Ledersamling Øvre Eiker kommune 20.januar KS KommIT. Oslo

Transkript

1 Tenke digitalt Jobbe nasjonalt Gjennomføre lokalt KS KommIT Oslo

2 Hovedoppgaver KommIT Effektmål Samordning i kommunesektoren (428 kommuner, 19 fylkeskommuner, 500+ foretak) Samordning stat/kommune Økt den kommunale IKT-kompetansen Utredet framtidens utviklings- og forvaltningsenhet Virkemidler Arbeidsgrupper og nettverk, misjonering 24/7, prosjektstyring, verktøyleveranser Medlem styringsråd, ref.grupper, deltagelse prosjekter Nettverk, Kurs, Foredrag, Workshops, video, artikler, læringsarena, ekspertnettverk, leverandører Arbeidsgrupper og kontaktutvalg, samarbeidsavtaler på utvikling, Følge-forskning

3 Brukerorientert tilnærming til digitale tjenester

4 Nye brukerreiser

5 Felles kommunal IKT-arkitektur er grunnmuren for vår visjon om en enklere hverdag og en effektiv forvaltning Visjonen er at felles kommunal IKT-arkitektur samordner kommunal sektor til å levere digitale tjenester som gir innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg. Kommunene benytter en behovsstyrt tilnærming for å nå målet om enklere hverdag og effektiv forvaltning. Felles kommunal IKT-arkitektur er grunnmuren og binder sammen behovet til innbygger og næringsliv, digitale tjenester, fagsystem og fellesløsninger. Kompetente medarbeidere i Norges kommuner skaper digitale tjenester sammen med innbyggere og næringsliv.

6 Hvordan ønsker vi å skape resultater gjennom praktisk arbeid? Og stimulere til økt kunnskapsdeling Forstå brukerbehovene Kartlegge dagens og fremtidige brukerreiser for innbyggere og ansatte Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene Kartlegge dagens og fremtidige arbeidsprosesser med utgangspunkt i brukerbehovene Lage digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på Utarbeide digitale løsninger og/eller anskaffelsesunderlag for digitale løsninger som understøtter fremtidig tjenesteproduksjon Tilgjengeliggjøre løsningene i KS KommIT verktøykasse Gjøre leveransene tilgjengelige for kommuner i en helhetlig pakke med verktøy og opplæringsmateriell

7 KommIT fokuserer på digitalisering og IKT Prioriterte «kompetanseområder»*: Hovedtiltak for å realisere visjonen: KommIT skal levere fokusert digital læring for prioriterte målgrupper innen «våre» kompetanseområder KommIT skal etablere en digital arena for læring, kunnskapsdeling og samhandling (teknisk plattform) KommIT skal legge til rette for at kunnskap kan deles på tvers av kommunene både digitalt og analogt (adferdsendring) Arkitektur Bruk av digitale løsninger Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet Kravstilling, bestilling og anskaffelse av IKT Prosesstankegang og -forbedring Prosjektledelse Endringsledelse Gevinstrealisering IKT-styring Raskere, smarte og bedre kommuner * Områder gjenstand for kontinuerlig evaluering

8 Digital læringsarena for kunnskapsdeling og kompetanseutvikling kurs.kommit.no Åpen side for alle skape nysgjerrighet, promotere innhold fra flere «kilder Pålogging via MinID for tilgang til «egne» sider hvor som helst og fra hva som helst Løsningen gir muligheter for både kunnskapsdeling og kompetanseutvikling Enkelt design, fokus på «innsalg» av ny læringsarena, tilpasset mobil aksess, bør gi «wow» effekt Visuelle virkemidler med samme designpalett gjenbrukt fra topp til bunn (hvis mulig) 50+ kommuner er allerede i prosess med løsningen

9 Gevinstkokebok - gevinstrealisering i digitaliseringsprosjekter forklart steg for steg KS KommIT har utarbeidet en metode for gevinstrealisering i form av en Gevinstkokebok. Gevinstkokeboken inneholder en enkel oppskrift på hvordan kommunene kan jobbe med gevinstrealisering før, under og etter IKTprosjekter. Boken understøttes av verktøy og maler i excel som kan benyttes av kommunene for å kartlegge, analysere og håndtere gevinster. Kokeboken og elæringskurs er tilgjengelig på KS Læring, og det arrangeres klasseroms kurs i gevinstmetodikken for rådmenn, enhetsledere og prosjektledere.

10 Vi har ikke kultur for gevinstrealisering i vår kommune Fokus på gevinstrealisering er fraværende hos oss 91%* av spurte kommuner opplever gevinstrealisering som en utfordring Vi forutsetter at gevinster realiseres automatisk Vi vet ikke hvor vi skal starte med gevinstrealisering Kilde: KommIT, 2013; n=120

11 Gevinstrealisering er aktiviteter som skal lede til at positive effekter ved en endring blir realisert Gevinster er nyttevirkninger, fordeler eller positive effekter som forventes oppnådd ved et prosjekt eller tiltak. Gevinstrealisering er aktiviteter som skal lede til at de ønskede og planlagte gevinstene blir realisert. Gevinstrealisering Gevinst

12 Et nytt IKT-system medfører i seg selv sjelden eller aldri gevinster NYTT IKT-SYSTEM GEVINSTER

13 Det er menneskene som skal bruke IKT-systemet som kan tilføre gevinsten NYTT IKT-SYSTEM GEVINSTER

14 Gevinster kan realiseres ved å endre på arbeidsprosesser Dagens arbeidsprosess Slik jobber vi i dag Kommunen mottar barnehagesøknad via papirskjema Ny arbeidsprosess Slik skal vi jobbe Kommunen mottar barnehagesøknad på nett Endring Endring som ny måte å jobbe på medfører Barnehageopptak automatiseres og digitaliseres Gevinst Positiv effekt av endringen - Frigjort tid - Bedre tjenester

15 For å realisere gevinster må mennesker ledes gjennom en endringsreise dette kalles endringsledelse Endringsledelse er aktiviteter knyttet til forankring, kommunikasjon og opplæring som skal gjøre berørte parter i kommunen i stand til å realisere gevinstene. GEVINST Endringsreise NYTT IKT-SYSTEM

16 Hva kan økt fokus på gevinstrealisering i IKT-prosjekter medføre for en kommune? Mer effektiv ressursutnyttelse Smartere IKT-anskaffelser Økt fokus på at IKT-prosjekter egentlig handler om at mennesker skal endre måten å jobbe på Økt fokus på beviselige effekter og ansvarliggjøring

17 Interessenter i gevinstrealisering har ulike roller og behov Rolle Behov POLITIKERE ADMINISTRATIV LEDELSE OG ENHETSLEDERE Vedtar strategier Behandler politiske saker Legger føringer Allokerer ressurser Definerer fokus Fremlegger budsjett Forstå og beslutte Styre effektivt IKT-AVDELING MELLOMLEDERE / AVDELINGSLEDERE Er utfører, jobber både med virksomhetssiden og IKT-medarbeidere Implementerer endringer Er ansvarlig for gevinstrealisering Samarbeide Fokusere på og forbedre sitt fagområde INNBYGGERNE Mottar tjenester Få best mulig tjenestetilbud LEVERANDØRER Påvirker infrastruktur Få kommunen til å lykkes

18 Hvordan jobbe med gevinstrealisering før, under og etter prosjekt? FØR PROSJEKT UNDER PROSJEKT ETTER PROSJEKT

19 Hvordan ser en optimal fordeling av tid ut før, under og etter prosjekt? Før prosjekt Under prosjekt Etter prosjekt? %? %? %

20 Gevinstrealisering skal jobbes med før prosjektet, under prosjektet forbrukes det litt mindre tid, og etter prosjektet kommer den virkelig store jobben Før prosjekt Under prosjekt Etter prosjekt Angitt tidsforbruk til gevinstrealisering

21 Gevinstkokeboken gir deg en strukturert tilnærming til gevinstarbeidet over fem faser 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere

22 Gevinstrealisering er en iterativ prosess 1. Konsept 5. Realisere 2. Planlegge 4. Overlevere 3. Gjennomføre

23 Hver fase bidrar til at gevinstene blir realisert 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Kartlegge potensielle gevinster, hvem som berøres og vurdere gevinster mot kostnader Planlegge gevinstrealisering: knytte gevinster til konkrete tiltak, måleindikatorer og ansvarlige Sørge for at gevinstrealiseringstiltak gjennomføres som planlagt Sikre smidig overgang til linjen, slik at linjen er forberedt på å realisere gevinster Følge opp gevinster jevnlig og iverksette korrigerende tiltak ved avvik

24 Konsept

25 Gevinster genereres av endringer i arbeidsprosesser. Derfor starter gevinstrealisering med prosesskartlegging 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Kommunen leverer resultater gjennom arbeidsprosesser. Gevinstrealisering skjer når arbeidsprosesser utføres på en ny måte Ressurser Arbeidsprosesser Resultat

26 Begynn med å kartlegge dagens arbeidsprosess: Hvordan utføres arbeidsprosessen i dag? 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Eksempel fra Lyngdal kommune:

27 Videre kartlegger du fremtidig arbeidsprosess: Hvordan bør fremtidig arbeidsprosess se ut? 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Eksempel fra Lyngdal kommune:

28 Hvilke endringer kreves for å gå fra dagens arbeidsprosess til fremtidig arbeidsprosess? Hvilke gevinster vil endringene skape? 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Hvilke endringer i arbeidsprosesser har blitt identifisert? Hvilke gevinster skaper endringene? Hva kreves for at arbeidsprosessen blir endret som planlagt og gevinstene realisert?

29 Arbeidsprosess- og endringsanalyse foretas typisk under en workshop 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere HVEM: 2-6 fagpersoner (inkludert de som faktisk jobber med arbeidsprosessen), IKTmedarbeidere, enhetsleder og en nøytral fasilitator/gevinstekspert. HVORDAN: Alle bidrar til diskusjoner og idémyldring, fasilitator/gevinstekspert fasiliterer. Fasilitator/gevinsteksperts rolle er å skape en atmosfære av åpenhet og kreativitet, samt tilrettelegge for et produktivt møte med dokumenterte resultater.

30 Planlegge

31 Planlegg godt hva som skal gjøres for å realisere gevinster og hvordan dette skal følges opp 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Hva skal du gjøre for å realisere gevinster? Hvordan skal du «omsette» gevinsten til goder for innbyggere og næringsliv? Hvordan kan du vite at gevinsten er realisert? Hvem skal ha ansvar for at gevinsten blir realisert?

32 Hold fokus på endringsledelse i planleggingsarbeid 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Utarbeid gevinstrealiseringsplanen i tett dialog med linjen, slik at tiltak, ansvar og frister blir godt forankret. Inkluder tiltak knyttet til kommunikasjon, forankring og opplæring i gevinstrealiseringsplanen.

33 Realisere

34 Resultatoppfølging 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere En god resultatoppfølging: Har tydelig fokus fra ledelsen Etablerer tydelige roller og ansvar Jobber med kontinuerlig endringsledelse i organisasjonen Skaper ansvarskultur Feirer måloppnåelse Sikrer målrettet innsats Gir mulighet til å identifisere og håndtere avvik

35 digitalisering = fremtiden Ny lærings arena æra Volker Hirsch