Lokal Digital Agenda Kommunenes digitaliseringsprogram. Ellen Karin Toft Larsen Spesialrådgiver KS Forskning, Innovasjon og Digitalisering

Transkript

1 Lokal Digital Agenda Kommunenes digitaliseringsprogram Ellen Karin Toft Larsen Spesialrådgiver KS Forskning, Innovasjon og Digitalisering

2 Normal måte for produksjon av IT-strategi? It-avdelingen avholder noen møter med forretningsenhetene der problemene og de uoppfylte behovene blir løselig diskutert. It-sjefen skriver utkast til et dokument som stort sett handler om hvor mye bedriften bør investere i nye maskiner og programmer. Dokumentet blir diskutert, justert litt og vedtatt av ledelsen.

3 Peter Hidas: «Å lage en it-strategi som skal ha virkning er et hersens rot»

4 Gartner ESPs Kjerneopp gavene Fremme innovasjon Levere endring Integret i forretningsenhetene Forretnings enhetene Leverandører Tjenesteutsetting til eksterne leverandører Støtte infrastruktur Etterspørsel

5 De fem kjerneområder i fremtidens organisasjon IT lederskap 2 Arkitekturutvikling 3 Forretningsutvikling 4 Teknologisk utvikling 5 Leverandør styring 4 3 5

6 Konsolidering av rollene i konsernet IKT lederskap Drift Standarder Policies Planlegging Sikkerhet Arkitektur utvikling Leverandør siden Leverandør styring/ strategisk tjenesteutsetting 1 Avtale forvalter Arkitektur Kontrakt styring Leverandør styring Samhandling leverandører CIO Visjoner Governance/Styring Koble IKT og Forr. strategi Balansere tilbud/etterspørsel Team bygging Endrings ledelse Teknologi utvikling Oppdatert på teknologi utv. Pilotering Kopetanse sentre Teknologi konsulent Spesialister Etterspørsel siden Forretnings utvikling/ løsninger Prosjekt styring Prosess koordinering Forretn. Kvalitets utvikler styring Gevinst realisering Forr. Enhet

7 Strategisk styring. Harmonisering mellom ekommune strategi og kommunens strategier Sikre at kommunene i regionale samarbeid har felles forankring, visjon og mål Forutse fremtidig behov Sikre tjenesteområdene sine behov Identifisere og prioritere IKT prosjekter internt og på tvers av regionale samarbeid

8 Strategisk styring. Aktiv forretnings og tjenesteutvikling Optimalisere investeringene Organisasjonsutvikling gjennom IKT Sikre leveranser og løsninger til lavest mulig kost Sørge for gevinstrealisering Styre risiko og sikkerhet

9

10 Skille mellom strategi og handling En strategisk del Denne delen skal være langsiktig og angi hva som er regionens og kommunens felles satsingsområder En handlingsorientert del Denne delen skal si noe om hva kommunene skal gjøre i fellesskap og med forankring i strategien

11 Hovedelementer i en strategi Visjon og fremtidsbeskrivelse Målformuleringer og fokusområder Tiltaksområder Ved regionale samarbeid bør strategien visualisere at samarbeid er et ledd i en langsiktig utvikling

12 Nasjonale føringer Strategidelen bør bygge på nasjonale føringer ekommune 2012 (2016)- lokal digital agenda Regjeringens digitaliseringsprogram Stortingsmelding 17 Eit informasjonssamfunn for alle Stortingsmelding 19 Dokumentene gir klare signaler om hva det på nasjonalt hold forventes at IKT skal bidra til

13 Overordnede fokus områder i en Lettere tilgjengelighet for brukerne strategi Økt tjenestekvalitet Deltakelse i informasjonssamfunnet for alle Høyere produktivitet, frigjøring av ressurser og økt velferd Bedre og mer tilgjengelige tjenester gjennom døgnåpen digital forvaltning Ivaretakelse av personvernet Økt digital samhandling mellom kommuner og andre forvaltningsnivåer og næringsliv

14 Fokusområder i ekommune Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet 2. Tjenester på nett 3. IKT i helse og omsorg 4. NAV-reformen og IKT 5. IKT i grunnopplæringen 6. Geografisk informasjon 7. E-handel 8. Elektronisk arkivering og saksbehandling 9. Informasjonssikkerhet 10. IKT-arkitektur 11. Åpne standarder 12. Integrasjon av IKT-systemer 13. Fri programvare 14. Grønn IT 15. Bredbånd 16. Interkommunalt IKT-samarbeid 17. Strategisk IKT-ledelse 18. Kompetanseutvikling Ikke så mange

15 Overordnet visjon Man bør etablere en visjon for regionen

16 Visjon Kort beskrivelse av hva som er kommunens / samarbeidets mål med IT-strategien Hovedmålet med DDV er å bidra til at kommunene yter god service og har effektiv tjenesteproduksjon.

17 Effektmål (hvorfor) beskriver retning og ambisjon beskrivelse av de effekter som en oppnår etter gjennomføring av prosjektet eller ved bruk og utnytting av prosjektets resultater kan være reduserte kostnader, lettere tilgjengelighet, bedre kvalitet, mer tilfredse kunder, bedre miljø e.l.

18 Resultatmål (hva) Resultatmål er en beskrivelse av resultatet (gjenstand, rapport eller produkt) som foreligger ferdig ved prosjektets avslutning Skal være målbare Målnivå (ambisjon) + indikator = resultatmål Alle lærere skal være i stand til å bruke digitale tavler 2 helintegrerte søknader på nett

19 Tiltak = HVORDAN Kommer i handlingsplanen

20 Målformuleringsprosessen Effektmålene bestillerne deltar aktivt Resultatmålene utførerne deltar aktivt Er målene fastsatt av få, utnyttes ressursene dårlig En gruppe setter dristigere mål enn enkeltpersoner

21 Eksempel 3-1 samarbeidet Visjon/Hovedmål et med arbeidet: Effektmål Resultatmål Effektmål Resultatmål

22 Eksempel forts.

23 Forts.

24 Handlingsplanen

25 Beskriver felles satsingsområder Understøtter og skal ha forankring i ekommune strategi Å gå fra ord til handling Styrke et forpliktende samarbeid Påvirker budsjettprosesser Påvirker porteføljen av prosjekter

26 Handlingsplanen (HP) strategien operasjonaliseres gjennom en Handlingsplan Handlingsplanen er et styrende dokument for IKT-området i kommunen/regionen og danner grunnlaget for kommunens/regionens satsning på IKT. Handlingsplanen skal gi en fullstendig oversikt over alle planlagte og igangsatte IKT prosjekter.

27 Budsjettprosess for en Handlingsplan Kommunestyret vedtar investeringsbudsjett Sentral enhet bestiller input til IKT-HP fra alle kommunene/avdelingene Prosess innad i hver kommune for prioritering av egne prosjekter og utarbeidelse av BC-er Samkjøres med øvrig budsjettprosess, og driftskonsekvens av IKT investering skal synliggjøres Sentral enhet bestiller endelig versjon av alle BC-er for de prosjektforslag som ble prioritert i IKT-HP Fanger opp eventuelle endringer Gir grunnlag for å følge opp prosjekter ihht siste versjon av BC November Desember Februar Mars/April IKT koordinatorer melder inn prosjektforslag til Sentral enhet - med business case per prosjekt Prosess i Sentral enhet for prioritering av prosjektforslag saksbehandling for IKT styringsgruppen. Budsjett innspill II August Juni Første torsdag i mai Budsjett innspill I Sentral enhet fremlegger forslag for IKT-HP til IKT styringsgruppen. Fremleggelse av: alle innmeldte forslag prioritert liste

28 Etablere prosjektorganisasjonen

29 Styringsgruppa (En formell gruppe som representerer prosjekteierne og som fungerer som rådgiver for prosjektansvarlig.) Rådmannen/mennene Politikere Berørte etatsområder Repr. For tillitsvalgte Andre?

30 Prosjektleder Kjenne kommunen / virksomheten Ha god IKT-forståelse Ha god organisasjonsforståelse Samhandlingskompetanse

31 Teknologi vs organisasjon 80% Organisasjon Prosesser Teknologi 20%

32 Prosjektgruppa IKT-leder (hvis ikke prosjektleder) Personal- og organisasjonssjef (leder?) Nøkkelpersoner i virksomhetsområdene Andre?

33 Prosjektgruppe DDV

34 Hvor mange arbeidsgrupper? Arbeids- / referansegrupper: En samling av individuelle ressurspersoner som har sagt seg villig til å bistå prosjektet med råd. Ingen formell rolle i prosjektorganisasjonen.

35 Arbeids-/referansegrupper forts. En arbeidsgruppe innenfor hvert virksomhetsområde? På tvers av virksomhetsområder?

36 Forts. DDV

37 forts. DDV

38 Arbeids-/referansegrupper forts. (DDV)

39 Det viktigste er å ha en plan (og følge opp at man når målene)

40 Ulike roller > flere «strategier»

41 Digitaliseringsstrategien Ledelse, endring og innovasjon Tjenesteområdenes behov Teknisk drift

42 Strategien består av: Sentrale prinsipper Tverrgående satsningsområder Sektorielle satsningsområder

43 Sentrale prinsipper Brukeren i sentrum Digital samhandling (den digitale løsningen skal være den foretrukne): Mellom forvaltningen og innbyggere / næringsliv Mellom kommunene Mellom kommunene og stat/direktorat Internt i forvaltningen Løses i samarbeid KommIT Regions- og kommunesamarbeid Samarbeid med staten

44 Tverrgående satsingsområder Digital dialog Dialogen mellom kommunen og innbyggere/næringsliv gjennom digitale kanaler Effektivisering Endrede arbeidsprosesser Organisasjonsutvikling Gevinstrealisering Strategisk IKT-ledelse Kompetanse Ledelse, fagfolk, bestiller, leverandører Dokumenthåndtering Personvern og informasjonssikkerhet

45 Sektorielle satsingsområder Oppvekst og utdanning