Tiltaksplan digitalisering 2019

Transkript

1 Tiltaksplan digitalisering 2019 Kommunene i Kongsbergregionen etablerte våren 2015 en felles strategi for sitt digitaliseringssamarbeid for perioden SuksIT som er kommunenes felles digitaliseringsorgan har utarbeidet tiltaksplaner for hvert år i perioden og har også hatt ansvar for at tiltakene har blitt gjennomført. I utgangspunktet skulle arbeidet med tiltaksplan for 2019 starte etter at ny digitaliseringsstrategi for var etablert. Arbeidet med strategien har imidlertid blitt utsatt pga utsettelse av arbeidet med ny strategi for Kongsbergregionssamarbeidet. SuksIT legger derfor fram tiltaksplan for 2019 etter samme layout og med samme satsningsområder som tidligere år. Dette inkluderer også budsjett pr. satningsområde, men også synliggjøring av vedtatt budsjett for de 2 foregående år slik det har blitt gjort tidligere. Rådmannsutvalget besluttet å styrke den faste bemanningen av SuksIT med 2 årsverk i tillegg til stillingen som koordinator. Økningen i lønnskostnader som en følge av dette finansieres av tiltakene i årlige tiltaksplaner fra og med Hovedsatsningene i 2019 vil være å planlegge og etablere digitale løsninger som forenkler og forbedrer kommunikasjonen med innbyggere, og se nærmere på /eventuelt etablere løsninger som kan automatisere og effektivisere kommunal tjenesteproduksjon. SuksIT Britt Inger Kolset Koordinator SuksIT Kongsbergregionen 1

2 1. Digital dialog For å lykkes med god digital forvaltning skal kommunene etablere digitale selvbetjeningsløsninger som er forståelige og enkle å ta i bruk. Kommunene skal tilby digitale kanaler tilrettelagt for dialog med innbyggere og næringsliv og ha et bevisst forhold til hvilke digitale kanaler som brukes til hvilke formål. Det er sjelden bare en løsning ved valg av digitale kanaler, ofte utfyller de hverandre. Utnytte teknologien knyttet til innføring av chat-roboter, utvikle nye konsepter for kommunale nettsider (portaler) og innhold til portalene. Tilrettelegge for og skifte ut eller modifisere portalløsning, for de kommuner som har behov for dette Etablere moderne plattform for felles telefoniløsning (til erstatning for eksisterende felles plattform som er utdatert) Implementere nye digitale tjenester (også automatiserte) for innbyggere og næringsliv 2. Strategisk ledelse og IKT IKT er et verktøy for å jobbe mer effektivt og understøtte de tjenestene kommunene leverer. Det betyr at IKT-investeringer og bruk blir en sentral del av de strategiske beslutningene som tas. Gevinster kan både være kvalitative og kvantitative. Ledelsen bør derfor også avgjøre hvordan de ønskede gevinstene skal håndteres. Se neste satsningsområde 3. Digital kompetanse 3. Digital kompetanse Kompetanse er viktig for utvikling av moderne digital forvaltning. Bruk av IKT krever ny kompetanse på alle nivå i kommunene. Politisk og administrativ ledelse trenger kompetanse for å kunne ta gode strategiske valg. De ansattes kompetanse i bruk av IKT er avgjørende for utvikling av en moderne digital forvaltning. Kommunene skal være krevende kunder i sine anskaffelser og har dermed også behov for god bestillerkompetanse. Planlegge og gjennomføre digitaliseringskonferansen 2019 Gjennomføre tiltak for å øke kompetanse om digitalisering for ledere Utvikle elæringsmoduler for ansatte 2

3 4. Arkiv og dokumenthåndtering Behovet for å dokumentere hva kommunene faktisk har gjort er gjennomgående for alle sektorer og tjenesteområder uavhengig av type system eller teknologi. For at innsynsretten for parter og publikum skal oppfylles, må arkivene være innrettet slik at dokumentene alltid er sikret som informasjonskilder. Digitale arkiv er både en forutsetning for og et resultat av en elektronisk kommunikasjon og saksbehandling. Gjennomføre implementering av ny løsning i 6 kommuner Realisere gevinster ifb med ny løsning Utrede og eventuelt etablere felles arkivfunksjon 5. Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet Teknologi med økt kompleksitet stiller høye krav til informasjonssikkerhet i kommunesektoren. Økende digitalisering av informasjonsbehandling og et trusselbilde i rask utvikling fordrer at kommunene ivaretar nødvendig grad av sikkerhet. Personopplysninger skal vernes på en slik måte at de ikke kommer i feil hender eller utilsiktet endres, og sensitive personopplysninger skal skjermes spesielt. God informasjonssikkerhet og god internkontroll bidrar til å sikre at kommunene behandler personopplysninger lovlig, sikkert og forsvarlig. Kommunene har etablert felles personvernombud fra Viktige oppgaver for ombudet blir å planlegge og etablere tiltak som sikrer godt personvern og god informasjonssikkerhet. Stillingen som felles personvernombud er etablert som et fast stilling og inngår i Kongsbergregionens driftsbudsjett. 6. Arkitektur og standardisering For at innbyggere og næringsliv skal oppleve de digitale tjenestene som gode, må de interne systemene kommunisere seg i mellom, og utveksle informasjon på tvers av forvaltningsnivå. For å få dette til, må det utvikles en IKT-arkitektur som beskriver sammenhengen mellom de strategiske målene og de teknologiske behovene. Bruk av standarder og gjenbruk av nasjonale og kommunale felleskomponenter er viktige elementer i en slik IKT-arkitektur. Gjenbruke nasjonale digitale løsninger som kan gi gevinst Tilrettelegge for automatisering av arbeidsprosesser Etablere virksomhetsarkitektur for tekniske tjenester Videreutvikle løsningen «Orden i eget hus i praksis» slik at den ivaretar kravene i GDPR Bistand til oppfølging av regional bredbåndstrategi herunder kartlegging, samordning av tiltak, utarbeiding av felles retningslinjer og utforming av søknader om statlig støtte til utbyggingstiltak. 3

4 7. Helse og velferd Kommunene har ansvar for at innbyggerne får gode helse- og omsorgstjenester. En helhetlig satsning på IKT vurderes av mange som det mest virkningsfulle tiltaket for styrket kvalitet og effektivitet i helse- og omsorgssektoren. Det overordnede målet for digitialisering av disse tjenestene er å understøtte målet om et helhetlig pasientforløp Det er derfor behov for verktøy og systemer som understøtter informasjon og kommunikasjon mellom kommuner og eksterne parter. Velferdsteknologi bidrar til en sikrere og bedre hverdag for brukere og helse- og omsorgspersonell. Etablere løsning for digitalisering av søknadsbehandlingsprosesser i sosialtjenestene (DIGISOS) 8. Oppvekst og utdanning Digitale ferdigheter er en av fem grunnleggende ferdigheter i skolen og skal være integrert i alle fag. Digitale læremidler er digitale ressurser utviklet for læringsformål. Bruk av IKT i skolen omhandler også digitale verktøy/ressurser som ikke nødvendigvis er utviklet til læringsformål. Skoleeiere bør ha planer for planer for innkjøp og forvaltning av digitale læremidler samt planer for kompetanseutvikling av lærere. Skoleeiere må også tilrettelegge for digital vurdering og egenstyrt læring. Øke felles stillingsressurs til brukerstøtte/opplæring ifb med implementering av nye digitale løsninger i skolene høsten 2018 (fra 10 % til 30 % stillling) 9. Plan, bygg og geodata Innbyggere og næringsliv forventer at kommunene legger til rette for en utvikling som sikrer en optimalisert arealbruk og bebyggelse. Kommuner har ansvar for at plan- og byggesaksprosesser bygger på grundige analyser, at saksbehandlingen er åpen og at det er tilrettelagt for innsyn og medvirkning i prosessene. Kommunene bør utnytte de mulighetene som ligger i digitale planregistre. Implementere ebyggesak i de 6 resterende kommuner Jobbe videre med grunndata koordinert med prosjektet «Orden i eget hus i praksis» Forberede og planlegge prosess for digitalisering av kommunale planprosesser 4

5 10. Digital administrasjon Etablere midlertidig ressurs som regional ehandel-koordinator for å bistå kommunene i utrulling av ehandel i stor skala Planlegge utrulling av Office-365 for alle ansatte i regionen f.eks. etablere felles kjøreregler/rutiner, tilrettelegge opplæring mm. 5