdata som støtter gjeldende standarder og nasjonale krav Skolene har tatt i bruk innloggingsløsningene og ressursene i Feide Kommunene har tilgang til nasjonale løsninger for bruk innenfor teknisk sektor Kommunene tilbyr stabil drift av IKT-tjenestene for barnehagene og skolene, som ivaretar krav til kapasitet, fleksibilitet, personvern og sikkerhet