Rådmannsutvalget 28. januar 2011

Transkript

1 MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 28. januar 2011 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 14:00 Møteleder: Jon Gjæver Pedersen referent Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig ledere jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Sakliste Sak 011/11: Referat fra møtet Sak 012/11: Mulighetsstudie Renovasjon...3 Sak 013/11: Regional estrategi for Sak 014/11: Forprosjekt Norsk Helsenett...5 Sak 015/11: Initiativ til ytterligere samarbeid fra Hjartdal...6 Sak 016/11: Fossanåsen...7 Sak 017/11: Krisesenter...8 Sak 018/11: Eu/EØS nettverk i Buskerud...9 Sak 019/11: Eventuelt...10 Vedlegg som var utsendt sammen med innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Utkast til regional estrategi til sak 013/11 2. Vedl 2 Prosjektmandat forprosjekt Norsk Helsenett til sak 014/11 3. Vedl Brev fra Hjartdal kommune til sak 015/11 4. Vedl Brev fra Fossanåsen til sak 016/11 5. Vedl 5 Mail fra KS Buskerud til sak 018/11 Til stede: Jon Gjæver Pedersen / Flesberg Hans Henrik Thune / Rollag Astrid Sommerstad / Kongsberg Magnus Mathisen / Notodden Frank Pedersen / Nore og Uvdal Rune Engehult / Hjartdal Rune Lødøen / Tinn I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen som sekretær Brit Inger Kolset / Kongsbergregionen - under behandling av sak 013/11 014/11, samt deler av 019/11 Sak 011/11: Referat fra møtet Møtereferat fra Rådmannsutvalget Referat fra rådmannsutvalgets møte den er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Referatsaken tas til orientering 2

3 Rådmannsutvalgets konklusjon sak 011/11: Referatsaken tas til orientering Sak 012/11: Mulighetsstudie Renovasjon Rapport fra Rambøll Norge AS Rådmannsutvalget sak 002/11 Det vises til vedtak om iverksettelse av mulighetsstudie knyttet til samarbeid om renovasjon og avfallshåndtering i Kongsbergregionen. Videre vises det til gjennomførte workshops mv. Rambøll AS presenterte rapporten i eget møte den 7. januar der rådmennene deltok sammen med aktuelle medarbeidere i kommunen og IRMAT's ledelse. Politisk ledelse var invitert til denne presentasjonen og 2 av regionrådets medlemmer deltok. I sitt vedtak den besluttet rådmannsutvalget at saken skulle fremmes igjen i møte den Da rådmannsutvalget drøftet saken 7. januar ble det enighet om: kommunene går gjennom de faktiske opplysninger i rapporten og lager en oversikt som kompletterer denne knyttet til endringer/mangler kommunene drøfter rapporten og forelagte anbefalinger i egen kommune fram mot neste møte saken fremmes på nytt til rådmannsutvalgets neste møte, med en tilråding til videre oppfølging saken brukes som «case» i en drøfting av forholdet mellom regionråd/rådmannsutvalg i regionrådet den 8. februar evt som egen sak Det må søkes avklart hva slags mandat/behandling evt videre skritt i saken krever. Sekretariatet har vurdert tilbakemeldingene fra kommunen v/respektive fagmiljø/-medarbeidere og rådmenn slik at det synes aktuelt å anbefale videre skritt i saken. I denne anbefalingen legger sekretariatsleder som premiss at det er et ønske å søke retning/mål i tråd med hovedinnholdet i Rambølls anbefaling. Altså at det søkes etablert et samarbeid om renovasjon/avfallshåndtering mellom kommunene i Kongsbergregionen. Sekretariatet foreslår da at man anser foreliggende mulighetsstudie som et gjennomført «forstudie» i saken. Det videre skrittet som er aktuelt er da etablering av et forprosjekt som skal ha aktivitet i fbm aktuelle ytterligere nødvendige avklaringer/utredninger. Og organisere prosess fram til en evt mulig gjennomføring/etablering av samarbeidet. En slik gjennomføringsfase vil da i såfall bli å betrakte som hovedprosjekt senere. Forprosjektets mål er å levere forslag til etablering/organisering mv for et hovedprosjekt. Sekretariatet legger til grunn at prosess videre vil kreve noe mer tid i forprosjektfasen enn det Rambøll Norge forutsetter i sin plan for gjennomføring. Videre at det høyst sannsynlig vil være aktuelt med ekstern bistand og egen prosjektledelse i forbindelse med etablering og gjennomføring av forprosjektet. 1. Innpill til korrigering oa fra kommunene samles, og sendes Rambøll for gjennomgang og oppdatering til ny endelig versjon av rapport 2. Det utarbeides skisse til gjennomføring av et forprosjekt 3

4 Koordinator redegjorde kort Rådmennene samtalte om saken. Kongsberg er positiv og har ikke innspill til korrigering Notodden er positiv forutsetter at man søker løse «alt» i en evt ny samarbeidsløsning Tinn er positiv saken er politisk forankret korrigeringer er sendt til sekretariatet Nore og Uvdal har ingen innspill til korrigeringer signal om å gå videre Hjartdal har tidligere sendt innspill til korrigering, regner med at disse tas inn. Positiv, forholdet til IRMAT må særlig håndteres i neste fase Rollag er positiv til ny fase ingen særlige innspill til korrigering Flesberg er positiv ingen særlige innspill til korrigering Videre presentasjon / sak til regionråd ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon sak 012/11: 1. Innpill til korrigering oa fra kommunene samles, og sendes Rambøll for gjennomgang og oppdatering til ny endelig versjon av rapport 2. Det utarbeides skisse til gjennomføring av et forprosjekt Sak 013/11: Regional estrategi for Orientering om arbeidet med regional estrategi (sak 072/10) Høringssvar Utkast til regional estrategi (Vedlegg 1) Saksbehandler Britt Inger Kolset Opplysninger i saken/vurderinger: SuksIT har i henhold til vedtatte planer arbeidet med å utforme en ny regional estrategi for perioden Rådmannsutvalget fikk i sitt møte en kort orientering om status og innhold i dette arbeidet. I tråd med signaler gitt i dette møtet ferdigstilte SuksIT strategidokumentet og oversendte det til kommunene 11. november 2010 for gjennomføring av en administrativ høringsprosess. Høringsfrist ble satt til Det har innen høringsfristen kommet tilbakemeldinger fra Notodden, Nore og Uvdal og Kongsberg kommuner at de tilslutter seg innholdet i strategidokumentet. I tillegg har også Hjartdal kommune levert høringsuttalelse som kort oppsummert er et innspill om å vurdere muligheten for at strategien ytterligere fokuserer på mål/område knyttet til å utvikle en bredere felles grunnmur i IKT samarbeidet og sterk forpliktelse mellom kommunene i dette arbeidet. Det har ikke kommet tilbakemeldinger fra de øvrige 3 kommunene i regionen. Strategidokumentet legges fram for rådmannsutvalget i møtet SuksIT behandler formelt ikke saken før i sitt neste møte Der vil foreliggende innspill og evt om det fremkommer nye innspill fra SuksIT - bli behandlet. Dersom denne behandlingen medfører 4

5 forslag til endringer i strategidokumentet, vil rådmannsutvalget bli orientert om dette i sin behandling av saken. I og med at forrige regionale estrategi for ble politisk behandlet i alle kommunene, synes det riktig at den nye strategien også behandles politisk. Da regionrådet er oppdragsgiver for Kongsbergregionen vil det være naturlig at saken først legges fram for behandling i regionrådet før politisk behandling i den enkelte kommune. 1. Rådmannsutvalget tilslutter seg regional estrategi for og fremmer saken til behandling i regionrådet 2. Rådmannsutvalget foreslår at regionrådet anbefaler kommunene å slutte seg til den regionale estrategien Britt Inger redegjorde for planen og SuksIT's behandling av foreliggende høringsuttalelser. Derav også SuksIT's forslag til endringer Koordinator gjorde rede for hvordan saken ellers er tenkt behandlet videre i regionråd/kommuner Det ble gitt innspill til noen endringer i tekst/beskrivelser i forelagte dokument Det ble gitt tilslutning til presenterte behandling av høringsinnspill. Rådmennene drøftet videre saksgang/behandling Saken behandles i regionråd dernest overlates det til den enkelte kommune å avgjøre behandling/forankring. De kommunevise estrategiene må inneholde henvisning til overordnet strategidokument. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 013/11: 1. Regionrådet gir sin tilslutning til regional estrategi for Regionrådet anbefaler at den regionale estrategien legges til grunn for kommunenes videre IKT-arbeid Sak 014/11: Forprosjekt Norsk Helsenett Rådmannsutvalget sak 071/10 Prosjektmandat forprosjekt Norsk Helsenett (Vedlegg 2) I september 2010 vedtok rådmannsutvalget følgende: 1. De enkelte kommuner søker å sette av budsjettmidler i 2011 for kommunens tilkobling til Norsk Helsenett (uavhengig av om dette skjer lokalt eller gjennom et regionalt samarbeid) 2. Det regionale PLOM-nettverket bestående av pleie- og omsorgssjefene tar ansvar for å vurdere og eventuelt etablere et regionalt samarbeid om tilkobling til Norsk Helsenett for elektronisk samhandling mellom aktuelle kommunale etater og eksterne aktører (sykehus, fastleger, o.l) 5

6 PLOM nettverket har i samarbeid med sekretariatet drøftet dette tema og rådmannsutvalgets bestilling i pkt 2 ovenfor. Det er nå enighet om å etablere et regionalt samarbeidsprosjekt knyttet til dette. Sekretariatet har utarbeidet et forslag til prosjektmandat som drøftes i PLOM nettverket den 21. januar og i SuksIT den 26. januar. Vi forelegger saken til godkjenning i rådmannsutvalget den 28. januar. Dersom behandling i PLOM / SuksIT medfører innspill til endringer vil dette presenteres rådmannsutvalget i møte. Likefullt forutsettes det i saken at prosjektansvarlig må få fullmakt til korrigeringer/oppdatering som måtte være/bli nødvendig i oppstartsfasen uten at det påvirker vedtatt mandat som sådan. 1. Prosjektmandat forprosjekt Norsk Helsenett godkjennes 2. Prosjektansvarlig gis fullmakt til nødvendige praktiske tilpasninger Britt Inger Kolset gjorde rede for forslag til prosjektmandat. Koordinator gjorde rede for saken knyttet til organisering og økonomi Det ble enighet om å tydeliggjøre at kommunene v/rådmann er oppdragsgiver og at det innarbeides et beslutningspunkt knyttet til etablering av finansiering av prosjektet (1. mars) Rådmannsutvalgets konklusjon sak 014/11: 1. Prosjektmandat forprosjekt Norsk Helsenett godkjennes 2. Prosjektansvarlig gis fullmakt til nødvendige praktiske tilpasninger 3. Rådmannsutvalget får til behandling sak knyttet til økonomi og beslutning om iverksettelse i neste møte Sak 015/11: Initiativ til ytterligere samarbeid fra Hjartdal Brev fra Hjartdal kommune (Vedlegg 3) Sekretariatet har mottatt kopi av brev fra rådmannen i Hjartdal som er sendt Notodden, Tinn og Seljord kommuner. Tema vil også bli gjenstand for drøfting på et samarbeidsmøte mellom kommunene i Øst Telemark den Prinsipielt mener sekretariatsleder at initiativ til å utrede interkommunalt samarbeid mellom 2 eller flere av regionens kommuner bør forelegges felles bord i Kongsbergregionen. Og mener at dette påhviler de samarbeidende kommuner som forutsetning og forpliktelse. Derfor, og etter avtale med Rune Engehult, settes saken på agenda i rådmannsutvalget for drøfting. Saken omhandler initiativ til ytterligere interkommunalt samarbeid knyttet til: interkommunal økonomiavdeling interkommunal plan- og byggesaksavdeling interkommunal landbruksavdeling Regional koordinator mener at det innenfor alle de nevnte områder finnes muligheter for å utrede/etablere gode samarbeidsløsninger mellom alle, eller i alle fall flere av, kommunene i regionen. Uansett bør evt mulige gevinster, konsekvenser mv utredes. Og rådmannsutvalget bør vurdere om et initiativ ikke også bør avklare muligheter for samarbeid mellom flere kommuner enn det som i Hjartdals brev er tatt initiativ ovenfor. Det bør også i dette ses på muligheter i evt felles tjeneste med evt flere avdelinger i regionen eller annen «distribuerte 6

7 modell» (jfr feks FØNK) mv. Eksempelvis er det nyttige og gode erfaringer i egen region fra dette med interkommunal økonomiavdeling (FØNK). Det finnes eksempler på interkommunale plan og byggesaksavdelinger i andre nærliggende regioner med gode erfaringer. Det siste gjelder også for landbruksavdelinger. Her finnes det også avklarte enkeltvise ønsker fra kommunene ellers, feks fremkom dette i regionens samling for landbruksområdet avholdt på Lampeland i fjor. Samarbeid om disse tjeneste vil også ha mulig forutsetninger knyttet til «verktøy» som eks IKTløsninger. Disse må søkes belyses og forutsetningsvis være i tråd med aktuelle mål i felles estrategi og tillegges SuksIT et ansvar for å bidra til opplysning av. Dersom man etablerer samarbeid mellom noen kommuner i regionen om aktuelle tjenesteområder bør man være særdeles oppmerksom på dette på det felles bord i egen region. Og da søke tilstrebe finne løsninger mellom enkeltkommuner som kan tilrettelegges for evt utvidelser etterhvert. Et annet viktig stikkord er kompetanse og -utvikling. Kommunene er enige om å søke ny kunnskap og kompetanse på satsingsområdene man i fellesskap har etablert og også søke utnytte/benytte den best mulig gjennomsamarbeid. Dette må etableres om prinsipp i all etablering av formelt eller uformelt samarbeid kommunene initierer eller er med i. Nye etableringer av samarbeid må derfor ha dette som forutsetning i utredningene av samarbeidskonstellasjoner og -måter. Det initieres forstudier som avklarer muligheter for samarbeid mellom kommunene i Kongsbergregionen på områdene: 1. interkommunal økonomiavdeling 2. interkommunal plan- og byggesaksavdeling 3. interkommunal landbruksavdeling Rune Engehult innledet med bakgrunn for initiativet fra Hjartdal kommune Notodden og Tinn kommuner har uttalt positiv tilbakemelding på konkret initiativ til dem - fra Hjartdal - til å utrede mulighetene i et evt samarbeid på de aktuelle områder. Numedalskommunen er interessert i å utvikle samarbeid knyttet til de aktuelle fagområder Rådmannsutvalget drøftet saken. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 015/11: Hjartdal kommune v/rådmannen, i samarbeid med sekretariatet, tar initiativ til et møte for de kommuner som ønsker være med å drøfte hvordan et videre utredningsarbeid iverksettes og gjennomføres Sak 016/11: Fossanåsen Brev fra Fossanåsen (Vedlegg 4) Sekretariatet har mottatt brev fra prosjektleder for «Ny drift på Fossanåsen». Brevet ligger vedlagt. Ordfører i Rollag kommune har på spørsmål om hvordan henvendelsen best synes håndtert på regionalt nivå, svart at han ønsker at rådmannsutvalget drøftet saken først. Numedalskommunene og Kongsberg kommune har mottatt brevet direkte også. 7

8 Regional koordinator har bekreftet ovenfor prosjektet at henvendelsen er mottatt og lovet en tilbakemelding på hvordan evt regionen vil forholde seg til saken i fortsettelsen når dette er drøftet med kommunene. Sekretariatet vises til vedlagte brev og ber rådmannsutvalget drøfte evt regional håndtering av saken. Saken fremmes uten forslag til konklusjon Rådmannsutvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 016/11: Saken følges ikke videre opp på regionalt nivå Sekretariatet gir avsender av aktuell henvendelse en tilbakemelding om beslutningen og bakgrunnen for dette Sak 017/11: Krisesenter Tidligere behandlinger og aktuell presentert dokumentasjon i sammenheng med det Kongsberg kommune har bedt om at saken settes opp på agendaen. Det vil bli redegjort i møte - Medlemmene i utvalget vil få tilsendt egen mail om saken Saken legges fra uten forslag til konklusjon Jon G Pedersen innledet til drøfting Astrid Sommerstad orienterte. Saken forventes behandlet i KS rådmannsutvalg 11 mars. Kongsberg kommune har bedt om at saken settes på agenda for dialogmøte med fylkesmannen 16 februar. Rådmannsutvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 017/11: 1. Utredningsarbeidet er avsluttet ref. intensjonsavtale 2. De deltagende kommuner i Kongsbergregionen har som mål å finansiere sin andel av krisesenterdrift i 2011 med kr Kongsbergregionen retter henvendelser til krisesentrene i Skien, Drammen og Ringerike om mulighet for samarbeid 8

9 Sak 018/11: Eu/EØS nettverk i Buskerud Rådmannsutvalget sak 010/11 Mail fra KS Buskerud (Vedlegg 5) Det vises til henvendelse fra KS som er vedlagt (mail av ) I rådmannsutvalget gjorde regional koordinator bla rede for følgende: «Det vil være riktig av koordinator å påpeke at sekretariatet i Kongsbergregionen var noe tilbakeholden i sin tilbakemelding til KS på initiativ om EU/EØS nettverk i Buskerud. Ikke grunnet mangel på interesse eller at tema ikke er av relevant viktighet, men fordi det synes være mange initiativ og medlemskap på tvers knyttet til Europa for tiden. Det er viktig at de aktivitetene man velger delta i kan ses i sammenheng og fremstå med en tydelig struktur som fremmer en aktuell strategi. Det er et mulig potensiale for mange aktører, flere lignende nettverk/arenaer osv i dette arbeidet. Kongsbergregionen har i sine strategier en ambisjon om internasjonalt arbeid / internasjonalisering. Kommunene har egne initiativ og prosjekt gående, medlemskap i ORE, og begge fylkeskommunene i vår region har strategier og aktivitet knyttet til tema. Kongsbergregionen har også selv et internasjonalt forum i egen region. I KS sitt initiativ kan det likevel være tema som ikke uten videre preger aktivitet som vil gi «dobbeltdekning». Men det vil være forutsetning om ressursbruk til dette arbeidet også og kreve noe ny «organisering» for best mulig effekt. Og det må vurderes opp mot regionens og kommunenes ambisjon på ene siden og ressurser på andre siden. Sekretariatet har ikke uten videre disse ressursene så det må skje en organisering mellom aktuelle kommunale medarbeideres innsats for å kunne gjennomføre dette. (...) Det materielle innholdet i denne henvendelsen synes være todelt: Spørsmål om tilslutning til etablering av EU/EØS nettverk i Buskerud Oppneving av «regionansvarlig» kontaktperson i vår region» Rådmannsutvalget fattet følgende vedtak i saken den 7. januar: «Sekretariatet ber KS Buskerud søke fremme ytterligere presisering av hensikt/mål knyttet til sitt initiativ så snart som mulig. Saken fremmes på nytt til de regionale organ regionråd den 8. februar.» Regional koordinator redegjorde i mail til KS den for innholdet i drøftingen i rådmannsutvalget og fremmet bla følgende henstilling: «Rådmannsutvalget ba meg å be KS presisere hvordan dette initiativet skiller seg ut fra annen aktivitet kommunene er engasjert i knyttet til Europaengasjement. Og gi en tydeligere begrunnelse for behovet for etableringen av disse nye nettverkene i Buskerud. Dette for at regionrådet i sin sak skal ha et best mulig utgangspunkt for å vurdere saken. Vi tar sikte på å drøfte saken i regionrådet den 8. februar.» Kopi av mail til KS ble også sendt øvrige regioner i Buskerud med spørsmål om evt behandling/holdning. Ved saksbehandlingstidspunktet foreligger det ikke svar fra KS eller øvrige regioner på vår henvendelse. 9

10 Sekretariatet legger til grunn at Kongsbergregionen skal/bør delta i de aktuelle nettverk dersom disse etableres. Men i såfall må kommunene ta stilling til de konkrete forespørslene fra KS om oppnevning av «regionansvarlig» kontaktperson i vår region. Det er likevel med usikkerhet regional koordinator fremmer forslag til konklusjon/vedtak i saken. Av rådmannsutvalgets drøfting av saken ellers den 7 januar synes det være aktuelt å foreslå evt politisk representasjon 1. Kongsbergregionen uttrykker skepsis til etablering av nettverk som foreslått 2. Dersom nettverk likevel etableres som foreslått, vil Kongsbergregionen representeres i nettverk 3. Regionrådet oppnevner regionansvarlig kontaktperson Rådmannsutvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 018/11: 1. Kongsbergregionen uttrykker skepsis til etablering av nettverk som foreslått 2. Dersom nettverk likevel etableres som foreslått, vil Kongsbergregionen representeres i nettverk 3. Regionrådet oppnevner regionansvarlig kontaktperson Sak 019/11: Eventuelt Innspill fra Astrid Sommerstad/Kongsberg: Reiselivseminar 16 og 17 mars Konklusjon: Saken tas til orientering Innspill fra Astrid Sommerstad/Kongsberg: Osloregionen Notodden og Kongsberg har vedtatt søke medlemskap Øvrige kommuner har saken til/under behandling Konklusjon: Saken tas til orientering Innspill fra Rune Engehult/Hjartdal: Pågående proess rundt anskaffelse av IKT verktøy Britt Inger Kolset deltok. Prosessen rundt aktuell anskaffelsesprosess ble drøftet og konkretisert Konklusjon: Saken tas til orientering 10