KONGSBERGREGIONEN - RÅDMANNSUTVALGET Referat. Rådmannsutvalget. Sted: Kongsberg Krona- 6. etg Breistul 1. Tid: 28. april kl 10:00-12:20

Transkript

1 Referat Rådmannsutvalget Sted: Kongsberg Krona- 6. etg Breistul 1 Tid: 28. april kl 10:00-12:20 Kongsberg 28. april 2017 Håvard Fossbakken Daglig leder Kongsbergregionen

2 Til stede: Hilde Enget Kongsberg kommune Rune Engehult Hjartdal kommune Jon G. Pedersen Flesberg kommune Hans Henrik Thune Rollag kommune Rune Antonsen Nore og Uvdal kommune Ingebjørg Skavlebø - Tinn kommune Kjersti Linneberg sekretariatet Odd Resser sekretariatet Britt Inger Kolset sekretariatet Håvard Fossbakken - sekretariatet Forfall: Svein Aannestad Notodden kommune Rune Lødøen Tinn Sakliste Sak 023/17 Godkjenning av møtereferat. Sak 024/17 Nytt fra sekretariatet Sak 025/17 Responssenter for velferdsteknologi... Sak 026/17 Presentasjon av tilbud - borgermedvirkning..... Sak 027/17 Strategiarbeid og administrativ organisering..... Sak 028/17 Kommunereformen... Eventuelt... Felles bord...

3 Sak 023/17: Godkjenning av møtereferat Dokumenter i saken: Referat fra møtet i rådmannsutvalget 31. mars 2017 Opplysninger i saken: Referatet fra siste møtet er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 31. mars Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 31. mars Sak 024/17: Nytt fra sekretariatet Saksbehandler Håvard Fossbakken Dokumenter i saken: Ingen dokumenter Opplysninger i saken: Fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. Anskaffelse oppvekst Bemanningssituasjonen Digitalisering presentasjon for kommunestyrene Medbestemmelse for ansatte- prosess med Fagforbundet

4 Daglig leders forslag til konklusjon: Tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon: Tas til orientering Sak 025/17: Responssenter for velferdsteknologi Saksbehandler Odd J. Resser Tidligere dokumenter i saken: Forslag vedtekter Gevinstpotensiale pr kommune Responssenter_budsjett_fordelingssimulator Referat fra sak 016/17, rådmannsutvalget 31. mars 2017 Referat fra sak 010/17, rådmannsutvalget 17. februar 2017 Referat fra sak 032/16, rådmannsutvalget 22. juni 2016 Referat fra sak 018/16, rådmannsutvalget 1. april 2016 Referat fra sak 028/16, rådmannsutvalget 27. mai 2016 Spørsmålsskjema responssenter velferdsteknologi mai 2016, med svar fra Notodden, Tinn og Kongsberg kommune Brev til Kongsberg kommune fra Telenor datert Opplysninger i saken: 1. Bakgrunn: Rådmannsutvalgets konklusjon i sak 016/2017: 1. Rådmannsutvalget anbefaler at regionalt responssenter (K-Respons) organiseres som et samarbeid etter kommunelovens 27. Utkast til vedtekter legges til grunn for samarbeidet - med justering av innspill fremkommet i møte. Sekretariatet bes kvalitetssikre forslag til vedtekter i tråd med lov og regelverk. Nytt utkast til vedtekter ettersendes, og det gis muligheter for innspill før endelig versjon ferdigstilles.

5 2. Daglig leder gis i oppdrag å arbeide videre med planer for tilleggstjeneste i responssenteret som beskrevet 3. Basert på vedtak ovenfor lager daglig leder felles saksfremlegg for politisk behandling lokalt 4. Forslag til ansettelsesprosess og intervjugruppe for ansettelse av daglig leder av respons-senteret godkjennes. Daglig leder i responssenteret ansettes i prosjektstilling med mulighet for fast ansettelse 5. Daglig leder gis i oppdrag å rekruttere nye samarbeidskommuner inn i samarbeidet. 6. RMU vedtar kostnadsfordelingsmodell i neste møte. Sekretariatet synliggjør felleskostnader og fordeling av disse og eksempler på fordeling fra tilsvarende samarbeid utenfor Kongs-bergregionen. I denne saken legges det fram 1. Modeller for kostnadsfordeling, med referanse til et utredningsarbeid gjort i Gjøvikregionen 2. Utkast til vedtekter korrigert etter innspill fra rådmannen i Nore og Uvdal 3. Disposisjon for sak til kommunestyrene 4. Gevinstpotensial beregnet etter gevinstene redegjort for i sak 016/2017, og etter tilbakemeldinger på enkelte data fra kommunene. Kostnadsfordeling Modeller Kommunestyrene i Gjøvik-regionen ga i 2012 rådmennene i oppdrag å utrede ulike modell(er) for kostnadsfordeling til investering og drift ved regionale samarbeidstiltak ( ). Arbeidsgruppa som ble satt ned foreslo at det lages følgende fordelingsnøkler: 1. Forslag til alternative kostnadsfordelingsnøkler: a. Kostnadsfordeling etter innbyggertall, alternativt etter Agdenesmodellen (korrigert innbyggerfordeling) b. Todelt kostnadsnøkkel, eksempelvis 50/50 (alt 40/60) prosent fordelt etter fast del og etter innbyggertall c. Tredelt kostnadsnøkkel, en fast del, en del fordelt etter innbyggere og en del fordelt etter uttak av tjenester for det aktuelle samarbeidsområdet, eksemplevis 33/33/33-prosent 2. Vertskommunens oppstartskostnader må det tas stilling til i hvert enkelt tilfelle 3. Vertskommunens pensjonsforpliktelser ved virksomhetsoverdragelse må vurderes

6 4. Deltakerkommunenes etableringskostnader for å komme opp til samme nivå må hver kommune selv ta Kostnader som kan knyttes direkte til en eller flere kommuner, dekkes av den/de respektive kommune). 5. Ved kostnadsfordeling etter 1 b/c, fastsettes kostnadsfordelingsnøkkelen i hvert enkelt samarbeidstilfelle Arbeidsgruppa innhentet erfaringer fra flere regionssamarbeid, og forsøkte å finne fellesnevnere og prinsipielle begrunnelser. Det viste seg å ikke være så veldig tydelig: Mest brukt er en modell der en viss andel fordeles med samme beløp pr. kommune, og resten ut fra innbyggertall. Men det anføres i utredningsrapporten fra Orkdalsregionen at logikken og forutsetningene bak slike fordelinger ikke alltid er svært bevisste og klare. Det er noen viktige trekk ved det som finnes av fordelingsnøkler rundt omkring i kommunene og deres samarbeid: Det er ofte uklar logikk og filosofi Det er ikke i overveiende grad faglig basis og grunnlag Det er stort sprik i type fordelingsnøkler Det avtales ofte for hver enkelt tjeneste Det synes som om det i hvert tilfelle forhandles om løsninger som er akseptable for de deltakende kommunene. Fra sak 016/2017 om responssenter ble behandlet 31.3.har det fra Kongsbergregionen vært rettet henvendelser til andre kommuner som har etablert eller planlegger etablering av responssentertjenester i kommunal regi. Kommunene det er rettet henvendelser til er; Kristiansand kommune, Trondheim kommune og Værnesregionen. Kristiansand kommune opplyser at de ikke har avklart samarbeidsmodell eller fordelingsnøkler, da de foreløpig fungerer som responssenter for Kristiansand kommune alene, med målsetting om tilslutning av flere kommuner på et senere tidspunkt. Trondheim kommune opplyser at responssenteret «Helsevakta» er etablert som en videreføring av allerede eksisterende interkommunalt samarbeid i Trondheimsområdet med vertskommunemodell etter kommunelovens 28-1b, med Trondheim kommune som vertskommune. Kostnadsfordeling er ikke gjort kjent. Værnesregionen har på lik linje med Kongsbergregionen politiske vedtak i sine kommuner om etablering av regionale responssenter. Anskaffelse av responssenterløsning skjer som tidligere orientert i samarbeid mellom Værnesregionen,Tromsø kommune og Kongsbergregionen. Dokument for prekvalifisering er lagt ut på Doffin med frist for tilbydere som ønsker å bli kvalifisert 9. mai 2017 kl Endelig valg av samarbeidsmodell og kostnadsfordeling er hittil ikke behandlet i Værnesregionen.

7 Kostnader I responssenter for Kongsbergregionen er det så langt ikke definert noen variable kostnader. Eventuelle variable kostnader kan være knyttet til drift av responssenterløsningen som anskaffes. Som nevnt i tidligere sak dekkes anskaffelsen av løsning av avsatte midler. De sprangvise faste kostnadene kommer når vi 1) ansetter daglig leder, 2) ansetter første operatørgruppe, og 3) går i full drift og øker til to pr vakt. Detaljert budsjett finnes i vedlagt dokument Responssenter_Budsjett_Fordelingskalkulator. Fordelingsnøkler Det synes utfordrende å komme med en entydig anbefaling på fordelingsnøkkel, den blir resultatet av drøftingene (forhandlingene) i rådmannsutvalget. For lettere å kunne se konsekvensene av ulike fordelinger er det rigget et regneark som er vedlagt: Responssenter_Budsjett_Fordelingssimulato. Legg inn prosentene de gule rutene, så regner arket ut kostnadene. Nederste tabell viser differansen mellom de to alternativene. Korrigert utkast til vedtekter Vedlagte utkast til vedtekter er korrigert etter de innspillene som ble gitt av Rune Antonsen til møtet Disposisjon for sak til kommunestyrene Sekreteriatet skriver felles sak til fremlegg i kommunestyrene. Den foreslås bygd opp etter følgende disposisjon: 1. Hva er velferdsteknologi, a. Hvorfor velferdsteknologi i. Medisineringsstøtte ii. Varsling og lokalisering iii. Digitalt tilsyn 2. Lokalt gevinstpotensial (anskueliggjøring av muligheter, IKKE hvordan realisere gevinster lokalt.) 3. Responssenter a. Oppgaver b. Økonomi

8 c. Kostnadsfordeling d. Samarbeidsform og vedtekter Gevinster Gevinstpotensial For å anskueliggjøre et gevinstpotensial er det sett til økonomiske gevinster hos kommuner i det nasjonale velferdsteknologiprogrammet, som beskrevet i sak 016/2017. Det er gjort anslag for Kongsbergregionens kommuner innenfor anbefalte teknologiske løsninger i vedlagt regneark Gevinstpotensiale_pr_kommune. Lokalt vil man ha grunnlag for enda mer nøyaktige gevinstanslag. Samtidig kan det være verdt å merke seg at om bare halvparten av potensialet i vedlegget realiseres vil dette utgjøre vel kr 25 mill. Systematisk bruk av velferdsteknologi har store effekter. Lokalt gevinstarbeid ved implementering av velferdsteknologi Gevinster ved innføring av trygghetsskapende teknologi kommer ikke av seg selv, men forutsetter at det gjennomføres gevinstarbeid lokalt. Gevinstarbeidet må begynne med å identifisere og planlegge hvilke gevinster som ønskes oppnådd. Hvilke gevinster som ønskes oppnådd vil kunne variere mellom ulike kommuner og tjenestesteder. I beskrevet gevinstpotensial vises det først og fremst til potensielle økonomiske gevinster. Regionalt velferdsteknologiprogram jobber imidlertid sammen med helse og omsorgstjenestene for å definere direkte, indirekte og kvalitative gevinster. Direkte budsjettmessige gevinster handler om kostnadsbesparelser, for eksempel ved reduserte transportkostnader eller lønnsutgifter. Indirekte gevinster handler ofte om frigjort tid i tjenestene, som kan gi mer tid til brukere som trenger tjenestene mest, bedre arbeidshverdager og dermed redusert sykefravær eller at man også her unngår lønnsutgifter eksempelvis til innleie av ekstra personell ved ressurskrevende brukere. Kvalitative gevinster handler om økt kvalitet i tjenestene. Økt kvalitet for eksempel for bruker som får medisin til rett tid og opplever mestring ved å kunne håndtere dette selv. KS har i samarbeid med Helsedirektoratet utviklet Veikart for tjenesteinnovasjon og velferdsteknologi. Veikartet gir kommunene verktøy og veiledning i hvordan lykkes med å ta velferdsteknologiske løsninger i bruk og sikre at gevinster realiseres. Metodikk og verktøy fra Veikart for tjenesteinnovasjon benyttes i stor grad i Kongsbergregionens velferdsteknologiprogram.

9 Helse og omsorgsnettverket i Kongsbergregionen godkjente 31. mars 2017 velferdsteknologiprogrammets fremdriftsplan for kompetansehevende tiltak og innføring av rutiner for lokalt gevinstarbeid. Fremdriftsplanen viser påbegynte og planlagte aktiviteter for Målsetting med aktivitetene er at ledere i regionens helse og omsorgstjenester settes i stand til, og ansvarliggjøres, for gevinstrealisering i egne enheter og virksomheter. Se aktivitetene i utdrag av fremdriftsplanen nedenfor: Lokalt gevinstarbeid - aktiviteter Utarbeide overordnet gevinstrealiseringsplan trygghetsskapende teknologi Temadager (velferdsteknologi, gevinstrealisering og endringsledelse) for ledere Evaluere og måle effekt av teknologi Tid Vår 2017 Høst 2017 Løpende Mellomledere medvirker i gevinstplanlegging Høst 2017 / vinter workshops lokalt 2018 Innføring av rutiner for gevinstoppfølging i Compilo Høst 2017 Mellomledere er ansvarliggjort og følger gjeldende rutiner for gevinstoppfølging i egen enhet 2018 Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget beslutter fordelingsnøkkel for kostnadene knyttet til Responssenter for velferdsteknologi. Sekretariatet utarbeider felles saksfremlegg for kommunestyrene. Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget tar sikte på konklusjon for fordelingsnøkkel for kostnadene knyttet til Responssenter for velferdsteknologi i mai. Sekretariatet utarbeider felles saksfremlegg for kommunestyrene. Sak 026/17: Presentasjon av tilbud Borgermedvirkning (Appfunksjon) Saksbehandler: Britt Inger Kolset

10 Dokumenter i saken: Presentasjon/Tilbud vedlegg Opplysninger i saken: SuksIT fikk i sitt forrige møte 17. mars en presentasjon/demo av løsningen «BorgerApp» fra leverandøren av kommunenes digitale Kvalitetssystem. SuksIT ønsket på bakgrunn av presentasjonen å få tilsendt et uforpliktende pristilbud på løsningen. SuksIT ønsket også at koordinator for SuksIT presenterer tilbudet i RMU s møte 28. april. RMU har tidligere besluttet at forslag til nye løsninger skal inn i årlig tiltaksplan for digitalisering. SuksIT ønsker å presentere tilbudet som mulig innspill til tiltaksplan for 2018 ev. at den enkelte kommune gis mulighet til selv å anskaffe og ta i bruk løsningen i inneværende år. Koordinator for SuksIT deltar i møtet og går gjennom tilbudt løsning. Daglig leders forslag til vedtak: Presentasjonen tas til orientering Rådmannsutvalgets vedtak: Utsettes til neste møte Sak 027/17: Strategiarbeid og administrativ organisering Saksbehandler Håvard Fossbakken Dokumenter i saken: Kongsbergregionens digitaliseringsstrategi Kongsbergregionens strategiplan Opplysninger i saken: Kongsbergregionen har to strategier som styrer vårt arbeid, vår felles Digitaliseringsstrategi og Kongsbergregionens strategiplan. Vi vil jobbe med neste utgave av begge disse strategiene og ser behov for å se strategiene i sammenheng. SuksIT planlegger neste strategiprosess og trenger innspill

11 i sitt arbeid, både for ambisjonsnivå og innhold. Digitalisering styrer mye av arbeidet vårt i dag og har tatt over mye av det fokuset eksisterende strategi har lagt opp til. Dette har vært riktig og det har også gitt gode resultater så langt. Vi ser et økt fokus fra kommunene og resten av samfunnet på digitalisering og opplever at behovet for styrking av denne satsingen vil eskalere de kommende år. Dette har også konsekvenser for bemanningen og hvordan vi skal organisere sekretariatet fremover. Daglig leder og sukit- koordinator vil drøfte følgende spørsmpl med Rådmansutvalget: o o o Hva ønsker vi med digitaliseringssamarbeidet for framtida? Hvor skal vi legge ambisjonene? Hvordan bør vi vekte digitalisering og intern kompetanseutvikling opp mot politisk viktige temaer som samferdsel og næringsutvikling? Kan vi tenke nytt rundt bemanningen av sekretariatet? Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget gir tilbakemeldinger på daglig leders spørsmålsstillinger. Rådmannsutvalgets konklusjon: Utsettes til neste møte Sak 028/17 Kommunereformen Dokumenter i saken: Rådmannsutvalget sak 056/14 Regionrådet sak 033/14 Regionrådet Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger:

12 Rådmennene gir en oppdatert status fra de enkelte kommunene. Daglig leders forslag til konklusjon: Saken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon: Ingen ny orientering Eventuelt Ekstraordinært rådmannsutvalg i juni Anskaffelsen i oppvekst vil være klar midtveis i juni. For å sikre fart i prosjektet trenger vi et vedtak i utvalget før sommerferien. Daglig leder finner en løsning for behandling midtveis i juni. Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet.