Sluttrapport Prosjekt «Digitalisering i Sarpsborg kommune - fase1»

Transkript

1 Sluttrapport Prosjekt «Digitalisering i Sarpsborg kommune - fase1»

2 Innhold 1. Innledning Prosjektorganisering og ressursdisponering... 3 Kostnader og finansiering Gjennomføring og målrealisering Viktige erfaringer og læringspunkter Konklusjon og veien videre

3 1. Innledning Kommunen har de senere år gjennomført en rekke investeringer for å tilrettelegge for digitalisering. Investeringene har ført med seg forbedringer og digitale tjenester både internt blant de ansatte og politikerne samt ut mot innbyggerne. Eksempler på dette er elektroniske søknader, papirløse politikere og innføring av digital postkasse. På den annen side er det fortsatt mange manuelle oppgaver i dokumentflyten og mange papirarkiver i kommuneområdene. Kommunen har mange IKT-systemer innen ulike fagområder med liten eller ingen informasjonsutveksling seg imellom og med manglende arkivløsninger. Tilgjengeligheten for innbyggere og næringsliv kan oppleves som god, men en del av samhandlingen og saksbehandlingen foregår fortsatt via brev, epost og telefon innenfor normal arbeidstid. Prosjektet ble opprettet for å etablere en langsiktig strategi for digitaliseringsarbeidet i Sarpsborg kommune, knyttet til elektronisk dokument- og saksbehandling og arkivering. Prosjektets formål var å sette organisasjonen i stand til å effektivisere arbeidet gjennom digitalisering, og samtidig legge til rette for at innbyggere og næringsliv får et reelt digitalt førstevalg. 2. Prosjektorganisering og ressursdisponering Prosjektgruppa har bestått av: Navn Knut Eggen, område strategi og utvikling Christer Isberg Eng, team dokumentservice Simen Pedersen, team dokumentservice Ann-Sylvi Schie, team IKT brukerservice Atle Johnsen, team IKT-drift Eli-Margrethe Kotecki, team IKT brukerservice Funksjon Prosjektleder (frikjøpt 100 %) Representant for Fagforbundet Fagforbundets representant har ikke vært innkalt til alle prosjektmøtene, men har deltatt på referansebesøkene og også blitt løpende informert om aktiviteter og beslutninger underveis. Gruppa har i prosjektperioden hatt 43 ordinære møter, fra og med oppstartsmøtet 3/ fram til prosjektavslutning. I tillegg har det vært avholdt kartleggingsmøter og workshoper med ulike fagmiljøer for å se på arbeidsprosesser og informasjonsflyt. Her har det vært blant annet vært møter med oppvekst, helse, byggesak / landbruk / kart, HR, økonomi. Prosjektgruppen har også vært på referansebesøk hos Bergen kommune, Trondheim kommune, Asker og Drammen kommune. Disse kommunene er blant de ledende i Norge på digitalisering. Prosjektgruppen har også hatt dialog med leverandører, konsulenter og 3

4 rådgivere, samt andre kommuner gjennom prosjektperioden. Prosjektleder har rapportert til styringsgruppen hver måned. Kostnader og finansiering Gjennom investeringsbudsjettet for 2017 ble det satt av 2 MNOK til prosjektet, og midlene skulle da også dekke innføring av elektroniske personalmapper. Kostnadsbruken i digitaliseringsprosjektet har i 2017 i all vesentlighet vært knyttet til lønnskostnader for frikjøpte medarbeidere (ca ). I tillegg er det anskaffet nødvendige tillegg til Public 360 og gjennomført kompetansetiltak for til sammen Det er også planlagt og påbegynt anskaffelser av frittstående arkivkjerne og programvareroboter som vil være viktige komponenter i digitaliseringsarbeidet i årene som kommer. 3. Gjennomføring og målrealisering Gruppa har hatt følgende milepæler i sitt arbeid: Nr Milepæl Dato Beskrivelse 1 Prosjekt er godkjent Prosjektmandat behandlet og godkjent i styringsgruppa. 2 Oppstartsmøte avholdt Oppstartsmøte gjennomført 4/1. I møtet ble prosjektplan og milepæler gjennomgått. I tillegg til prosjektgruppa var Pål Nilsen samt Peter Trede og Ellen Juliussen med på møtet. 3 Kartlegging ferdigstilt Gjennom møter og workshoper med ulike deler av kommunen har dagens situasjon blitt kartlagt. Viktigste leveranser var beskrivelser av: 4 Erfaringsinnhenting gjennomført Arbeidsprosesser og tilhørende interessenter Involverte fagsystemer med arbeidsprosesser og/eller arkivbehov Utfordringer og tidstyver for fagområdene Erfaringer fra eksterne og status på aktuelle nasjonale felleskomponenter er innhentet. Det er avholdt møter med noen av kommunene som har kommet lengst på digitalisering i Norge (Drammen, Asker, Bergen og Trondheim kommune.) 5 Strategi besluttet Digitaliseringsstrategien er basert på regjeringens ambisjoner for offentlig sektor, 4

5 samt føringer lansert i KS sin nye digitaliseringsstrategi. Målbildet i strategien er digital transformasjon. Strategien angir følgende fundamenter for digitaliseringen: 1. Offentlig informasjon 2. Styring og organisering 3. Digital kompetanse og forståelse 4. Muligheter gjennom ny teknologi 5. Oppfyllelse av dokumentasjonsplikten 6. Personvern og informasjonssikkerhet Behandlet i KL 6/ Strategiske IKT-løsninger besluttet Digitaliseringsstrategien beskriver målsetninger og tiltak på de ulike satsningsområdene. For å møte utfordringen som ble pekt på i kartleggingen, peker strategien på tre strategiske IKT-løsninger for den videre satsingen: Frittstående arkivkjerne Programvareroboter Masterdataløsning Løsningene er behandlet i KL. De to førstnevnte har fått tilslutning, mens det bør utredes noe mer før endelig beslutning om masterdataløsning tas. Behandlet i KL Veikart for digitalisering Prosjektet utarbeidet et veikart for digitalisering. Veikartet gir en beskrivelse av nåsituasjonen på de ulike satsningsområdene, samt tiltak for kort og mellomlang sikt (fram til 2021). Sammen med veikartet ble det også lagt fram økonomiske overslag som innspill til budsjettet for Behandlet i KL Organisasjonsmessige konsekvenser besluttet Eventuelle endringer i organisasjonen - slik som ansvar, kompetanse og organisering - som er nødvendig for å nå vedtatt strategi for digitalisering, er lagt frem for ledelsen. Dette gjelder både for det videre utviklingsarbeidet og for driftsoppgavene. 5

6 Behandlet i KL Sluttrapport godkjent og plan for veien videre besluttet Denne rapporten. 4. Viktige erfaringer og læringspunkter Erfaringer: Prosjektgruppa har hatt høy motivasjon og har jobbet godt sammen. Det har vært gode, faglige diskusjoner og god takhøyde. Interne workshoper med de ulike fagmiljøene har vært nyttige og viser et stort potensial for effektivisering av arbeidsprosesser Prosjektgruppa har blitt tatt svært godt imot hos andre kommuner, og det er en utbredt vilje til å dele erfaringer og kompetanse kommunene imellom Det finnes mange gode initiativ og gjøres mye godt arbeid knyttet til digitalisering i kommunen. De viktigste utfordringene som prosjektet har pekt på gjelder o Effektive arbeidsprosesser o Organisering og samhandling o Bevaring av rettighetsdokumentasjon I prosjektets milepæl 7 ble budsjettmessige konsekvenser for perioden beskrevet. Prosjektgruppens budsjettinnspill ble tatt inn i budsjettet for 2018, men ikke hensyntatt for perioden Prosjektgruppen mener det ville ha vært nyttig å synliggjøre en budsjettmessig satsning på digitalisering over flere år. Prosjektet har hatt gjennomganger og diskusjoner i kommuneledelsen om de viktigste leveransene. Fra ledelsens side har det blitt uttrykt at stoffet er krevende å forholde seg til. Prosjektgruppen oppfatter dette som et resultat av at temaet digitalisering hittil har vært for lite på agendaen hos ledelsen. For at man skal få den lederforankringen som må til for å lykkes med digitalisering, bør temaet være oftere på kommuneledelsens agenda fremover. I prosjektets milepæl 8 (Organisatoriske konsekvenser besluttet) leverte prosjektet inn tre mulige modeller for hvordan det fremtidige digitaliseringsarbeidet kan organiseres, både med tanke på utvikling og drift. Forslaget ble i liten grad gjenstand for diskusjon og reell behandling i møtet i kommuneledelsen. Innspillene har imidlertid blitt vurdert i pågående omorganiseringsprosesser, slik at organisasjonen skal være best mulig rustet til å møte utfordringene fremover. Læringspunkter: Prosjektgruppen har utelukkende bestått av medarbeidere fra Enhet kommunikasjon og service. Selv om prosjektet har hatt dialog med alle kommuneområder i kartleggingsfasen, mener vi at prosjektet ville ha vært tjent med en prosjektgruppe med en bredere sammensetning. Selv om ansvaret for verktøyene som brukes til dokumenthåndtering og arkivering ligger i Enhet kommunikasjon og service, handler temaet digitalisering vel så mye om organisasjonsutvikling og endringsledelse, noe som gjør at det kunne vært nyttig med flere fagområder representert i prosjektet. Å få tilgang til riktige ressurser til utviklingsoppgaver er en utfordring. Gjennom prosjektet har vi sett eksempler på at nøkkelmedarbeidere er belagt med 6

7 driftsoppgaver og at det kan være krevende å få disse frigjort til utviklingsoppgaver og prosjektdeltagelse. Dette er i første rekke en lederutfordring, og handler om å planlegge slik at man har ressurser til både drift og utvikling. Prosjektet har hatt for lite fokus på utadrettet informasjon gjennom prosjektperioden. Selv om prosjektleder har deltatt på og presentert prosjektet i mange ulike fora, har resultatene og leveransene fra prosjektet i for liten grad blitt kommunisert til alle kommunens ledere og medarbeidere. Prosjektleder ser at leveransene fra prosjektet i større grad burde vært kommunisert ut til alle. Vi observerer at det er forholdsvis stor avstand fra dagens situasjon til den definisjonen av digitalisering vi har brukt: o «At forretningsmodell, organisasjon og prosesser er designet mht. å utnytte dagens og morgendagens teknologi.» Prosjektgruppen registrerer at mange ansatte tenker at digitalisering i første rekke handler om teknologi. Dette er etter prosjektgruppens oppfatning ikke dekkende, og kan føre til at ansatte ikke tar kravene som stilles til dem innover seg. Man kan tenke at «digitalisering er for IKT-folkene» eller «Digitalisering har vi egne folk som driver med». Digitalisering griper inn i alles hverdag og stiller nye krav til oss alle. 5. Konklusjon og veien videre Etter prosjektgruppens oppfatning er det avgjørende å sette organisasjonen bedre i stand til å utnytte ny teknologi, samtidig som man ivaretar krav til arkivplikt, åpenhet og samhandling. Organisatoriske forhold må avklares, og dette er nå i prosess. En god styringsmodell for digitaliseringsarbeidet må lages, med regler og rutiner samt gode arenaer for diskusjon og samhandling. Prosjektgruppen mener også at det må bygges mer kompetanse på områder som porteføljestyring, virksomhetsarkitektur og tjenestedesign i organisasjonen. Dette vil være viktige aktiviteter i et fase-2 prosjekt. «Digitalisering starter og slutter i arkivet» har det blitt uttalt fra ulike fagmiljøer de siste årene. Meningene om dette kan nok være delt, men det er utvilsomt et faktum at digitalisering og utviklingsarbeid krever interne ressurser med kjennskap til egen organisasjon og kompetanse om arkivfaget. For fremdriften i et fase-2 prosjekt vil det være av stor betydning at kommunen har tilstrekkelig ressurser i arkivfunksjonen til å bidra i utviklingsoppgavene. Organisering og innhold i et fase-2 prosjekt er nå under utarbeidelse, og vil bli forelagt styringsgruppen så snart som mulig. 7