DIGITALE KONSEKVENSER AV EN KOMMUNE- SAMMENSLÅING. Grete Kvernland-Berg 25. April 2017

Transkript

1 DIGITALE KONSEKVENSER AV EN KOMMUNE- SAMMENSLÅING Grete Kvernland-Berg 25. April

2 Innlegget er basert på FoU om digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing 2

3 FoU-rapporten inneholder en detaljert utredning av digitale konsekvenser overordnet og per tjenesteområde INNHOLD: 1 INNLEDNING 2 KOMMUNESAMMENSLÅING I EN DIGITAL KONTEKST 3 ERFARINGER FRA UTLANDET OG PRIVATE VIRKSOMHETER 4 PROSESS FOR DIGITAL SAMMENSLÅING 5 DIGITALE KONSEKVENSER FOR KOMMUNER 5.1 Oversikt over digitale konsekvenser og prioritering av tiltak 5.2 Konsekvenser for IKT-infrastruktur og -drift 5.3 Konsekvenser for fellesløsninger 5.4 Konsekvenser for støttefunksjoner 5.5 Konsekvenser for helse og velferd 5.6 Konsekvenser for oppvekst og utdanning 5.7 Konsekvenser for plan, bygg og geodata 5.8 Konsekvenser for digitale tjenester til innbyggere og næringsliv 5.9 IKT-organisering og -styring 6 ANSKAFFELSESRETTLIGE PROBLEMSTILLINGER VED KOMMUNESAMMENSLÅING 7 ANBEFALINGER 3

4 Sjekklisten gir en kort, enkel og praktisk veiledning til sammenslåingsprosessen 4

5 Kommunesammenslåing i en digital kontekst handler om mennesker, organisasjon og teknologi 5

6 Organisatoriske, tekniske og juridiske endringer må ses i sammenheng TJENESTER TIL INNBYGGERE/ NÆRINGSLIV DATA/ARKIV IKT- SYSTEMER FELLES- LØSNINGER IKT-INFRA- STRUKTUR 6

7 Kommunesammenslåingsprosessen byr på mange utfordringer og muligheter Utfordringer av organisatorisk, juridisk, teknisk og økonomisk art Muligheter for å bygge en ny og fremtidsrettet kommune Et komplekst digitalt landskap Avhengigheter fra fellesløsninger Store datamengder som må tas vare på Bygge nye og bedre løsninger i omstillingsprosessen Ivareta helheten og skape gode sammenhenger på tvers Rettslige krav til håndtering av kontrakter Innføre felles standarder og øke bruk av fellesløsninger Utnytte større skala og styrket fagmiljø Utnytte økt forhandlingskraft 7

8 Kommunesammenslåing gir mulighet for innovasjon! Mulighet til å gi innbyggeren nye tjenester Organisere tjenester på nye måter Benytte markedet til å levere tjenester 8

9 Moleenwaard kommune kommunesammenslåing ga rom for nytenkning 9

10 Fokuser på kritiske aktiviteter ved kommunesammenslåing 10

11 Prioriter kritiske områder i kommunenes digitale landskap 11

12 I hver sektor trenger vi å slå sammen tjenester, data / arkiv, IKT-systemer, integrasjoner med fellesløsninger og IKT-infrastruktur 12

13 Digital sammenslåing bør struktureres i seks faser 13

14 Digitalisering Ta utgangspunkt i brukernes behov Jobbe med organisasjonen Implementere teknologi 14

15 Endringsreisen har startet 15

16 Ansatte må ledes ut av «dumpa» + Stabilitet Sjokk Integrasjon Fornektelse Forståelse Sinne Aksept Testing og nyorientering - Uro og sorg Tid Kilde: Kübler-Ross 16

17 Organisering av digital sammenslåing Den digitale sammenslåingen bør styres som et eget prosjekt. Det kan etableres delprosjekter, så lenge sammenhenger på tvers blir ivaretatt. Det bør etableres prosjekteier, styringsgruppe og prosjektleder for prosjektet. Alle beslutningsveier må defineres tydelig. Prosjektet bør bemannes med deltakere fra de ulike tjenesteområdene, IT, innkjøp, personal og økonomi. Prosjektet bør involvere organisasjonen bredt for å sikre solid forankring og fange opp viktige innspill underveis. 17

18 Grundig kartlegging er en sentral forutsetning for en vellykket digital sammenslåing Kartleggingsområder Brukerbehov Organisasjonsstruktur og tjenester Digitale tjenester IKT-systemer Arkiv og data IKTinfrastruktur IKTorganisering og styring Avtaleverk Interkommunale samarbeid 18

19 19 19

20 20

21 Digital agenda Meld. St. 27 Fokus på god brukskvalitet: Økt brukervennlighet ved å involvere brukerne Korrekt, klart og brukertilpasset språk i det offentlige Fokus på styrking av digitalt førstevalg: Du trenger ikke søke om noe du har rett til (pushtjenester) Informasjon inn og svar ut skal gå digitalt Du får umiddelbart svar hvis det ikke er behov for skjønn (straksavgjørelser) Du kan enkelt få vite hva offentlig sektor vet om deg og hvem som har sett denne informasjonen 21

22 KS digitaliseringsstrategi Digitalisering som driver for innovasjon og økt produktivitet Digitalisering av alle tjenesteområder Tilgang til egne åpne data Bruke stordata til planlegging og styring Bruke velferdsteknologi Digitaliseringen skal skje ved å Ta utgangspunkt i brukernes behov Bruke felles rammeverk, prinsipper og føringer Gjenbruke nasjonale standarder og fellesløsninger Dele resultater og erfaringer Gjøre innovative anskaffelser 22

23 Utarbeid fremtidsrettet IKT-organisering og -styring 23

24 Første 100 dager er viktige! Planlegg å høste «lavthengende frukter» 24

25 Velg de smarteste løsningene fremfor å ta snarveier Det er KRAV om nyanskaffelse ved vesentlig endring i kontrakten. Men når er det LURT å gjøre det? 25

26 Finn digitale løsninger som gir store gevinster ebyggesøknad 26

27 Gjør gode prioriteringer 27

28 Skifte fokus fra IKT-drift til -utvikling 28

29 1 KOM TIDLIG I GANG Digital sammenslåing er ressurskrevende, og det lønner seg å komme tidlig i gang. Enkelte aktiviteter kan påbegynnes allerede under sondering av mulige kandidater for kommunesammenslåing. 29

30 2 VELG DE SMARTESTE LØSNINGENE Kommunesammenslåing gir en unik mulighet til å legge bort gamle løsninger og bygge en ny og fremtidsrettet kommune. Kommunene bør utnytte dette mulighetsrommet for å møte utfordringer og muligheter fremtiden byr på. 30

31 3 TENK HELHETLIG Kommunene kan høste de største gevinstene når digitale løsninger henger godt sammen. Det er viktig å etablere en «reguleringsplan» for IKT i den nye kommunen for å sikre at hver enkelt løsning passer inn i helheten. 31

32 4 FORENKLE DER DU KAN Det er smart å forenkle tjenesteproduksjon og IKT-drift i kommunesammenslåing. Dette vil gi bedre tjenester i den nye kommunen og gjøre også selve sammenslåingsprosessen mindre krevende. 32

33 5 VEKTLEGG ORGANISASJONSUTVIKLING Organisasjonen må være godt rustet til endringsreisen for å kunne omstille seg og realisere gevinster. Det er viktig å holde fokus på involvering, dialog og opplæring. 33

34 Takk for meg!