Prosjektmandat Hovedprosjekt. Digitale plan- og byggesaksprosesser (Satsningsområde 9 i Regional Digitaliseringsstrategi for )

Transkript

1 Prosjektmandat Hovedprosjekt Digitale plan- og byggesaksprosesser (Satsningsområde 9 i Regional Digitaliseringsstrategi for )

2 Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digitale plan- og byggesaksprosesser » Side 2 av 6 Innhold 1 Innledning/bakgrunn Nåsituasjon Mål Omfang og avgrensning Organisering Ressursbruk Beslutningspunkter og oppfølging Risikoanalyse og kvalitetssikring Tidsplan og milepæler Budsjett og finansiering...6

3 Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digitale plan- og byggesaksprosesser » Side 3 av 6 1 Innledning/bakgrunn Kommunene vedtok våren 2015 ny regional digitaliseringsstrategi for perioden I strategiens innledning står følgende: «Digitalisering gir mulighet for bedre og mer effektive offentlige tjenester. Innbyggere og næringsliv har høye forventninger til gode kommunale digitale tjenester. Slike digitale tjenester kan være alt fra enkle selvbetjeningsløsninger til mer omfattende og kritiske løsninger innen helse og omsorg som f.eks. trygghets- og overvåkingsteknologi. Ansatte i kommunene har også forventninger til gode digitale verktøy for å kunne jobbe så effektivt og smart som mulig. Digital kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialog mellom innbyggere og regionens kommuner, og mellom næringsliv og regionens kommuner. Kommunene skal i størst mulig grad benytte digital kommunikasjon i dialog med andre offentlige instanser». Strategien inneholder en rekke målsetninger for 9 ulike satsningsområder hvorav satsningsområde 9 heter «Plan, bygg og geodata». I strategien står følgende beskrevet for dette området: «Innbyggere og næringsliv forventer at kommunene legger til rette for en utvikling som sikrer en optimalisert arealbruk og bebyggelse. Kommuner har ansvar for at plan- og byggesaksprosesser bygger på grundige analyser og at saksbehandlingen er åpen og at det er tilrettelagt for innsyn og medvirkning i prosessene. Kommunene bør utnytte de mulighetene som ligger i digitale planregistre. I september 2015 vedtok rådmannsutvalget SuksIT's forslag til tiltaksplan for kommunenes digitaliseringssamarbeid for perioden Tiltaksplanen beskriver forslag til årlige tiltak for denne perioden og skal revideres årlig i forbindelse med Kongsbergregionens budsjettarbeid. I tiltaksplanen beskrives følgende knyttet til satsningsområde 9 Plan, bygg og geodata: «Det foreslås å etablere et nytt regionalt hovedprosjekt «Digitale plan- og byggesaksprosesser» som får i ansvar å gjennomføre tiltak for å øke digitaliseringsgraden innen denne sektoren slik at målene for dette satsningsområdet kan nås. Det er naturlig at det regionale Plan, bygg og geodatanettverket deltar i prosjektet. Det er også viktig at prosjektet følger tett på arbeid som pågår i KS innen denne sektoren». 2 Nåsituasjon Status/kommentar vedr. måloppnåelse pr. September 2015 (ref. Kap. 3 Mål): Resultater fra IKT-kostnadsbenchmark gjennomført høsten 2014 viser at kommunene har en lav digitaliseringsgrad innen sektoren plan, bygg og geodata og at det er behov for å utvide det digitale tjenestetilbudet innen denne sektoren.

4 Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digitale plan- og byggesaksprosesser » Side 4 av 6 3 Mål Hovedmålet med å gjennomføre hovedprosjektet vil være å bidra til at vedtatte mål for Satsningsområde 9. «Plan, bygg og geodata» nås i løpet av Disse målene er: 1. Kommunene har en digital plan- og byggesaksprosess både internt i organisasjonen, i samhandling med resten av forvaltningen og i dialogen med innbyggere og næringsliv 2. Kommunene har planer og rutiner for etablering, forvaltning, viderebruk og deling av geografisk informasjon og kommunaltekniske fagdata 3. Kommunene har løsninger for digitale arealplaner, digitalt planregister, matrikkelen, og det offentlige kartgrunnlaget og kommunaltekniske fagdata som støtter gjeldende standarder og nasjonale krav 4. Kommunene har tilgang til nasjonale løsninger for bruk innenfor teknisk sektor Prosjektet vil ha berøringspunkter med hovedprosjekt «Arkitektur og standardisering» og det bør derfor tidlig i perioden etableres en god dialog med dette prosjektet. Prosjektet må også være godt kjent med det arbeidet som gjennomføres i KS for dette satsningsområdet, da det vil kunne gi god god drahjelp i det regionale arbeidet. 4 Omfang og avgrensning Hovedprosjektet skal i strategiperioden identifisere og gjennomføre tiltak som sikrer oppnåelse av målene som er beskrevet i kapittel 3. Hovedprosjektet skal ikke omfatte aktiviteter som krever investeringer det ikke er tatt høyde for i kommunenes budsjetter for Hovedprosjektet skal levere innspill til rullering av årlig tiltaksplan for 2017 og 2018 for satsningsområde «Plan, bygg og geodata. Innspillene skal behandles av SuksIT og vedtas av rådmannsutvalget. 5 Organisering Hovedprosjektet skal organiseres og gjennomføres i henhold til PLP (ProsjektLederProsessen). Eierskapet til prosjektet ligger hos de deltakende kommunene som A-eiere. Ansvarsforholdene i prosjektet ivaretas slik: Oppdragsgiver: Kommunene i Kongsbergregionen Prosjektansvarlig (PA): Daglig leder for Kongsbergregionen Styringsgruppe: SuksIT i Kongsbergregionen Prosjektleder (PL): Prosjektansvarlig oppnevner prosjektleder i samråd med styringsgruppa Prosjektgruppe: Det regionale nettverket for Plan, bygg og geodata

5 Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digitale plan- og byggesaksprosesser » Side 5 av 6 6 Ressursbruk For å kunne gjennomføre hovedprosjektet må det påregnes egeninnsats fra kommunene og fra sekretariatet i Kongsbergregionen. Aktuelle kostnadsposter i dette arbeidet vil være: Prosjektledelse Egeninnsats fra kommunene Eventuell innleid ekstern kompetanse/eksterne tjenester 7 Beslutningspunkter og oppfølging Det foreslås følgende beslutningspunkter i hovedprosjektet: 1. Beslutning om hovedprosjektets mandat, innhold og finansiering Beslutning om hovedprosjektets tiltaksplan for 2017/ Beslutning om rullering av hovedprosjektets tiltaksplan for Beslutning om hovedprosjektets avslutning Hvert punkt behandles av Rådmannsutvalget. 8 Risikoanalyse og kvalitetssikring Det er identifisert følgende kritiske suksessfaktorer: 1. Manglende ressurs knyttet til prosjektledelse i prosjektperioden 2. Kommunene bidrar ikke med tilstrekkelig ressurser/kompetanse 3. Manglende koordinering til kommunenes eget utviklingsarbeid De anbefales at de kritiske suksessfaktorene følges opp slik: 1. Frikjøpe prosjektledelse / innleie av ekstern prosjektleder 2. Forankring og forpliktelse gjennom vedtak i rådmannsutvalget 3. God informasjon om prosjektet til ledere og ansatte i kommunene Nummereringen henviser til de angitte kritiske suksessfaktorene overfor. Uforutsette forhold vil kunne medføre at man må forlenge prosjektperioden eller at angitte mål ikke kan nås i perioden. 9 Tidsplan og milepæler Det overlates til prosjektgruppe for hovedprosjektet å utarbeide en detaljert prosjektplan for perioden. Følgende milepæler skal legges til grunn for planen:

6 Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digitale plan- og byggesaksprosesser » Side 6 av 6 10 Budsjett og finansiering I vedtatte tiltaksplan for digitaliseringssamarbeidet av september 2015 er årlig budsjett for perioden slik: Den regionale tiltaksplanen skal rulleres årlig, og som det beskrives i kapittel 7 Beslutningspunkter og oppfølging, skal hovedprosjektet levere innspill til årlig rullering. Dette kan medføre at budsjett for 2017 og 2018 kan bli noe endret. Hovedprosjektet finansieres gjennom kommunale bidrag. Hovedprosjektet skal likevel i hele perioden ha oversikt over relevante tilskuddsmidler som lyses ut og søke på slike for å finansiere eventuelle investeringstiltak. Denne oppgaven skal koordineres med regional søknadskoordinatorressurs. SuksIT oktober 2015