Prosjektmandat Hovedprosjekt

Transkript

1 Prosjektmandat Hovedprosjekt Implementering regional sak/arkivløsning og etablering av digitale arkiver

2 Side 2 av 5 1 Innledning/bakgrunn Kommunene i Kongsbergregionen har tidligere gjennomført forstudie og forprosjekt for å kartlegge samarbeidsmuligheter innen området arkivering og saksbehandling. Rådmannsutvalget besluttet på bakgrunn av disse prosjektene å anskaffe felles sak/arkivløsning og etablere elektroniske arkiver i kommunene. Det ble etablert en prosjektgruppe bestående av arkivlederne i regionen (det regionale arkivnettverket) og leid inn ekstern prosjektledelse til å gjennomføre anskaffelsen. Konkurransen ble lyst ut på Doffin i mai prosjektgruppe anbefalte på bakgrunn av vurderinger av de 3 innkomne tilbud valg av leverandør. Rådmannsutvalget tilsluttet seg dette Kontraktsmøter med valgt tilbyder gjennomføres i april 2016 og forslag til kontrakt legges fram for rådmannsutvalget for godkjenning senest i løpet av mai 2016 slik at kontraktsinngåelse kan skje senest 1. juni. Det er fra ansatt prosjektleder i 100 % stilling i 2 år som skal lede implementeringsarbeidet i kommunene. Dette prosjektmandatet beskriver rammene for implementeringsarbeidet for perioden Mål Overordnet mål med hovedprosjektet er: Implementere ny felles sak-arkivløsning og etablere felles saksbehandlingsprosesser og elektroniske arkiver i kommunene i Kongsbergregionen. Følgende dokumenter skal legges til grunn for implementeringsarbeidet: Sluttrapport forprosjekt sak/arkiv 2014 Kost/Nytte analyse av felles sak/arkivløsning 2014 Kontrakt med leverandør om anskaffelse og implementering av ny sak-arkivløsning og elektroniske arkiver (forventes signert senest 1. juni 2016) Regional tiltaksplan digitalisering

3 Side 3 av 5 3 Organisering Forprosjektet skal organiseres og gjennomføres i henhold til PLP (ProsjektLederProsessen). Eierskapet til prosjektet ligger hos de deltakende kommunene som A-eiere. Ansvarsforholdene i prosjektet ivaretas slik: Oppdragsgiver: Kommunene i Kongsbergregionen Prosjektansvarlig (PA): Regional koordinator for Kongsbergregionen Styringsgruppe: Rådmannsutvalget i Kongsbergregionen Prosjektleder (PL): Prosjektansvarlig oppnevner/ansetter prosjektleder i samråd med styringsgruppa Prosjektgruppe: Representanter fra ulike fagmiljøer i kommunene, tillitsvalgte og leverandør. Prosjektgruppa etablerer arbeidsgrupper/referansegrupper dersom dette vurderes som hensiktsmessig. 4 Ressursbruk For å gjennomføre hovedprosjektet må det påregnes egeninnsats fra kommunene og sekretariatet i Kongsbergregionen. Aktuelle kostnadsposter er: Prosjektledelse i 100 % stilling i 24 mnd Egeninnsats fra kommunene Anskaffelse og implementering av ny sak/arkivløsning (investering og drift) Ev. innleie av ekstern bistand Kommunene skal bidra med nødvendig egeninnsats i hele perioden. I første omgang vil dette innebære deltakelse i prosjektgruppe som skal forberede implementeringen. Senere i arbeidet må kommunene påregne å bistå med betydelig egeninnsats fra flere berørte i kommunene. Disse vil bli involvert i forbindelse med harmonisering av saksbehandlingsprosesser mellom kommunene og opplæring i den enkelte kommune. Det skal underveis i prosjektet vurderes om det vil være behov for frikjøp av lokale prosjektledere i kommunene. 5 Risikoanalyse og kvalitetssikring Det er identifisert følgende kritiske suksessfaktorer: 1. Kommunene bidrar ikke med tilstrekkelig ressurser/kompetanse 2. Manglende kunnskap om prosjektet hos ansatte i kommunene 3. Manglende samarbeid mellom prosjektet og SUKSIT og mellom prosjektet og K-IKT 4. Manglende gevinstrealisering i kommunene

4 Side 4 av 5 Det anbefales at de kritiske suksessfaktorene følges opp slik: 1. Forankring og forpliktelse gjennom vedtak i rådmannsutvalget og vurdering av frikjøp av lokale prosjektledere i kommunene 2. God informasjon lokalt i hver kommune om prosjektet og hensikten 3. Tett kobling mellom forstudien og SuksIT og mellom prosjektet og K-IKT 4. Prosjektgruppa utarbeider utkast til gevinstrealiseringsplan. Det er den enkelte kommune selv som er ansvarlig i at gevinstene realiseres. Toppledelsen i hver kommune må derfor følge med på at planlagte gevinster faktisk blir tatt ut. Nummereringen henviser til de angitte kritiske suksessfaktorene overfor. Uforutsette forhold vil kunne medføre at man må forlenge prosjektperioden. 6 Tidsplan og milepæler Det overlates til hovedprosjektets prosjektgruppe å utarbeide prosjektplan for arbeidet herunder beskrive milepæler, aktiviteter og tidspunkt for gjennomføring. Innholdet i signert kontrakt vil være styrende for etablering av prosjektplan, og prosjektplanen må etableres i tett dialog med valgt leverandør. Prosjektgruppa må ha stort fokus på at prosjektplanen skal inneholde aktiviteter som bidrar til at det etableres mest mulig felles rutiner og saksbehandlingsprosesser i kommunene. Det vises til kost/nytteanalysen for mer detaljer rundt dette. 7 Budsjett og finansiering Prosjektets kostnader fremkommer som en del av de totalt kostnadene i vedtatt handlingsplan for for tiltaksområde: «Arkiv og dokumenthåndtering» - slik:

5 Side 5 av 5 Det bemerkes at matrisen inneholder 2 kostnadsposter som IKKE tilhører selve implementeringsprosjektet. Dette er kostnadselementene: Utredning digitale arkiver for fagsystemer i sikker sone (kr i 2016) Etablering Noark 5 sikker sone (kr i 2017). Dette er tiltak som ikke er vedtatt gjennomført, men som det vil være naturlig at prosjektgruppa for dette prosjektet vurderer om skal gjennomføres eller ikke. Disse midlene må derfor foreløpig holdes utenfor kostnadene til anskaffelse og implementering av felles sak/arkivløsning. Det bemerkes også at alle kostnadspostene er antatte kostnader pr dvs. før avklaring av endelige kostnader ifb med anskaffelse av valgt løsning. Det blir viktig at disse beløpene blir justert i tråd med endelige kostnader i signert kontrakt. P.t kan det synes som om dette kan gi en reduksjon av kostnadene i hele perioden. Dersom dette er tilfelle skal prosjektet vurdere hvorvidt dette vil vi gi rom for frikjøp av lokale prosjektledere ute i kommunene (se også punkt 4 og 5 i dette dokumentet). Prosjektet skal levere budsjettinnspill for 2017 og ev til SuksIT innen slik at SuksIT får innarbeidet dette i årlig tiltaksplan for digitalisering for samme periode.