november 2014 KS KommIT Anskaffelseskonferansen Oslo

Transkript

1 Tenke digitalt Jobbe nasjonalt Gjennomføre lokalt KS KommIT Anskaffelseskonferansen Oslo

2 Agenda KommIT på Digitalt førstevalg - Hvordan kommunene skal nå målet Kostnadskontroll, kvalitet og modenhet Anskaffelse, implementering og gevinstrealisering Erfaringer

3 KommIT Program for IKT-samordning i kommunesektoren KS-program: Vedtak i KS hovedstyre 23. mai 2012 Skal i første omgang gå ut 2015 Skal i siste fase evalueres og komme fram til egnet organisasjons- og finansieringsform fra 2016 Eies av KS og styres av Programstyret bestående av kommuner, fylkeskommuner og KS Fire effektmål: Samordning i kommunesektoren utvikle standarder og felles kommunal IKT-arkitektur Samordning stat/kommune initiere og delta i nasjonale utviklingsprosesser Økt kommunal IKT-kompetanse etablere plattform for kompetanseheving Utredet framtidens utviklings- og forvaltningsenhet forberede et vedtak om dette

4 Et lite, men slagkraftig sekretariat.. Kirsti Kierulf Programleder Lars Sverre Gjølme Kompetanse Skole og oppvekst Informasjonssikkerhet Rune Sandland Arkitektur og felleskomponenter Michael Pande-Rolfsen Plan, bygg og geodata Aleksander Øines Kommunikasjon Gevinstrealisering Camilla Glasø Helse og velferd (NOEN) VENNER: kommuner 19 fylkeskommuner 500+ kom. foretak

5 Tenke digitalt utvikle nasjonalt gjennomføre lokalt november 2014

6 Agenda KommIT på Digitalt førstevalg - Hvordan kommunene skal nå målet Kostnadskontroll, kvalitet og modenhet Anskaffelse, implementering og gevinstrealisering Erfaringer

7 Vi har mange fagsystemer og lav økonomisk innsikt Analysen omfatter totale kostnader og kostnader knyttet til spesifikke IKT-tjenester og fagsystemer, samt kostnader til IKT-ledelse og -administrasjon. Kvalitet blir målt på bakgrunn av spørsmål rundt tjenesteomfang, IKT-modenhet, brukertilfredshet og digitaliseringsgrad. Totale kostnader Tjenesteomfang Kostnader per IKT-tjeneste IKT-modenhet Kostnader per fagsystem Kostnad Kvalitet Brukertilfredshet Kostnader til IKT-ledelse og - administrasjon Digitaliseringsgrad

8 Vi vet fra over 60 analyser Samarbeid er lurt Kostnad IKT-kostnad Administrasjonskostnader Lav Lav Høy Høy Best resultat blant store kommuner Best resultat blant mellomstore kommuner Tjenesteomfang Lav Høy Best resultat blant små kommuner IKT-modenhet Lav Høy Kvalitet Brukertilfredshet Lav Høy Digitaliseringsgrad Lav Høy OBS! Grafen skal gi et overblikk over resultater. Logoplasseringen er ikke 100% nøyaktig.

9 3 fokus områder for å lykkes med digitalisering Lav IKT-kostnad per innbygger Standardisering/Automatisering Automatisering av enkelte operasjoner (f.eks. brukeropprettelse) gjennom selvbetjeningsløsninger Reduserte kostnader knyttet til feilretting og brukerstøtte ved sterk styring av administrasjonsrettigheter og forbud mot uautorisert programvare Bruk av standardsystemer og ingen/svært lite tilpasning Ingen egenutvikling av systemer Sterk innkjøpskompetanse Sterk bevissthet rundt IKT-forbruk fordelt på områder, systemer, leverandører Prosessorientert perspektiv på anskaffelser Bruk av gode kravspesifikasjoner knyttet til kjøp av tjenester fra leverandører Fokus på forretningsmessige krav Bevissthet rundt Total Cost of Ownership og kontraktsinnhold ved innkjøp Sterk styring og kontroll på IKTinnkjøp. Gode prosesser i organisasjonen for dette IKT-styring Tydelig ansvarliggjøring på fagsiden Tydelig rolle- og ansvarsdeling inkludert etablert struktur for systemeiere og systemansvarlige Etablerte superbrukere på fagsiden Fagsiden har tydelig budsjettansvar og ansvar for gevinstrealisering Gode rammeverk for prosjektgjennomføring og gevinstrealisering Korte beslutningsprosesser og delegering hvor dette er hensiktsmessig

10 Agenda KommIT på Digitalt førstevalg - Hvordan kommunene skal nå målet Kostnadskontroll, kvalitet og modenhet Anskaffelse, implementering og gevinstrealisering Erfaringer

11 Verktøykasse for digitalisering november 2014

12 KommITs verktøykasse utstyrer kommunene med virkemidler for å levere gode digitale tjenester Verktøykassen hjelper kommunene identifisere prioriterte forbedringstiltak og gir verktøy for å implementere dem Brukerreiser Forslag til nye arbeidsprosesser Grunnlag for gevinstanalyser Veiledninger og anbefalinger Kompetanseverktøy Kravspesifikasjoner Standarder og grensesnitt

13 Gjennom KommIT jobber kommunene i fellesskap. Dette forenkler og effektiviserer digitaliseringsarbeidet i den enkelte kommune Hovedsteg i implementering av digitale løsninger: 1. Kartlegge behov, krav og gevinster 2. Anskaffe løsning 3. Gjennomføre prosjekt 4. Realisere gevinster Hva leveres til kommunene i KS KommIT verktøykasse Brukerreiser Forslag til nye arbeidsprosesser Metodikk for gevinstkartlegging Maler og verktøy for gevinstkartlegging Kravspesifikasjon Tilknyttede anbudsdokumenter Veiledning for anskaffelsesprosess Metodikk for prosjektledelse Maler og verktøy for prosjektstyring Forslag til prosjektplan Verktøy for opplæring av medarbeidere Metodikk for gevinsthåndtering Maler og verktøy for gevinsthåndtering Verktøy for opplæring av medarbeidere Grunnlag for gevinstanalyser og forslag til gevinstrealiseringsplan Hva kommunene må gjøre selv Mindre tilpasninger iht. lokale krav og behov Mindre tilpasninger iht. lokale krav og behov Evaluering og valg av løsning Lokal prosjektplan Prosjektgjennomføring og opplæring Endringsledelse Endringsledelse Gevinsthåndtering Evt. tiltak for å bedre gevinstrealisering

14 KommIT prosjekter - prioritering Ja/Nei Programstyret KS KommIT 4 Programstyret KS KommIT beslutter om prosjektet skal iverksettes KS KommIT drift og forvaltning KPR for Arkitektur og felleskomponenter Kommunedeltakelse KS KommIT sekretariat KPR per sektor Kommunedeltakelse Strategiske samarbeidspartnere KPR for Kompetanse Kommunedeltakelse 3 KS KommIT sekretariat henter anbefalinger fra KPRer og sammenstiller prosjektanbefaling 2 Brukerfora Brukerfora Brukerfora KPR per sektor prioriterer prosjektideér fra brukerfora Kommuner 1 Kommune melder inn prosjektidé

15 Plan, bygg og geodata: Prosjekter starter med å kartlegge dagens og fremtidige brukerreiser for innbyggere og saksbehandlere 1 Forstå brukerbehovene 2 Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene Fase 1 STARTE BYGGESØKNAD Fase 2 FYLLE UT SØKNAD Illustrativ brukerreise for innbyggeren Faser innbyggeren skal gjennom for å motta tjenestetilbudet Brukeropplevelse for innbyggeren 3 Beskrive digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på 4 Tilgjengeliggjøre løsningene i KS KommIT verktøykasse Fase 3 SENDE SØKNAD Fase 4 MOTTA SVAR Kontaktpunkter innbyggeren har med kommunen

16 Plan, bygg og geodata: Brukerreisen kobles videre mot dagens og fremtidige arbeidsprosesser for saksbehandlere i kommunen 1 Forstå brukerbehovene Saksbehandler åpner personlig arbeidsflate Forenklet illustrasjon av arbeidsprosess 2 Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene 3 Beskrive digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på 4 Tilgjengeliggjøre løsningene i KS KommIT verktøykasse Saksbehandler åpner byggesøknad i fagsystemet Saksbehandler behandler søknad i fagsystemet Saksbehandler sender svar til digital postkasse Det blir kartlagt dagens og fremtidige arbeidsprosesser. Fremtidige arbeidsprosesser defineres med utgangspunkt i brukernes behov

17 Plan, bygg og geodata: Fremtidige tjenesteprosesser danner grunnlag til standarder og kravspesifikasjoner for den digitale løsningen 1 Forstå brukerbehovene 2 Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene Standarder og kravspesifikasjoner til digitale løsninger 3 Beskrive digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på 4 Tilgjengeliggjøre løsningene i KS KommIT verktøykasse

18 Plan, bygg og geodata: Standardene og kravspesifikasjonene, supplert med informasjonsog kompetansetiltak, tilgjengeliggjøres i KS KommIT verktøykasse 1 Forstå brukerbehovene Standarder og kravspesifikasjoner til digitale løsninger 2 Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene 3 Beskrive digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på + informasjonsog kompetansetiltak 4 Tilgjengeliggjøre løsningene i KS KommIT verktøykasse

19 Verktøykassen fylles med innhold gjennom KS KommIT-prosjekter som følger felles tilnærming med fire steg KS KommITs tilnærming til utvikling av digitale løsninger Forstå brukerbehovene Kartlegge dagens og fremtidige brukerreiser for innbyggere og saksbehandlere Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene Kartlegge dagens og fremtidige arbeidsprosesser med utgangspunkt i brukerbehovene Lage digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på Utarbeide digitale løsninger og/eller anskaffelsesunderlag for digitale løsninger som understøtter fremtidig tjenesteproduksjon Tilgjengeliggjøre løsningene i KS KommIT verktøykasse Gjøre leveransene tilgjengelige for kommuner i en helhetlig pakke med verktøy og opplæringsmateriell

20

21 Agenda KommIT på Digitalt førstevalg - Hvordan kommunene skal nå målet Kostnadskontroll, kvalitet og modenhet Anskaffelse, implementering og gevinstrealisering Erfaringer

22 Alle tjenester i kommunen må gå den digitale trappen november 2014

23 Utbredelse SvarUt per september 2014 Kommuner: Agdenes Alta Aure Averøy Bergen Bodø Bærum Drammen Eide Flesberg Fjell Frogn Frosta Fræna Gjemnes Halden Halsa Hamar Harstad Hemne Hitra Jevnaker Kongsberg Kragerø Kristiansand Kristiansund Lyngdal Malvik Meråker Nesset Nore og Uvdal Notodden Oppdal Orkdal Oslo Rana Rennebu Rindal Rollag Rygge Røyken Sandnes Selbu Skaun Skedsmo Ski Smøla Snillfjord Stavanger Stjørdal Sunndal Surnadal Sørum Tingvoll Tinn Tromsø Trondheim Tydal Vanylven Ås Fylkeskommuner: Finnmark Nord Trøndelag Sør-Trøndelag Telemark Troms Vest-Agder Andre: KS KommIT

24 1. desember på Altinndagen november 2014

25 Vi tenker digitalt, jobber nasjonalt og gjennomfører lokalt! november 2014