RISØR KOMMUNE Rådmannen

Transkript

1 RISØR KOMMUNE Rådmannen Arkivsak: 2016/ Arkiv: 056 Saksbeh: Trond Aslaksen Dato: Utredning av en eventuell sammenslåing av DDØ og IKT-Agder Utv.saksnr Utvalg Møtedato 8/16 Administrasjonsutvalg /16 Bystyret Rådmannens innstilling: 1. Risør bystyre støtter intensjonen om å slå sammen ikt-samarbeidene DDØ og IKT-Agder. 2. Risør bystyre ber rådmannen, i samarbeid med rådmennene i de andre kommunene i Østre Agder og lederne i de to ikt-samarbeidene, om å utrede hvordan en sammenslåing kan gjennomføres ihht områdene i saksfremlegget. 3. Endelig sak legges frem for bystyret til behandling senest juni Risør bystyre forutsetter at tillitsvalgte i selskapene og hovedtillitsvalgte i kommunene involveres i videre arbeid ihht hovedavtalen og det som er skissert i saksfremlegget.

2 Vedlegg: 1 Sluttrapport utredning av sammenslåing IKT Agder og DDØ 2 Uttalelse fra tillitsvalgte i Vegårshei - sammenslåing Sammendrag Dette er en felles saksutredning som er utarbeidet av lederne i DDØ og IKT-Agder og godkjent av rådmennene i de berørte kommunene. Saken bygger på en utredning som er foretatt for å kartlegge muligheter ved en sammenslåing av ikt samarbeidene DDØ (Den digitale østregionen) og IKT Agder. Utredningen som er foretatt viser gevinster for begge ikt samarbeidene av en sammenslåing. Kvalitative gevinster som økt kraft til digitalisering, styrket fagmiljø, redusert sårbarhet og bedre muligheter til å støtte kommunene i tjenesteutvikling gjelder begge ikt samarbeidene. Økonomiske gevinster på kort sikt kan påvises for DDØ. På lengre sikt vil det være økonomiske gevinster for begge ikt samarbeidene, men disse er vanskelige å konkretisere nå. Bakgrunn Ila. vinteren 2015/2016 og våren 2016 har det vært samtaler mellom DDØ og IKT Agder ift. samarbeid og etter hvert utredning av sammenslåing av selskapene. Initiativene har kommet fra begge samarbeidene gjennom deres styrende organer. Oppdraget som er bakgrunnen for denne saken og den vedlagte utredningen ble gitt av rådmennene i Østre Agder i møte 20. mai Fakta I perioden juni til september 2016 har lederne i ikt samarbeidene IKT Agder og DDØ jobbet sammen med en tillitsvalgt fra hver organisasjon og PA Consulting for å utrede sammenslåing av ikt samarbeidene. Rapporten følger vedlagt denne saken. I perioden har rådmannsmøtet i Østre Agder blitt orientert om arbeidet ved presentasjoner i 3 møter. Styret i Østre Agder ble informert om oppstart av utredningsarneidet i møte 3. juni Saken har vært drøftet i styremøte i Østre-Agder den og den Saksfremlegget vil videre oppsummere noen av funnene og anbefalinger fra rapporten, samt omtale enkelte tema som ikke har vært en naturlig del av utredningen. Om ikt samarbeidene DDØ (Den digitale østregionen) Den digitale østregionen ble etablert i IKT-samarbeidet er organisert som er vertskommunesamarbeid etter 28-1 b jf. kommuneloven. Vegårshei er vertskommune og det er inngått samarbeidsavtale med kommunene Gjerstad, Risør, Tvedestrand og Åmli. DDØ hadde ved utgangen av 2015 tilsatt 17 årsverk og en totalt regnskap på ca. kr. 18,5 mill. IKT Agder IKT Agder ble etablert som et interkommunalt selskap i Det interkommunale selskapet er eid av Aust-Agder fylkeskommune og kommunene Arendal, Froland og Grimstad. Selskapet er lokalisert i Arendal kommune ved Fylkeshuset i Aust-Agder. IKT Agder hadde ved utgangen av 2015 tilsatt 43,9 årsverk og et totalt regnskap på ca. kr. 77,6 mill. Se for øvrig vedlagte rapport for mer informasjon om samarbeidene.

3 Oppsummering av utredningen I rapporten beskrives kvalitative, økonomiske forhold og mulige gevinster en sammenslåing vil kunne innebære. IKT-samarbeidene varierer i modenhet på ulike områder. For DDØ vil sammenslåing innebære muligheten til å tilby flere og nye innbyggernære tjenester. Som del av et større samarbeid vil DDØ kunne redusere sårbarheten når nye og flere tjenester tilbys innbyggere og ansatte. For begge IKT-samarbeidene vil sammenslåing styrke gjennomføringskraften, utviklingstakten vil kunne økes, og digitale løsninger vil kunne lanseres raskere. Det er også grunn til å anta at en sammenslåing vil øke endringsevnen, lokalt og samlet for partene. De kvalitative gevinstene et større IKT-samarbeid vises særlig på følgende tre områder: Helse og velferd, Skole og Plan bygg og geodata. Et sammenslått samarbeid vil bli en enda sterkere utviklingsaktør på felt som ehelse, der særlig velferdsteknologi er en fellesnevner for å håndtere pålagte oppgaver og sikre involvering og medvirkning fra innbyggeren. Kommunene samarbeider tett i en regional satsning på velferdsteknologi. Et felles pleie- og omsorgssystem med felles database vil forenkle dette arbeidet og forenkle annet faglig samarbeid på tvers av kommunene. Kommunene i både IKT Agder og DDØ bruker samme skoleadministrative system. På kort sikt kan synergier utløses ved at kommunene i DDØ og IKT Agder- benytter samme løsning. På lengre sikt kan kommunene samarbeide på tvers om forvaltning og videreutvikling av systemer for skoleadministrasjon og helhetlig skoleløp. På kort sikt kan det etableres en felles forvaltning av fagsystemer innen Tekniske tjenester. På lengre sikt kan det gjennomføres en konsolidering og standardisering av fagsystemer på tvers av kommunene. For Bygg, Plan og Geodata er elektronisk byggesaksbehandling et viktig område å lansere digitale innbyggertjenester på. Et større IKT-samarbeid vil kunne styrke utviklings- og gjennomføringskraften på dette området for kommunene. Gjennom sammenslåing vil eierkommunene kunne utnytte ressursene bedre og oppnå en større ressurspool å trekke på når prioriterte nye oppgaver skal gjennomføres. Samling av fagpersonell vil styrke og øke den samlede kompetansen og økt innsikt kan bidra til smartere jobbing og forenklende og effektiviserende innbyggertjenester. De økonomiske fordelene ved sammenslåing er størst for DDØ på kort sikt. På lenger sikt vil alle kommuner kunne høste effekt ved standardisering og samordning av tjenesteproduksjonen på tvers av kommunene. Dette bør skje gjennom å etablere felles infrastruktur, ta i bruk felles fagsystemer i alle sektorer, og utnytte innkjøpsavtalene i de eksisterende selskapene. Sammenslåing vil for noen av eierkommunene innebære endringer i kostnader. Utredningen anbefaler derfor at det utarbeides modeller for kostnadsfordeling som sikrer en rettmessig fordeling av kostnader mellom eierkommunene. Tillitsvalgtes involvering I etterkant av at oppdraget fra rådmennene i Østre Agder ble gitt den 20. mai 2016, ble begge samarbeidene bedt om å finne en tillitsvalgt som kunne følge prosessen. Det ble gjort raskt og tillitsvalgte fra begge organisasjoner har vært med i alle arbeidsmøter om utredningen. Begge tillitsvalgte har utarbeidet en uttalelse til utredningen som følger utredningen som vedlegg. Andre forhold Det er flere forhold som ikke er utredet i rapporten som foreligger og som må avklares før en sammenslåing kan gjennomføres. Dette gjelder bl.a. Kartlegging av økonomiske konsekvenser, felles gevinstrealisering og overgangsmodeller Konsekvenser for ansatte i selskapene og hvordan disse skal ivaretas ved en sammenslåing Organisasjons- og styringsmodell for det nye ikt samarbeidet Samarbeidsmodell mellom kommunene i det nye ikt samarbeidet Juridiske og formelle aktiviteter som må gjennomføres ifm sammenslåing

4 Vurdering Funn i utredningen Utredningen skisserer flere gevinster ved en sammenslåing, både kvalitative og økonomiske. Økonomiske gevinster er tydeligst for DDØ kommunene på kort sikt, da IKT Agder har avtaler på fagsystemer som DDØ kommunene kan tre inn i og raskt få gevinst av. PÅ litt lenger sikt ligger det imidlertid gevinster for begge samarbeidene ved bruk av felles infrastruktur og flere å dele faste kostnader på. I tillegg vil et nytt samarbeid være en enda større kunde som kan forhandle bedre prisen enn man klarer hver for seg i dag. Når det gjelder kvalitative gevinster, er den tydeligste gevinsten at det nye ikt samarbeidet vil ha større fagmiljø som vil bidra med bedre og flere tjenester til ansatte i kommunene og ikke minst til innbyggere. En sammenslåing vil gi samarbeidet og i neste instans kommunene større forhandlings- og gjennomføringskraft, og dermed legge til rette for økt digitalisering. Utredningen skisserer også mer detaljerte kvalitative gevinster innenfor områdene Helse og velferd, Skole, Bygg, plan og geodata og Administrative tjenester. En sammenslåing vil legge til rette for felles systemer og felles arbeidsprosesser innenfor disse feltene, noe som igjen vil styrke faglig samarbeid mellom kommunene og redusere sårbarhet. Fremtidig samarbeid om IKT Ved en sammenslåing av selskapene vil antall eiere og samarbeidspartnere på IKT område øke fra hhv. 4 og 5 parter til 9. Dette kan gi økte utfordringer med samordning og tyngre beslutningsprosesser. Godt samarbeid mellom tjenestene i eierkommunene og god organisering av beslutningsprosessene vil ha mye å si for om dette blir hemmende for et nytt ikt samarbeid eller en styrke ved å være flere. Kostnader til sammenslåing En sammenslåingsprosess vil koste tid og ressurser for begge samarbeidene. Det vil derfor være naturlig at kapasiteten til å levere nye tjenester til kommunene blir redusert i en periode. Det vil være viktig at et eventuelt nytt samarbeid fokuserer på at tiltak som må gjøres ifm sammenslåing også gir gevinster for eierne. Det må i tillegg påregnes at det vil gå med kostnader til tekniske investeringer for å knytte IKT løsningen sammen. Disse vil imidlertid sannsynligvis raskt oppveies av reduserte kostnader til drift og vedlikehold av de samme løsningene. Konsekvenser for enkeltansatte Det er i dag til sammen 57,9 årsverk og 59 ansatte i samarbeidene til sammen (uten lærlinger). En sammenslåing av samarbeidene vil bety endringer for alle ansatte i større eller mindre grad. Det er naturlig at et nytt samarbeid bygges opp med en ny organisasjon og at ansatte i begge samarbeidene plasseres inn i den nye organisasjonen. For enkeltansatte kan dette bety en stor endring. Samtidig er det viktig å ta hensyn til at IT bransjen er i stor endring og at begge samarbeidene uansett vil måtte gå igjennom endringer som vil påvirke både enkelte ansatte og grupper av ansatte. Digitaliseringskraft Det er stor forskjell på antall etablerte digitale tjenester i de to ikt samarbeidene i dag. IKT Agder har et betydelig større antall tjenester enn DDØ. Likevel er det fortsatt stort potensiale rundt digitalisering for begge samarbeidene. Et nytt sammenslått ikt samarbeid vil kunne sette av mer ressurser til etablering av digitale innbyggertjenester enn hvert av samarbeidene kan i dag. Mange digitale tjenester vil også kunne utvikles av ikt samarbeidet sammen med en eller noen av kommunene, for så å ta i bruk av alle. I tillegg er digitalisering av tjenestene avhengig av en del sentral infrastruktur som kommunene kan dele.

5 Vurdering av sammenslåing ift et eventuelt samarbeid Som beskrevet i avsnittet om bakgrunn, startet denne prosessen med et ønske om samarbeid mellom ikt samarbeidene. Det ble imidlertid tidlig klart at det er få gevinster å hente ved et begrenset samarbeid, og at utfordringene ved å finne felles aktiviteter som skal passe i begge organisasjoner antagelig vil koste mer enn gevinstene det er mulig å ta ut. Dette gjelder spesielt for IKT Agder. Dette bildet er blitt stadig tydeligere ila utredningsprosessen, og de daglige lederne i begge selskapene vurderer i dag at et samarbeid kun vil gi små gevinster. Videre prosess Gitt tilslutning til forslag til vedtak, legges det opp til følgende prosess våren 2017: Rådmennene i de to ikt samarbeidene nedsetter en arbeidsgruppe som utreder forholdene skissert i denne saken i avsnittet «Fakta/Andre forhold». Det utpekes en tillitsvalgt fra hvert av de to samarbeidene, samt en tillitsvalgt på vegene av kommunene for hvert av de to samarbeidene (totalt 4 tillitsvalgte) som involveres i utredningen Utredningen skal være ferdig til politisk behandling i juni 2017 Eventuell sammenslåing av ikt samarbeidene senest fra og med 1/1-2018