Tjenesteutvikling digitalt førstevalg

Transkript

1 Tjenesteutvikling digitalt førstevalg D I G I TA L D Ø G N Å P E N F O R VA LT N I N G - N Y P O R TA L LØ S N I N G F O R F O S E N KO M M U N E N E V/ P R O S J E K T L E D E R E I R I N F O L D E F O S E N R E G I O N R Å D

2 DIGITAL DØGNÅPEN FORVALTNING Bakgrunn: I arbeidet med å utvikle ekommunestrategi for Fosen ble det i samtlige kommuner påpekt behov for videreutvikling og fornying av hjemmesidene. Toveis digital kommunikasjon og heldigitaliserte tjenester er ikke utviklet, og innbyggerne har begrenset innsyn i saksbehandling. Det er liten bruk av velferdsteknologi Innbyggerne kommuniserer i liten grad digitalt med kommunene både innenfor og utenfor ordinær åpningstid. Det er mange aktører på nasjonalt nivå som legger føringer og stiller krav til kommunenes IKT-utvikling, og pr. i dag klarer ikke Fosenkommunene å overholde lovgivningen på feltet. Det er også lite fokus på organisasjonsutvikling innen feltet.

3 NYTTEVERDI (ekstern og intern) Status Trinn 1 Enkel informasjon på internett Generell informasjon om etatene og dens tjenester Trinn 2 Målgrupperettet informasjon Presentasjon av informasjon og enkle interaktive tjenester Trinn 3 Individuell tilpasset kommunikasjon Tjenester som tilbyr brukeren å logge inn og hente ut informasjon tilrettelagt for den enkelte bruker.tjenesten er knyttet til interne IT-systemer i etaten (vertikal integrasjon). Trinn 4 Samhandling med andre virksomheter (horisontal integrasjon). Tjenester som krever organisatorisk eller teknisk samhandling mellom flere etater eller virksomheter. Tjenesten kan f.eks hente data/ deltjenester fra andre virksomheter og presentere dette som én tjeneste. KOMPLEKSITET OG KOSTNAD

4 Lovverk Det er mange aktører på nasjonalt nivå som legger føringer og stiller krav til kommunenes IKT-utvikling. I langtidsstrategier for KS , vedtatt av Landsstyret 24. mai 2012 kan man lese følgende: En samordnet kommunal sektor skal levere digitale tjenester som gir innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg. Digitaliseringsstrategien konkretiserer visjonen i seks tverrgående og tre sektorielle satsningsområder. I arbeidet med egen digitaliseringsstrategi står den enkelte kommune og fylkeskommune fritt å prioritere satsningsområder ut fra eget behov. KS (Kommunesektorens organisasjon) sitt program KommIT har utviklet «Digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner». «FAKS Felles Arkitektur i Kommunal Sektor» og kommunereformen er også viktige dokument og satsninger som man må forholde seg til. DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) utarbeider nasjonale føringer for IKT. Mye av disse er grundig dokumentert i Standardiseringsportalen. Videre er det trådt i kraft en egen forskrift om universell utforming som det må tas hensyn til. Vedtak gjort av styret for Fosen regionråd er også førende rammebetingelser for prosjektet.

5 Krav/føringer enorge2009 norge.no KS ekommune 2012 KommIT: Digitaliseringsstrategi Stortingsmelding nr. 17 Eit informasjonssamfunn for alle Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven Regjeringens digitaliseringsprogram "på nett med innbyggerne" ELMER (forvaltningsstandard for skjema på nett) Difis kriteriesett for "kvalitet på digitale tjenester" Difis overordnede IT-arkitekturprinsipper for offentlig sektor Offentlighetsloven Forvaltningsloven Lov om personopplysninger Føringer fra Datatilsynet Kommuneloven Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning ekommunestrategi for Fosen Samhandlingsprogram Styrevedtak

6 Mål Målsetningen for prosjektet er økt samhandling, effektivisering, kvalitetsløft, overholdelse av lovgiving og flere felles tjenester på tvers av kommunegrenser. Prosjektet skal styrke Fosenkommunene som myndighetsorgan, tjenesteprodusent, lokal demokratisk arena og samfunnsutvikler. Fosenkommunene skal ha de mest fornøyde innbyggerne i Norge når det gjelder digitale tjenester og digital innbyggerdialog Digital samhandling i og mellom kommunene skal forenkles og øke i omfang Digitaliserte tjenester skal føre til at kommunene blir mer effektive og at ansattes hverdag forenkles Fosenregionen skal være en foregangsregion når det gjelder digital informasjon og kommunikasjon også med eksterne målgrupper Fosenregionen skal bli et eksempel på neste generasjons kommuneportal som andre regioner skal ønske å måle seg mot

7 Produkter Produkter Beskrivelse 1. Portalforside Et digitalt kommunesenter for Fosen i form av en framtidsrettet kommuneportal på nett, som kjennetegnes med høy score på kvalitetskriterier, har svært godt brukergrensesnitt og som blir mye brukt av innbyggere, næringsliv og andre interessenter. 1. Kommunesider De enkelte kommunene får hver sine sider i portalen som primært henvender seg til egne innbyggere og lokalt næringsliv med dialogverktøy og enkel informasjon om tjenestetilbudet. 1. Rett på sak RettpåSak er en tjenesteportal der alle digitale tjenester (skjema og søknader) for innbyggere og næringsliv i Fosenkommunene samles på ett sted. RettpåSak skal dekke hele det digitale tjenestetilbudet til Fosenkommunene på sikt. 1. Intranett/ekstranett Forbedre, effektivisere og systematiseres ansattes tilgang til informasjon og programvare gjennom felles intranettløsning. Ekstranett: Gi innbyggerne og politikere tilgang til utvalgt informasjon via påloggingsfunksjon fra hjemmesiden. Disse to produktene er foreløpig satt på vent grunnet økonomi og et ønske om å førprosjektere disse to leveransene i større grad enn det man har rukket så langt.

8 Samarbeid Tett samarbeid med Sør-Trøndelag fylkeskommune i prosjektet. Rådgivere i prosessen frem mot økt digitalisering. Fosenkommunene samarbeider med KommIT for å få løsningen gjennomført opp mot nasjonale standarder/det helt nye innen løsninger for god digitalisering. Det er planlagt et sideprosjekt til DDF der Sør-Trøndelag Fylkeskommune har tatt initiativ til et samarbeid mellom STFK, Fosen regionråd og SINTEF om å utarbeide en søknad til regionalt forskningsfond med fokus på gevinstrealisering. Det overordnede målet med prosjektet vil være å øke regionens mulighet til å yte et godt og effektivt offentlig tjenestetilbud i en tid hvor det forventes press på forvaltningen, gjennom å satse på en digitalisering av tjenestetilbudet basert på et vitenskapelig og forskningsbasert beslutningsgrunnlag hvor blant annet økonomiske effekter av tiltakene er dokumentert.

9 Status Det er gjennomført et delprosjekt knyttet til kommunikasjonsstrategi for kommunene, og gjennom dette delprosjektet ble det utarbeidet en visuell identitet for Fosenkommunene. Målsetting for dette arbeidet er at denne identiteten skal tas i bruk på portalen og i all felles kommunikasjon fra prosjektet. Logoer, farger, design og typografi fra kommunikasjonsstrategien skal brukes i den nye portalløsningen. Som et ledd i forarbeidet før anskaffelsen av selve portalløsningen ønsket også Fosen Regionråd å kartlegge hvilke tjenester det er mulig og ønskelig å digitalisere. Gjennom prosjektet ble relevante, kommunale tjenester kartlagt og prioritert for digitalisering. Det ble valgt ut én tjeneste for digitalisering i første omgang - søknad om barnehageplass. For denne tjenesten ble arbeidsprosessen kartlagt og ønsket fremtidig prosess designet. Vedtak på gjennomføring 29/8. Utarbeidet prosjektplan versjon 1. Neste fase settes i gang etter valg av leverandør (endt karensperiode 13/11). Organisering/roller er under avklaring. efagrådet er prosjektgruppe. Søknad på eksterne midler: Fokus: Nasjonale standarder - Digitalisering av flere tjenester.

10 Status Anbudsprosess på leveranse (med på leverandørutviklingsprosjektet NHO). Avholdt dialogkonferanse og én til én møter: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i Doffin /TED Frist for å stille spørsmål til tilbudskonferansen Tilbudskonferanse Frist for å stille spørsmål Frist for å levere tilbud , kl Tilbudsåpning , kl Evaluering Uke 43 og 44 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører / Karensperiode over Kontraktsinngåelse Vedståelsesfrist

11 Strategisk valg for webportal Portalen skal være et digitalt kommunesenter for Fosen uten geografisk avhengighet. Ett servicetilbud uavhengig av om Fosen består av 1 eller 7 kommuner Tydelig hvilke oppgaver som løses hvor, og hvem man snakker til - vi kan ikke slå sammen «Altinn» og «Visit Norway» hvis vi skal lykkes Produktifisering og spissing av innhold mot ulike målgrupper, plassert på ulike deler av portalen, er løsningen som er valgt for å gjøre det enkelt for målgruppene å finne frem til akkurat det de er ute etter

12 Strategisk valg for webportal Forsiden på portalen skal kommunisere bredt, men primært rette seg mot eksterne målgrupper med selgende, inspirerende og fotobasert informasjon om Fosen. De enkelte kommunene har hver sine nettsider som primært henvender seg til egne innbyggere og lokalt næringsliv med dialogverktøy og enkel informasjon om tjenestetilbudet. Alle digitale tjenester samles på ett sted og får navn som enkelt kan kommuniseres til målgruppene

13 Strategisk valg for webportal Vi lanserer «RettpåSak» - en samling av alle digitale tjenester for innbyggere og næringsliv i Fosenkommunene Enkelt og intuitivt å forstå innhold Enkelt navn å huske Enkelt å markedsføre de digitale tjenestene samlet - salgbart til både innbyggere og næringsliv Ingen omveier for den som vil rett til tjenestene Enkelt å kommunisere at dette er en «Nyhet» og ikke et nytt skall Levner ingen tvil om at dette er like og felles tjenester for alle kommunene Potensial for å gjøres tilgjengelig i flere regioner i landet Egen direkte nettadresse i tillegg til linking fra portal og kommunesider

14 Navn på portal og nettsider Fosenkommunene - gir signal om at dette er et digitalt kommunesenter og ikke bare en infoside om Fosen

15 Visuell identitet

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26 Interaksjonsdesign og design av portal

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38