KONGSBERGREGIONEN - RÅDMANNSUTVALGET Referat. Rådmannsutvalget. Sted: Kongsberg Krona- 6. etg Breistul. Tid: 26. august kl 10:00-13:30

Transkript

1 Referat Rådmannsutvalget Sted: Kongsberg Krona- 6. etg Breistul Tid: 26. august kl 10:00-13:30 Kongsberg 26. august 2016 Håvard Fossbakken Daglig leder

2 Til stede: Svein Aannestad Notodden kommune Wenche Grinderud Kongsberg kommune Rune Engehult - Hjartdal Jon G. Pedersen - Flesberg Rune Antonsen - Nore og Uvdal Hans Henrik Thune - Rollag Britt-Inger Kolset Kongsbergregionen Halvor Rostad Kongsbergregionen Ingvild Helstad - Skatt Sør Henning Olsen - Skatt Sør Anne Rygaard - Kongsbergregionen Margrethe Taxt- Lamolle Kongsbergregionen Ivar Stokkereit UNICEF Norge Håvard Fossbakken - Kongsbergregionen Forfall: Rune Lødøen - Tinn Sakliste Sak 033/16 Godkjenning av møtereferat Sak 034/16 Nytt fra sekretariatet Sak 035/16 Skisse til utvidet samarbeid om skatteoppkreving... Sak 036/16 Oppfølging av digitaliseringskonferansen Sak 037/16 Regional av sak/arkivløsning prosjektplan og ressurser. Sak 038/16 Oppdatering i Prosjekt Barnevennlige kommuner Sak 039/16 Kommunikasjonsrutiner... Sak 040/16 Kommunereformen... Eventuelt... Felles bord... 2

3 Sak 033/16: Godkjenning av møtereferat Referat fra møtet i rådmannsutvalget 22. juni 2016 Referatet fra møtet 22. juni 2016 er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 22. juni Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 22. juni Sak 034/16: Nytt fra sekretariatet Saksbehandler Håvard Fossbakken Ingen dokumenter Fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. o Kompetanseportal o Etablererveiledningen o Ansattes medbestemmelse, prosess Daglig leders forslag til konklusjon: Tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon: Tas til orientering 3

4 Sak 035/16 Skisse til utvidet samarbeid om skatteoppkreving Saksbehandler: Halvor Rostad Rådmannsutvalget 30. oktober sak 072/15 Rådmannsutvalget 29. april 2016 sak 021/16 Skisse til samarbeidsmodell for skatteoppkreving (vedlegg) Iht. til mandatet for Kongsbergregionens prosjekt Tjenestesamarbeid økonomi og HRM, er skatteoppkreverfunksjonen et av temaene for utredning og oppfølging. Det er nedsatt en egen arbeidsgruppe bestående av de ansatte i denne funksjonen i de tre Telemarkskommunene, samt to representanter for Skatteoppkreveren i Kongsbergregionen, herunder daglig leder. Konklusjonen så langt fra arbeidsgruppa er at det ønskes lagt til rette for et utvidet skatteoppkreversamarbeid, hvor også de kommunene i Telemark deltar. Det er laget en foreløpig skisse til samarbeidsmodell, se vedlegg til saken. Skissen ble lagt fram for prosjektgruppa 10. juni, med frist 15.8 for å avgi eventuelle tilbakemeldinger fra kommunene. Positivt svar er mottatt fra Notodden og Tinn. En noe justert skisse legges nå fram til orientering for Rådmannsutvalget. Representanter for Skatt Sør vil delta i møtet, for å orientere og avgi vurderinger fra sitt ståsted. Saken bes tatt til drøfting med sikte på å avklare behov for ytterligere beslutningsunderlag samt videre prosess i saken. Daglig leders forslag til vedtak: Rådmannsutvalget drøfter skisse til samarbeidsmodell for skatteoppkreving og gir tilbakemelding om ytterligere behov for beslutningsgrunnlag og prosess. Rådmannsutvalgets vedtak: Rådmannsutvalget drøfter skisse til samarbeidsmodell for skatteoppkreving. Tilbakemelding om ytterligere behov for beslutningsgrunnlag og prosess tas med i det videre arbeidet. Sak 036/16 Oppfølging av digitaliseringskonferansen Saksbehandler: Håvard Fossbakken Evaluering digitaliseringskonferansen 2016 (vedlegg) 4

5 Regionens digitaliseringskonferanse 26. mai samlet over 170 ledere fra kommunene. Hensikten med konferansen var å gi kommunale ledere på alle nivåer i kommunene en innføring i hva digitalisering innebærer, og motivasjon til å ta fatt på arbeidet med digitalisering i egen kommune. Det ble gjennomført en evaluering av konferansen. Denne følger vedlagt. Tilbakemeldingene fra deltakerne er veldig positive og evalueringen viser at de fleste synes konferansen var både nyttig og inspirerende og at de ønsker å delta også neste år dersom tilsvarende konferanse blir arrangert da. SuksIT besluttet derfor i møte å legge inn dette som et årlig tiltak i sitt forslag til tiltaksplan for Tiltaksplanen vil bli lagt fram for rådmannsutvalget i september. I SuksIT-møte ble det også drøftet hvordan man i tiden framover kan få ledere til å ta et større ansvar for digitalisering i egen virksomhet. Det er ønskelig at rådmannsutvalget også drøfter dette slik at eventuelle innspill/forslag kan formidles til SuksIT for videre oppfølging dersom det er ønskelig. Koordinator for SuksIT vil delta i møtet. Daglig leders forslag til vedtak: Rådmannsutvalget drøfter saken Rådmannsutvalgets vedtak: Rådmannsutvalget drøftet saken Sak 037/16 Regional av sak/arkivløsning prosjektplan og ressurser Saksbehandler: Anne Rygaard Ingen dokumenter i saken Kommunene har kommet med innspill til ressurser. Prosjektleder informerer om status på både frikjøpsavtaler for prosjektdeltagere og oppsett av andre referanseressurser på møtet. Overordnet prosjektplan blir fremlagt, med vekt på de aktivitetene som berører kommunene mest. Daglig leders forslag til vedtak: Rådmannsutvalget tar redegjørelsen til orientering. 5

6 Rådmannsutvalgets vedtak: Rådmannsutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 038/16 Oppdatering i Prosjekt Barnevennlige kommuner Saksbehandler: Margrethe Taxt- Lamolle Ingen dokumenter Del 1 av kartleggingen på hvorvidt kommunene oppfyller sine forpliktelser IFT FNs barnekonvensjon ble gjennomført før sommeren Prosjektleder Ivar Stokkereit fra Unicef presenterer foreløpige funn. Del 2 av kartleggingen som går på kommunenes egen administrasjon begynner nå, og vil ha en stram tidsplan utover høsten Prosessen vil bli presentert på møtet. Denne delen av kartleggingen vil basere seg på tversektorielle arbeidsgrupper fra hver kommune som svarer på en rekke spørsmål. Gruppen vil få en grundig innføring i prosessen og veiledning i hvordan arbeidet skal gjennomføres fra Unicef og Universitet Nord på en workshop som er planlagt til tirsdag den 13 september. Vi ber om at Rådmennene allerede i forkant av dette RMU møtet nedsetter arbeidsgruppen i egen kommune, og melder inn navn på deltagere til prosjektleder. Personen må ha grundig innsikt i kommunens sentraladministrasjon og det er en fordel om de er kjent med prosesser med ungdomsdemokrati (ungdomsråd etc.). 1 person fra oppvekstsektoren 1 person fra helsesektoren 1 person fra teknisk Daglig leders forslag til vedtak: Rådmannsutvalget tar presentasjonen til orientering. De innmeldte ressurspersonene inkluderes i prosjektets videre arbeid. Rådmannsutvalgets vedtak: Rådmannsutvalget tar presentasjonen til orientering. Daglig leder kommer tilbake til rådmannsutvalget med oppdatert fremdriftsplan og forutsatt ressursbruk i september. 6

7 Sak 039/16: Kommunikasjonsrutiner Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Det oppleves stadig behov for forankring og løpende oppdateringer på leder- og medarbeidernivå i våre prosjekter. Dette går begge veier. Kommuneorganisasjonene har behov for kunnskap og forankring i våre prosjekter, sekretariatet har behov for kommunikasjon med de ulike fagressursene, og rådmenn trenger naturligvis ryddig oversikt over saker som må opp til politisk behandling i sin kommune. I tillegg er det ulik kompetanse og ulike ressurser på den eksterne kommunikasjonen gjennom nettsider, pressemeldinger og sosiale medier. Her er det rom for nye og forbedrede rutiner og tiltak, og det kan være nyttig for den enkelte medarbeider som jobber med disse tingene å kunne dele erfaring og kompetanse med kolleger i regionen. Kongsbergregionens sekretariat sitter også på ressurser og kompetanse som vi gjerne vil dele med kommunene på dette feltet. Daglig leder vil derfor samle aktuelle medarbeidere i hver kommune til et miniseminar denne høsten, med faglig påfyll, og workshop som kan danne grunnlag for kommunikasjonsrutiner til senere behandling i rådmannsutvalget. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget drøfter behovet for kommunikasjonsrutiner. Daglig leder forbereder egen konferanse for aktuelle medarbeider i kommunene som beskrevet i saken. Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget drøfter behovet for kommunikasjonsrutiner. Daglig leder forbereder egen konferanse for aktuelle medarbeider i kommunene som beskrevet i saken. Sak 040/16: Kommunereformen Rådmannsutvalget sak 056/14 Regionrådet sak 033/14 Regionrådet Saksbehandler Håvard Fossbakken 7

8 Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmennene gir en oppdatert status fra de enkelte kommunene. Daglig leders forslag til konklusjon: Saken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon: Saken tas til orientering Eventuelt Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 8