IKT-kostnads- og modenhetsanalyse for kommunene i RegionData PA Consulting Group

Transkript

1 IKT-kostnads- og modenhetsanalyse for kommunene i RegionData PA Consulting Group

2 Agenda 1. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Oppsummering 5. Totalkostnadsanalyse 6. Analyse per IKT-tjeneste 7. Analyse per fagsystem 8. Analyse av lisenskostnader 9. Brukerundersøkelser 10. Oppsummering og anbefalinger

3 Introduksjon til IKT-kostnads- og -modenhetsanalyse 1. Bakgrunn og hensikt Bakgrunn KS KommIT gjennomførte prosjekt «Digital Innsikt» sommeren og høsten Ila. prosjektet ble IKT-kostnads- og -modenhetsanalyse utviklet sammen med IKT-samarbeider, kommuner og fylkeskommuner. Analysen sammenligner IKT-kostnad og kvalitet, og er basert på en omfattende benchmark-modell. Modellen inkluderer analyser på tvers av sektorer samt innen utvalgte fokusområder, herunder økonomi/hr/lønn, sak/arkiv, helse og velferd, skole og oppvekst, og plan/ bygg/geodata. PA Consulting Group gjennomfører IKT-kostnads- og -modenhetsanalysen i samarbeid med KS KommIT hvert år, og resultatene føres inn i en database. Hensikt Kommunene og IKT-samarbeidene som deltar i analysen får mulighet til å gjennomgå og gruppere sine IKT-kostnader på en sammenlignbar måte. Dette gir økt IKT-kostnadsoversikt og -kontroll. Analysen gir kommunene mulighet til å sammenligne IKT-kostnad og - kvalitet med kommuner av lik størrelse og identifisere forbedringspotensial. Deltakelse i analysen gir også en unik mulighet til å lære beste praksis av andre kommuner og IKT-samarbeider. I tillegg har selve prosessen med å delta i analysen vist seg til å være av stor nytte for deltakerne. Deltakelse har trigget gode interne diskusjoner mellom samarbeidet, IKT-avdelingen, ledelsen og fagsiden i kommunen vedrørende digitaliseringsstrategi, IKT-styring med mer. På bakgrunn av analysen, kan kommunene definere strategiske tiltak for det videre digitaliseringsarbeidet.

4 1. Bakgrunn og hensikt Introduksjon til presentasjonen for RegionData Deltakerne Denne analysen viser resultatene fra IKT-kostnads- og modenhetsanalysen for kommunene Sel, Vågå, Dovre, Lom, Skjåk og Lesja i IKT-samarbeidet RegionData Sel kommune (5 974 innbyggere) tilhører egentlig kommunegruppe 2, med innbyggere, men er av hensyn til mulighet for å kunne sammenlignes med de andre kommunene i RegionData plassert i gruppe 1, med innbyggere Presiseringer Datagrunnlaget i analysen er innhentet av kommunene selv, for regnskapsåret Kommunene har implementert ulikt antall moduler i system for økonomi, HR og lønn Kommunene i RegionData hadde særlig høye investeringer i sluttbrukerutstyr i Vågå kommune har eksempelvis høy total IKT-kostnad i 2014 som følge av en bevisst satsning på IKT i skolen Resultatene fra analysen starter på side 18

6 Hva er IKT-kostnads- og -modenhetsanalyse? 2. Tilnærming og metode Undersøkelsen sammenligner kostnad og kvalitet på IKT-tjenestene i norske kommuner, fylkeskommuner og IKT-samarbeider (se oversikt under). Analysen omfatter totale kostnader og kostnader knyttet til spesifikke IKT-tjenester og fagsystemer, samt kostnader til IKT-ledelse og -administrasjon. Kvalitet blir målt på bakgrunn av spørsmål rundt tjenesteomfang, IKT-modenhet, brukertilfredshet og digitaliseringsgrad. Totale kostnader Tjenesteomfang Kostnader per IKT-tjeneste IKT-modenhet Kostnader per fagsystem Kostnad Kvalitet Brukertilfredshet Kostnader til IKT-ledelse og -administrasjon Digitaliseringsgrad

7 2. Tilnærming og metode Metodikken i undersøkelsen sørger for at det sammenlignes «epler og epler» Det er utviklet en metodikk for kartlegging av kostnader som minimerer usikkerheten knyttet til oppgitte tall. KS KommIT ønsker likevel å presisere at deltakerne selv står ansvarlige for innrapporterte tall og kvalitetsparametere, og det kan derfor aldri garanteres at en slik undersøkelse er 100% korrekt. Undersøkelsen er skreddersydd for kommunesektoren.. Det gjennomføres oppstartsmøte med deltakerne for å sikre at alle elementer i spørreskjemaet er riktig forstått og veilede kommunen i datainnsamling. Deltakeren oppfordres til å legge inn kommentarer i spørreskjemaet. Mottatt spørreskjema kvalitetssikres gjennom nøye analyse og kryssjekk ved behov. Det gjennomføres oppfølgingsintervjuer for videre verifisering og avklaring.

9 3. Deltakerne Deltakerne er fordelt i fem grupper basert på antall innbyggere i kommunene GRUPPE 1 Tydal < 5,000 innbyggere Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Gol GRUPPE 2 5,000 15,000 innbyggere Froland Surnadal Tinn Sel Gjerdrum Eidskog Vestnes Sunndal Rauma Kragerø Nannestad Notodden Bamble GRUPPE 3 15,001 35,000 innbyggere Nes Røyken Grimstad Eidsvoll Stjørdal Nittedal Kristiansund Kongsberg Molde Gjøvik Ullensaker GRUPPE 4 Arendal Skien 35,001 65,000 innbyggere Asker GRUPPE 5 Tromsø Kristiansand > 65,000 innbyggere Stavanger

10 Gruppe 1: Tydal, Rollag, Hjartdal, Midsund, Lesja, Skjåk, Lom, Meråker, Nore og Uvdal, Frosta, Flesberg, Hurdal, Dovre, Aukra, Vågå, Selbu, Drangedal og Gol 3. Deltakerne GRUPPE 1 < 5,000 innbyggere Tydal kommune Rollag kommune Hjartdal kommune Befolkning 865 Sør-Trøndelag KOSTRA-gruppe 16 IKT-samarbeid Værnesregionen IT Befolkning KOSTRA-gruppe 06 IKT-samarbeid Buskerud Befolkning KOSTRA-gruppe 05 IKT-samarbeid Telemark Midsund kommune Lesja kommune Skjåk kommune Befolkning Møre og Roms. KOSTRA-gruppe 05 IKT-samarbeid ROR-IKT Lom kommune Befolkning Oppland KOSTRA-gruppe 02 IKT-samarbeid RegionData Befolkning Oppland KOSTRA-gruppe 03 IKT-samarbeid RegionData Meråker kommune Befolkning Nord-Trøndelag KOSTRA-gruppe 03 IKT-samarbeid Værnesregionen IT Befolkning KOSTRA-gruppe 02 IKT-samarbeid Oppland Befolkning KOSTRA-gruppe 03 IKT-samarbeid RegionData Nore og Uvdal kommune Buskerud Kongsbergregionen Kongsbergregionen Kongsbergregionen

11 Gruppe 1: Tydal, Rollag, Hjartdal, Midsund, Lesja, Skjåk, Lom, Meråker, Nore og Uvdal, Frosta, Flesberg, Hurdal, Dovre, Aukra, Vågå, Selbu, Drangedal og Gol 3. Deltakerne GRUPPE 1 Frosta kommune Befolkning < 5,000 innbyggere Flesberg kommune Befolkning Hurdal kommune Befolkning 2685 Nord-Trøndelag Buskerud Akershus KOSTRA-gruppe 02 KOSTRA-gruppe 01 KOSTRA-gruppe 01 IKT-samarbeid Værnesregionen IT IKT-samarbeid Kongsbergregionen IKT-samarbeid Digitale Gardermoen IKS Dovre kommune Befolkning Aukra kommune Befolkning Vågå kommune Befolkning Oppland Møre og Roms. Oppland KOSTRA-gruppe 02 KOSTRA-gruppe 16 KOSTRA-gruppe 02 IKT-samarbeid RegionData IKT-samarbeid ROR-IKT IKT-samarbeid RegionData Selbu kommune Befolkning Drangedal kommune Befolkning Gol kommune Befolkning Sør-Trøndelag Telemark Buskerud KOSTRA-gruppe 02 KOSTRA-gruppe 01 KOSTRA-gruppe 02 IKT-samarbeid Værnesregionen IT IKT-samarbeid - IKT-samarbeid IKT Hallingdal

12 Gruppe 2: Froland, Surnadal, Tinn, Sel, Gjerdrum, Eidskog, Vestnes, Sunndal, Rauma, Kragerø, Nannestad, Notodden og Bamble side 1/2 3. Deltakerne GRUPPE 2 5,000-15,000 innbyggere Froland kommune Surnadal kommune Tinn kommune Befolkning Aust-Agder KOSTRA-gruppe 02 IKT-samarbeid IKT Agder Befolkning Møre og Romsdal KOSTRA-gruppe 11 IKT-samarbeid IKT Orkidé Befolkning Telemark KOSTRA-gruppe 12 IKT-samarbeid Kongsbergregionen Sel kommune Befolkning Oppland KOSTRA-gruppe 11 IKT-samarbeid RegionData Befolkning Akershus KOSTRA-gruppe 08 IKT-samarbeid Gjerdrum kommune Digitale Gardermoen IKS Eidskog kommune Befolkning Hedmark KOSTRA-gruppe 10 IKT-samarbeid - Vestnes kommune Befolkning Møre og Romsdal KOSTRA-gruppe 10 IKT-samarbeid ROR-IKT Sunndal kommune Befolkning Møre og Romsdal KOSTRA-gruppe 12 IKT-samarbeid IKT Orkidé Rauma kommune Befolkning Møre og Romsdal KOSTRA-gruppe 11 IKT-samarbeid ROR-IKT

13 Gruppe 2: Froland, Surnadal, Tinn, Sel, Gjerdrum, Eidskog, Vestnes, Sunndal, Rauma, Kragerø, Nannestad, Notodden og Bamble side 2/2 3. Deltakerne GRUPPE 2 5,000-15,000 innbyggere Kragerø kommune Befolkning Telemark KOSTRA-gruppe 08 IKT-samarbeid - Befolkning Akershus KOSTRA-gruppe 07 IKT-samarbeid Nannestad kommune Digitale Gardermoen IKS Befolkning KOSTRA-gruppe 11 IKT-samarbeid Notodden kommune Telemark Kongsbergregionen Bamble kommune Befolkning KOSTRA-gruppe 08 IKT-samarbeid Telemark IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan

14 Gruppe 3: Nes, Røyken, Grimstad, Eidsvoll, Stjørdal, Nittedal, Kristiansund, Kongsberg, Gjøvik og Ullensaker side 1/2 3. Deltakerne GRUPPE 3 15,001-35,000 innbyggere Nes kommune Røyken kommune Grimstad kommune Befolkning Befolkning Befolkning Akershus Buskerud Aust-Agder KOSTRA-gruppe 07 IKT-samarbeid Digitale Gardermoen IKS KOSTRA-gruppe 08 IKT-samarbeid D-IKT KOSTRA-gruppe 08 IKT-samarbeid IKT Agder Eidsvoll kommune Stjørdal kommune Nittedal kommune Befolkning Befolkning Befolkning Akershus Nord-Trøndelag Akershus KOSTRA-gruppe 07 KOSTRA-gruppe 13 KOSTRA-gruppe 13 IKT-samarbeid Digitale Gardermoen IKS IKT-samarbeid Værnesregionen IT IKT-samarbeid - Kristiansund kommune Befolkning Kongsberg kommune Befolkning Molde kommune Befolkning Møre og Romsdal Buskerud Møre og Romsdal KOSTRA-gruppe 13 KOSTRA-gruppe 13 KOSTRA-gruppe 13 IKT-samarbeid IKT Orkidé IKT-samarbeid Kongsbregregionen IKT-samarbeid ROR-IKT

15 Gruppe 3: Nes, Røyken, Grimstad, Eidsvoll, Stjørdal, Nittedal, Kristiansund, Kongsberg, Gjøvik og Ullensaker side 2/2 3. Deltakerne GRUPPE 3 Gjøvik kommune Befolkning ,001-35,000 innbyggere Ullensaker kommune Befolkning Oppland Akershus KOSTRA-gruppe 13 KOSTRA-gruppe 13 IKT-samarbeid SIKT IKT-samarbeid Digitale Gardermoen IKS

16 Gruppe 4: Arendal, Skien og Asker Gruppe 5: Tromsø, Kristiansand og Stavanger 3. Deltakerne GRUPPE 4 35,001-65,000 innbyggere Arendal kommune Befolkning Aust-Agder KOSTRA-gruppe 13 IKT-samarbeid IKT Agder Befolkning KOSTRA-gruppe 13 IKT-samarbeid Skien kommune Telemark IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan Asker kommune Befolkning Akershus KOSTRA-gruppe 13 IKT-samarbeid - GRUPPE 5 > 65,000 innbyggere Tromsø kommune Befolkning Kristiansand kommune Befolkning Stavanger kommune Befolkning Troms Vest-Agder Rogaland KOSTRA-gruppe 13 IKT-samarbeid - KOSTRA-gruppe 13 IKT-samarbeid - KOSTRA-gruppe 14 IKT-samarbeid -

18 Tydal Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Gol Froland Surnadal Tinn Sel Gjerdrum Eidskog Vestnes Sunndal Rauma Kragerø Nannestad Notodden Bamble Nes Røyken Grimstad Eidsvoll Stjørdal Nittedal Kristiansund Kongsberg Molde Gjøvik Ullensaker Arendal Skien Asker Kristiansand Stavanger 4. Sammendrag Totalanalysen viser at store kommuner leverer IKT-tjenester med god kvalitet til en betydelig lavere kostnad enn små kommuner % 47% 41% 38% 59% 53% 53% 63% 52% 61% 44% 66% 59% 44% 55% 64% 44% 57% 57% 67% 68% 44% 49% 51% 49% 47% 51% 57% 68% 68% 70% 62% 62% 60% 52% 54% 36% 63% IKT-kostnad pr. innbygger, NOK Gj.snitt for alle kommuner Kvalitetsscore, maks 100% Totaloversikten viser kommuner med økende innbyggertall mot høyre i grafen. Hovedtrenden viser at høyere antall innbyggere i kommunen gir lavere IKT-kostnader og noe høyere kvalitet på IKT-tjenestene som leveres. Sel kommune har ganske lave kostnader og ganske høy kvalitet på IKT-tjenestene. Enkelte kommuner avviker litt fra trenden. Vågå kommune har høyere kostnader enn trenden basert på innbyggerantall, og Lesja kommune har høyere kvalitet enn trenden tilsier.

20 Totalkostnadsanalyse for gruppe 1 5. Totalkostnadsanalyse GRUPPE 1 Tydal < 5,000 innbyggere Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Gol GRUPPE 2 5,000 15,000 innbyggere Froland Surnadal Tinn Sel Gjerdrum Eidskog Vestnes Sunndal Rauma Kragerø Nannestad Notodden Bamble GRUPPE 3 15,001 35,000 innbyggere Nes Røyken Grimstad Eidsvoll Stjørdal Nittedal Kristiansund Kongsberg Molde Gjøvik Ullensaker GRUPPE 4 Arendal Skien 35,001 65,000 innbyggere Asker GRUPPE 5 Tromsø Kristiansand > 65,000 innbyggere Stavanger

21 Sel, Dovre, Lom og Lesja kommune har lave IKT-kostnader og relativt høy kvalitet på IKT-tjenestene IKT-KOSTNAD PR. INNBYGGER VS. KVALITETSSCORE Gruppe 1: < 5,000 innbyggere 62% 47% 41% 38% 59% 53% 53% 63% 52% 61% 44% 66% 59% 44% 55% 64% 44% 57% IKT-kostnad pr. innbygger, NOK Kvalitetsscore, maks 100% Gj.snitt for alle kommuner *IKT-kostnad inkl. innkjøp av datautstyr og -rekvisita, lønnskostnader knyttet til IT-ansvarlige på skoler, superbrukere og systemansvarlige og utviklingsprosjekter. Kostnader knyttet til innkjøp av mobiltelefoner, telleskritt og mobiltelefoni er ikke tatt med. Kostnaden er oppgitt uten mva. **Kvalitet har blitt målt som tjenesteomfang (30%), digitaliseringsgrad (30%), IKT-modenhet (30%) og brukertilfredshet (10%). VIKTIGSTE FUNN 5. Totalkostnadsanalyse Sel kommune (5 974 innbyggere, medlem i RegionData) har de laveste IKT-kostnadene i gruppen. Sel kommune tilhører egentlig kommunegruppe 2, men er plassert i kommunegruppe 1 i analysen for å øke sammenligningsgrunnlaget med andre kommuner. Driftskostnadene i Sel kommune er særlig lave, men også kostnader knyttet til brukerstøtte, utviklingsprosjekter og ledelse og administrasjon er lavere enn i andre kommuner. Kommunene Lesja (2 059 innbyggere, medlem i RegionData), Lom (2 361 innbyggere, medlem i RegionData) og Dovre (2 704 innbyggere, medlem i RegionData) har IKTkostnader under gjennomsnittet for alle kommuner. Alle de tre kommunene har lave kostnader knyttet til drift, utviklingsprosjekter og ledelse og administrasjon. Dovre kommune har i tillegg lave brukerstøttekostnader. Skjåk kommune (2 264 innbyggere, medlem i RegionData) og Vågå kommune (3 686 innbyggere, medlem i RegionData) har høyere IKT-kostnader enn gjennomsnittet for alle kommuner, særlig er kostnadene knyttet til sluttbrukerutstyr og IKT-ledelse og administrasjon høyere i Skjåk kommune, mens Vågå har høye kostnader knyttet til brukerstøtte, utviklingsprosjekter og sluttbrukerutstyr. Kvaliteten på IKT-tjenestene i kommunene i RegionData er ganske god sammenlignet med de øvrige kommunene i gruppen, og kommunene scorer særlig godt på tjenesteomfang, brukerrtilfredshet og digitaliseringsgrad innen helse og velferd og plan/ bygg/geodata. Modenheten innen brukerstøtte, drift og applikasjonsvedlikehold/endringsadministrasjon og strategisk fokus er imidlertid lavere.

22 IKT-kvalitet Kommunene i RegionData betaler en ganske lav kostnad for IKT-tjenester med relativt høy kvalitet IKT-KOSTNAD PR. INNBYGGER VS. KVALITETSSCORE Gruppe 1: < 5,000 innbyggere Notat: Grafen viser kommunenes IKT-kvalitet og kostnad en fremstilling av «valuta for pengene». Høy Høy kvalitet - Lav kostnad Høy kvalitet - Høy kostnad Lav Lav Sel Skjåk Drangedal Hurdal Selbu Lesja Dovre Midsund Lom Flesberg Aukra Meråker Frosta Vågå Hjartdal Lav kvalitet - Lav kostnad Nore og Uvdal IKT-kostnad pr. innbygger Rollag Lav kvalitet - Høy kostnad Høy Tydal *IKT-kostnad inkl. innkjøp av datautstyr og -rekvisita, lønnskostnader knyttet til IT-ansvarlige på skoler, superbrukere og systemansvarlige og utviklingsprosjekter. Kostnader knyttet til innkjøp av mobiltelefoner, telleskritt og mobiltelefoni er ikke tatt med. Kostnaden er oppgitt uten mva. **Kvalitet har blitt målt som tjenesteomfang (30%), digitaliseringsgrad (30%), IKT-modenhet (30%) og brukertilfredshet (10%). VIKTIGSTE FUNN 5. Totalkostnadsanalyse Kommunene Lesja, Skjåk, Lom, Dovre, Vågå og Sel betaler lav pris for IKT-tjenestene og har ganske god kvalitet på IKT-tjenestene som leveres, sammenlignet med resten av kommunegruppen. Kommunene scorer godt på tjenesteomfang, digitaliseringsgrad innen helse og velferd og plan, bygg og geodata, samt på brukertilfredshet. Dovre og Sel kommune har en modenhet på nivå med de øvrige kommunene i gruppen. I kommunene Lesja, Skjåk, Lom og Vågå er modenheten lav sammenlignet med de andre kommunene. Det er flere områder som kan bedres for å øke modenheten i kommunene Lesja, Skjåk, Lom og Vågå. Eksempelvis har ikke IKT-brukerstøtte per i dag en definert prosess for hendelsesstyring, og henvendelser klassifiseres ikke for kategori på en entydig måte. Det følges ikke rutiner for informasjonssikkerhet innen drift, og det er ikke definert en dokumentert prosess for gjennomføring av endingsleveranser med beskrivelse av påkrevde hovedaktiviteter.

23 Tydal Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Gol Sel Vågå kommune har høye IKT-kostnader som andel av netto driftsutgifter. Sel kommune har lave kostnader IKT-KOSTNADER SOM ANDEL AV NETTO DRIFTSUTGIFTER Gruppe 1: < 5,000 innbyggere 5,9 % 5,1 % 3,7 % 2,6 % 2,7 % 3,4 % 3,4 % 3,9 % *Kilde til netto driftsutgifter i alt: KOSTRA, SSB, ,9 % 4,6 % 3,7 % 3,5 % 2,9 % 2,8 % 4,3 % IKT-Kostnader som andel av netto driftsutgifter i alt, % Gj.snitt for alle kommuner 3,5 % 3,0 % 3,1 % 2,8 % VIKTIGSTE FUNN 5. Totalkostnadsanalyse Vågå kommune har relativt høye IKT-kostnader som andel av netto driftsutgifter. Kostnadene til utviklingsprosjekter er særlig høye. Vågå kommune har samtidig høy digitaliseringsgrad innen helse og velferd og plan, bygg og geodata. Kommunen har eksempelvis tatt i bruk mobile enheter for at helsepersonell kan registrere og få tilgang til helseopplysninger ute hos pasienten, i tillegg til at kommunen har nettbasert skjema som er integrert med fagsystem for søknad om ferdigattest, midlertidig brukstillatelse, samt skjema for igangsatt arbeid og ferdigstilt arbeid. Sel kommune har lavest IKT-kostnader som andel av netto driftsutgifter i gruppen, godt under gjennomsnittet for alle kommuner i analysen. Kommunen har lave kostnader knyttet til utviklingsprosjekter, men digitaliseringsgraden innen helse og velferd, og innen plan, bygg og geodata er likevel høy. Lesja og Dovre kommune har relativt lave IKTkostnader som andel av netto driftsutgifter, og har samtidig lave kostnader til utviklingsprosjekter. Digitaliseringsgraden innenfor helse og velferd og plan, bygg og geodata er likevel høy i begge kommunene, og Dovre kommune har også høy digitaliseringsgrad innen skole og oppvekst. Skjåk og Lom kommune har ganske høye IKT-kostnader som andel av netto driftsutgifter, men begge kommunene har lave kostnader knyttet til utviklingsprosjekter. Lom har også lav digitaliseringsgrad på kommunens tjenester.

24 Tydal Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Gol Sel Totalkostnadsanalyse Kommunene Sel, Vågå og Lesja har relativt høye IKT-kostnader per klient IKT-KOSTNADER PR. KLIENT VS. ANTALL KLIENTER PR. INNBYGGER Gruppe 1: < 5,000 innbyggere 0,29 0,21 0,12 0,11 0,15 0,18 0,17 0,13 IKT-kostnader pr. klient, NOK Antall klienter pr. innbygger 0,23 0,11 *IKT-kostnad inkl. innkjøp av datautstyr og -rekvisita, lønnskostnader knyttet til IT-ansvarlige på skoler, superbrukere og systemansvarlige og utviklingsprosjekter. Kostnader knyttet til innkjøp av mobiltelefoner, telleskritt og mobiltelefoni er ikke tatt med. Kostnaden er oppgitt uten mva. **Klient er definert som PC eller tynn klient 0,20 0,08 0,16 0,19 0,18 0,13 0,11 0,11 0,11 Gj.snitt for alle kommuner VIKTIGSTE FUNN Kommunene Aukra (3 339 innbyggere, medlem i ROR- IKT) og Flesberg (2 657 innbyggere, medlem i Kongsbergregionen) har IKT-kostnad per klient langt under gjennomsnittskostnaden for alle kommuner i Disse kommunene er også blant de med høyest antall klienter per innbygger. Kommunene Hjartdal (1 609 innbyggere, medlem i Kongsbergregionen), Frosta (2 627 innbyggere, medlem i Værnesregionen IT), Hurdal (2 627 inbyggere, medlem i Digitale Gardermoen IKS) og Drangedal (4 139 innbyggere) har de høyeste IKT-kostnadene per klient blant alle kommuner i Dette er også kommuner med noen av de laveste antall klienter per innbygger. Vågå kommune har relativt høye IKT-kostnader per klient, og samtidig et høyt antall klienter per innbygger (0,18). PC-tettheten i Vågå kommune er 1 elev per PC. Skjåk kommune, Lom kommune og Dovre kommune har relativt lave IKT-kostnader per klient. Sel kommune har samtidig et relativt lavt antall klienter (0,11). PC-tettheten i Skjåk, Lom og Dovre er henholdsvis 1,85, 1,79 og 2,06 elever per PC. Lesja kommune har IKT-kostnader per klient over gjennomsnittet for alle kommuner, og samtidig et høyt antall klienter per innbygger. PC-tettheten i Lesja kommune er 1,92 elever per PC. Det er ikke sammenheng mellom antall klienter per innbygger og IKT-kostnader per klient for kommunene i RegionData.

25 Tydal Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Gol Sel Kommunene i RegionData kan oppnå stordriftsfordeler ved økt samarbeid om innkjøp av varer og tjenester. Lønnskostnadene varierer FORDELING AV IKT-KOSTNADER: INTERNE OG FELLES KOSTNADER Gruppe 1: < 5,000 innbyggere *Interne lønnskostnader inkl. sosiale kostnader og kompetansetiltak **Innkjøp av varer og tjenester inkl. innkjøp av datautstyr og -rekvisita og ekskl. kostnader knyttet til innkjøp av mobiltelefoner, telleskritt og mobiltelefoni. Kostnaden er oppgitt uten mva Interne lønnskostander knyttet til IKT Inbetalinger til IKT-samarbeid/IKS Innkjøp av varer og tjenster utenom IKT-samarbeid/IKS VIKTIGSTE FUNN 5. Totalkostnadsanalyse Kommunene i RegionData har lave innbetalinger til IKT-samarbeidet sammenlignet med de andre kommunene i gruppen. Dette henger sammen med at kommunene håndterer brukerstøtte og innkjøp av sluttbrukerutstyr lokalt, og at kostnadene til IKTsamarbeidet bare er knyttet til drift og applikasjonsvedlikehold samt utviklingsprosjekter. Innkjøp av varer og tjenester utenom IKTsamarbeid/IKS er høyere enn for kommunene i de etablerte IKT-samarbeidene Værnesregionen IT og Digitale Gardermoen IKS, noe som tyder på et effektiviseringspotensial i kommunene i RegionData. Kommunene kan vurdere økt samarbeid om innkjøp av varer og tjenester for å realisere stordriftsfordeler. Det er variasjoner mellom kommunene knyttet til interne lønnskostnader innen IKT. Lom kommune har mye høyere interne lønnskostnader knyttet til IKT enn Skjåk kommune, selv om Skjåk kommune har flere faste årsverk innen IKT. Også Vågå kommune har høye interne lønnskostnader, men kommunen har samtidig et høyt antall faste årsverk i kommunen. De minste kommunene i RegionData, Lesja, Skjåk og Lom har høyere andel utbetalinger til IKTsamarbeidet enn de større kommunene Dovre, Vågå og Sel kommune.

26 5. Totalkostnadsanalyse Kommunene i RegionData har høy andel kostnader knyttet til brukerstøtte 17,8 % 17,5 % 22,0 % 65,8 % 58,0 % 59,1 % 5,0 % 3,0 % 6,5 % 9,6 % FORDELING AV IKT-KOSTNADER PER IKT-TJENESTE Gruppe 1: < 5,000 innbyggere 2,0 % 69,3 % 5,1 % 6,2 % 7,1 % 50,6 % 47,4 % 4,9 % 22,9 % 9,2 % 25,7 % 56,8 % 3,4 % 8,5 % 68,5 % 60,4 % 3,8 % 10,2 % 7,6 % 19,0 % 15,0 % 7,0 % 21,7 % 5,6 % 17,4 % 18,6 % 14,0 % 5,8 % 5,7 % 12,8 % 14,5 % 14,0 % 16,5 % 3,2 % 13,8 % 3,3 % 10,9 % 7,1 % 7,5 % 8,4 % 10,0 % 12,1 % 2,7 % 2,9 % 3,3 % 3,2 % 3,4 % 3,3 % 3,5 % 3,4 % Brukerstøtte (1. nivå) 7,1 % 10,7 % 17,4 % 19,5 % IKT-ledelse og -administration Utviklingsprosjekter 14,5 % 15,9 % 13,6 % 17,5 % 24,5 % 23,0 % 25,7 % 23,0 % 63,6 % 59,3 % 4,8 % 44,0 % 13,6 % 56,3 % 50,1 % 6,8 % 9,0 % 50,8 % 1,7 % 14,5 % Innkjøp av sluttbrukerutstyr 64,2 % Drift og applikasjonsvedlikehold 54,8 % 4,7 % 14,3 % 11,8 % *Innkjøp av sluttbrukerutstyr ekskluderer mobiltelefoner og smartboards. **Drift og applikasjonsvedlikehold inkluderer lønnskostnader knyttet til systemforvaltning og ekskluderer telleskritt og mobiltelefoni. 56,3 % 0,0 % 7,6 % 50,2 % 4,6 % 21,3 % VIKTIGSTE FUNN Kommunene i RegionData håndterer brukerstøtten lokalt, men benytter felles servicedesk med rullerende bemanning fra deltakerkommunene. Andelen av IKT-kostnader knyttet til brukerstøtte varierer mellom kommunene i Regiondata, men er vesentlig høyere enn i kommunene fra Værnesregionen IT - Meråker (2 510 innbyggere), Frosta og Selbu (2 627 innbyggere). Andel kostnader knyttet til drift og applikasjonsvedlikehold er på nivå med de andre kommunene i gruppen for kommunene Lesja, Skjåk, Lom, Dovre og Vågå. Sel kommune har lavest andel kostnader knyttet til drift og applikasjonsvedlikehold i gruppen. Driftsleverandøren Atea håndterer drift og applikasjonsvedlikehold på vegne av kommunene i regi av IKT-samarbeidet. Andel kostnader knyttet til innkjøp av sluttbrukerutstyr er høyest i gruppen for Skjåk kommune. Kommunene Sel og Lesja har også høy andel kostnader knyttet til sluttbrukerutstyr, noe som trolig skyldes at kommunene kjøper inn PCer, kopimaskiner og skrivere enkeltvis, og ikke samarbeider om å forhandle frem gode avtaler. Kommunene kan vurdere samarbeid med de øvrige kommunene for å oppnå stordriftsfordeler i innkjøp. Kommunene Lom, Dovre og Vågå har lavere kostnader knyttet til innkjøp av sluttbrukerutstyr enn de fleste andre kommuner i gruppen. Vågå kommune har lavest andel kostnader knyttet til IKT-ledelse og administrasjon i gruppen.

27 Tydal Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Sel Kommunene i RegionData scorer relativt godt på tjenesteomfang 5. Totalkostnadsanalyse Gruppe 1: < 5,000 innbyggere IKT-KOSTNAD PR. INNBYGGER VS. TJENESTEOMFANG VIKTIGSTE FUNN Tjenesteomfangsscore, maks 100% 50% 41% 39% 34% 71% 48% 62% 50% 39% 50% 42% 79% 63% 37% 55% 50% 35% 64% IKT-kostnad pr. innbygger, NOK VIKTIGSTE FUNN TJENESTEOMFANG Kommunene Lesja, Sel, Dovre og Lom scorer høyt på tjenesteomfang sammenlignet med de andre kommunene i gruppen. Kommunene har høy faktisk oppetid på servere, og høy faktisk oppetid på telefoniløsningen. Kommunene har samtidig ganske lave IKT-kostnader. Kommunene Skjåk og Vågå scorer også ganske godt på tjenesteomfang, men noe lavere enn de øvrige kommunene i regionen. Hurdal kommune som er medlem i Digitale Gardermoen (Digitale Gardermoen IKS) har det høyeste tjenesteomfanget i gruppen grunnet høyest reell oppetid på tjenestene og garantert reaksjonstid på 30 min. og raskest konfigurasjon av PC.

28 Tydal Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Sel Totalkostnadsanalyse Lesja, Skjåk og Dovre kommune scorer godt på digitaliseringsgrad innen helse og velferd IKT-KOSTNAD, DIGITALISERINGSGRAD OG BRUKERTILFREDSHET, HELSE OG VELFERD Gruppe 1: < 5,000 innbyggere IKT-kostnad pr. inbygger Digitaliseringsgrad helse og velferd Brukertilfredshet helse og velferd 75% 50% 25% VIKTIGSTE FUNN Nore og Uvdal kommune (deltaker i Kongsbergregionen) scorer høyest på digitaliseringsgrad innen helse og velferd. Kommunen har tatt i bruk mobile enheter for helsepersonell, implementert Normen og innført flere digitale tjenester for innbyggere. Kommunene Lesja, Skjåk, Dovre, Vågå og Sel scorer godt på digitaliseringsgrad innen helse og velferd sammenlignet med de andre kommunene i gruppen. Alle kommunene har eksempelvis tatt i bruk mobile enheter for at helsepersonell kan registrere og få tilgang til helseopplysninger når de er ute hos pasienten og har implementert norm for informasjonssikkerhet (Normen). Kommunene tilbyr også ulike nettbaserte skjema som innbyggerne i kommunen kan benytte for å søke om ulike helse- og velferdstjenester. I kommunene Dovre, Vågå og Sel er de elektroniske skjemaene integrert med fagsystemet. Lom kommune har også ganske høy digitaliseringsgrad innen helse og velferd, selv om digitaliseringsgraden er lavere enn i de øvrige kommunene i RegionData. Kommunen har eksempelvis ikke implementert noen elektroniske skjema knyttet til helse og velferd. Brukertilfredsheten innen helse og velferd er høy i alle kommunene i RegionData. 0% *Digitaliseringsgrad har blitt målt ved hjelp av skreddersydd spørreskjema

29 Tydal Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Sel Kommunene i RegionData har lav digitaliseringsgrad innen skole og oppvekst 5. Totalkostnadsanalyse IKT-KOSTNAD, DIGITALISERINGSGRAD OG BRUKERTILFREDSHET, SKOLE OG OPPVEKST Gruppe 1: < 5,000 innbyggere IKT-kostnad pr. inbygger Digitaliseringsgrad skole og oppvekst Brukertilfredshet skole og oppvekst 75% 50% 25% VIKTIGSTE FUNN Selbu kommune har høyest digitaliseringsgrad innen oppvekst og utdanning. Kommunen skiller seg ut med høy digitalisering på grunnskolen med digitale individuelle læreplaner, digitale timeplanleggere, god IKT-stabilitet med mer. Kommunene Lesja, Skjåk, Lom, Vågå og Sel scorer lavt på digitaliseringsgrad innen skole og oppvekst. Eksempelvis er ikke standarder for informasjonssikkerhet implementert i alle kommunene, og faktisk oppetid på bredbånd knyttet til kommunens grunnskoler er ikke over 98% i alle kommunene. Kommunene tilbyr heller ikke mange digitale tjenester som er integrert med fagsystem innen skole og oppvekst. Dovre kommune scorer noe bedre innen digitaliseringsgrad blant annet fordi alle kommunens barnehager og grunnskoler tilgang til en rekke digitale verktøy, eksempelvis webkamera og interaktive tavler. I tillegg benytter kommunens grunnskoler digitale løsninger for utarbeidelse av individuell opplæringsplan og kommunen har delvis implementert standarder for informasjonssikkerhet innen skole og oppvekst. Skjåk kommune har svært høy brukertilfredshet innen skole og oppvekst, men også Sel kommune har tilfredse medarbeidere innen skole og oppvekst. 0% *Digitaliseringsgrad har blitt målt ved hjelp av skreddersydd spørreskjema

30 Tydal Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Sel Totalkostnadsanalyse Kommunene i RegionData scorer godt på digitaliseringsgrad innen plan, bygg og geodata IKT-KOSTNAD, DIGITALISERINGSGRAD OG BRUKERTILFREDSHET, PLAN, BYGG OG GEODATA Gruppe 1: < 5,000 innbyggere IKT-kostnad pr. inbygger 75% Digitaliseringsgrad plan, bygg og geodata 50% Brukertilfredshet plan, bygg og geodata 25% 0% *Digitaliseringsgrad har blitt målt ved hjelp av skreddersydd spørreskjema VIKTIGSTE FUNN Brukertilfredsheten innen plan, bygg og geodata er høyest i gruppen i kommunene i RegionData, Lesja, Skjåk, Lom, Dovre, Vågå og Sel. Digitaliseringsgraden er vesentlig høyere enn de andre kommunene i gruppen for både Lesja, Dovre og Vågå. Lesja, Skjåk, Lom, Dovre, Vågå og Sel kommune har alle nettbasert innsynsfunksjon for matrikkeldata (eiendomsinformasjon, kart- og plandata) rettet mot innbyggere og næringsliv. Lesja kommune er den eneste av kommunene som har implementert digital veiviser som veileder private forslagsstillere igjennom planprosessen på sine nettsider, og scorer følgelig høyere enn de andre kommunene som følge av dette. Flere av kommunene i RegionData har implementert digital veiviser som veileder private byggesøkere gjennom byggesaksprosessen på sine nettsider. Det er imidlertid bare Dovre kommune som tilbyr digitale tjenester som er integrert med fagsystem innen plan, bygg og geodata eksempelvis skjema for melding om igangsatt arbeid og melding om ferdigstilt arbeid. Innføring av digitale tjenester som er integrert med fagsystem er en mulighet til å forbedre digitaliseringsgraden ytterligere i alle kommunene i RegionData.

31 Tydal Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Sel Kommunene i RegionData bør jobbe mer strategisk med IKT 5. Totalkostnadsanalyse IKT-kostnad pr. innbygger, NOK Modenhet brukerstøtte, maks 5 Modenhet drift, maks 5 Modenhet applikasjonsvedlikehold/endringsadministrasjon, maks 5 Grad av strategisk fokus innen IKT, maks 5 IKT-KOSTNAD PR. INNBYGGER VS. IKT-MODENHET Gruppe 1: < 5,000 innbyggere 3,0 2,0 1,0 1,5 2,5 2,5 2,5 3,0 1,5 3,0 4,0 2,0 2,5 1,8 2,5 3,0 2,3 2,5 3,0 1,5 1,5 1,3 2,8 2,8 2,8 3,0 2,0 3,0 1,5 4,0 2,8 1,3 2,8 3,0 2,3 2,8 3,3 2,0 1,8 1,8 2,8 2,8 2,8 3,3 2,8 3,3 2,0 3,8 2,8 1,8 2,8 3,3 2,0 2,8 3,5 1,8 1,8 1,5 1,5 1,5 1,5 3,5 2,0 3,5 1,8 2,8 2,2 2,0 1,5 3,5 2,8 2,2 *IKT-modenhet har blitt målt gjennom egenvurdering på skala fra 1 til 5. Scoren har blitt kvalitetssikret og justert av PA etter oppfølgingsintervjuene hvor kravene til hvert nivå har blitt gjennomgått i detalj. VIKTIGSTE FUNN Modenheten innen IKT er generelt lav i kommunene i RegionData, vesentlig lavere enn i kommunene i de etablerte IKT-samarbeidene Værnesregionen IT og Digitale Gardermoen IKS. Modenheten i brukerstøtte kunne vært høyere om det hadde eksistert en definert prosess for hendelsesstyring og dersom veiledninger for besvarelse av typiske henvendelser utarbeides og følges av medarbeiderne. Samtidig ville implementering av strukturert IKT-rammeverk i prosessbeskrivelser øke modenheten ytterligere. Modenheten innen drift påvirkes av at det ikke følges gode rutiner for informasjonssikkerhet, eksempelvis ISOstandarder i alle kommuner, samt ved å implementere og operasjonalisere strukturert IKT-rammeverk i prosessbeskrivelser for medarbeiderne. Modenheten innen applikasjonsvedlikehold og endringsadministrasjon kan bedres ytterligere ved å definere og dokumentere prosess for gjennomføring av endringsleveranser og beskrivelse av påkrevde hovedaktiviteter. Kommunene scorer jevnt over for lavt på strategisk fokus innen IKT. Sel kommune og Dovre kommune scorer noe bedre enn de andre kommunene i RegionData. Dovre kommune har eksempelvis utarbeidet en lokal variant av den felles handlingsplanen i regionen, og utarbeider kostnadsanalyser i forbindelse med IKT-prosjekter. Etablering av lokale tiltaksplaner som støtter oppunder en felles IKT-strategi som er forankret i virksomhetssiden i kommunene, samt mer systematisk arbeid med gevinstrealisering i alle IKT-relaterte prosjekter vil kunne øke det strategiske fokuset i alle kommunene.

33 Analyse per IKT-tjeneste for gruppe 1 6. Analyse per IKT-tjeneste GRUPPE 1 Tydal < 5,000 innbyggere Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Gol GRUPPE 2 5,000 15,000 innbyggere Froland Surnadal Tinn Sel Gjerdrum Eidskog Vestnes Sunndal Rauma Kragerø Nannestad Notodden Bamble GRUPPE 3 15,001 35,000 innbyggere Nes Røyken Grimstad Eidsvoll Stjørdal Nittedal Kristiansund Kongsberg Molde Gjøvik Ullensaker GRUPPE 4 Arendal Skien 35,001 65,000 innbyggere Asker GRUPPE 5 Tromsø Kristiansand > 65,000 innbyggere Stavanger

34 Tydal Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Sel 6. Analyse per IKT-tjeneste Lesja, Lom, Vågå og Sel kommune har kostnader over gjennomsnittet knyttet til brukerstøtte Gruppe 1: < 5,000 innbyggere Lønnskostnader kommune Lønnskostnader skoler Utbetalinger til IKTsamarbeid Gj.snitt for alle kommuner Modenhetsscore, maks 5 BRUKERSTØTTE - KOSTNAD PR. INNBYGGER BRUKERSTØTTE MODENHET ,0 2,0 1,0 1,5 2,5 2,5 3,0 4,0 3,0 1,5 2,0 2,5 2,5 3,0 1,8 2,3 2,5 VIKTIGSTE FUNN Lesja kommune, Lom kommune, Vågå kommune og Sel kommune har kostnader knyttet til brukerstøtte over gjennomsnittet for alle kommuner i gruppen. Alle kommunene i RegionData håndterer brukerstøtte lokalt, med rullerende ansvar for felles servicedesk. Skjåk kommune og Dovre kommune har kostnader under gjennomsnittet for alle kommuner i gruppen. Skjåk kommune har ikke IT-ansvarlige på skoler og har lave lønnskostnader på skolene av den grunn. Dovre kommune har de lave lønnskostnadene lokalt i kommunen, men har samtidig flest superbrukere sammenlignet med de andre kommunene i RegionData. Med unntak av Dovre kommune har de største kommunene i RegionData høyere lokale lønnskostnader knyttet til brukerstøtte enn de minste kommunene i IKT-samarbeidet. De største kommunene har samtidig flest ansatte innen IKT. Lesja kommune har de høyeste kostnadene knyttet til IT-ansvarlige på skoler etter Rollag kommune og Nore og Uvdal kommune. Lesja kommune har også flest årsverk knyttet til IT-ansvarlige på skoler. Modenheten innen brukerstøtte kunne vært høyere om det hadde eksistert en definert prosess for hendelsesstyring og dersom veiledninger for besvarelse av typiske henvendelser utarbeides og følges av medarbeiderne. Implementering av strukturert IKTrammeverk i prosessbeskrivelser kan øke modenheten ytterligere.

35 Tydal Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Sel 6. Analyse per IKT-tjeneste Kommunene i RegionData har lave kostnader knyttet til drift av maskiner og programvare Gruppe 1: < 5,000 innbyggere DRIFT AV MASKINVARE OG PROGRAMVARE KOSTNAD PR. INNBYGGER Innkjøp av varer og tjenester Interne lønnskostnader Utbetalinger til IKT-samarbeid Gj.snitt for alle kommuner DRIFT AV MASKINER OG PROGRAMVARE TJENESTENIVÅER Tjenesteomfangsscore 50% 41% 39% 34% 48% 62% 50% 39% 50% 42% 79% 63% 37% 55% 50% 35% 64% Oppetid Datalagringsbehov, TB 99% 100% 82% 99% 99% 99% 99% 98% 99% 100% 100% 81% 83% 99% 99% 94% 83% DRIFT AV MASKINVARER OG PROGRAMVARE MODENHET Modenhetsscore, maks 5 3,0 1,5 1,5 1,3 2,8 2,8 3,0 2,0 3,0 1,5 4,0 2,8 1,3 2,8 3,0 2,3 2,8 *Tjenesteomfang har blitt målt som antall og typer IKT-tjenester som tilbys, samt tjenestenivåer

36 Kommunene i RegionData har lave kostnader knyttet til drift av maskiner og programvare (forts.) VIKTIGSTE FUNN DRIFT AV MASKINER OG PROGRAMVARE VIKTIGSTE FUNN Den minste kommunen, Tydal, har høyest kostnad for drift av maskinvare og programvare per innbygger sammenlignet med de andre kommunene. Lom kommune, Dovre kommune og særlig Sel kommune har kostnader under gjennomsnittet for alle kommuner, og scorer samtidig høyt på tjenesteomfang blant annet grunnet høy reell oppetid og høy reell responstid. Lesja kommune, Skjåk kommune og Vågå kommune har kostnader knyttet til drift av maskinvare og programvare over gjennomsnittet for alle kommuner, kostnadene er likevel lave sammenlignet med de andre kommunene i gruppen. Tjenesteomfanget i kommunene er samtidig ganske høyt. Driftsleverandøren Atea håndterer drift og applikasjonsvedlikehold på vegne av kommunene i RegionData, i regi av IKT-samarbeidet. Det er naturlig nok særlig lokale lønnskostnader knyttet til faste ansatte som er lave i kommunene, men også lisenskostnader er jevnt over lavere enn for de andre kommunene i gruppen. Modenheten i drift og applikasjonsvedlikehold/endringsadministrasjon kan likevel økes, eksempelvis ved å implementere strukturert IKT-rammeverk (eks. ITIL) i prosessbeskrivelser. 6. Analyse per IKT-tjeneste

37 Tydal Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Sel Lesja og Sel kommune har lave kostnader knyttet til utviklingsprosjekter, og samtidig høy digitaliseringsgrad UTVIKLINGSPROSJEKTER KOSTNAD PR. INNBYGGER Gruppe 1: < 5,000 innbyggere Gj.snitt for alle kommuner UTVIKLINGSPROSJEKTER - SOM ANDEL AV TOTALE IKT-KOSTNADER Kostnader til utviklingsprosjekter Utviklingsprosjekter som andel av totale IKT-kostnader Digitaliseringsscore (maks 100%) 22% 18% 17% 17% 20% 11% 7% 2% UTVIKLINGSPROSJEKTER - DIGITALISERINGSGRAD *Utviklingsprosjekter er prosjekter for oppgradering av IKT-infrastruktur og systemer 24% 15% 16% 14% 17% 23% 26% 23% 67% 69% 59% 64% 48% 49% 50% 43% 55% 59% 59% 69% 43% 44% 51% 33% 26% 6% 6. Analyse per IKT-tjeneste VIKTIGSTE FUNN Kommunene som har høye kostnader knyttet til utviklingsprosjekter scorer også bedre på digitalisering enn kommuner med lave kostnader til utviklingsprosjekter. Tydal, Meråker og Selbu er blant kommunene med høyest andel kostnader forbrukt på utviklingsprosjekter. De har også høyest digitaliseringsgrad i gruppen. Lesja kommune og Sel kommune er blant kommunene med lavest kostnader knyttet til utviklingsprosjekter i gruppen. Kostnader til utviklingsprosjekter som andel av totale IKTkostnader er samtidig svært lave. Digitaliseringsscoren i kommunene er likevel på nivå med de øvrige kommunene, særlig scorer Lesja og Sel godt på digitaliseringsgrad innen helse og velferd. Vågå kommune er en av kommunene med høyest kostnader til utviklingsprosjekter grunnet en bevisst satsning på IKT i skolen. Utviklingsprosjekter som andel av totale IKT-kostnader er derforvhøy sammenlignet med de øvrige kommunene. Digitaliseringsscoren i kommunen er ganske høy, og kommunen scorer særlig godt innen digitaliseringsgrad helse og velferd. Nær alle kommunene i denne gruppen har kostnader over gjennomsnittet for alle kommuner i Utviklingsprosjekter utgjør en større belastning på IKT-budsjettene i små kommuner sammenlignet med større kommuner.

38 Tydal Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Sel Skjåk kommune har høye kostnader knyttet til IKT-ledelse og administrasjon 6. Analyse per IKT-tjeneste IKT-LEDELSE OG ADMINISTRASJON KOSTNAD PR. INNBYGGER Gruppe 1: < 5,000 innbyggere Kostnader til IKT-ledelse og -administrasjon pr. innbygger Gj.snitt for alle kommuner VIKTIGSTE FUNN Sammenlignet med de andre kommunene i gruppen har Skjåk kommune høye kostnader knyttet til IKT-ledelse og administrasjon. Skjåk kommune har flest faste ansatte etter Nore og Uvdal kommune og Sel kommune. De resterende kommunene i RegionData har lave ledelse- og administrasjonskostnader sammenlignet med kommunene av samme størrelse. Lom, Sel og Tydal kommune har de laveste lokale kostnadene knyttet til IKT-ledelse- og administrasjon. Digitale Gardermoen IKS-kommunen Hurdal er ikke 100% sammenlignbar med de andre kommunene innen IKT-ledelse og - administrasjon. Digitale Gardermoen IKS leverer tjenester til eksterne kunder i tillegg (i begrenset omgang). I tillegg blir kostnader knyttet til regnskap og HR for IKT synliggjort i IKSer i en større grad enn i samarbeider etter 27, herunder RegionData, Kongsbergregionen, Værnesregionen IT og IKT Orkidé.

39 Agenda 1. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Oppsummering 5. Totalkostnadsanalyse 6. Analyse per IKT-tjeneste 7. Analyse per fagsystem 8. Analyse av lisenskostnader 9. Brukerundersøkelser 10.Oppsummering og anbefalinger

40 Analyse per fagsystem for gruppe 1 7. Analyse per fagsystem GRUPPE 1 Tydal < 5,000 innbyggere Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Gol GRUPPE 2 5,000 15,000 innbyggere Froland Surnadal Tinn Sel Gjerdrum Eidskog Vestnes Sunndal Rauma Kragerø Nannestad Notodden Bamble GRUPPE 3 15,001 35,000 innbyggere Nes Røyken Grimstad Eidsvoll Stjørdal Nittedal Kristiansund Kongsberg Molde Gjøvik Ullensaker GRUPPE 4 Arendal Skien 35,001 65,000 innbyggere Asker GRUPPE 5 Tromsø Kristiansand > 65,000 innbyggere Stavanger

41 Tydal Hjartdal Midsund Lesja Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Sel Analyse per fagsystem Lesja, Dovre, Vågå og Sel kommune har kostnader over gjennomsnittet knyttet til system for økonomi, HR og lønn SYSTEM FOR ØKONOMI, HR OG LØNN KOSTNAD PR. INNBYGGER Gruppe 1: < 5,000 innbyggere Drift og applikasjonsvedlike hold av system for økonomi, HR og lønn Gj.snitt for alle kommuner VIKTIGSTE FUNN Notat: Bare kommuner som har rapportert lisenskostnader er med i oversikten. Skjåk kommune har ikke innrapportert tall på dette området, og er følgelig ikke med i oversikten. Det er usikkerhet knyttet til innrapporterte tall på dette området. Hjartdal kommune har de høyeste kostnadene per innbygger knyttet til systemer for økonomi, HR og lønn. Kommunen innførte ila et nytt system for økonomi, HR og lønn. Resultatene for 2013 inkluderer kostnader knyttet til både det gamle og det nye systemet, og er derfor høyere enn et normalår. Av kommunene i RegionData har Dovre kommune og Lesja kommune høyest kostnader knyttet til systemer for økonomi, HR og lønn. Kostnadene er betydelig høyere enn for kommunene Sel og Vågå. Dette skyldes i hovedsak at de betaler mer i lisenskostnader til IKT-samarbeidet per innbygger. Lom kommune har rapportert lavest kostnader knyttet til system for økonomi, HR og lønn Se vedlegg for fullstendig oversikt over systemer. De fleste av kommunene i gruppen har høyere kostnader enn gjennomsnittet av alle kommunene. Dette tyder på at store kommuner har bedre forhandlingsgrunnlag samt mulighet til å oppnå stordriftsfordel og dermed få lavere kostnader knyttet til systemer for økonomi, HR og lønn.

42 Tydal Hjartdal Midsund Lesja Meråker Nore og Uvdal Frosta Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Gol Sel 7. Analyse per fagsystem Kommunene i RegionData har høye kostnader knyttet til sak-/arkivsystem SAK/ARKIVSYSTEM - KOSTNAD PR INNBYGGER VIKTIGSTE FUNN Gruppe 1: < 5,000 innbyggere Notat: Det er usikkerhet knyttet til innrapporterte tall på dette området, Skjåk og Lom kommune har ikke innrapporterte tall på dette området er og følgelig ikke med i oversikten. Kostnad til drift og applikasjonsvedlikehold av sak arkiv-system, pr innbygger Drangedal kommune har de laveste kostnadene knyttet til sak/arkivsystemet, og har kostnader langt under gjennomsnittet for alle kommuner i Kommunen håndterer sak/arkiv-systemet lokalt i kommunen. Gj.snitt for alle kommuner Tydal kommune har høyest kostnad per innbygger knyttet til systemer for økonomi, HR og lønn. Tydal har langt færre brukere (naturlig nok) enn større kommuner. Kommunene Lesja, Dovre, Vågå og Sel i RegionData har kostnader over gjennomsnittet for alle kommuner knyttet til sak- og arkivsystemet. Dovre kommune har høyest kostnad knyttet til sak/arkivsystem blant kommunene i RegionData. De høye kostnadene til Dovre skyldes lisenskostnader er knyttet til KT-samarbeidet. Kommunene i RegionData benytter Ephorte 4 og fagsystemet leveres av IKT-samarbeidet. Kommunene Lesja, Dovre, Vågå og Sel har implementert SvarUT, EDU og Noark5-kjerne, men arkivet ligger ikke i sikker sone. En komplett oversikt over alle kommunene finnes i vedlegget bakerst i rapporten.

44 Analyse av lisenskostnader for alle kommunene 8. Analyse av lisenskostnader GRUPPE 1 Tydal < 5,000 innbyggere Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovr Aukra Vågå Selbu Drangedal Gol e GRUPPE 2 5,000 15,000 innbyggere Froland Surnadal Tinn Sel Gjerdrum Eidskog Vestnes Sunndal Rauma Kragerø Nannestad Notodden Bamble GRUPPE 3 15,001 35,000 innbyggere Nes Røyken Grimstad Eidsvoll Stjørdal Nittedal Kristiansund Kongsberg Molde Gjøvik Ullensaker GRUPPE 4 Arendal Skien 35,001 65,000 innbyggere Asker GRUPPE 5 Tromsø Kristiansand > 65,000 innbyggere Stavanger

45 8. Analyse av lisenskostnader Kommunene i RegionData har noe lavere lisenskostnader innenfor pleieog omsorgssystemer enn gjennomsnittet LISENSKOSTNADER PLEIE- OG OMSORGSSYSTEMER, KR. PR. INNBYGGER Gjennomsnitt VIKTIGSTE FUNN Notat: Bare kommuner som har rapportert lisenskostnader er med i oversikten. Lom, Skjåk og Lesja kommune har ikke innrapportert tall på dette området, og er følgelig ikke med i oversikten. Det er usikkerhet knyttet til innrapporterte tall på dette området. Kommunene i RegionData har lisenskostnader for pleieog omsorgssystemer som ligger noe under gjennomsnittet for alle kommunene. Kommunene bruker Visma Profil og får det levert av IKTsamarbeidet. Dovre, Vågå og Sel kommune har høyere digitaliseringsgrad innen helse og velferd enn gjennomsnittet for alle kommuner i gruppen. Skien kommune har de laveste kostnadene for pleieog omsorgssystemer. Skien kommune håndterer fagsystemet Acos CosDoc lokalt i kommunen for brukere. Skien kommune scorer relativt lavt på digitaliseringsgrad innen helse og velferd, men ganske godt på brukertilfredshet. Hjartdal kommune har vesentlig høyere kostnader for pleieog omsorgssystemer enn de andre kommunene som har rapportert inn lisenskostnader. Hjartdal kommune håndterer pleieog omsorgssystemet Acos Cosdoc lokalt i kommunen. Systemet har 90 brukere. Hjartdal kommune scorer også ganske lavt på digitaliseringsgrad og brukertilfredshet innen helse og velferd.

46 Sel kommune har nest høyest lisenskostnader knyttet til læringsplattformer 24 LISENSKOSTNADER LÆRINGSPLATTFORMER, KR. PR. INNBYGGER Gjennomsnitt Analyse av lisenskostnader VIKTIGSTE FUNN Notat: Bare kommuner som har rapportert lisenskostnader er med i oversikten. Lom, Skjåk, Dovre, Vågå og Lesja kommune har ikke innrapportert tall på dette området, og er følgelig ikke med i oversikten. Det er usikkerhet knyttet til innrapporterte tall på dette området. Drangedal kommune har de laveste kostnadene knyttet til læringsplattform. Kommunen benytter Fronter, og håndterer systemet lokalt i kommunen. Den minste av kommunene som har rapportert lisenskostnader, Rollag har de høyeste kostnadene for læringsplattformer innen skole og oppvekst. Kostnadene er betydelig høyere enn i de andre kommunene. IKT-samarbeidet Kongsbergregionen håndterer Fronter på vegne av 350 brukere i Rollag kommune. Rollag kommune er blant de beste på digitaliseringsgrad innen skole og oppvekst, sammenlignet med kommuner på samme størrelse. Sel kommune bruker It s Learning som læringsplattform i skolen, og hadde 514 elevbrukere i Lisenskostnader knyttet til læringsplattformen for Sel kommune er nest høyeste sammenlignet med de andre kommunene. Sel kommune scorer lavt på digitaliseringsgrad innen skole og oppvekst. Dovre kommune har gratis programvare og har derfor lisenskostnader tilsvarende 0,-

47 8. Analyse av lisenskostnader Dovre, Vågå og Sel kommune har lisenskostnader under gjennomsnittet knyttet til skoleadministrativt system LISENSKOSTNADER SKOLEADMINISTRATIVE SYSTEM, KR. PR. INNBYGGER Gjennomsnitt VIKTIGSTE FUNN Notat: Bare kommuner som har rapportert lisenskostnader er med i oversikten. Lom, Skjåk og Lesja kommune har ikke innrapportert tall på dette området, og er følgelig ikke med i oversikten. Det er usikkerhet knyttet til innrapporterte tall på dette området. Hjartdal kommune har de høyeste kostnadene ved skoleadministrativt system sammenlignet med andre kommuner som har rapportert lisenskostnader på fagsystemet. Hjartdal er den minste kommunen som har rapportert inn kostnader, og dette er en naturlig forklaring på de høye kostnadene per innbygger. Hjartdal håndterer systemet lokalt i kommunen, og betjener Oppad for 56 brukere. Hjartdal er en av kommunene som scorer best på digitaliseringsgrad innen skole og oppvekst sammenlignet med kommuner med samme størrelse. Kommunene Dovre, Vågå og Sel i RegionData har lisenskostnader på skoleadministrative system under gjennomsnittet av alle kommuner. Dovre, Vågå og Sel kommune bruker Visma Oppvekst og Visma Flyt Skole som skoleadministrative system. Fagsystemet håndteres av IKT-samarbeidet RegionData. Alle kommunene i RegionData har lav digitaliseringsgrad innen skole og oppvekst. Blant annet fordi standard er for informasjonssikkerhet ikke er etablert innenfor alle områder i skole og oppvekst.

48 Rollag Hjartdal Midsund Lesja Flesberg Dovre Vågå Drangedal Tinn Sel Vestnes Rauma Kragerø Notodden Bamble Nittedal Grimstad Kongsberg Gjøvik Arendal Skien 8. Analyse av lisenskostnader Håndtering av fagsystemer innen plan, bygg og geodata gjennom IKTsamarbeid gir lavere kostnader enn håndtering lokalt i kommunen LISENSKOSTNADER PLAN, BYGG OG GEODATA, KR. PR. INNBYGGER Gjennomsnitt VIKTIGSTE FUNN Notat: Bare kommuner som har rapportert lisenskostnader er med i oversikten. Lom og Skjåk kommune har ikke innrapportert tall på dette området, og er følgelig ikke med i oversikten. Det er usikkerhet knyttet til innrapporterte tall på dette området. Lisenskostnadene er beregnet ut fra totalkostnaden for kommunene til leverandørene GISLINE, ISY WinMap og KOMTEK. Skien kommune, den største kommunen, har de laveste lisenskostnadene for fagsystemer innen plan, bygg og geodata sammenlignet med andre kommuner som har rapportert lisenskostnader. Rollag kommune har de høyeste kostnadene for fagsystemer innen plan, bygg og geodata. Systemene i kommunen håndteres lokalt til et fåtall brukere i kommunen. Lesja og Sel kommune har lavere kostnader enn gjennomsnittet for lisenskostnader innen plan, byggog geodata. Dovre kommune og Vågå kommune har lisenskostnader over gjennomsnittet knyttet til plan, bygg og geodta. Kommunene i RegionData får ISY WinMap levert fra IKT-samarbeidet. Resultatene tyder på at det er effektivt å håndtere systemene gjennom samarbeid heller enn lokalt i hver enkelt kommune.

49 8. Analyse av lisenskostnader Kommunene i RegionData har høye lisenskostnader knyttet til system for økonomi, HR og lønn LISENSKOSTNADER SYSTEM FOR ØKONOMI, HR OG LØNN, KR. PR. INNBYGGER Gjennomsnitt VIKTIGSTE FUNN Notat: Bare kommuner som har rapportert lisenskostnader er med i oversikten. Skjåk kommune hadde ikke innrapportert tall på dette området, og er følgelig ikke med i oversikten. Det er usikkerhet knyttet til innrapporterte tall på dette området. Bamble kommune har de laveste kostnadene for system for økonomi, HR og lønn. IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan håndterer Agresso på vegne av 250 brukere i kommunen. Dovre kommune har høyest lisenskostnader knyttet til system for økonomi, HR og lønn. Kommunen benytter Visma Enterprise, som håndteres gjennom IKT-samarbeidet RegionData på vegne av 600 brukere. Kommunene Lom, Vågå og Sel i RegionData har vesentlige høyere lisenskostnader ved system for økonomi, HR og lønn sammenlignet med de andre kommunene. I gjennomsnitt har RegionDatakommunene dobbelt så høye lisenskostnader knyttet til system for økonomi HR og lønn sammenlignet med de øvrige kommunene. En av grunnene til at kommunene i RegionData har høye kostnader, er at de sammenlignes med flere innbyggere. (Kostnadene fordeles per innbygger) Kommunene i RegionData har tatt i bruk ulikt antall moduler tilknyttet system for økonomi, HR og lønn

50 Hjartdal Midsund Lesja Nore og Uvdal Dovre Aukra Vågå Tinn Sel Vestnes Rauma Kragerø Notodden Bamble Nittedal Kongsberg Molde Gjøvik Skien Kommunene i RegionData har høye lisenskostnader knyttet til sak-/arkivsystem 8. Analyse av lisenskostnader LISENSKOSTNADER SAK/ARKIV-SYSTEM, KR. PR. INNBYGGER Gjennomsnitt VIKTIGSTE FUNN Notat: Bare kommuner som har rapportert lisenskostnader er med i oversikten. Skjåk og Lom kommune hadde ikke innrapportert tall på dette området, og er følgelig ikke med i oversikten. Det er usikkerhet knyttet til innrapporterte tall på dette området. Hjartdal kommune har som den minste kommunen med innrapporterte lisenskostnader høyest kostnader knyttet til sak/arkiv-system sammenlignet med de andre kommunene. Hjartdal kommune har implementert EDU, men har ikke digital formidling av post til innbyggere, eller Noark 5 kjerne, og arkivet ligger ikke i sikker sone. Dovre kommune har de nest høyeste lisenskostnadene knyttet til sak-/arkivsystem. Dovre kommune har implementert elektronisk dokumentutveksling med offentlige etater, Noark5-kjerne, men har ikke digital formidling av post til innbyggere, og deler av arkivet ligger ikke i sikker sone. Lesja kommune, Vågå kommune og Sel kommune har lisenskostnader knyttet tol sak-/arkivsystemet over gjennomsnittet, og betaler mer enn dobbelt så mye for sak-/arkivsystemet sammenlignet med de øvrige kommunene. Kommunene sammenlignes med flere kommuner med betydelig større størrelse i oversikten. Alle RegionData kommunene benytter Ephorte4, og systemet håndteres av IKT-samarbeidet RegionData. Midsund kommune (2 010 innbyggere, medlem i ROR- IKT) benytter også Ephorte4, men til en lavere kostnad. Kommunen håndterer sak-arkivsystemet lokalt i kommunen.

52 Gevinster fra IKT Tilfredshet IKT-tilbudet generelt Brukerstøtte Opplæring Tilfredshet IKT-systemer Egenvurderin g av kompetanse Kvalitet IKTavdeling 9. Brukerundersøkelser God tilgjengelighet og service i tillegg til rask support gjør at medarbeiderne jevnt over er fornøyd med kvaliteten på IKT-avdelingen BRUKERTILFREDSHET PER KATEGORI VIKTIGSTE FUNN RegionData Gjennomsnitt Kommunene i RegionData er ikke helt tilfredse med opplæring (61 %). Innenfor helse og velferd er bare 26 % av de responderende saksbehandlere i stor grad fornøyde med opplæring de får i IKTsystemene, og ingen er i svært stor grad fornøyde. Innen plan, bygg og geodata er tilfredsheten noe høyere, 36 % av saksbehandlere er i stor eller svært stor grad fornøyde med opplæringen. I stabsfunksjonen er tilfredsheten høyest, her er 62 % i stor eller svært stor grad fornøyde med opplæringen de får i IKT-systemene. 79% 73% 67% 61% 65% 65% 76% Kommunene scorer bra på kvaliteten på IKTavdelingen. Flere enhetsledere påpeker at de er fornøyd med servicenivået, den høye tilgjengeligheten, rask support og nærhet til brukerne. 73 % av enhetslederne i stabsfunksjonen mener at kommunenes ansatte i stor eller svært stor grad legger til rette for digitalisering. På evnen til å hente ut gevinster fra IKT scorer kommunene bra. Flere respondenter mener en relativt kort beslutningsprosess bidrar til å hente ut gevinster. Enkelte enhetsledere etterlyser imidlertid større fokus på gevinstrealisering, samt at anskaffelsesprosesser både regionalt og lokalt organiseres bedre. I stabfunksjonene mener bare 36 % av enhetslederne IKT-utviklingen de siste årene har ført til et styrket samarbeid mellom IKT og virksomhetssiden. Økt fokus på samhandling og organisering kan bedre dette. 52

53 9. Brukerundersøkelser Medarbeidere innen stabsfunksjonen er mest tilfredse med IKT-tjenestene BRUKERTILFREDSHET INNEN KOMMUNALE SEKTORER 67% 67% Totalscore helse og velferd RegionData Totalscore skole og oppvekst Gjennomsnitt 70% Totalscore plan, bygg og geodata 77% Totalscore, stab VIKTIGSTE FUNN Medarbeidere innen stabsfunksjonen har høyest brukertilfredshet i RegionData-kommunene. Enhetsledere trekker frem at en god delingskultur gir fruktbart samarbeid på et komplekst område, samt at fysisk nærhet til IKT-avdelingen forenkler beslutningsprosessene. Samtlige av de responderende saksbehandlerne i stabsfunksjonen mener i stor eller svært stor grad at IKT-systemene er en naturlig del av arbeidsprosessene i kommunen. Innenfor plan, bygg og geodata er medarbeiderne også ganske tilfredse (70 %). 62 % av respondentene er i stor eller svært stor grad fornøyde med brukerstøtten de mottar fra superbrukere. Flere enhetsledere trekker frem nærhet og sentral plassering som en av fordelene ved dagens IKTorganisering. Andre etterlyser større grad av regionalt samarbeid: «Det er mye regionalt samarbeid på en del fagfelter innen mitt område, men ikke opp mot IKT.» Medarbeiderne har lavere brukertilfredshet innen skole og oppvekst. Flere ledere er misfornøyde med at man i liten grad foretar grundige kost/nytteanalyser før man implementerer nye fagsystemer. Innenfor helse og velferd har medarbeiderne en brukertilfredshet på 67 %. Flere ledere påpeker at tjenester er sårbare ved sykdom, og foreslår større grad av regionalt samarbeid for å gjøre enkeltkommunene mer robuste og mindre sårbare. 53

54 Gevinster fra IKT Tilfredshet IKTtilbudet generelt Brukerstøtte Opplæring Tilfredshet IKTsystemer Egenvurdering av kompetanse Kvalitet IKT-avdeling Tilfredshet IKTtilbudet helse og velferd IKT-forvaltning Grad av IKT-styring 9. Brukerundersøkelser Medarbeiderne innen helse og velferd mener IKT-systemene hver for seg er effektive, men at samhandlingen mellom systemer er for dårlig SEKTOR: HELSE OG VELFERD RegionData Gjennomsnitt VIKTIGSTE FUNN Innen helse og velferd gir medarbeiderne svært lav score på opplæring. Blant saksbehandlerne er bare 26 % i stor grad fornøyde med opplæringen de får i IKT-systemene. Graden av IKT-styring får også svært lav score (51 %). Blant enhetslederne mener 60 % at de i liten eller svært liten grad har kontroll over relevante avtaler og leveranser fra IKT-leverandørene. Bare 17 % av lederne mener de i stor grad styrer prosessen med kravstilling under anskaffelsen av systemer. 71% 67% 71% 52% 74% 61% 75% 65% 70% 51% Knyttet til kvalitet på IKT-avdelingen scorer RegionData svært høyt innen helse og velferd. Samtlige av respondentene mener kommunenes ansatte innen IKT oppfyller krav fra virksomhetssiden. Medarbeidere trekker frem nærhet til brukere og svært rask responstid som styrker til IKT-avdelingen. Medarbeiderne scorer godt på tilfredshet med IKTsystemene. Blant saksbehandlere mener hele 76 % at IKT-systemene i stor eller svært stor grad bidrar til å øke kvaliteten på det arbeidet de gjør; 82 % mener IKT-systemene i stor eller svært stor grad bidrar til økt effektivitet. Imidlertid er det bare 20 % som mener IKT-systemene i stor eller svært stor grad legger til rette for samhandling på tvers av enhetene i kommunen. For å kunne oppnå god samhandling på tvers av enhetene er det viktig at IKT-avdelingen får frigjort ressurser til å tenke helhetlig og strategisk. 54

55 Gevinster fra IKT Tilfredshet IKTtilbudet generelt Brukerstøtte Opplæring Tilfredshet IKTsystemer Egenvurdering av kompetanse Kvalitet IKT-avdeling Tilfredshet IKTtilbudet skole og oppvekst IKT-forvaltning Grad av IKT-styring 9. Brukerundersøkelser Fysisk nærhet og god kjennskap til brukerne trekkes frem som en styrke for IKT-avdelingene i RegionData-kommunene SEKTOR: SKOLE OG OPPVEKST VIKTIGSTE FUNN RegionData Gjennomsnitt Medarbeiderne innen skole og oppvekst gir svært lav score på brukerstøtte. 73 % av skole- og barnehagelederne mener skolen/barnehagen i liten eller svært liten grad får god IKT-support, og de resterende 27 % er bare mellomfornøyde med IKTsupporten. 76% 83% 43% 70% 60% 57% 80% 72% 52% 56% Medarbeiderne innen skole og oppvekst gir også svært lav score på IKT-forvaltning. Det kan virke som det er mye uklarhet rundt roller og ansvar, det trekker ned scoren her. Ingen av respondentene mener det er tydelig hvilke roller medarbeiderne har i forvaltningen av IKT-systemene, det er heller ingen som synes det er tydelig hvem superbrukerne er slik at de kan henvende seg for å få hjelp. På kvalitet på IKT-avdeling gir medarbeiderne innen skole og oppvekst svært god score. Kommunalsjefene i de ulike kommunene trekker frem fysisk nærhet til brukere, rask respons på support og god kjennskap til brukerne som styrker til IKT-avdelingen. Samtlige av respondentene mener kommunens ansatte innen IKT i stor eller svært stor grad oppfyller kravene fra virksomhetssiden. På tilfredeshet med IKT-systemer får RegionData en middels score. Saksbehandlere mener systemene i stor grad ivaretar sikkerhet og personvern, men at de i liten grad gjenbruker informasjon fra andre IKTsystemer. I ledelsen blir det etterlyst en sterkere rutine på utskiftning av gammelt utstyr. 55

56 Digitaliseringsstrategi Grad av IKT-styring Vurdering av lærernes kompetanse Tilfredshet brukerstøtte Bruk av digitale læremidler Tilfredshet IKT-systemer Tilfredshet opplæring Egenvurdering av kompetanse Ledelsesutvikling Holdning til bruk 9. Brukerundersøkelser Nye IKT-systemer og nytt IKT-utstyr blir satt opp, men aktive tiltak for å utnytte det i undervisningen uteblir SKOLELEDERE OG BARNEHAGESTYRERE RegionData Gjennomsnitt VIKTIGSTE FUNN Skoleledere og barnehagestyrere er svært fornøyde med IKT-opplæringen. 64 % av respondentene mener skolen eller barnehagen i stor eller svært stor grad har mottatt tilstrekkelig IKT-opplæring. 75 % av skole- og barnehagelederne som har deltatt i ledelsesprogrammer de siste årene, føler ledelse om digitaliseringsarbeid i stor eller svært stor grad har blitt dekket i programmet. 59% 49% 50% 38% 49% 62% 75% 58% 58% 59% På egenvurdering av kompetanse gir skoleledere og barnehagestyrere seg selv en ganske lav score på 58 %. Ingen av respondentene mener de i stor eller svært stor grad har tilstrekkelig kompetanse til å lede digitaliseringsarbeid på sin skole/barnehage. En respondent mener skolen ofte får ansvar for å sette i gang tiltak uten å ha tilstrekkelig kompetanse, og foreslår at personell som kan programvaren reiser rundt til skolene og gir grundig kompetanseoverføring. Bare 7 % av skole- og barnehagelederne mener i stor grad at man setter opp tiltak for å bruke nye IKTsystemer og nytt IKT-utstyr i undervisningen. Mye tyder på at man dermed implementer en rekke nye teknologier, men at gevinstene ofte uteblir siden teknologien ikke faktisk blir tatt i bruk. 77 % av respondentene mener de stiller krav til at lærerne bruker IKT i undervisningen. Jevnlige møter og krav til opplæring er noen av virkemidlene de bruker. 56

57 Gevinster fra IKT Tilfredshet IKT-tilbudet generelt Brukerstøtte Opplæring Tilfredshet IKT-systemer Egenvurdering av kompetanse Kvalitet IKT-avdeling Tilfredshet IKT-tilbudet plan, bygg og geodata IKT-forvaltning Grad av IKT-styring 9. Brukerundersøkelser Innen plan, bygg og geodata er medarbeiderne ganske misfornøyde med IKT-opplæringen SEKTOR: PLAN, BYGG OG GEODATA RegionData Gjennomsnitt VIKTIGSTE FUNN Innen plan, bygg og geodata har medarbeiderne lav tilfredshet med IKT-systemene. 33 % av saksbehandlerne mener IKT-systemene de arbeider med i stor eller svært stor grad gjenbruker informasjon fra andre IKT-systemer. 40 % mener IKT-systemene i stor eller svært stor grad er logisk oppbygd og brukervennlige. På stabilitet er saksbehandlerne mer fornøyde, 70 % mener IKT-systemene i stor eller svært stor grad er stabile. 74% 75% 73% 63% 60% 72% 75% 74% 72% 63% Medarbeiderne er også ganske misfornøyde med opplæringen, bare 31 % av saksbehandlerne er i stor eller svært stor grad fornøyde med IKT-opplæringen de får i kommunen. Blant enhetslederne etterlyses det en «styrket opplæring i utnyttelse av programvare». Kvalitet på IKT-avdeling får en høy score (75 %). Sju av sju respondenter mener kommunens ansatte innen IKT i stor eller svært stor grad leverer tjenester av høy kvalitet. Enhetsledere og kommunalsjefer trekker frem fysisk nærhet, serviceorienterte ansatte og god kompetanse som styrker i IKT-avdelingen. Blant ting som kan forbedres nevner flere enhetsledere økt grad av strategisk tenkning og mer tydelige rolleavklaringer. Evnen til å hente ut gevinster fra IKT får en score på 74 %, og 72 % av medarbeiderne mener IKT-utviklingen de siste årene i stor grad har effektivisert tjenesteproduksjonen. Enhetslederne etterlyser imidlertid mer samarbeid i regionen samt bedre samordning mot bygg og eiendom i forbindelse med installasjon. 57

58 Gevinster fra IKT Tilfredshet IKT-tilbudet generelt Brukerstøtte Opplæring Tilfredshet IKT-systemer Egenvurdering av kompetanse Kvalitet IKT-avdeling Tilfredshet IKT-tilbudet stab IKT-forvaltning Grad av IKT-styring Medarbeidere i stabsfunksjonen har dårlig kontroll på kostnadene for fagsystemer 9. Brukerundersøkelser SEKTOR: STAB VIKTIGSTE FUNN RegionData Gjennomsnitt Innen stabsfunksjonen er medarbeiderne misfornøyde med graden av IKT-styring. Bare 7 % av respondentene mener de i stor eller svært stor grad har kontroll over avtaler og leveranser fra IKT-leverandører til enheten sin. Minst like kritisk er det at bare 21 % mener de i stor eller svært stor grad har kontroll på hvor mye de betaler for IKT-fagsystemer. Ledere etterlyser en bedre organisering av anskaffelsesprosessene. 75% 83% 76% 56% 74% 80% 75% 82% 80% 58% Evnen til å hente ut gevinster fra IKT får en høy score. 71 % av respondentene mener IKT-utviklingen de siste årene i stor eller svært stor grad har forbedret mulighetene for betryggende kontroll. 64 % mener man i stor eller svært stor grad har økt tilgjengeligheten for digitale tjenester for innbyggere og næringsliv de siste årene. Samtidig savner respondentene fokus på gevinstrealisering, bare 23 % mener fokus på gevinstrealisering i IKT-investeringer i stor eller svært stor grad har økt de siste årene. Kvalitet på IKT-avdelingen får også en bra score (75 %). Respondentene trekker frem god service og rask hjelp fra en som forstår lokale behov, som en styrke til IKTavdelingen. Samtidig påpekes det at ansvarsfordelingen er noe uklar, en enhetsleder mener IKT-avdelingen i større grad bør få ansvar over IKT i skolen. Medarbeiderne er heller ikke fornøyd med informasjonen de får over kostnadene, bare 38 % mener IKT-avdelingene i stor eller svært stor grad tilbyr en tydelig oversikt over IKT-tjenester og tilknyttede kostnader. 58

59 Innbyggernes opplevelse av digitalisering er på noe lavere nivå enn landsgjennomsnittet 9. Brukerundersøkelser INNBYGGERE 58% Opplevd digitalisering innen skole og oppvekst 68% 54% Opplevd digitalisering innen helse og velferd 60% 61% 64% Opplvevd digitalisering innen plan, bygg og geodata 69% 64% VIKTIGSTE FUNN Innbyggerne i RegionData-kommuner scorer lavere enn landsgjennomsnittet i mange av kategoriene Den opplevde digitaliseringen får en score på bare 54 % (gjennomsnitt for alle kommuner: 61 %). 43 % av innbyggerne mener kommunene i stor grad utnytter tilgjengelig teknologi i fastlegetjenesten, 27 % mener teknologi utnyttes godt i legevakttjenesten. Dette tyder på at innbyggerne føler en viss oppgitthet over et ubrukt potensial som kunne gjort prosessen med å møte en lege mer knirkefri. Den opplevde digitaliseringen innenfor skole og oppvekst (58 %) er noe lavere enn landsgjennomsnittet (61 %). Bare 34 % mener grunnskolen i stor eller svært stor grad utnytter tilgjengelig teknologi. Med tanke på alt fokuset som er på korrekt bruk av IKT i skolen og det faktum at 77 % av skolelederne stiller krav til at lærerne bruker IKT i undervisningen er dette svake tall. Det kan se ut til å være et misforhold mellom innsatsen skolelederne føler legges ned og oppfatningen til innbyggerne. Den opplevde brukervennligheten er også lav; bare 30 % av de responderende innbyggerne mener de kommunenes digitale tjenester i stor eller svært stor grad er brukervennlige. Tilfredshet med digitale tjenester Opplved brukervennlighet Score i RegionData Opplved nytte i funksjonalitet Opplevd stabilitet Nasjonal score Opplevd automatisering n = 133 RegionData scorer imidlertid langt bedre på opplevd stabilitet, 58 % av brukerne mener kommunens digitale tjenester i stor eller svært liten grad er stabile; bare 12 % mener tjenestene i liten eller svært liten grad er stabile. 59

61 Anbefalinger for kommunene i RegionData 10. Oppsummering og anbefalinger #1 #2 #3 #4 Vurdere organiseringen av IKT-samarbeidet Øke strategisk fokus innen IKT Jobbe systematisk med gevinstrealisering i kommunen Øke digitaliseringsgraden innen skole og oppvekst

62 #1 Vurdere organiseringen av IKT-samarbeidet 9. Oppsummering og anbefalinger Hovedfunn: Analysen avdekker at kommunene i RegionData mottar IKT-tjenester med relativt høy kvalitet til en lav kostnad. RegionData håndterer drift på vegne av kommunene. Kostnadene knyttet til drift er lave og tjenesteomfanget er samtidig høyt sammenlignet med andre kommuner. Kommunene har høye kostnader tilknyttet sluttbrukerutstyr og lisenser for fagsystemer. Kommunene håndterer brukerstøtte lokalt. En del av kommunene har ganske høye brukerstøttekostnader av den grunn, og kvaliteten på tjenestene er middels sammenlignet med andre kommuner. Brukerne av tjenestene setter stor pris på lokal support, og fremhever dette som positivt. Kommunene scorer relativt lavt på strategisk fokus innen IKT. Brukerundersøkelsene avdekker at kommunikasjonen og samhandlingen om IKT kan bli bedre mellom IKT-samarbeidet og kommunene. Det er behov for evaluering av oppgavefordeling mellom IKT-samarbeidet og kommunene, og tydeliggjøring av rolleog ansvarsfordeling mellom kommunene og IKT-samarbeidet. Viktigste innsatsområder: Skille mellom IKT-strategiske oppgaver, og drift, forvaltning og support Vurdere tiltak for å sikre skalafordeler knyttet til brukerstøtte og innkjøp Anbefalinger: PA mener det er naturlig å skille mellom følgende oppgaver/prosesser ved organisering av IKT. IKT-strategiske oppgaver: Hvordan prosjekter prioriteres, iverksettes og styres. Hvordan IKT sikres finansiering. Hvordan anskaffelser styres og gjennomføres. Hvordan det jobbes med gevinstrealisering. Hvordan virksomhetsarkitektur ivaretas. Drift, forvaltning, support og leverandørstyring: Hvordan IKT-systemene driftes og forvaltes. Hvordan IKT-drift og support gjennomføres. Hvordan leverandører styres. Kommunene i RegionData er små i størrelse. Digitale løft kommunesektoren står ovenfor, lar seg vanskelig løse fra enkeltstående småkommuner, grunnet oppgavenes kompleksitet og omfang. PA mener det derfor er fornuftig å tenke samarbeid knyttet til både strategiske oppgaver og driftsrelaterte oppgaver. Kostnader og kvalitet på disse to områdene henger sammen. Stor lokal handlefrihet i den enkelte kommune gjør det utfordrende tenke større digitale grep på tvers av kommunene, og det gjør det vanskelig å sikre stordriftsfordeler ved anskaffelser, eksempelvis. PA mener kommunene i Regiondata bør vurdere å: Øke grad av IKT-strategisk samhandling. Sikre en felles tilnærming til prioritering, finansiering (prosjekt/oppgave-basert, ikke årlig), anskaffelser og gevinstrealisering. Fortsette samarbeidet om drift, øke graden av samhandling om brukerstøtte. Bruke RegionData som sentral pådriver for arbeidet. Felles IKT-strategi bør danne utgangspunktet for digitalisering i alle kommunene, men det bør etableres lokale planer med fokus på hvordan man skal klare å realisere i den enkelte kommune. Det bør initieres en prosess som har til formål å tydeliggjøre hvilken fullmakt RegionData skal ha til å fylle de roller og ansvarsoppgaver IKT-samarbeidet er tiltenkt i felles oppgaveløsning. Lokal nærhet bør hensyntas i valg av fremtidig organisering. En eventuell in-sourcing av driftstjenester til vertskommune, bør hensynta krav til investeringskostnader, og om vertskommunens tilgang til ressurser og kompetanse vil evne å ivareta krav til kostnad og kvalitet ut fra fremtidige driftsbehov innen de tre mest krevende sektorene (helse, utdanning og plan, bygg og geodata)

63 #2 Øke strategisk fokus innen IKT 10. Oppsummering og anbefalinger Hovedfunn: Analysen avdekker at kommunene i RegionData jobber for lite med strategisk utvikling av IKT IKT-samarbeidet RegionData har utviklet en regional handlingsplan for 2015, men det er ikke etablert felles IKT-strategi i samarbeid med deltakerkommunene. Kommunene Skjåk, Lom og Dovre har utarbeidet en lokal variant av den regionale handlingsplanen, men planene tar kun for seg utvalgte områder i kommunene. Kommunene Lesja, Vågå og Sel har ikke etablert og forankret IKT-strategi i kommunene, men det strategiske arbeidet som er gjort i kommunene har vært med utgangspunkt i initiativene fra regionen gjennom RegionData. Analysen avdekker at kommunene i RegionData mangler strategisk fokus,. Manglende IKT-strategi i regionen og lokale gevinstrealiseringsplaner tydeliggjør dette Viktigste innsatsområder: Utarbeide felles IKT-strategi og tiltaksplan i regionen Forankre IKT-strategien i virksomhetssiden i kommunen Utarbeide lokale planer i hver kommune for hvordan å realisere gevinster gjennom den felles strategien Frigjøre ressurser som kan drive digitalisering og utvikling Gjennomgå den totale systemporteføljen Anbefalinger: Kommunene i RegionData bør sammen utarbeide og forankre felles IKTstrategi og tiltaksplan på tvers av kommunene i samarbeidet. Strategien bør ta utgangspunkt i en grundig kartlegging av nåsituasjonen og potensialet per sektor, og ønsket virksomhetsarkitektur. Strategien bør være konkret og forståelig. Kommunene bør utarbeide lokale planer for hvordan de skal realisere gevinster fra IKT-samarbeidet og den felles strategien i regionen. Dette arbeidet bør skje i tett dialog med regionsamarbeidet. Prosessen med utarbeidelse av lokale gevinstrealiseringsplaner bør være inkluderende og skape en god forankring på tvers av avdelinger og nivåer i kommunene. Operasjonalisering av strategien bør skje gjennom tiltaksplaner i programmer og prosjekter. Programmer og prosjekter bør koordineres gjennom en felles porteføljestyring som prioriterer prosjekter ut fra kost/nytte-vurdering og felles målbilde. Porteføljestyringen vil gi best effekt dersom den gjøres på tvers av enhetene. Regionen og hver enkelt kommune bør etablere en god styringsmodell for IKT som skal sørge for vellykket implementering av den felles IKT-strategien gjennom porteføljestyring av programmer og prosjekter. Dette bør synkes med føringer fra KS i forhold til felles kommunal IKT-arkitektur og utviklingen av nasjonale og kommunale felleskomponenter Det vil være naturlig at RegionData koordinerer porteføljestyringen, og bidrar med sentrale ressurser som kan bistå kommunene med gevinstrealisering, virksomhetsarkitektur og anskaffelseskompetanse på tvers av kommunene. Porteføljestyring handler om å prioritere og koordinere programmer og prosjekter ut fra strategiske mål. Kommunene bør frigi tilstrekkelig ressurser som kan drive digitalisering og utvikling innen IKT i kommunen. For å realisere gevinster er det viktig å heve kompetansen knyttet til prosjekt- og prosessledelse i IKT-avdelingen.

64 #3 Jobbe systematisk med gevinstrealisering i kommunene 10. Oppsummering og anbefalinger Hovedfunn: Kommunene i RegionData scorer lavt på arbeid med gevinstrealisering I Dovre kommune gjennomfører man kostnadsanalyser med tilhørende analyse av arbeidsprosesser, men det er ikke etablert gevinstrealiseringsmetodikk og kontinuerlig arbeid med gevinstrealisering er ikke implementert i kommunen I Lesja kommune, Skjåk kommune, Lom kommune, Vågå kommune og Sel kommune utarbeides det ikke gevinstanalyser og gevinstrealiseringsplaner i IKT-prosjekter og det mangler konsekvent arbeid med gevinstrealiseringsplaner samt måling og oppfølging av gevinster i kommunene. Manglende arbeid med gevinstrealisering medfører at kommunene ikke klarer å realisere det fulle potensialet i IKT-løsningene. Brukerundersøkelsene avdekker at de ansatte i kommunene i RegionData vurderer egen kompetanse til å være lavere enn gjennomsnittet blant alle kommuner i analysen. Viktigste innsatsområder: Anbefalinger: Kommunene må ta ansvar for realisering av gevinster fra fellesløsningene lokalt Lederne i kommunen bør stille krav om at gevinstrealisering inngår i ethvert digitaliseringsprosjekt. Det bør allokeres ressurser i kommunene til opplæring i gevinstrealiseringsmetodikk. Det bør utpekes gevinstansvarlige i linjen og settes av ressurser til måling og oppfølging av gevinster. Som en del av gevinstrealiseringsarbeidet er det viktig å prioritere opplæring i eksisterende og nye IKT-løsninger. For å realisere gevinster, er det viktig å heve kompetansen knyttet til bruk av IKT-systemene. Resultatene viser at Kommunene i RegionData bør heve de ansatte i kommunens IKT-kompetanse, både grunnleggende brukerkompetanse og kompetanse knyttet til fagsystemene. Dette vil gjøre at eksisterende IKT-løsninger blir tatt i bruk, og dermed gi økte gevinster fra eksisterende løsninger. I fremtidige prosjekter er det viktig at kompetanse blir en enda mer sentral del av planleggingen og ressursinnsatsen. Innføring av gevinstrealiseringsmetodikk Opplæring i gevinstrealiseringsmetodikk Allokering av ressurser til gevinstrealiseringsarbeid i hver kommuner Gevinstrealisering Gevinst

65 #4 Øke digitalisering av tjenester innen skole og oppvekst 10. Oppsummering og anbefalinger Hovedfunn: Kommunene i RegionData, Lesja, Skjåk, Lom, Vågå og Sel har lav digitaliseringsgrad innen oppvekst og utdanning sammenlignet med kommuner av samme størrelse og har høyere digitaliseringsgrad innen helse og velferd og plan, bygg og geodata. Resultatene fra analysen viser behov for økt digitalisering som et ledd i å øke kvaliteten på IKT-tjenestene i kommunen Det er behov for å utvide det digitale tjenestetilbudet innen sektoren oppvekst og utdanning Analysen avdekker at RegionData scorer noe lavt ift. i hvilken grad sikkerhet og personvern ivaretas. Tillitt til sikkerhet er en forutsetning for at digitale tjenester tas i bruk av innbyggerne, og tiltak for å øke sikkerhet og personvern ytterligere bør iverksettes Anbefalinger: Kommunene bør tilby digitale tjenester som er integrert med fagsystemet for digitale tjenester, for å kunne hente ut fulle gevinster ved digitalisering. Noen eksempler på tjenester som bør digitaliseres og integreres med fagsystem: Endringsmeldinger ift. barnehagesøknad (i Skjåk, Lom og Vågå) Registrering av barnefravær ( i Skjåk, Lom, Dovre, Vågå og Sel) Kommunikasjon mellom barnehage og foreldre( i alle kommunene) Innskrivning av elever til skolestart (i Skjåk kommune) SFO-søknad (i Skjåk og Lom) Påmelding til skolematsordning (i Lesja, Lom, Dovre, Vågå, Sel) Kommunikasjon mellom skole og foreldre (Lesja, Skjåk, Lom, Vågå, Sel) Innmelding av elevfravær (i Lesja, Skjåk, Lom, Dovre, Vågå, Sel) Sikre stabil IKT-drift, gjennom faktisk oppetid på bredbånd over 98% i grunnskoler i Skjåk og Lom komm Viktigste innsatsområder: Utvide det digitale tjenestetilbudet innen oppvekst og utdanning Utvikle systemkrav og sikkerhet I tråd med KS digitaliseringsstrategi er det et viktig mål at undervisning er tilpasset hver enkelt elev, og kommunen bør benytte digitale løsninger for utarbeidelse av individuell opplæringsplan i grunnskolen i kommunene Lesja og Vågå Implementere standarder for informasjonssikkerhet innen alle områder i skole og oppvekst i Lesja, Skjåk, Lom, Dovre, Vågå og Sel kommune I tråd med KS digitaliseringsstrategi må personvern, taushetsplikt og innsynsrett ivaretas for å opprettholde tillitt hos innbyggerne til de digitale tjenestene i kommunen. Kommunen bør utvikle systemkrav og sikkerhet for å sikre at de er i tråd med dette, eksempelvis ved å Implementere standarder for informasjonssikkerhet i skolen

66 Vedlegg

67 Innhold 1. Avklaringer 2. Hva er IKT-kostnads- og modenhetsanalyse? 3. Fordeler og ulemper ved analysemetodene 4. Kvalitetsscore: parametere og beregningsmåte 5. Hvilke fordeler har din kommune ved å delta i IKT-kostnads- og modenhetsanalyse? 6. Hva kan vi oppnå om alle kommuner deltar hvert år?

68 Utvalgte måleparametre for kommunegruppe 1 Vedlegg Kommune Svar- UT EDU Noark 5- kjerne Sikker sone Faktisk oppetid Faktisk responstid Faktisk opprettelse ny bruker Servicedesk Åpningstid Vaktordning System for økonomi, HR og lønn Tydal Nei Nei Ja Ja 100 % 2,0 t - Ja Nei Visma Enterprise Rollag Nei Nei Nei Nei 99 % 6,6 t 0,5 t Nei N/A Nei Agresso Hjartdal Nei Ja Nei Nei 99 % 6,6 t 0,4 t Nei N/A Nei Visma Enterprise Midsund Nei Nei Nei Nei 78 % 6,8 t 0,5 t Nei N/A Nei Visma enterprise Lesja Ja Ja Ja Nei 99 % 1,0 t 0,5 t Ja Ja Visma Enterprise Skjåk Ja Ja Ja Nei 99 % - 0,5 t Ja Nei Visma Enterprise Lom Ja Ja Ja Nei 99 % 0,3 t 0,5 t Ja Nei Visma Enterprise Meråker Nei Nei Ja Ja 99 % 1,9 t - Ja Nei Visma Enterprise Nore og Uvdal Nei Nei Nei Nei 79 % 3,2 t - Nei N/A Nei Agresso Frosta Nei Nei Ja Ja 100 % 2,0 t - Ja Nei Visma Enterprise Flesberg Nei Nei Nei Nei 99 % 6,6 t 0,5 t Nei N/A Nei Agresso Hurdal Ja Ja Ja Nei 100 % 0,4 t 1,7 t Ja Ja Agresso Dovre Ja Ja Ja Nei 99 % 0,3 t 0,5 t Ja Nei Visma Enterprise Aukra Nei Nei Nei Nei 99 % 3,3 t 0,5 t Ja Nei Visma Enterprise Vågå Ja Ja Ja Nei 99 % 1,2 t 0,5 t Ja Nei Visma Enterprise Selbu Nei Nei Ja Ja 100 % 2,0 t - Ja Nei Visma Enterprise Drangedal Nei Nei Ja Ja 98 % 3,0 t 2,0 t Ja Nei Agresso Sel Ja Ja Ja Nei 99 % 0,2 t 0,5 t Ja Nei Visma Enterprise

69 IKT-kostnad: oversikt over definisjoner og metodikk for datainnhenting Vedlegg Kostnad Totale kostnader Kostnader per IKT-tjeneste Kostnader per fagsystem Totale kostnader defineres som kostnader knyttet til brukerstøtte, drift og vedlikehold av IKT-løsninger, systemforvaltning, innkjøp av sluttbrukerutstyr, prosjektgjennomføring, IKT-ledelse og -administrasjon. Kostnadene er samlet inn ved hjelp av et spørreskjema med tilhørende brukerveiledning. Kommunene har fylt ut spørreskjemaet, og det er kvalitetssikret av PA. Det er gjennomført grundig oppstartsmøte og oppfølgingsintervjuer med hver kommune for å sørge for at det sammenlignes epler og epler. I tillegg er det gjennomført kryssjekk med dokumentasjon fra kommunene og IKT-samarbeidene. Kostnadene er fordelt på følgende måte: brukerstøtte (1.nivå og IT-ansvarlige på skoler); drift og applikasjonsvedlikehold (inkl. klientdrift); innkjøp av sluttbrukerutstyr og IKT-rekvisita; utviklingsprosjekter og IKT-ledelse og -administrasjon. Fordelingen er foretatt av kommunene basert på definisjoner i veiledningen til spørreskjemaet og i tett dialog med PA. Kostnader knyttet til sluttbrukerutstyr og utviklingsprosjekter har blitt normalisert slik at de representerer et gjennomsnittet for de siste fem årene. Det er målt lisens- og driftskostnader knyttet til fagsystemer innen økonomi, HR og lønn, sak/arkiv, helse og velferd, skole og oppvekst og plan, bygg og geodata. PA har diskutert med hver kommune hvilke systemer og kostnadstyper som inngår på hvert område. Resultater fra kartleggingen av kostnader knyttet til helse og velferd, skole og oppvekst og plan, bygg og geodata har ikke blitt inkludert i sluttrapporten grunnet usikkerheter knyttet til tallgrunnlaget. Kostnader til IKT-ledelse og -administrasjon Det er målt kostnader knyttet til IKT-ledelse og -administrasjon i kommunen, IKT-samarbeidet og evt. bestillerenheter. Kostnadene omfatter administrative kostnader (f.eks. strøm, husleie, bevertning osv.) og lønnskostnader knyttet til IKTledelse og -administrasjon.

70 IKT-kvalitet: oversikt over definisjoner og metodikk for datainnhenting Vedlegg Tjenesteomfang Tjenesteomfang er målt i antall og typer IKT-tjenester som tilbys, samt garanterte og faktiske tjenestenivåer (eksempelvis oppetid og responstid). Dataene er kryssjekket mot SLAer (tjenestenivåavtaler), tjenestekataloger, serviceerklæringer og tjenesterapporter. For ulike typer tjenester og tjenestenivåer har deltakerne fått tildelt poeng som til sammen utgjør tjenesteomfangsscore. Kvalitet IKT-modenhet IKT-modenhet er definert som modenhet knyttet til brukerstøtte, drift og applikasjonsvedlikehold/ endringsadministrasjon, samt systemforvaltning og -opplæring. Modenhet knyttet til systemforvaltning og -opplæring er målt ved hjelp av en spørreundersøkelse som har blitt sendt ut til stab. Det har blitt målt grunnleggende brukerkompetanse, systemkompetanse og modenhet på systemforvaltning. Modenhet knyttet til brukerstøtte, drift og applikasjonsvedlikehold/endringsadministrasjon er målt ved hjelp av en tilpasset skala med fem nivåer for modenhet. For hvert nivå er det definert tydelige krav som må oppfylles. Disse kravene er gjennomgått og diskutert i intervjuer med PA. PA har tildelt poeng til deltakerne basert på intervjuet. Brukertilfredshet er målt ved hjelp av nettbasert spørreundersøkelse som ble sendt ut til rådmenn, helse og velferdssjefer, skole og oppvekstsjefer, plan/byggsjefer, saksbehandlere innen helse og velferd og plan, bygg og geodata samt enhetsledere innen skole og oppvekst. Hver gruppe hat mottatt et tilpasset spørreskjema. Spørsmålene har blitt i utgangspunktet utformet av PA i tett dialog med KS KommIT og fagrepresentanter fra kommunesektoren. Dataene er innsamlet ved hjelp av spørreskjema med tilhørende brukerveiledning i tett dialog med kommunene og IKTsamarbeidene. Brukertilfredshet Digitaliseringsgrad Digitaliseringsgrad er definert som digitaliseringsgrad innen helse og velferd, skole og oppvekst og plan, bygg og geodata. Digitaliseringsgrad er målt ved hjelp av spørsmålene om implementering av ulike digitale tjenester, tilgang til digitale enheter, bruk av nasjonale felleskomponenter med mer. Spørsmålene har blitt utformet av PA i tett dialog med KS KommIT og kommunale representanter fra respektive fagområder. Spørsmålene har blitt besvart av kommunene i tett dialog med helse og velferdssjef, skole og oppvekstsjef, plan/byggsjef og de ulike enhetene.

71 Avklaringer Vedlegg Deltakere: Notat: Kommunene er sortert etter stigende folketall mot høyre i grafen. Gol kommune ble benchmarket i For kommuner der det mangler tilfredshetsscore for brukere mangler det svar på undersøkelse Grunnet variasjoner i måten kommunene fører avskrivninger på, er det noe usikkerhet rundt datagrunnlaget knyttet til utviklingsprosjekter presiseres at utslaget kan skyldes variasjoner mellom kommunene i måten avskrivninger føres på i kommunene. Definisjoner: IKT-kostnad inkl. innkjøp av datautstyr og -rekvisita, lønnskostnader knyttet til IT-ansvarlige på skoler, superbrukere og systemansvarlige og utviklingsprosjekter. Kostnader knyttet til innkjøp av mobiltelefoner, telleskritt og mobiltelefoni er ikke tatt med. Kostnaden er oppgitt uten mva. Kvalitet har blitt målt som tjenesteomfang (30%), digitaliseringsgrad (30%), IKT-modenhet (30%) og brukertilfredshet (10%) Notat: Kommunene er sortert etter stigende folkemengde mot høyre i grafen. Gol kommune ble benchmarket i 2012.

72 Fordeler og ulemper ved analysemetodene Vedlegg IKT-kostnad Tjenesteomfang FORDELER VED VALGT METODE Deltakerne har blitt bedt om å inkludere alle IKT-kostnader som ligger ulike steder i organisasjonen. Det er bl.a. inkludert uoffisielle superbruker-stillinger, IKT-kostnader som føres på virksomhetens budsjetter og IT-ansvarlige på skoler. På den måten har det blitt dannet et mer fullstendig kostnadsbilde innen IKT. Fokus på kostnadstyper, ikke konkrete kontoer eller art, har også gitt mulighet til å sammenligne kostnader til tross for ulik regnskapspraksis. Det er kartlagt hvilke IKT-tjenester som ytes, samt garanterte og faktiske tjenestenivåer i detalj. Det ligger derfor solide fakta til grunn for vurderingen av IKT-kvalitet. Krav til dokumentasjon på tilbudte tjenester har gitt mulighet til å gjennomføre en grundig kvalitetssikring av innrapportert data. ULEMPER VED VALGT METODE IKT-kostnad er rapportert «manuelt». Dette gir rom for bevisste og ubevisste feil. F. eks. er det utfordrende for store kommuner å kartlegge absolutt alle kostnader som føres på avdelingenes budsjetter. Noen kostnadsposter er estimert. Denne usikkerheten ble redusert ved bruk av detaljerte instrukser, gjennomføring av gjentatte kryssjekk (bl.a. mot offentlige tall og tall fra IKTsamarbeider) og oppfølgingsintervjuer. Selvrapportering fra benchmarkens deltakere kan føre til noen bevisste og ubevisste feil. Denne ulempen har blitt redusert gjennom kryssjekk mot dokumentasjon fra deltakerne, samt grundige oppfølgingsintervjuer. Detaljert kartlegging av tjenesteomfang har økt belastning på prosjektdeltakerne. IKT-modenhet Brukertilfredshet IKT-modenhet er målt gjennom egenvurdering ut fra en definert skala knyttet til velkjente standarder, eksempelvis ITIL. Dette ga muligheten til å samle data på en ressurseffektiv måte. Det er også målt modenhet innen systemforvaltning og opplæring. Dette har gitt en viktig innsikt i hvordan systemene forvaltes internt i kommunene. Brukertilfredshet er målt gjennom en spørreundersøkelse som besvares av rådmann, saksbehandlere innen helse og velferd, helse og velferdssjef, skole og oppvekstsjef og enhetsledere innen skole og oppvekst. Dette har gitt muligheten til å få brukerens vurdering av ITtjenester de mottar. Egenvurdering er subjektiv. Denne ulempen har blitt redusert ved hjelp av oppfølgingsintervjuer. Under intervjuene, har PA gjennomgått og diskutert med deltakerne kravene som stilles per nivå. Scorene har deretter blitt justert basert på resultatene av intervjuet. Spørsmålene for måling av modenhet for systemforvaltning og - opplæring har ikke blitt testet for statistisk validitet. I tillegg er utvalget lite. Spørsmålene har ikke blitt testet for statistisk validitet. I tillegg er utvalget lite. For å kompensere for dette utgjør brukertilfredshet kun 10% av den totale kvalitetsscoren. Digitaliseringsgrad Digitaliseringsgrad har blitt målt basert på digitaliseringsskala utviklet av PA i tett dialog med KS KommIT og andre representanter fra kommunesektoren. Skalaen har gitt mulighet til å vurdere i hvilken grad deltakerne har digitalisert ulike tjenester, tatt i bruk felleskomponenter, sørget for god tilgang til digitale enheter ute på skolene med mer. Selvrapportering fra benchmarkens deltakere kan føre til noen bevisste og ubevisste feil. Digitaliseringsskala har ikke fanget opp absolutt alle aspekter av digitalisering og fokusert på helse og velferd og skole og oppvekst. Disse ulempene har blitt redusert ved hjelp av gjennomgang av dokumentasjon og oppfølgingsintervjuer.

73 Kvalitetsscore: parametere og beregningsmåte Kvalitetsscore er målt på en skala fra 0% til 100%. Denne scoren består av fire parametere: tjenesteomfang, IKTmodenhet, brukertilfredshet og digitaliseringsgrad. Hvert parameter er målt på skala fra 0% til 100% og har fått en bestemt vekting i den totale kvalitetsscoren. Vektingen er som følger: tjenesteomfang 30%, IKT-modenhet 30%, brukertilfredshet 10% og digitaliseringsgrad 30%. 0% Kvalitetsscore 100% Vedlegg 30% 30% 10% 30% Tjenesteomfang IKT-modenhet Brukertilfredshet Digitaliseringsgrad 0% 100% 0% 100% 0% 100% 0% 100% Alle tjenestenivåer er vurdert på en skala fra 0% til 100%. 0% er tildelt når tjenesten ikke tilbys eller tjenestenivået er meget lavt. Scoren over 0% er beregnet basert på hvor langt tjenestenivået ligger fra høyest standard innen IKT. Alle tjenester har lik vekting. IKT-modenhet innen brukerstøtte, drift, applikasjonsvedlikehold, samt grad av strategisk fokus innen IKT, er vurdert på en skala fra 1 til 5. Modenhet innen systemforvaltning og -opplæring er vurdert ved hjelp av spørreundersøkelse sendt ut til ansatte i kommunenes stab(score satt på skala fra 1 til 5). Resultatene er omregnet til %. Alle modenhetstyper har fått like vekting. Brukertilfredshet er vurdert ved hjelp av spørreundersøkelse. Svarene er oppgitt på en skala fra 1 til 5. Resultatene er omregnet til %. Brukertilfredshet fra ulike ansattgrupper er tildelt lik vekting. Digitaliseringsgrad har er vurdert basert på spørsmål om tilgang til digitale enheter, digitale tjenester og bruk av programvare innen helse og velferd, skole og oppvekst og, for noen kommuner, plan, bygg og geodata For hvert svar har kommunen blitt tildelt %-score basert på hvor langt kommunen ligger fra en optimal tilstand. Det har blitt beregnet score for hvert av de to (eller tre) fagområdene, og snittet av scorene gir totalscoren.

74 Hvilke fordeler har din kommune ved å delta i IKT-kostnads- og modenhetsanalyse? Vedlegg Mulighet til å utnytte benchmarken til å etablere måleindikatorer på IKT-området. Dette kan danne basis for en kontinuerlig måling av områder kommunen ønsker å forbedre seg på Sikre kontinuerlig forbedring Fordeler ved IKTkostnadsbenchmark Vurdere IKTtjenester i kommunen Mulighet til å sammenligne IKTkostnad og -kvalitet med kommuner av lik størrelse og behovsprofil Identifisere områder hvor kostnader og/eller kvalitet bør forbedres Identifisere forbedringstiltak på bakgrunn av innsikt i IKT-kostnad/ -kvalitet og beste praksis Identifisere forbedringsinitiativer Få innsikt i beste praksis Få innsikt i hvordan andre kommuner klarer å levere bra på IKT-kvalitet og kostnad innenfor ulike IKT-områder

Vise mer