Tilbudsforespørsel på KS FoU-prosjekt nr : Oppdatert kunnskapsgrunnlag på digitaliseringsområdet

Transkript

1 Vår referanse: 17/ Adressater etter liste Arkivkode: Saksbehandler: Hilde Ravnaas Deres referanse: Dato: 3. mai 2017 Tilbudsforespørsel på KS FoU-prosjekt nr : Oppdatert kunnskapsgrunnlag på digitaliseringsområdet KS ønsker tilbud på gjennomføring av et FoU-prosjekt som skal gi kunnskapsstatus og peke på forskningsbehov innenfor satsningsområdene i KS digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner Prosjektet består av to delprosjekter: a) en kunnskapsoppsummering basert på litteraturgjennomgang og b) to kartlegginger. Kartleggingene skal gi svar på digital modenhet i kommuner og fylkeskommuner, samt hvilke forventninger disse har til KS på digitaliseringsområdet. Tilbyder står fritt til å legge inn tilbud på et av delprosjektene eller hele prosjektet samlet. Formål Formålet med FoU-prosjektet er å gi KS tilstrekkelig kunnskap om satsningsområdene i KS digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner til at KS kan foreta riktige prioriteringer i digitaliseringsarbeidet. Kunnskapsbehovet i KS er langs tre akser: 1. Hva er eksisterende kunnskapsgrunnlag på området, og er det forskningsbehov? 2. Hvordan er den digitale modenheten i kommunal sektor? 3. Hvilke forventninger har kommuner og fylkeskommuner til KS på digitaliseringsområdet? Prosjektet skal gi KS en oppdatert kunnskapsstatus for kommunal sektor på de fem satsningsområdene som er satt opp nedenfor. Samtidig skal prosjektet peke på forskningsbehov innenfor satsningsområdene. Prosjektet skal også få fram hvilke forventninger kommuner og fylkeskommuner har til KS slik at KS rolle i digitaliseringsarbeidet framover blir tydeliggjort fra medlemmene. Prosjektet skal gi KS grunnlag og retning for det videre arbeidet på digitaliseringsområdet de kommende årene, både for den interessepolitiske og utviklingsorienterte innsatsen i KS.

2 Bakgrunn Det pågår store nasjonale satsinger og prosjekter på digitaliseringsområdet, som i årene framover vil få stor betydning for kommunal sektor. I tillegg gjennomfører kommunal sektor mange digitaliseringsprosjekt selv. KS har utarbeidet en digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner for perioden Digitaliseringsstrategien bygger på de samme fem hovedprioriteringene som i Digital agenda for Norge 1. Digitaliseringsstrategien setter mål for kommuner og fylkeskommuner, i tillegg til felles mål for samordning i kommunesektoren. De fem satsningsområdene i KS digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner er de samme som hovedprioriteringer i IKT-politikken slik de er satt opp i Digital Agenda for Norge: 1. Brukeren i sentrum 2. IKT er en vesentlig innsatsfaktor for innovasjon og produktivitet 3. Styrket digital kompetanse og deltakelse 4. Effektiv digitalisering av offentlig sektor 5. Godt personvern og god informasjonssikkerhet Digitaliseringsstrategien finnes her: Nærmere om prosjektet Delprosjekt 1: Kunnskapsgrunnlag basert på dokumentgjennomgang Kunnskapsgrunnlaget skal utvikles gjennom en dokumentgjennomgang. Dokumentgjennomgangen skal identifisere og oppsummere kunnskapsgrunnlaget innenfor hvert av de fem satsningsområdene i Digitaliseringsstrategien, samt identifisere områder der det er kunnskapshull. Bakgrunnen for delprosjekt 1 er at det i de siste årene har vært gjennomført flere evalueringer, kartlegginger, analyser og undersøkelser om status for digitaliseringen i kommunal sektor. KS har behov for at prosjektet sammenstiller og analyserer disse. Prosjektet begrenses til å omhandle relevante autoritative kilder i Skandinavia, EU-administrasjonen og eventuelt peerreview fra OECD som trolig kommer i Kunnskapsstatusen skal inneholde beskrivelse og analyse av situasjonen på digitaliseringsområdet i kommunal sektor, med fokus på satsningsområdene, og gi en vurdering av mulighetsrommet for KS og kommunal sektor som ligger i satsningsområdene. Som del av kunnskapsstatusen skal det også pekes på hvor det er et forskningsbehov. Av sentrale rapporter er mellom annet (listen er ikke uttømmende): Rapporter som KS har fått utarbeidet på digitaliseringsområdet Dokumenter og rapporter fra Skates arbeid Riksrevisjonens undersøkelse av digitalisering av kommunale tjenester og undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor og Produktivitetskommisjonens andre rapport: Omstilling er nødvendig 1

3 NOU 2015: 13 Digital sårbarhet sikkert samfunn Stortingsmelding 9 ( ) Én innbygger én journal med etterfølgende utredninger og styringsmodellen til Nasjonalt e-helsestyre (NEHS) IT i praksis 2016 Status digitalisering i offentlig sektor fra Difi Valg av dokumenter skal gjøres i samarbeid med KS. Delprosjekt 1 består av: 1. Gjennomgang av dokumenter som er valgt i samarbeid med KS 2. Identifisering av kunnskapshull innenfor de fem satsningsområdene 3. Utarbeide en leservennlig rapport som inneholder både kunnskapsgrunnlaget og kunnskapshull med begrunnede forslag til forskningsprosjekt basert på kunnskapshullene. Delprosjekt 2: To kartlegginger 2.1. Kartlegging av digital modenhet I 2014 gjennomførte KS en spørreundersøkelse ekommunekartleggingen der alle kommuner og fylkeskommuner mottok en spørreundersøkelse basert på målene som var satt opp i Digitaliseringsstrategien for perioden Resultatene fra denne undersøkelsen har fram til nå gitt KS en dyp innsikt i status for den enkelte kommune, fylkeskommune og region. Kartleggingen må oppdateres. Tema som var helt sentrale å undersøke i 2014 har begynt å bli alminnelige, mens nye tema tar plass (f. eks. velferdsteknologi og skytjenester). I tillegg skal pågående og planlagte digitaliseringsprosjekter i kommuner og fylkeskommuner kartlegges. Det skal utarbeides et forslag til hvordan denne oversikten skal presenteres og vedlikeholdes. Det er mulig det er hensiktsmessig å bygge videre på rammeverket som er brukt på samveis.no som heter Landkart, se Oppdraget består av: 1. Utvikle spørsmål og spørreskjema i samarbeid med oppdragsgiver 2. Gjennomføre spørreundersøkelsen digitalt. 3. Lage presentasjoner av resultatet for den enkelte kommune og fylkeskommune. Presentasjonsformen kan mellom annet være et målkort som viser status for den enkelte kommunen/fylkeskommunen, for eksempel sett i forhold til andre kommuner/fylkeskommuner av samme størrelse, nabokommuner, snittet for fylket og landet. 4. Utarbeide oversikt over pågående og planlagte digitaliseringsprosjekter og forslag til hvordan denne skal presenteres og vedlikeholdes. ekommunekartleggingen i 2014 bestod av mer enn 100 spørsmål, der avledede spørsmål var avhengig av hva kommunen/fylkeskommunen svarte på hovedspørsmålet. Det forventes at en ny detaljkartlegging vil være like omfangsrik Kartlegging av forventninger til KS på digitaliseringsområdet Hovedstyret i KS vedtok at digitalisering og innovasjon skal være både en tematisk hovedprioritering og en bærebjelke på tvers i Sannsynligvis vil dette videreføres i årene framover.

4 KS vil styrke sitt interessepolitiske og strategiske arbeid på digitaliseringsområdet og videreføre det medlemsbaserte utviklingsarbeidet der det er nødvendig og ønskelig. KS skal gjennomføre tiltak og forvalte løsninger som bidrar til å nå digitaliseringsstrategiens mål. Samtidig skal ikke KS ha som hovedmål å selv eie eller drifte IKT-systemer for kommunesektoren. For å sikre at KS planlegger og prioriterer sine aktiviteter slik at disse er i tråd med medlemmenes ønsker og forventninger, er det behov for å kartlegge disse. Hensikten er å få tydeliggjort hva som bør være KS rolle i digitaliseringsarbeidet framover på strategisk nivå og hvilket mandat KS har når det gjelder å ta beslutninger på vegne av medlemmene. Kort sagt: Hvilken rolle og mandat har KS? Spørsmål det er ønskelig å avklare er mellom annet: 1. Hva er forventningene til styrking og økt satsing på digitaliseringsområdet i KS? 2. Hva bør være KS rolle i digitaliseringsarbeidet? 3. Hvilke oppgaver bør ligge til KS Digitalisering? a. Bør KS utvikle flere løsninger for kommunesektoren? Hva slags? b. Bør KS forvalte og drifte de løsningene som utvikles? c. Bør det være ressurser tilgjengelig for å bistå kommunene, for eksempel ved kommunesammenslåinger? d. Bør KS inngå rammeavtaler på vegne av medlemmene i tilfelle hvilke? 4. Hvilket mandat bør KS ha til å fatte beslutninger på kommunesektorens vegne? 5. Kan KS ta avgjørelser på vegne av kommunesektoren i nasjonale prosjekter som forplikter kommunene i hvilke tilfelle? Vi ser for oss at det er den administrative og politiske ledelsen i kommuner og fylkeskommuner som skal delta i denne kartleggingen. Oppdraget består av: 1. Utvikle spørsmål i samarbeid med oppdragsgiver 2. Gjennomføre kartleggingen. Her ønsker vi forslag til metodikk gitt problemstillingen og målgruppen for kartleggingen. 3. Presentere en velfundert sammenstilling av kartleggingen i en rapport og en presentasjon. Gjennomføring Vi ønsker at tilbyder synliggjør god generell oppdragsforståelse. Vi ber om at tilbudet også definerer relevante/naturlige milepæler i løpet av prosjektperioden. Vi ønsker referanser til tidligere gjennomførte oppdrag som kan ha relevans for prosjektet, og som dokumenterer tilbyders kompetanse på feltet. CV for prosjektledelse/medarbeidere må vedlegges. Vi ber om at det utarbeides en framdriftsplan og at totalkostnadene for prosjektet spesifiseres. Flere miljøer må gjerne samarbeide for å løse oppdraget, også for å sikre nødvendig bredde i fagkompetansen. For prosjekter der det er to eller flere leverandører inne på tilbudssiden, skal én av aktørene være prosjektleder og fagansvarlig. Det vil oppnevnes en referansegruppe og prosjektgruppe for delprosjektene. Det forutsetter at tilbyder stiller i møte med referansegruppen. KS standardkontrakt vil bli lagt til grunn for prosjektet. Standardkontrakten er vedlagt.

5 Leveranser/rapportering Delprosjekt 1 Prosjektet skal avsluttes med en sluttrapport. Rapporten skal presenteres på en leservennlig måte, med flytende tekst satt sammen fra flere kilder. Harvard-metoden for referering skal benyttes. Rapporten skal inneholde både kunnskapsgrunnlaget og kunnskapshull, med begrunnede forslag til forskningsprosjekt basert på kunnskapshullene. Delprosjekt 2 For kartleggingen av digital modenhet (2.1.) skal det utarbeides en presentasjon med hovedfunn fra undersøkelsen. I tillegg skal resultatene presenteres på kommune/fylkeskommunenivå som status på kommunens/fylkeskommunens eget digitaliseringsarbeid. Dette kan f. eks. være i form av målkort der de blir sammenlignet med andre kommuner eller fylkeskommuner. Delprosjektet skal utarbeide oversikt over pågående og planlagte digitaliseringsprosjekter i kommuner og fylkeskommuner, og komme med forslag til hvordan denne oversikten skal presenteres og vedlikeholdes. I tillegg skal KS få eierskap til rådataene fra undersøkelsen på en slik måte at det gir KS mulighet for selv å ta ut ulike varianter av statistikker gjennom egendefinerte spørringer. Kartleggingen av forventninger (2.2.) skal oppsummeres i en rapport eller tilsvarende som presenterer en velfundert sammenstilling og konklusjon av kartleggingen. Konklusjonen kan f. eks. være knyttet opp mot hva medlemmene svarer på «Hvilken rolle og mandat har KS?» Det skal også utarbeide to presentasjoner, en som KS kan bruke internt i sin videre diskusjon og en som presenterer resultatet for omverdenen. Rammer for oppdraget Økonomiske rammer for delprosjekt 1 vil være inntil kr ,- inkl. mva. Tilbudet må inkludere alle kostnader som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet. Delprosjekt 2 har en økonomisk ramme på inntil inkl. mva. Tilbudet må inkludere alle kostnader som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet. Begge delprosjektene skal være ferdigstilt innen 11. januar Tilbyder står fritt til å legge inn tilbud på hele eller deler av prosjektet. Vi ber om tilbud på prosjektet innen 29. mai kl per e-post til fagansvarlig Anne Mette Dørum, anne.mette.dorum@ks.no og FoU-ansvarlig Hilde Ravnaas, hilde.ravnaas@ks.no, med kopi til ks@ks.no. Det legges opp til samtaler med aktuelle tilbydere 12. juni. Evt. spørsmål rettes til fagansvarlig Anne Mette Dørum eller til FoU ansvarlig Hilde Ravnaas.

6 Adressater A-2 Norge AS Cedro AS Deloitte De regionale forskningsinstituttene Ipsos KPMG Norstat Opinion PA Consulting PwC Rambøll Management Consulting Respons Analyse Sintef TNS Gallup