Rådmannsutvalget 30. mars 2012

Transkript

1 MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 30. mars 2012 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 14:00 Møteleder: Rune Engehult referent Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Sakliste Sak 039/12: Referatsaker...3 Sak 040/12: Forstudie Omsorgsteknologi...3 Sak 041/12: Utredning av modell for videre IKT-drift samarbeid...4 Sak 042/12: Anskaffelse av regional IKT-løsning for helsestasjoner...6 Sak 043/12: Forventningssamtale...7 Sak 044/12: Forventningsavtale Sak 045/12: Forprosjekt avfallssamarbeid...8 Sak 046/12: Medbestemmelse mv...9 Sak 047/12: Barnevernvakt...10 Sak 048/12: NTP Sak 049/12: Regional LMS-koordinator...11 Sak 050/12: Rammeavtaler barnevern...11 Sak 051/12: Implementering av ERP status - orientering...12 Sak 052/12: Eventuelt...13 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Utkast til prosjektmandat for forstudie «Omsorgsteknologi» til sak 040/12 2. Vedl 2 Forventningsnotat 2011 til sak 043/12 3. Vedl 3 Forventningsnotat 2012 til sak 044/12 4. Vedl 4 Notat fra Rambøll til sak 045/12 5. Vedl 5 Brev fra Drammen datert til sak 047/12 I forbindelse med møtet ble det bli gjennomført en kort visning av en aktuell midlertidig løsning mht samhandlingsteknologi som nå utprøves i regionen (nettbasert lyd/bilde overføring mv) Til stede: Rune Lødøen / Tinn Frank Pedersen / Nore og Uvdal Rune Engehult / Hjartdal Hans Henrik Thune / Rollag Magnus Mathisen / Notodden Astrid Sommerstad / Kongsberg Jon G Pedersen / Flesberg I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen som sekretær 2

3 Sak 039/12: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalget Referat fra rådmannsutvalgets møte den er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Referatsaken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 039/12: Referatsaken tas til orientering Sak 040/12: Forstudie Omsorgsteknologi Helse- og omsorgsnettverket sak 003/12 Utkast til prosjektmandat for forstudie «Omsorgsteknologi» (Vedlegg 1) Saksbehandler Britt Inger Kolset SuksIT arrangerte i samarbeid med det regionale helse- og omsorgsnettverket (tidl PLOM) en regional konferanse med temaet «Omsorgsteknologi» på Lampeland Det regionale helse- og omsorgsnettverket ønsket i etterkant av konferansen å se nærmere på et mulig samarbeid om dette temaet og vedtok i møte en bestilling til sekretariatet om å utarbeide utkast til et prosjektmandat for en forstudie knyttet til Omsorgsteknologi. Helse- og omsorgsnettverket behandler utkastet til prosjektmandat for forstudien i sitt møte Overordnet mål med å gjennomføre forstudien kan beskrives slik: Kartlegge hvilke muligheter som ligger i å ta i bruk omsorgsteknologi for kommunene og eventuelt foreslå hvordan kommunene bør samarbeide om dette videre. Det foreslås at forstudien gjennomføres i perioden Det vises til utkastet til prosjektmandat for mer detaljer knyttet handlingsmål, rammer, organisering, beskrivelse av kostnader samt forslag til finansiering. Når det gjelder kostnader til gjennomføring av en forstudie vil dette i hovedsak innebære kostnader knyttet til prosjektledelse. Forstudien foreslås gjennomført innenfor kommunens egne budsjettrammer for Det bemerkes at utkastet til prosjektmandat kan bli endret som en følge av behandlingen av saken i møtet i det regionale helse- og omsorgsnettverket

4 Rådmannsutvalget vedtar oppstart av forstudie for «Omsorgsteknologi» forutsatt at det i møte i Helse- og omsorgsnettverket anbefales oppstart av en slik forstudie, og at forstudien gjennomføres i henhold til vedtatt prosjektmandat. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 040/12: Rådmannsutvalget vedtar oppstart av forstudie for «Omsorgsteknologi», og at forstudien gjennomføres i henhold til vedtatt prosjektmandat. Kostnadene fordeles etter 50/50 modell Sak 041/12: Utredning av modell for videre IKT-drift samarbeid Prosjektplan for forlengelse av prosjekt IKT Drift Rådmannsutvalget sak 090/10 Rådmannsutvalget sak 054/11 Rådmannsutvalget sak 069/11 Rådmannsutvalget sak 082/11 Rådmannsutvalget sak 114/11 Rapport fra prosjektgruppe IKT Drift Rådmannsutvalget sak 006/12 den Notat fra sekretariatet til kommunene Rådmannsutvalget sak 028/12 den Opplysninger i saken/vurderinger: Det vises generelt til tidligere behandlinger i saken og spesielt til sak 028/12 av den I denne saken ble konklusjonen som følger: Rådmennene gjennomfører en administrativ høringsprosess i kommunene innen Og oversender høringssvar til sekretariatet Videre prosess besluttes av Rådmannsutvalget i møtet Det er nå klart at minst en av kommunene ikke vil greie levere høringssvar før den Sekretariatet vil søke samle høringsvarene og legge dem fram for rådmannsutvalget før / i møtet. Rådmennene drøfter høringssvar Rådmannsutvalget fastsetter videre prosess 4

5 Regional koordinator orienterte. Følgende er gjengivelse av hovedtrekkene i denne orienteringen: På grunnlag av beslutningene i Rådmannsutvalgets møte 24. februar 2012 ble rapporten om organisering av videre IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen lagt fram for administrativ høring i kommunene. Høringssvarene som er oversendt sekretariatet så langt, er samlet i en felles katalog. Hovedinntrykket av høringssvarene kan oppsummeres slik: Det uttrykkes fortsatt støtte til videreutvikling av et IKT driftssamarbeid og til de angitte målene for samarbeidet. Det er en tydelig bevegelse i retning av at flere vil kunne vurdere/akseptere et samarbeid basert Kommunelovens 27 som et aktuelt alternativ, selv om noen fagforeninger fastholder sine uttalelser om at de ønsker 0-alternativet utviklet med nye samarbeidsavtaler. Det uttrykkes fortsatt stor usikkerhet og/eller skepsis til om det er ønskelig eller hensiktsmessig å etablere et eget rettssubjekt med en virksomhetsoverdragelse. Det signaliseres behov for videre utredninger rundt dette. Behovet for videre utredninger mer generelt, med gode muligheter for medvirkning, uttrykkes av flere aktører. En har så langt sett for seg at en etter høringsrunden skulle legge fram en sak om valg av organisasjonsmodell for politisk behandling i kommunene. Det kan nå være gode grunner for å revurdere dette. Begrunnelsen for det vil i første rekke være: Beslutningsunderlaget anses ennå ikke å være tilstrekkelig. Den usikkerheten mange uttrykker i vurderingen av foretrukket modell, særlig når det gjelder etablering av et eget rettsobjekt eller ikke, vil nokså sikkert også gjelde i de politiske organene. Ved å gå veien om en fase med videre utredninger, vil en imøtekomme mange av synspunktene i høringssvarene samt sikre seg et bredere og mer konkret beslutningsunderlag. På denne bakgrunn foreslås den videre prosessen slik: Forberedelsene av en sak til politisk behandling legges på is inntil det er gjennomført ytterligere utredninger, men det bør vurderes å legge fram en foreløpig orienteringssak for kommunestyrene. Det siste bl.a. fordi Representantskapet i Kongsbergregionen allerede er orientert om prosessen og det er varslet en sak rundt dette. Det iverksettes en ny fase med mer detaljerte utredninger av et 27-samarbeid, hvor det i forkant ikke tas stilling til om det skal være noe eget rettssubjekt eller ikke. Det vises også til uttalelsen om valg av modell fra kommuneadvokaten i Kongsberg sett fra et juridisk ståsted, som framhever 27 som den mest hensiktsmessige og relevante modellen, og som stadig fler nå peker på. 27 er også den modellen som gir størst fleksibilitet, og således best mulighet til å gjøre tilpasninger til de behov og interesser en ønsker å ivareta. Utredningene må omfatte temaer som forslag til vedtekter, samarbeidsavtaler, ansattes rettigheter og arbeidsvilkår, tjenestenivåavtaler, bemanningsplaner, budsjetter og samhandlingsregler. Så får konklusjonen og anbefaling vedr. endelig variant av 27-samarbeidet komme i kjølvannet av denne prosessen. Prosjektgruppa for denne fasen bør ha en bredere sammensetning enn i forrige runde, med representanter for de IKT-ansatte, tillitsvalgte, noen med personalfaglig kompetanse og evt. en brukerrepresentant. Gruppa bør også ha god tilgang på juridisk kompetanse med erfaring når det gjelder organisering av kommunal virksomhet. Det utarbeides et prosjektmandat for denne nye fasen som legges fram for Rådmannsutvalget i aprilmøtet, med tanke på oppstart så tidlig som mulig i mai Det påbegynnes arbeid med å bemanne prosjektorganisasjonen allerede etter påske. Endelig tidsramme for prosessen må drøftes nærmere, men det kan være hensiktsmessig at det foreligger viktige konklusjoner seinest når 5

6 budsjettinnspillene fra regionen skal foreligge i august-september Det kan også være et mål at det kan fremmes en sak til politisk behandling omtrent på det tidspunkt. Det forutsettes at arbeidet i en ny prosjektfase kan dekkes innenfor gjeldende budsjettrammer, gitt at kommunene som før dekker sin egen deltakelse i prosessen. Det ble spilt inn å ta inn å vurdere ta med 28 som alternativ i den videre utredningen sammen med 27. Det ble gitt uttrykk for usikkerhet knyttet til spørsmål om eget rettsubjekt eller ikke. Dette sammen med ansattes forhold er tema som må forventes være blandt fokusområdene i utredningsfasen videre Rådmannsutvalgets konklusjon sak 041/12: Det utarbeides prosjektmandat for en ny fase med detaljerte utredninger av 27 og 28- samarbeid i henhold til behandlingen i dagens møte Prosjektmandatet legges frem for godkjenning i rådmannsutvalgets møte Sak 042/12: Anskaffelse av regional IKT-løsning for helsestasjoner Rådmannsutvalget sak 071/10 Rådmannsutvalget sak 014/11 Rådmannsutvalget sak 023/11 Rådmannsutvalget sak 112/11 Saksbehandler Britt Inger Kolset Rådmannsutvalget vedtok i møte å starte hovedprosjektet «Meldingsløftet» basert på fremlagt prosjektmandat. En av aktivitetene i hovedprosjektet beskrevet i prosjektmandatet - innebærer anskaffelse av regional IKT-løsning for helsestasjonene i regionen. Dette arbeidet er nå startet og representanter fra helsestasjonene i kommunene har hittil gjennomført følgende aktiviteter knyttet til dette: Oppstartsmøte 19. og Demoer av aktuelle løsninger i markedet Planlagt prosess videre innebærer utarbeidelse av felles kravspesifikasjon for utlysning av en konkurranse. Representanter fra helsestasjonene i kommunene utgjør arbeidsgruppe for dette arbeidet, og har i denne forbindelse planlagt et arbeidsmøte 12. april i Tinn kommune. Man har håp om å kunne lyse ut en konkurranse i løpet av april, med frist for innlevering av tilbud ultimo mai. Regional innkjøper for Kongsbergregionen vil bistå i denne prosessen. Arbeidsgruppa vil etter vurdering av innkomne tilbud utarbeide innstilling til valg av løsning/leverandør. Planlagt produksjonsstart i ny løsning er foreløpig satt til ca 1. november. For å sikre at dette vil kunne være mulig anses det som avgjørende at man kan inngå kontrakt med valgt leverandør i løpet av juni dvs.før sommerferien. 6

7 Rådmannsutvalget har sitt siste møte før sommerferien 28. mai, og det vil ikke være mulig for arbeidsgruppa å ha en anbefaling klar på dette tidspunkt. Man ønsker derfor at rådmannsutvalget gir SuksIT mandat til å behandle anbefalingen fra arbeidsgruppa, eventuelt gjennomføre forhandlingsmøter og inngå kontrakt i samarbeid med regional innkjøper. Dette forutsatt at at kostnadene knyttet til anskaffelsen er innen budsjetterte og vedtatte rammer for Hovedprosjekt Meldingsløftet. Rådmannsutvalget gir SuksIT mandat til å vedta anskaffelse av IKT-løsning for helsestasjonenene og i samarbeid med regional innkjøper gjennomføre eventuelle forhandlingsmøter Rådmannsutvalget gir daglig leder for Kongsbergregionen mandat til å signere avtale med valgt leverandør. Det ble understreket forventning om at daglig leder og SuksIT i sitt videre arbeid involverer helse og omsorgsnettverket Rådmannsutvalgets konklusjon sak 042/12: Rådmannsutvalget gir SuksIT mandat til å vedta anskaffelse av IKT-løsning for helsestasjonenene og i samarbeid med regional innkjøper gjennomføre eventuelle forhandlingsmøter Rådmannsutvalget gir daglig leder for Kongsbergregionen mandat til å signere avtale med valgt leverandør. Sak 043/12: Forventningssamtale Forventningsnotat 2011 (Vedlegg 2) Rådmannsutvalget 26 aug 2011 sak 073/11 I hht vedtatte avtale skal det gjennomføres en forventningssamtale 2 ggr pr år. Siste samtale ble gjennomført 26 august 2011 jfr sak sak 073/11 Forventningssamtale er gjennomført i tråd med forutsetningene Rådmannsutvalgets konklusjon sak 043/12: Forventningssamtale er gjennomført i tråd med forutsetningene 7

8 Sak 044/12: Forventningsavtale 2012 Forventningsnotat 2012 (Vedlegg 3) Rådmannsutvalget og regional koordinator drøfter forventninger for 2012 og fastsetter dette i notat/avtale gjeldende for inneværende år Forventningsnotat for 2012 vedtas Rådmannsutvalgets konklusjon sak 044/12: Forventningsnotat for 2012 vedtas Sak 045/12: Forprosjekt avfallssamarbeid Tidligere behandlinger Prosjektspesifikasjon og plan for gjennomføring Notat fra Rambøll (Vedlegg 4) Opplysninger i saken/vurderinger: Det er gjennomført oppstart i tråd med forutsetningene. I første fase er det kartlegging og informasjonsinnhenting. I kontakt med Rambøll synes det avklart at det foreligger utfordringer i hht gjennomføring. Bla ble frist for innsending av informasjon fra kommunene satt til 6 februar og siste kommune leverte den 17 februar. I tillegg til tid, gir Rambøll uttrykk for at informasjonen som er avgitt ikke fullt ut er slik de hadde forutsatt. Dette kan altså påvirke videre arbeid i prosjektet og PA mener det da er rimelig at styringsgruppen orienteres. Det er da gjort avtale om at Rambøll skal søke lage en oversikt over sistuasjonen og mulige konsekvenser av denne til PA snarest mulig. Dette er vedlagt. Her finner man også forslag til løsning. PA har også bedt om en vurdering av konsekvenser mht framdrift som vi håper vil foreligge til møtet i rådmannsutvalget. Videre er PA orientert om at Rambøll vurderer på egen side å bytte oppdragsansvarlig. Noe forsinkelser skyldes også sykdom/fravær i Rambøll. Kongsbergregionen gjennomfører avtale om tillegg slik anbefalt i notat fra Rambøll 8

9 det må forventes at forprosjektets sluttresultat ikke speiler nivået for detaljer som fremkommer i prosjektets kartleggingsfasen det må formidles til oppdragstaker at detaljenes betydning i denne fase - ikke kommer i vegen for de mer «strategiske» forhold. Eks avklaring mht IRMAT Tinn kommune har allerede bestilt bistand fra Rambøll. Forholdet til kostnader / kostnadsfordeling i det videre må da hensynta dette forholdet Rådmannsutvalgets konklusjon sak 045/12: Kongsbergregionen gjennomfører avtale om tillegg slik anbefalt i notat fra Rambøll Sak 046/12: Medbestemmelse mv Rådmannsutvalget den sak 037/12 Følgende ble vedtatt i forrige møte: Forholdet til ansattes representanter, involvering og deltagelse i regionale prosesser og prosjekter ble drøftet. Konklusjon: Rådmennene tar spørsmål om saken opp i sine respektive samrådsarenaer i kommunene med fokus på å få innspill til hvordan ivareta tilfredstillende representasjon/deltagelse og involvering i de prosessene kommunene velger å håndtere på regionalt nivå Det settes en egen sak opp på agenda for neste møte for drøfting av dette og de tilbakemeldinger som rådmennene har fått i den enkelte kommune Saken settes med dette på agenda til drøfting/oppfølging Saken legges frem uten forslag til konklusjon Av ulike grunner har ikke alle kommuner fått gjennomført samråd slik forutsatt være grunnlag for behandling av denne saken. Den foreslås derfor utsatt Rådmannsutvalgets konklusjon sak 046/12: Saken utsettes til neste møte 9

10 Sak 047/12: Barnevernvakt Brev fra Drammen datert (Vedlegg 5) Barnevernlederforum har arbeidet med å finne alternative løsninger jfr tidligere saker. I brev i november ble det rettet en formelle henvendelse til Drammen interkommunale barnevernvakt. Dette ble fulgt opp med møte mellom representanter fra barnevernlederforum og den interkommunale barnevernvakta i Drammen. Nå foreligger det svar fra Drammen. Som ble behandlet i det regionale lederforumet her den 16 mars. Konklusjonen i dette møtet ble at regional koordinator skulle orientere rådmannsutvalget om foreliggende svar. Vurderingen er at dette tilbudet syns være basert på en kostnadside som gjør det uaktuelt å gå videre. Videre har tilsvarende henvendelse blitt gjort til interkommunal barnevernvakt i Telemark. Barnevernlederforum har bedt om at rådmannsutvalget også orienteres om dette. Parallelt arbeides det i Kongsberg/Numedal med å finne mer lokale ordninger som i noen grad kan avhjelpe/endre situasjonen - i påvente av andre og tilfredstillende løsninger Saken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 047/12: Saken tas til orientering Sak 048/12: NTP Forslag til NTP Regionrådet den 23 mars 2012 sak 027/12 Det vises generelt til etatenes forslag til NTP for som nå er presentert. Rådet drøfter saken igjen den 23 mars og det er i den saken lagt inn forutsetning om at rådmannsutvalget drøfter videre oppfølging. Saken settes derfor opp på agenda for møtet Rådmannsutvalget drøfter og fastsetter videre oppfølging 10

11 Regional koordinator orienterte om pågående prosesser. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 048/12: Sekretariatet sender utkast til uttalelse til kommunene snarest mulig etter 17 april Sak 049/12: Regional LMS-koordinator Epost datert 16 mars 2012 fra Oddgeir Sjøtveit Av epost datert 16 mars 2012 fra Oddgeir Sjøtveit, fremgår det at han sier opp sin stilling i Tinn kommune. Tinn kommune har under Sjøtveits tid på vegne av regionsamarbeidet hatt ansvaret for den felles regionale LMS-koordinator. Siden sommeren 2011 har Sjøtveit hatt permisjon, og vært ansatt i Fronter sentralt. Hvor han nå fortsetter og da sier opp sin stilling i Tinn. I permisjonstiden har Bård Ribe vært ansatt i denne funksjonen, etter en intern utlysning i alle kommuner. Det må nå gjøres forberedelser og avklaringer til ny tilsetting i funksjonen, og regional koordinator ønsker drøfte dette med rådmannsutvalget samtidig med at utvalget blir orientert om situasjonen Rådmannsutvalget drøfter og fastsetter videre oppfølging Regional koordinator orienterte Rådmannsutvalgets konklusjon sak 049/12: Stillingen blir lyst ut snarest mulig Sak 050/12: Rammeavtaler barnevern Rådmannsutvalget sak 007/12 11

12 Som oppfølging av sak 007/12 vil regional innkjøpskoordinator orientere kort om status og videre oppfølging i møtet. Konklusjonen i møtet den sak 007/12 var som følger: Det iverksettes arbeid med å etablere felles regionale rammeavtaler for anskaffelse av advokattjenester Regional innkjøpsfunksjon sender ut forespørsel til kommunene om deltagelse Rådmannsutvalget tar saken til orientering Regional innkjøpskoordinator orienterte deltagelse meldes tilbake til regional innkjøper avklaring mht innspill fra Notodden avklares før saken går ut Rådmannsutvalgets konklusjon sak 050/12: Rådmannsutvalget tar saken til orientering Sak 051/12: Implementering av ERP status - orientering Prosjektmandat - Implementering av ny ERP løsning for 4 kommuner Saksbehandler Kristin Wåle I henhold til prosjektmandatet til hovedprosjektet er et av beslutningspunktene som skal behandles i rådmannsutvalget som følger; "Beslutning om samordning av kodeverk" og "Godkjenning av prosjektplan inkl. milepæler og frister" Prosjektet er nå satt og bemannet med både ressurser på prosjektledelse og fagledelse. Kick Off for prosjektet ble gjennomført 20. februar. Arbeidet videre er organisert gjennom prosjektgruppa og faggrupper. Faggruppene som består av 4 deltakere fra hver kommune (2 fra økonomi og 2 fra lønn og personal) skal jobbe med det faglige innholdet i implementeringen - herunder også komme med anbefaling angående samordning av kodeverk samt legge fram prosjektplan inneholdende milepæler og frister. Beslutning om samordning av kodeverk Gruppene er godt i gang med arbeidet, men ikke alle forutsetninger for å komme fram til en anbefaling er på plass. Flere spørsmål som har oppstått i forhold til installasjon av løsningen må avklares først. Både Visma og SuksIT er involvert i disse spørsmålsstillingene. 12

13 Faggruppene har i tillegg under det arbeidet som er startet, kommet med flere konkrete problemstillinger som man må jobbe med fagressurser fra Visma for å finne løsninger til. Det er derfor planlagt workshop for faggruppene sammen med Visma i april, og med oppfølgende samling i juni. Prosessen rundt samordning av kodeverk er godt i gang, og de deltakende kommunene er enige om at kodeverket skal samordnes så langt det lar seg gjøre. Ulikhetene mellom kommunene som deltar og de tekniske forutsetninger som foreligger i installasjonen er avgjørende. Det er enighet om at rutiner og reglement samordnes. Beslutningsgrunnlag for samordning vil presenteres rådmannsutvalget innen 29. juni Godkjenning av prosjektplan inkl. milepæler og frister Gruppene er godt i gang med det forberedende arbeidet i prosjektet. Det planlegges systemplanleggingsdag med Visma i august Per dags dato er ikke alle forutsetninger for å legge en prosjektplan på plass. Det er ikke avklart når installasjonen kan settes i gang, og dette er avgjørende for videre prosjektplanlegging. Visma må få avklart disse tekniske forutsetningene før de kan legge en aktivitetsplan for prosjektet. Kongsbergregionen sin prosjektplan må deretter samordnes med leverandøren sin prosjektplan. Prosjektplan til godkjenning vil legges fram til godkjenning i rådmannsutvalget innen 29. juni Saken tas til orientering Det ble orientert om at forutsetningen om godkjenning/beslutning innen 29 juni i realiteten betyr behandling i rådmannsutvalget i mai. Dette påvirker ikke negativt fremdriften i prosjektet som sådan og prosjektet er kjent med nevnte forutsetning om behandling i mai. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 052/12: Saken tas til orientering Sak 052/12: Eventuelt Astrid Sommerstad/ Om verneombud Fremmet spm til drøfting av praksis i de ulike kommunene Konklusjon: Saken tas til orientering

14 Rune Engehult/ Om ansattsertifikater Stilte spm til de andre kommunene om oppfølgingen av denne saken. Nore og Uvdal har spilt saken inn til SuksIT. Mulig vurdering opp mot informasjonssikkerhetsprosjektet vurderes av sekretariatet Konklusjon: Saken tas til orientering Rune Engehult/ Om kommuneoverlege Initiativ til mulig samarbeid mellom kommunene i Telemark ble drøftet Konklusjon: Det følges opp mellom Notodden og Hjartdal kommuner