Referat møte i SUKSIT

Transkript

1 Referat møte i SUKSIT kl Møterom «Styggemann» i Krona (Hasbergsvei 36 Kongsberg) 6. etasje Tilstede: Vigdis Bergestig (Notodden) Torleif Nordskog (Hjartdal), Anne Rudi (Nore og Uvdal), Per Tore Brunæs (Kongsberg), Finn-Arild Bystrøm (Tinn), Else Berit Grette (Rollag), Jon Gjæver Pedersen (Flesberg), Oddvar Kaasa (K-IKT), Halvor Rostad og Britt Inger Kolset (Kongsbergregionen) Forfall: Sak Godkjenning av referat fra møtet Lenke til referatet Referatet ble godkjent. Sak Status fra K-IKT Daglig leder i K-IKT Oddvar Kaasa orienterte om de viktigste aktivitetene i K-IKT for tiden. Det ble spesielt redegjort for VDI (Virtual Desktop Interface) som er under utrulling og hvilke muligheter som ligger i dette. K-IKT kommer med mer info om dette senere. Sak Investeringsbudsjett 2016 IKT Vigdis har spilt inn at det er ønskelig at hver SuksIT-representant orienterer kort om hvilke IKTinvesteringer egen kommune har planlagt/budsjettert i 2016 som IKKE er fellesprosjekter. Dette kan være f.eks. lokale nettverksoppdateringer, ipad-prosjekter, pc og annet utstyr, etc. I tillegg store/mindre byggeprosjekter/flyttinger, som vil involvere K-IKT. Hensikten med dette er å kunne gi K-IKT og kommunene bedre styring mht. når de forskjellige prosjektene kan gjennomføres.

2 Hver SuksIT-representant ga en kort orientering om dette i møtet Det oppfordres til at kommunene involverer K-IKT tidlig ifb med planlegging av nybygg/renovering av eksisterende bygninger med tanke på tilrettelegging av IKT-infrastruktur (nettverk mm) K-IKT vil i løpet av august 2016 sendes ut en henvendelse til kommunene for å få innspill til investeringsbudsjettet for 2017 Sak Kort status av noen pågående regionale aktiviteter For status av de mest omfattende regionale prosjekter/aktiviteter vises til egne saker på sakslista. Det pågår også andre relevante «digitaliseringsaktiviteter» som det ble orientert om: Ny telefoniavtale v/ Oddvar Regional bredbåndsstrategi v/ Halvor Sak Oppfølging tiltaksplan digitalisering Det vises til vedtatte tiltaksplan for I dagens møte ble det gitt en kort orientering om status og framdrift for hvert av satningsområdene i strategien. SuksIT diskuterte videre oppfølging på enkelte av satsningsområdene. 1. Digital dialog (Hovedprosjekt «Digital dialog) Det er hovedprosjekt «Digital dialog » som har fått ansvar for at vedtatte mål for dette satsningsområdet realiseres. Halvor Rostad er prosjektleder for prosjektet og orienterte kort om status og framdrift. 2. IKT og Kompetanse I handlingsplanen for dette området står at mål 2 anses nådd, og at ansvaret for at de øvrige målene fra dette satsningsområdet overføres slik: Mål 1 og 4 : Til satsningsområde 3. Kompetanse Mål 3 og 5 : Til satsningsområde 6. Arkitektur og standardisering Mål 6: SuksIT skal ha et særskilt ansvar i å bistå kommunene i å utarbeide lokale gevinstrealiseringsplaner. SuksIT diskuterte hvordan dette målet følges opp i dagens møte. Mål 6: Det bør tilbys kurs i gevinstmetodikk for kommunene, og dette spilles inn til hovedprosjekt «Digital kompetanse»

3 3. Kompetanse (Hovedprosjekt «Digital kompetanse») Det er hovedprosjekt «Digital kompetanse» som har fått ansvar for at vedtatte mål for dette satsningsområdet realiseres, med regionalt kompetansenettverket som prosjektgruppe. Det ble gjennomført en intern workshop som anbefalte følgende prosess for prosjektgruppa: Det gjennomføres en kompetansekartlegging av alle PC-brukere i kommunene for å kartlegge behovet for kurs/opplæring knyttet til fellesløsningene. Kartleggingen gjennomføres elektronisk og sendes ut i løpet av mars. Det gjennomføres en regional digitaliseringskonferanse for alle ledere/mellomledere i alle kommunene 26. mai. Hensikten med dagen er i større grad få ledere til å ta eierskap til digitalisering av egen enhet/avdeling gjennom å øke lederes digitale kompetanse. Det iverksettes opplæringsaktiviteter i Outlook og Skype så raskt som mulig Regionalt kompetanseforum ga i sitt møte 5. februar støtte til disse anbefalingene. Det anbefales at Hovedprosjekt Digital kompetanse raskt utarbeider og formidler info/»dagens tips» om hvor aktuelle opplæringsressurser kan finnes vedr. Outlook og Skype 4. Arkiv og dokumenthåndtering (regionalt arkivnettverk) Det er regionalt arkivnettverk som har hovedansvar for dette satsningsområdet. Hovedaktivitet i 2016 er anskaffelse av nytt sak/arkivsystem for kommunene. Se referatet sak Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet (SuksIT) Det er SuksIT som har ansvar for dette satsningsområdet. SuksIT drøftet hvordan dette skal følges opp. Saken utsettes til neste møte i SuksIT 20. april 6. Arkitektur og standardisering (Hovedprosjekt «Arkitektur og standardisering») Det er besluttet iverksatt et nytt hovedprosjekt som har ansvar får målene for dette området. Prosjektet er ikke bemannet eller startet enda. Britt Inger orienterte kort om tanker om bemanning og aktiviteter. Saken utsettes til neste møte i SuksIT 20. april

4 7. Helse og velferd (Regionalt program for velferdsteknologi) Det er Kongsbergregionens velferdsteknologiprogram og det regionale helse- og omsorgsnettverket som har ansvar for dette satsningsområdet. Britt Inger orienterte kort om status. 8. Oppvekst og utdanning (Regionalt oppvekstnettverk) Det er regionalt oppvekstnettverk som har ansvar for dette satsningsområdet. Britt Inger orienterte om status i pågående prosess knyttet til planlegging av utbytting/modernisering av eksisterende felles IKTløsninger. Saken behandles i det regionale oppvekstnettverket Det ble også orientert om møte med PP-tjenestene i regionen som ble gjennomført for å vurdere anskaffelse av felles fagsystem for PP-tjenestene. Følgende forslag til vedtak ble lagt fram for SuksIT: SuksIT anbefaler for RMU at det iverksettes prosess for å anskaffe felles IKT-løsning for PP-tjenestene i regionen og at prosessen koordineres med arbeidet med å fornye felles IKTløsninger for skoler og barnehager. SuksIT sluttet seg til forslaget til vedtak 9. Plan, bygg og geodata (Hovedprosjekt «Digitale plan- og byggesaksprosesser) Det er hovedprosjekt «Digitale plan- og byggesaksprosesser » som har fått ansvar for dette satsningsområdet. Regionalt plan, bygg og geodatanettverk er prosjektgruppe for prosjektet. Halvor Rostad er prosjektleder og orienterte kort om status og framdrift. Sak Bruk av regional varslingsløsning ifb innbyggervarsling Kommunene anskaffet høsten 2015 varslingsløsningen Varsling24 til bruk for innbyggervarsling ifb med beredskap/krisehendelser. Britt Inger orienterte om muligheter for bruk av løsningen til annen type innbyggervarsling, og SuksIT drøftet eventuell videre oppfølging. Det ble ikke tid til å drøfte saken inngående. Det orienteres om løsningen på konferansen 26. mai og Britt Inger formidler nyhetsbrev fra leverandør til SuksIT fortløpende

5 Sak Komsam - gevinstrealisering (vedlegg-1) Ny mail- og kalenderløsning er rullet ut til flere av kommunen (Komsam fase 1). SuksIT diskuterte om det er aktiviteter som bør følges opp for at gevinstene kan realiseres. Det har blant annet kommet innspill fra Notodden kommune vedr. ønske om/ forslag til tilpasning av oppsett/løsning slik at denne kan bli så effektiv som mulig for alle ansatte (se vedlegg 1). I dagens drøftes møte eventuelt behov for slik tilpasning. I tillegg avklares og planlegges prosess for hvordan Skype skal rulles ut / tas i bruk i kommunene. Når det gjelder KomSam fase 2 og den opprinnelige beskrivelsen av denne fasen, så anses de behovene som ble skissert der nå å være ivaretatt gjennom flere av hovedprosjektene for digitalisering. Det anbefales derfor at det ikke iverksettes fase 2 av KomSam slik opprinnelig tenkt. KomSam fase 2 iverksettes ikke SuksIT gikk gjennom og kommenterte forslagene i vedlegg-1 K-IKT lager spesifikasjon på hva slags utstyr som anbefales brukt (lyd,bilde). Når disse sammen med brukerveiledning foreligger, rulles Skype kontrollert ut mot spesifikke brukergrupper, f.eks. Regionale prosjekter/nettverk. Skype fjernes etterhvert fra de brukere som ikke skal ha fullversjonen (de som kaller inn til og gjennomfører virtuelle møter). Sak Tilbud avtaleforvaltningsløsning) SuksIT fikk presentert to aktuelle IKT-løsninger i møtet og besluttet da å komme tilbake til saken i første møte i Løsningen omhandlet avtaleforvaltning og dokumenthåndtering for byggeprosjekter. SuksIT gikk gjennom oversendt tilbud på løsning for avtaleforvaltning og drøftet videre oppfølging. SuksIT anbefaler for RMU at det iverksettes en prosess med mål om å anskaffe felles IKTløsning for avtaleforvaltning Sak Anskaffelse felles sak/arkivløsning Prosjektgruppe for anskaffelse av ny felles sak/arkivløsning oversender sin anbefaling edr. valg av løsning til SuksIT som behandler innstillingen og videresender saken til rådmannsutvalget for behandling Britt Inger orienterte og SuksIT behandlet forslaget fra anskaffelsesprosjektet. Det må innarbeides en retrettmulighet i kontrakten dersom leveransen ikke er iht kontrakt K-IKT deltar i kontraktsmøtet RMU inviteres til å mene om andre bør være med Det gjøres en vurdering av budsjett ift reelle anskaffelseskostnader for å se om det er midler til «overs» som kan omprioriteres til frikjøp av interne ressurser i kommunene SuksIT kvalitetssikrer resultatet fra kontraktsmøtet før endelig kontraktsforslag legges fram for RMU i mars

6 Sak Tidstyver Regjering og myndigheter har et økende fokus på «tidstyver» i offentlige virksomheter. Koordinator for SuksIT foreslås at saken settes opp som en fast sak i SuksIT's møter og at vi gjennom dette fortsetter å være en «fremoverlent» region. Det bør sjekkes om det finnes økonomiske støtteordninger som kan finansiere eventuelle tiltak. Men det kan hende at vi kun ved å sette fokus på tematikken kan oppnå gevinster bare ved å iverksette smarte og lite kostnadskrevende tiltak. SuksIT har tidligere fått mail med informasjon om Stjørdals kommune egenutviklede løsning for å effektivisere arbeidet med branntilsyn og i oppdrag å sjekke om dette kan være interessant for egen kommune. SuksIT har tidligere blitt oppfordret til å komme med innspill fra egen kommune og diskuterte videre oppfølging. Finn-Arild spilte i dagens møte inn spørsmål om noen av kommunene har anskaffet IKT-løsning som forenkler utvelgelse av lekdommere. Det ble ikke tid til å drøfte saken i dagens møte, men Britt Inger distribuerer mail fra Finn-Arild som omhandler IKT- løsning som forenkler utvelgelse av lekdommere til SuksIT, og SuksIT følger opp dette pr. mail-dialog. Sak RMU digitaliseringsøkt Rådmannsutvalget har bestilt en «digitaliseringsøkt» ifb med neste møte i RMU for blant annet å få status på implementering av fellesløsninger som er anskaffet. I tillegg vil flere digitaliseringssaker legges fram for RMU i samme møte: Anskaffelse felles sak/arkivsystem Anskaffelse felles system for avtaleforvaltning Orientering om prosess vedr. Utbytting av fellessystemer for oppvekst og PP-tjenesten I tillegg til ovennevnte saker gis info om status utrulling av Outlook og forslag til utrulling av Skype. Det bør også informeres om regional digitaliseringssamling 26. mai og hva man foreløpig tenker om innhold (ta utgangspunkt i lederrollen, felles IKT-løsninger:mail-kalender,Skype, varslingsløsning litt lett og ledig + litt mer om muligheter i moderne digitale løsninger + workshop + regional del: hva er mulighetsrommet når vi har felles IKT-løsninger? (gevinstmetodikk kommer senere)) SuksIT har fortløpende dialog pr. mail om konkret innhold for samlingen

7 Sak Eventuelt a) Smart kommune v/ Finn-Arild Bystrøm Finn Arild orienterte fra deltakelse på Telenor Expo og presentasjon av «pakketeringsløsning» for å digitalisere norske kommuner. SuksIT diskuterte eventuell videre oppfølging. Hovedprosjekt «Digitale plan- og byggesaksprosesser» får i ansvar å undersøke og følge opp dette videre SuksIT anbefaler at det gjennomføres fellesmøte i hovedprosjekt «Digital dialog» og «Digitale plan- og byggesaksprosesser slik at disse 2 prosjektene er mest mulig samkjørt. b) Felles filområde Det er ønskelig at det opprettes et felles filområde som alle ansatte i kommunene i Kongsbergregionen får tilgang til, slik at felles dokumenter kan legges her (f.eks. Felles prosjekter). Det ble ikke tid til å behandle saken, men BI sender spørsmål til K-IKT om det er kurant å etablere fellesmapper for de ulike regionale nettverkene i første omgang c) Flytting av neste SuksIT-møte fra 16. mars Neste møte i SuksIT flyttes fra 16. mars til 20. april kl og gjennomføres via Skype d) Oppdatere info på hjemmesidene om de ulike digitaliseringsprosjektene og medlemmer Det er behov for å få en oversikt over hvem som deltar fra kommunene i aktive digitaliseringsprosjekter og digitaliseringsnettverk Konklu sjon: BI lager et eget menyvalg under som viser aktive nettverk og prosjekter og hvem som deltar i disse fra kommunene Kongsberg, Britt Inger Kolset Koordinator SuksIT