Styringsmodell. KPR Plan, bygg og geodata. Oktober 2014 KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON. The Norwegian Association of Local and Regional Authorities

Transkript

1 Styringsmodell KPR Plan, bygg og geodata Oktober 2014 cm KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities

2 Innholdsfortegnelse Dokumentkart Innledning Aktørbildet Ansvarsfordeling mellom KS KommIT og kommunene Porteføljestyring i arbeidet med felles kommunal IKT-arkitektur innen Plan, bygg og geodata Prosjektorganisering Mekanismer for å ivareta ønsker og behov Leveranser og drift/forvaltning Finansiering Rolle i det nasjonale digitaliseringsarbeidet innen Plan, bygg og geodata Informasjonssikkerhet Informasjon og kompetansetiltak Figur- og tabelloversikt

3 Dokumentkart Figuren under illusterer den helhetlige dokumentstrukturen for felles kommunal IKT-arkitektur. Dette dokumentet inneholder styringsmodell for sektorområdet Plan, bygg og geodata. Målgruppe for dokumentet: Rådmenn, ledere innen Plan, bygg og geodata, samt IKT ledelse 3

4 1 Innledning Dokumentet beskriver styringsmodell for KS KommITs KPR Plan, bygg og geodata. Dokumentet beskriver organisering, roller og ansvar for KS KommITs arbeid innen Plan, bygg og geodata, og ansvarsfordelingen mellom KS KommIT og kommunene 1. 2 Aktørbildet Aktørbildet i tabellen under beskriver hvilke aktører som er berørt av arbeidet i KPR Plan, bygg og geodata. Aktører Innbyggere og næringsliv Kommuner Politikere Hvorfor denne aktøren er viktig Arkitekturen gjenspeiler innbyggernes og næringslivets behov. Arkitekturen understøtter kommunenes evne til å effektivisere og levere digitale tjenester til innbyggere og næringsliv. Politikere prioriterer ressurser for videreutvikling av digitale tjenester. Statlige aktører Leverandører Retningsgivende aktører Tabell 1: Aktørbildet Statlige aktører tar hensyn til felles kommunal IKT-arkitektur for å oppnå høy kvalitet, lave kostnader og rask spredning av digitale tjenester mellom forvaltningsnivåer. Leverandørers fagsystemer benytter felles kommunal IKT-arkitektur i sitt utviklingsarbeid for løsninger til kommunesektoren. Retningsgivende aktører i andre offentlige organer påvirker felleskomponenter og grunndataregistre i felles kommunal IKT-arkitektur. 1 Med «kommuner» menes det både kommuner og fylkeskommuner. 4

5 3 Ansvarsfordeling mellom KS KommIT og kommunene Figuren under oppsummerer ansvarsdelingen mellom KS KommIT og kommunene. Figur 1: Ansvarsfordeling mellom KS KommIT og kommunene 4 Porteføljestyring i arbeidet med felles kommunal IKT-arkitektur innen Plan, bygg og geodata Porteføljestyring i arbeidet med felles kommunal IKT-arkitektur innen Plan, bygg og geodata i KS KommIT er organisert etter modellen under: Figur 2: Porteføljestyring for KS KommITs digitaliseringsarbeid 5

6 Programstyret KS KommIT Programstyret har ansvaret for den strategiske ledelsen av arbeidet med felles kommunalt rammeverk for digitalisering og felles kommunal IKT-arkitektur. Dette innebærer: Rapportering til KS Hovedstyre Strategisk porteføljestyring Gi hovedføringer i arbeidet Prioritering av prosjekter Andre formelle godkjenninger som deltagere i KPR, ansettelser, budsjett o.l. KS KommIT sekretariat KS KommIT sekretariat har ansvaret for å lede det operative arbeidet med felles kommunal IKTarkitektur. Dette innebærer: Ivareta konseptfasen slik at prosjektidéene utvikles frem til prosjektdirektiv med klare mål for hva som skal leveres, framdrift, finansiering og bemanning Utføre operativ porteføljestyring av KS KommIT-prosjekter Påse at risikofaktorer hensyntas, særlig i forhold til avhengigheter mellom ulike miljøer, systemer og prosjekter Drive frem gevinstrealisering Sikre kommunenes involvering og ivareta deres behov Sikre statlige parters involvering Sikre leverandørinvolvering Sikre informasjons- og kompetansetiltak per prosjekt KPR Plan, bygg og geodata 1) Brukerforum Brukerforum for Plan, bygg og geodata består av representanter fra kommunene og skal: Nominere medlemmer til Koordinerings- og Prioriteringsrådet (KPR) Gi innspill til Koordinerings- og Prioriteringsrådet (KPR) 2) Koordinerings- og Prioriteringsråd (KPR) Koordinerings- og Prioriteringsrådet (KPR) Plan, bygg og geodata har følgende ansvar: Sørge for sektorvis prioritering i porteføljestyring av KS KommIT-prosjekter innen Plan, bygg og geodata Være rådgivende prioriteringsorgan til Programstyret KS KommIT Forvalte besluttede leveranser i årshjul etter mandat besluttet i Programstyret KS KommIT 6

7 Gi innspill, føringer og anbefalinger til KS KommIT-prosjekter som berører Plan, bygg og geodata Gi innspill, føringer og anbefalinger til KS KommIT-prosjekter som berører felleskomponenter og arkitektur Bidra i konseptfasen slik at prosjektideene utvikles frem til prosjektdirektiv med klare mål for hva som skal leveres, framdrift, finansiering og bemanning. Bidra til at statlige initiativer og samarbeid ivaretas innen Plan, bygg og geodata Være en referansegruppe for prosjekter innen Plan, bygg og geodata Være et valgt styre for KPRets brukerforum oppnevnt i Programstyret KS KommIT Retningslinjer for sammensetningen av KPR: Kun kommunale deltakere Fagledere 2 representanter fra K10/K7 2 representanter fra IKT-nettverk 1 fra fylkeskommunen 1 fra KS Interessepolitikk 3) Styringsgrupper for prosjekter Gjennomføringen av vedtatte prosjekter innen Plan, bygg og geodata skal forvaltes av styringsgrupper. Styringsgrupper for prosjekter innen Plan, bygg og geodata har ansvar for: Godkjenne prosjektdirektivene og behandle vesentlige endringer i dem etter forslag fra prosjektlederne Avklare nødvendige ressurser for gjennomføring av prosjektene Avklare strategiske problemstillinger knyttet til bruk av felleskomponenter og grunndata Etterspørre identifisering av risikofaktorer og tiltak som kan bidra til at risiko reduseres Godkjenne sluttleveransene Gruppene inkluderer bl.a. representanter fra aktører som forvalter felleskomponenter og nasjonale registre og bidrar til at registre og tjenester utveksler informasjon på tvers. Kommunenes representanter i gruppene har et særlig ansvar for å ivareta kommunenes behov for lokale tilpasninger i prosjektene. Leder av gruppen velges blant kommunenes representanter. Prioriteringsmodell for KS KommIT-prosjekter er gjenspeilet i figuren under. 7

8 Figur 3: Prioriteringsmodell for KS KommIT-prosjekter Leverandørindustrien Leverandørindustrien har følgende mulighet: Gi innspill til standarder, grensesnitt og brukerfunksjonalitet Bidra med ressurspersoner i utviklingen av standarder og grensesnitt Teste ut løsninger til grensesnitt på oppsatte test-miljø for standarder og felleskomponenter Gjennomgå sertifisering av løsninger og personell innen arkitektur og felleskomponenter Delta på kompetanseprogram Bruke KS KommIT metodikk for prosjektgjennomføring og gevinstrealisering Delta i leverandørutviklingsprogram og leverandørnettverk 8

9 5 Prosjektorganisering Organisering av KS KommIT-prosjekter innen Plan, bygg og geodata er illustrert i figuren under. Figuren viser til tre prosjekter som er etablert/planlagt i KPRet: ebyggesøknad, ebyggesak, og ekostra. Figur 4: Organisering av KS KommIT-prosjekter innen Plan, bygg og geodata De tre overnevnte prosjektene og fremtidige KS KommIT-prosjekter innen Plan, bygg og geodata følger KS KommITs prosjektmodell (se «Styringsmodell for felles kommunal IKT-arkitektur» for detaljer). Samarbeidspartnerne defineres som: Partene i samarbeidsavtaler med offentlige organer inngått på tvers av prosjekter, herunder DiBK 2, SSB 3 og Kartverket 4 per juni Partene i samarbeidsavtaler med pilotkommuner inngått per prosjekt, herunder kommunene Trondheim, Sandnes, Bærum, Asker, Arendal, Tønsberg og Skedsmo per juni Prosjektlederne sammen med prosjektdeltakerne sørger for at prosjektene leverer i henhold til prosjektdirektivene vedtatt av KPRet. 2 Direktoratet for byggkvalitet 3 Statistisk Sentralbyrå 4 Statens Kartverk 9

10 6 Mekanismer for å ivareta ønsker og behov KS KommIT sikrer at kommunens ønsker og behov blir hørt og ivaretatt gjennom to sentrale mekanismer: 1) Kommunene kan melde inn prosjektidéer knyttet til Plan, bygg og geodata til KPR 2) Kommunene kan melde inn ønsker og behov til KPR 7 Leveranser og drift/forvaltning Prosjektene skal levere verktøy til KS KommIT verktøykasse som kommunene kan benytte i sine digitaliseringsprosjekt innen sektoren. Leveranser skal inkludere: analyser av brukerbehov beskrivelser av nye måter å jobbe på krav til IKT-arkitektur og felleskomponenter forslag til kravspesifikasjoner, standarder og dokumentasjon som kommunene kan benytte i lokale omstillings- og anskaffelsesprosesser Det skal også leveres kompetansetiltak som gjør at kommunene kan ta i bruk verktøyene i egen organisasjon og sammen med sine samarbeidspartnere. Verktøyene skal være rettet til ulike målgrupper og være enkelt tilgjengelig via KS Læring. KS KommIT-modellen innebærer utvikling og implementering av leveransene gjennom pilotering med minst 6 kommuner. Ønsker om ny funksjonalitet i komponentene overlevert til drift og forvaltning meldes inn via Brukerforum til KPR. KPR avgjør om det er behov for nye prosjekter for nye versjoner, eller om ønsker kan ivaretas innen avsatte midler for løpende utvikling av komponenten i neste release. Feil og mangler som oppdages av kommunene eller leverandørindustrien rapporteres inn til de som ivaretar forvaltning og drift av komponenten eller verktøykassen. 8 Finansiering KS KommIT-prosjekter søkes finansiert sammen med staten og kommunene. Drift og vedlikehold av felleskomponenter som etableres, finansieres av KS KommIT medlemsavgift og en eventuell bruksavgift per felleskomponent og standard. 10

11 9 Rolle i det nasjonale digitaliseringsarbeidet innen Plan, bygg og geodata Arbeidet med digitalisering av Plan, bygg og geodata i KS KommIT vil påvirke og bli påvirket av: De nasjonale strategiene for ByggNett 5 Arbeidet i Norge digitalt 6 -samarbeidet og arbeidet med nye nasjonale løsninger for tilgang til Det Offentlige Kartgrunnlaget (DOK) Det nasjonale veikartarbeidet i regi av Skate 7 Arbeidet med å modernisere KOSTRA 8 i regi av SSB Den felles kommunale IKT-arkitekturen for Plan, bygg og geodata må understøtte de strategiske satsningsområdene hos Skate, Norge digitalt, ByggNett og SSB. Dette vil bidra til en helhetlig utvikling av felleskomponentene som gjennom tilgjengeliggjøring kommer hele kommunesektoren til gode. 10 Informasjonssikkerhet KS KommIT-prosjekter innen Plan, bygg og geodata adresserer spørsmål knyttet til den tekniske informasjonssikkerheten som bygges inn i tekniske løsninger og styringssystem for informasjonssikkerhet. Innen informasjonssikkerhet legges nasjonale og internasjonale standarder som NS/ISO til grunn for arbeidet i samarbeid med KS KommITs medlemmer og andre offentlige samarbeidspartnere. Prosjektene vurder i samarbeid med KPR for Kompetanse kompetansebehov innen informasjonssikkerhet og utarbeider målrettede kompetansetiltak. Tiltakene er myntet på ulike roller i kommunene og tilgjengeliggjøres gjennom KS Læring ( 11 Informasjon og kompetansetiltak Informasjon og kompetansetiltak er særdeles viktig for å ivareta, forvalte og spre felles kommunal IKT-arkitektur innen Plan, bygg og geodata. Det utvikles kompetansetiltak knyttet til kurs og andre tiltak. KS Læring ( og KS sin organisasjon med regionale kontorer er sentrale virkemidler for spredning av kompetanse. Samarbeid med etablerte kompetansenettverk som for eksempel GeoForum 9 og NKF 10 skal sørge for en effektiv spredning av resultatene fra arbeidet innen sektoren. 5 Strategiarbeidet med etablering av en fremtidig plattform for hvordan næringslivet og forvaltningen kan samhandle gjennom digitale løsninger innen Plan, bygg og geodata. Arbeidet utføres på bakgrunn av Meld. St. 28 ( ). 6 Norge digitalt-samarbeidet er et bredt samarbeid mellom virksomheter som har ansvar for å fremskaffe stedfestet informasjon og/eller som er store brukere av slik informasjon. 7 Skate - Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltningen, ble opprettet av Difi og Brønnøysundregistrene i Skate ved Difi rapporterer til KMD. Toppledere i virksomheter som har ansvaret for nasjonale felleskomponenter er faste medlemmer av Skate. I tillegg skal et utvalg offentlige brukervirksomheter inviteres med i arbeidet. 8 KOSTRA står for KOmmune-STat-RApportering og gir statistikk om ressursinnsatsen, prioriteringer og måloppnåelse i kommuner, bydeler og fylkeskommuner. 11

12 Figur- og tabelloversikt Figur 1: Ansvarsfordeling mellom KS KommIT og kommunene... 5 Figur 2: Porteføljestyring for KS KommITs digitaliseringsarbeid... 5 Figur 3: Prioriteringsmodell for KS KommIT-prosjekter... 8 Figur 4: Organisering av KS KommIT-prosjekter innen Plan, bygg og geodata... 9 Tabell 1: Aktørbildet GeoForum er en landsomfattende bransjeorganisasjon for personer og bedrifter/etater som jobber innen kart, oppmåling og geografisk informasjon. 10 Norsk Kommunalteknisk Forening 12