Rådmannsutvalget 22. februar 2013

Transkript

1 MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 22. februar 2013 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 12:00 15:30 Møteleder: Rune Engehult referent: Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Sakliste Sak 012/13: Referatsaker...3 Sak 013/13: Partnerskapsavtale Buskerud Gjennomføringsavtale Sak 014/13: Regionale utviklingsmidler Buskerud...4 Sak 015/13: Søknad om støtte Matopplevelser i Numedal...5 Sak 016/13: Implementering av Kvalitetslosen - prosjektplan...6 Sak 017/13: Årsrapport Kongsbergregionen Sak 018/13: Prosjekt omsorgsteknologi...9 Sak 019/13: Anskaffelse av felles IKT-løsning for sosialtjenestene...10 Sak 020/13: Etablering av felles kontorpakkeløsning i regional sikker sone...11 Sak 021/13: Videre IKT driftsamarbeid - Utredning og anbefaling vedr modell...13 Sak 022/13: Hovedprosjekt «Kompetanseheving IKT»...16 Sak 023/13: Forprosjekt felles avfallshåndtering...17 Sak 024/13: Eventuelt...18 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Forslag til gjennomføringsavtale 2013 til sak 013/13 2. Vedl 2 Søkerliste med innstilling til sak 014/13 3. Vedl 3 Søkerliste med innstilling til sak 015/13 4. Vedl 4 Prosjektplan implementering Kvalitetslosen til sak 016/13 5. Vedl 5 Årsrapport 2012 Kongsbergregionen til sak 017/13 6. Vedl 6 Regnskapsoversikt 2012 Kongsbergregionen til sak 017/13 7. Vedl 7 Sluttrapport forstudie Omsorgsteknologi til sak 018/13 8. Vedl 8 Prosjektmandat omsorgsteknologi til sak 018/13 9. Vedl 9 Rapport videre IKT driftssamarbeid m vedlegg (a,b,c) til sak 021/ Vedl 10 Oversikt over innkomne uttalelser i forb med adm høring til sak 021/ Vedl 11 Prosjektmandat Kompetanseheving IKT til sak 022/ Vedl 12 Sluttrapport forprosjekt felles avfall til sak 023/13 Til stede: Rune Engehult / Hjartdal Astrid Sommerstad / Kongsberg Frank Pedersen / Nore og Uvdal Magnus Mathisen / Notodden Jon G Pedersen / Flesberg Rune Lødøen / Tinn Else Berit Grette / Rollag I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen 2

3 Sak 012/13: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalget Saksbehandler Jan Erik Innvær Referat fra rådmannsutvalgets møte den er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Referatsaken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 012/13: Referatsaken tas til orientering Sak 013/13: Partnerskapsavtale Buskerud Gjennomføringsavtale 2013 Partnerskapsavtale Fylkesutvalget 30 januar 2013 sak 13/1 Gjennomføringsavtale 2012 Forslag til gjennomføringsavtale for 2013 (Vedlegg 1) Saksbehandler Jan Erik Innvær Opplysninger i saken/vurderinger: Rådet for Kongsbergregionen og Buskerud Fylkeskommune har i et felles avtaledokument nedfelt forutsetningene for partnerskap (knyttet til regional utvikling) mellom de to aktørene. Slik partnerskapsavtale ble etablert i Ordningen med partnerskapsavtale ble evaluert og videreført i 2007, og avtalen er fireårig. Sist avtale er for perioden I partnerskapsavtalen ligger grunnlaget for årlige gjennomføringsavtaler. Siste avtale er for Tiltak som iverksettes som følge av gjennomføringsavtalen finansieres inntil 50% av regionale utviklingsmidler via fylkeskommunen. I 2012 har fylkeskommunen gjennomført en ny evaluering av ordninger. Blant annet har AgendaKaupang deltatt i dette arbeidet og det foreligger en rapport fra gjennomgangen. Hovedkonklusjon er at dette er en ordning som har fungert bra. Den 30 januar 2013 behandlet fylkesutvalget i Buskerud evalueringsrapporten i sak nr 1/2013. Konklusjonen i fylkesutvalget var at eksisterende partnerskapsavtaler for med blir forlenget ut Og at det skal utarbeidet gjennomføringsavtale basert på dette. Nå har Kongsbergregionen i møter mellom sekretariat og administrasjon uttalt støtte til forslag om prolognering av gjeldende avtale i ett år. Men slik prolognering av avtalen forutsetter at begge parter i avtalen er enig i det. Og det er rådet for Kongsbergregionen som er fylkeskommunens avtalepart og som må ta stilling til dette. Spørmålet fremmes derfor til behandling i rådet. 3

4 Det legges i den sammenheng fra forslag til gjennomføringsavtale for 2013 i hovedssak basert på samme avtale fra Partnerskapsavtale mellom Rådet for Kongsbergregionen og Buskerud Fylkeskommune for forlenges med ett år. Ved at den blir gjort gjeldende også for Forslag til gjennomføringsavtale for 2013 vedtas Regional koordinator orienterte Rådmannsutvalgets konklusjon sak 013/13: 1. Partnerskapsavtale mellom Rådet for Kongsbergregionen og Buskerud Fylkeskommune for forlenges med ett år. Ved at den blir gjort gjeldende også for Forslag til gjennomføringsavtale for 2013 vedtas Sak 014/13: Regionale utviklingsmidler Buskerud Parnerskapsavtale Gjennomføringsavtale Utlysning Innkomne søknader Søkerliste med innstilling (Vedlegg 2) Saksbehandler Jan Erik Innvær Regionale utviklingsmidler ble utlyst gjennom felles annonse i Lågendalsposten, samt gjennom fylkets og regionens nettsteder. Dernest også via regionens nyhetsbrev mv. Målsettingen har vært å søke mulighet for behandling av innstilling i regionrådet den 19. mars for senere stadfesting i fylkesutvalget i april. Av denne grunn ble det satt en «søknadsfrist» på 15. februar i Kongsbergregionen. Dette forutsetter imidlertid ikke at alle midler må vedtas brukt nå det vil kunne være mulig å behandle aktuelle tiltak/søknader gjennom året dersom ikke hele finansieringsrammen benyttes i første runde. Når sekretariatet fremmer saken foreligger det ikke endelig innstilling i saken. Søkerliste med innstilling vil fremmes før møtet. En av grunnene til forsinkelsen er ulike avklaringer som er nødvendige å gjøre deriblant et møte med fylkeskommunen den 18. februar Saken fremmes med rådmannsutvalgets innstilling til behandling i regionråd 19. mars. Forslag til konklusjon / innstilling ettersendes jfr vedl 2 4

5 Regional koordinator orienterte vedr søknadene og innstilling. Rådmannsutvalgets vedtak fremmes som innstilling til behandling i rådet for Kongsbergregionen Rådmannsutvalgets konklusjon sak 014/13: 1. Buskerud fylkeskommune, Ungdomsløftet Behandling av søknad utsettes. Det initieres til dialog med søker før endeling behandling 2. Numedal Middelaldersenter, etableringsfase prosjektet tildeles kr Rollag kommune, stedsutvikling prosjektet tildeles kr Kongsberg kommune, KKP prosjektet tildeles kr Matopplevelser i Numedal prosjektet tildeles kr NCE SE, Kongsberg prosjektet tildeles kr Buskerud Fylkeskommune, Nettskolen prosjektet tildeles kr Sak 015/13: Søknad om støtte Matopplevelser i Numedal Søknader Søkerliste med innstilling (Vedlegg 3) Saksbehandler Jan Erik Innvær Det foreligger søknader om tilskudd til tiltak/prosjekt knyttet til initiativet som har fått navnet «Matopplevelser i Numedal». Forut for at søknadene er fremmet har det vært dialog mellom søker og representanter for kommunene i Numedal. Søker har også været i kontakt med Kongsbergregionens sekretariat og administrasjonen i Buskerud Fylkeskommune. Søknadene forutsettes behandlet for vurdering av tildeling i fht de næringsfondsmidler som rådet disponerer. Saken søkes lagt fram til behandling i rådsmøte den 19 mars med forutgående behandling i rådmannsutvalget den 22. ferbuar. På tidspunkt for utsending av saker til rådmannsutvalgets møte anses ikke søknadene tilstrekkelig gjennomgått til at innstilling kan presenteres. En av søknadene må også ses i sammenheng med behandling av regionale utviklingsmidler (se forrige sak). Det vil derfor bli ettersendt en søkerliste med innstilling før møtet. Hensikten med næringsfondene er å legge til rette for vekst, verdiskaping og sysselsetting i regionene. Prosjektene skal være i det distriktspolitiske området, dvs. i kommunene Flesberg, Rollag og/eller Nore og Uvdal. Tiltaket må være tidsavgrenset, ha definerte målsettinger, prosjektplan med mer. Driftstiltak eller støtte dekkes ikke. Tiltak kan støttes med maksimalt 50 % andel av tiltakets kostnad. Det forutsettes at all prosjektstøtte er innenfor EØS-avtalens regelverk for offentlig støtte. Det er regionrådet for Kongsbergregionen som fatter vedtak om tilskudd fra næringsfondet. Søknader fremmes elektronisk via regionalforvaltning.no Til grunn for tildeling skal KRD s retningslinger for tilskudd til regional utvikling ligge. 5

6 Innstilling ettersendes jfr vedl 3 Regional koordinator gjorde rede for søknadene og innstilling: Rådmannsutvalget drøftet saken, og fattet vedtak om innstilling til rådets behandling av saken. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 015/13: Det tre prosjektende tildeles støte til delfinansiering som omsøkt, under forutsetning av at fullfinansiering oppnås. Finansieres via næringsfondsmidler disponert av rådet for Kongsbergregionen Sak 016/13: Implementering av Kvalitetslosen - prosjektplan Rådmannsutvalget sak 029/11 Rådmannsutvalget sak 093/11 Saksbehandler Kristin Wåle 6

7 Rådmannsutvalget sak 060/12 Rådmannsutvalget sak 082/12 Rådmannsutvalget sak 108/12 Rådmannsutvalget sak 118/12 Detaljert prosjektplan implementering Kvalitetslosen (Vedlegg 4) I mars 2011 satte Notodden kommune v/ rådmann på agendaen en felles anskaffelse av IKT verktøy for kvalitet/internkontroll med avviksoppfølging for kommunene i Kongsbergregionen. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 029/11: Rådmannsutvalget ber sekretariatet fremme forslag til prosess med mål om felles anskaffelse av kvalitetssystem Følgende aktiviteter er aktuelle: kartlegging av eksisterende system benyttet i regionen idag og de forhold/krav til helhetlig kvalitetssystem disse dekker innhente kompetanse og erfaringer fra andre kommuner / organisasjoner utarbeide aktuell kravspesifikasjon i forhold til de krav og behov kommunene skal ha dekket Rådmannsutvalgets konklusjon sak 093/11: Det gjennomføres en felles anskaffelsesprosess for 6 av kommunene med opsjon for Hjartdal kommune Oppgavene og aktivitetene i forprosjektet er gjennomført i henhold til vedtak i rådmannsutvalget (029/11 og 093/11). Sekretariatet orienterte rådmannsutvalget om prosess og valg av leverandør i høsten 2012 (sak 108/12 og sak 118/12). Det ble inngått kontrakt med Kvalitetslosen 20. desember Prosjektet er nå organisert og bemannet med ressurser og det er gjennomført oppstartsmøter både med og uten leverandør. Bruk av ressurser Prosjektet startet og avsluttes senest Kommunene har avsatt budsjettmidler tilsvarende 40% stillingsressurs i perioden for frikjøp av interne prosjektleder- prosjektkoordinatorressurser. Regionalt prosjektteam består av; Kristin Wåle, Hjartdal 20% Odd Resser, Kongsberg 10% Tore Hagen, Notodden 10% For at vi skal lykkes i implementeringen er forankring av prosjektarbeidet og deltakelse i kommunen svært viktig. Dette prosjektet vil involvere svært mange ansatte i kommunene - det vil mest sannsynlig være enklere å peke på de delene av kommunene som eventuelt vil ha en redusert bruk av kvalitetssystemet. Det er viktig at det settes fokus på gjennomføringen av dette prosjektet lokalt - og at alle er klar over at dette vil kreve stort engasjement og mye tid i egen organisasjon. For å sikre denne forankringen skal det opprettes lokale prosjektgrupper med representanter fra fagavdelingene/virksomhetene i kommunen. Det vil også være nødvendig å involvere de tillitsvalgte i dette arbeidet lokalt. Lokal prosjektleder vil også fungere som systemeier og være bindeledd mot regional prosjektteam. 7

8 Systemstruktur Prosjektteamet har i samråd med leverandør utarbeidet et forslag til struktur som anbefales for hele regionen. Dette vil bli tema på samling for systemansvarlige, og lagt fram for rådmannsutvalget i mars. Det er i kontrakten lagt opp til 7 databaser - en for hver kommune, i tillegg vil det være kostnads effektivt for regionen at vi har en egen "regionsdatabase" der felles prosedyrer og styrende dokumentasjon kan plasseres. Dette gir også mulighet for å legge felles prosedyrer for utvalgte tema, som eksempelvis: Legemiddelhåndtering, Informasjonssikkerhet mm. Hver kommune vil kunne sette opp abonnementsløsning opp mot den regionale databasen samt mot de andre kommunene slik at vi oppnår gevinster ved samarbeid og felles løsning. 3 "Godkjenning av prosjektplan inkl. milepæler og frister" Prosjektplan vedlegges for godkjenning. Det forutsettes at det er tillagt myndighet og ansvar til PA for evt beslutning om tilpasninger/endringer i prosjektplanen etterhvert som prosjektet har fremdrift. Prosjektplan implementering Kvalitetslosen godkjennes Det ble orientert om at Kongsberg kommune velger å avvente tidspunkt mht implementering. Dvs utsette implementering i Utvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 016/13: Prosjektplan implementering Kvalitetslosen godkjennes Sak 017/13: Årsrapport Kongsbergregionen 2012 Årsrapport 2012 Kongsbergregionen (Vedlegg 5) Regnskapsoversikt 2012 (Vedlegg 6) Saksbehandler Jan Erik Innvær Sekretariatet skal avlegge rapport 2 ganger pr år. Siste rapport, i form av halvårsrapport pr Regional koordinator presenterer nå sekretariatets årsrapport (rapport pr ) til behandling i de regionale organ. Sekretariatet understreker at rapporten ikke kan anses fullt ut være en uttømmende beskrivelse av all virksomhet gjennom året men at hensikten er å gi en oversikt som viser aktivitet knyttet til de regionale organ, sekretariatets virksomhet, og status i hht satsingsområder. Utgangspunktet for rapport er handlingsplan for

9 Av årsrapporten følger også en økonomisk oversikt. Denne er ytterligere dokumentert i et vedlegg kalt «Regnskapsoversikt 2012». Dette siste dokumentet følger saken. Regionens regnskap føres av økonomitjenesten i Kongsberg kommune, som avdeling i Kongsberg kommunes regnskap. Kongbserg kommunes regnskap revideres av BKR. 1. Årsrapporten tas til etterretning 2. Regnskapsoversikt 2012 tas til orientering Koordinator gjorde rede for saken. Rådmannsutvalget drøftet saken. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 017/13: 1. Årsrapporten tas til etterretning 2. Regnskapsoversikt 2012 tas til orientering Sak 018/13: Prosjekt omsorgsteknologi Helse- og omsorgsnettverket sak 003/12 Prosjektmandat for forstudie «Omsorgsteknologi Rådmannsutvalget sak 040/12 Rådmannsutvalget sak 058/12 Sluttrapport forstudie «Omsorgsteknologi» (Vedlegg 7) Prosjektmandat for forprosjekt «Omsorgsteknologi» (Vedlegg 8 ) Saksbehandler Britt Inger Kolset Kommunene i Kongsbergregionen har 2. halvår 2012 gjennomført en forstudie for å se nærmere på temaet omsorgsteknologi. Noen av målene med gjennomføringen av forstudien har vært å: etablere en regional arena for erfaringsutveksling vedrørende omsorgsteknologi kartlegge tilgjengelige løsninger innen området kartlegge status og planer for bruk av omsorgsteknologi i kommunene i Kongsbergregionen innhente erfaringer fra andre kommuner/regioner som har tatt i bruk omsorgsteknologi identifisere hvilke områder i kommunene det vil være aktuelt/hensiktsmessig å ta i bruk slik teknologi i på kort sikt vurdere etablering av pilotløsninger Forstudien avsluttes , og prosjektgruppa legger med dette fram sluttrapport til behandling i rådmannsutvalget. Sluttrapporten ettersendes som eget dokument ca 21.februar. 9

10 Sekretariatet har på bakgrunn av dialog med prosjektgruppa for forstudien utarbeidet mandat for oppfølging av foreslåtte aktiviteter beskrevet i sluttrapporten. Mandatet ble lagt fram for behandling i rådmannsutvalgsmøte , men besluttet utsatt inntil behandlingen av sluttrapporten. Det vil bli utarbeidet revidert versjon av prosjektmandatet som ettersendes som eget dokument samtidig med ettersending av sluttrapporten. Revideringen vil i hovedsak innebære at anbefalingene i sluttrapporten også vil fremkomme i prosjektmandatet. Sluttrapport fra forstudie Omsorgsteknologi tas til orientering Det vedtas oppstart av forprosjekt for utrulling av pilotløsninger iht vedlagt prosjektmandat Regional koordinator gjorde kort rede for saken, som ble drøftet. Nytenkning, ny teknologi, kommunes behov har vi noe muligheter å utnytte i vår ledende industriregion i fht nye produkter/løsninger? Hva slags behov for løsninger har vi som det ikke finnes løsninger/teknologi for idag? Vi kjenner behovene (kan kartlegge slike) kan teknologiutviklere finne nye løsninger på disse? Et perspektiv som ble drøftet som relevant knyttet til kommunenes videre arbeid mht omsorgsteknologi. Rådmannsutvalget ba sekretariatet følge opp en mulig slik oppfølging for vår region. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 018/13: Sluttrapport fra forstudie Omsorgsteknologi tas til orientering Det vedtas oppstart av forprosjekt for utrulling av pilotløsninger iht vedlagt prosjektmandat Prosjektet forventes legge til rette for: å identifisere behov der ny teknologi kan utvikles, evt finne måter å arbeide videre på i regionen der et fokus på innovasjon/nye teknologiske løsninger ivaretas Sak 019/13: Anskaffelse av felles IKT-løsning for sosialtjenestene Saksbehandler Britt Inger Kolset Rådmannsutvalget Sak 101/12: Budsjett 2013 Kongsbergregionen Rådmannsutvalget Sak 116/12: Handlingsplan 2013 Kongsbergregionen I vedtatt handlingsplan 2013 for Kongsbergregionen er det beskrevet tiltak som omhandler flytting av alle applikasjoner/systemer installert i kommunenes lokale sikre soner til felles regional sikker sone. Den regionale sikre sonen vil erstatte kommunenes lokale sikre soner. Dette betyr at dagens lokale sikre soner kan termineres. Dermed reduseres behovet for drift/vedlikehold av disse samtidig som det vil være mulig å hente ut ønskede samarbeidsgevinster om drift og vedlikehold av nevnte løsninger. 10

11 Kommunene har hittil etablert felles løsninger i regional sikker sone for barnenvernstjenestene og helsestasjonene. Man vil i løpet av mars/april etablert felles Profilinstallasjon for pleie- og omsorgstjenestene. I forbindelse med flytting av sistnevnte vil alle filområder som er i bruk i lokale sikre soner også flyttes til regional sikker sone. En kartlegging av gjenværende løsninger i lokale sikre soner viser at man før terminering av lokale sikre soner må etablere felles løsning for sosialtjenestene i regionen. Dette tiltaket er beskrevet i etiltaksplanen og i vedtatt budsjett. SuksIT ønsker med dette å orientere rådmannsutvalget om planlagt prosess for dette arbeidet. Kommunene i regionen benytter i dag ulike sosialsystemløsninger levert at ulike leverandører. Systemene benyttes i hovedsak til saksbehandling vedrørende økonomisk bistand. Systemene benyttes av ansatte i sosialtjenestene lokalisert på NAV-kontorene. Det er kommunene som «eier» disse løsningene og som har ansvar for drift/vedlikehold og brukerstøtte. De ansatte i sosialtjenestene logger seg på løsningen fra et eget ikon i NAVdesktop. Løsningen er også på enkelte NAV-kontorer tilgjengelig for andre NAV-ansatte. Såvidt man kjenner til foreligger det ingen planer fra sentralt hold om at ansvar for denne løsningen skal flyttes fra kommunene til NAV ei heller at tilsvarende funksjonalitet som ligger i løsningen skal implementeres i de sentrale NAV-løsningene. Man må derfor gå ut fra at kommunene i uoverskuelig framtid vil ha ansvar for drift og vedlikehold av sosialsystem. For å kunne etablere en felles løsning for kommunene må man gjennomføre en felles anbudsrunde/ konkurranse tilsvarende det man har gjort ved anskaffelsen av felles helsestasjonsløsning. Dette innebærer at kommunene må utarbeide felles kravspesifikasjon og lyse ut konkurransen på Doffin. Alle NAV-lederne er orientert om dette og om bakgrunnen for anskaffelsen. NAV-lederne er også bedt om å peke ut aktuelle personer som kan delta i prosjektgruppe for anskaffelsen. Disse er invitert til et oppstartsmøte 4. mars på Kongsberg. Hensikten med oppstartsmøtet er å forankre arbeidet, bli enige om videre milepæler/prosess og starte utarbeidelse av en felles kravspesifikasjon. Det er i informasjonen til NAV-lederne signalisert at man har som mål å utlyse en konkurranse før sommeren slik at man er i stand til å velge løsning tidlig høst Rådmannsutvalget tar saken til orientering Saken ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon sak 019/13: Rådmannsutvalget tar saken til orientering Sak 020/13: Etablering av felles kontorpakkeløsning i regional sikker sone Saksbehandler Britt Inger Kolset Rådmannsutvalget Sak 101/12: Budsjett 2013 Kongsbergregionen Rådmannsutvalget Sak 116/12: Handlingsplan 2013 Kongsbergregionen I vedtatt handlingsplan 2013 for Kongsbergregionen er det beskrevet tiltak som omhandler flytting av alle applikasjoner/systemer installert i kommunenes lokale sikre soner til felles 11

12 regional sikker sone. Flere av disse applikasjonene/systemene er koblet mot ekstern tekstbehandler/kontorpakke. I dag benytter kommunene både ulike løsninger og ulike versjoner av slike kontorpakkeløsninger. 6 av kommunene benytter i dag MS Office i ulike versjoner og lisenser. Kongsberg kommune benytter i hovedsak Open Office som kontorpakkeløsning for sine brukere. For å ivareta mål om mest mulig standardisering av IKTinfrastruktur/løsninger er det ønskelig å etablere en felles kontorpakkeløsning for alle brukere av fellesløsninger i regional sikker sone. En slik standardisering vil redusere kompleksiteten i drift /vedlikehold og være en forutsetning for ønsket samarbeid om support og brukerstøtte. Det vil også muliggjøre et samarbeid mellom tjenesteområdene i kommunene om utarbeidelse og vedlikehold av maler, noe som er sterkt ønsket av flere av de regionale nettverkene. Det kan også nevnes at Kongsbergregionen gjennom samarbeid med Midt-Telemarksamarbeidet har mulighet til å gjenbruke elæringsopplegg som kommunene i Midt-Telemark er i ferd med å utvikle for nevnte kontorpakkeløsning. Behovet for standardisering av kontorpakkeløsning for sikker sone har vært drøftet i regional arbeidsgruppe for Kongsbergregionsskya bestående av IT-leder i Kongsberg kommune og ITkonsulent i Notodden kommune samt i SuksIT i møte Det er enighet om å anbefale å standardisere på MS Office som kontorpakke. Det er også enighet om å anbefale at man leier lisenser med vedlikehold, da dette vi gi større grad av forutsigbarhet i forhold til fremtidige kostnader og sikre at alle kommuner til enhver tid har samme versjon av løsningen. Årlige leiekostnader vil over tid være sammenlignbart med kjøp. En kartlegging av behovet for anskaffelser av de lisenser som mangler, viser at kostnadene til årlig leie samlet for kommunene vil beløpe seg til ca kr Dette ligger ikke inne i budsjetterte midler hverken i regionalt budsjett eller lokale budsjetter for Sekretariatet har derfor undersøkt om en slik anskaffelse eventuelt kan finansieres innen rammen av andre vedtatte aktiviteter i IKT-samarbeidet for I pågående prosjekter som omhandler etablering av regional desktop (VDI-løsning) og lokasjon nr 2 har man nå kommet igang med design og implementering. Erfaringer så langt viser at man i større grad enn tidligere antatt kan gjenbruke infrastruktur i Kongsberg kommune. Dette vil innebære lavere kostnader enn først antatt samlet for disse 2 prosjektene. Det vurderes at samlet innsparing kan dekke ovennevnte finansieringsbehov. SuksIT ønsket derfor i sitt møte å foreslå for rådmannsutvalget at frigjorte midler foreslås benyttet til finansiering av leie av ovennevnte lisenser for 2013, og at disse midlene må innarbeides i årlig budsjett for IKT-samarbeidet fra Det kan nevnes at enkelte av kommunene allerede har planlagt tilsvarende oppgraderinger i Anskaffelsen gjennomføres via avrop på rammeavtale inngått av BTV. Frigjorte midler i prosjektene «regional desktop» og «lokasjon nr 2» benyttes til finansiering av lisenser av MS Office som felles kontorpakkeløsning for alle brukere av regional sikker sone Årlige kostnader innarbeides i årlig budsjett for IKT-samarbeidet fra 2014 Saken ble drøftet 12

13 Rådmannsutvalgets konklusjon sak 020/13: Frigjorte midler i prosjektene «regional desktop» og «lokasjon nr 2» benyttes til finansiering av lisenser av MS Office som felles kontorpakkeløsning for alle brukere av regional sikker sone Årlige kostnader innarbeides i årlig budsjett for IKT-samarbeidet fra 2014 Sak 021/13: Videre IKT driftsamarbeid - Utredning og anbefaling vedr modell Prosjektplan for forlengelse av prosjekt IKT Drift Rådmannsutvalget sak 090/10 Rådmannsutvalget sak 054/11 Rådmannsutvalget sak 069/11 Rådmannsutvalget sak 082/11 Rådmannsutvalget sak 114/11 Rapport fra prosjektgruppe IKT Drift Rådmannsutvalget sak 006/12 Notat fra sekretariatet til kommunene Rådmannsutvalget sak 028/12 Rådmannsutvalget sak 041/12 Rådmannsutvalget sak 054/12 Rådmannsutvalget sak 073/12 Rådmannsutvalget avklaring pr mail Rådmannsutvalget sak 093/12 Rådmannsutvalget sak 119/12 Rapport videre IKTdriftssamarbeid utredningsfase 2 (Vedlegg 9) IKTdrift vedl 1 - struktur for tjenestekatalog (Vedlegg 9a) IKTdrift vedl 2 Vedtektsforslag (Vedlegg 9b) IKTdrift vedl 3 Samarbeidsavtale (Vedlegg 9c) Rådmannsutvalget sak 009/13 Saksbehandler Halvor Rostad/Jan Erik Innvær Oversikt over høringsuttalelser i forb med adm høring (Vedlegg 10) Prosjektgruppas rapport fra utredningsfase 2 angående videre IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen, ble lagt fram for Rådmannsutvalget for behandling og oppfølging i møtet Rådmannsutvalgets konklusjon var følgende: 13

14 Rapporten tas i denne omgang til orientering Rapporten sendes ut på administrativ høring i kommunen. Høringsfristen settes til 13. februar 2013 Saken fremmes på nytt til behandling i rådmannsutvalget 22. februar Innen høringsfristens utløp er det mottatt høringsuttalelse fra rådmennene i: Hjartdal kommune, vedlagt uttale frå Fagforbundet i Hjartdal Kongsberg kommune Tinn kommune Notodden kommune Rollag kommune Nore og Uvdal kommune I tillegg til rådmennenes uttalelser er det som selvstendige dokumenter oversendt høringsuttalelser fra følgende lokale fagforeninger/ansattrepresentanter: Fagforbundet i Kongsberg kommune, med vedtektsforslag Ansattrepresentanter i Administrasjonsutvalget i Tinn kommune Fagforbundet og Utdanningsforbundet på Notodden Utdanningsforbundet i Flesberg Felles uttalelse fra Delta i Rollag og Delta i Flesberg Fagforbundet avd. Rollag og Flesberg, med vedtektsforslag Fagforbundet i Nore og Uvdal, med vedtektsforslag Rådmennenes høringsuttalelser bygger på den administrative høringen i hver kommune. I alle de mottatte uttalelsene fra rådmennene støttes flertallet i prosjektgruppa sin anbefaling om å etablere et IKT driftssamarbeid med grunnlag i kommunelovens av rådmennene (i Hjartdal, Kongsberg, Nore og Uvdal samt Rollag) støtter anbefalingen om å etablere et 27-samarbeid med et hovedkontor. Rådmannen i Notodden kommune anbefaler 27 med et distribuert arbeidsgiveransvar. Rådmannen i Tinn anbefaler etablering av et 27-samarbeid, men uttaler seg ikke om variantene av 27-modellen når det gjelder arbeidsgiverrollen. Blant uttalelsene fra fagforeninger/ansattrepresentanter er det to som støtter prosjektgruppas flertallsanbefaling om 27 med hovedkontor. I en av uttalelsene anbefales 27 med distribuert arbeidsgiverrolle. I fem av uttalelsene støttes mindretallet i prosjektgruppas syn om at «Samarbeidsavtale» (0-alternativet med en utvidet samarbeidsavtale) er det beste alternativet. De ser imidlertid også at 27 som distribuert modell kan ivareta de perspektivene som de er opptatt av når det gjelder demokratisk styring og kontroll og de ansattes rettssikkerhet. Det forutsettes i så fall at det er politisk representasjon samt minst to ansattrepresentanter i styret. Flere av uttalelsene støtter forslaget om å etablere en prøveperiode. Med tre av uttalelsene fra fagforeningene følger det med et likelydende vedtektsforslag, med markerte endringer i forhold til 3 og 5 i vedtektsforslaget som følger prosjektgruppas rapport. Regional koordinators vurdering Rådmannsutvalget bør - dersom det er mulig søke komme til enighet om en organisasjonsmodell som kan ligge til grunn for et felles saksframlegg til kommunestyrene, samt angi prosedyre for videre behandling av saken. Heller ikke i denne høringsrunden har det kommet noen innvendinger mot å etablere et utvidet IKT driftssamarbeid eller til målene for samarbeidet. Regional koordinator vil ikke anbefale å velge 0-alternativet med en utvidet samarbeidsavtale. Grunnlag for dette følger av de vurderinger og konklusjoner som ligger i prosjektgruppas siste rapport fra utredningsfase 2. På 14

15 grunnlag av prosjektrapporten og de mottatte høringsuttalelsene, går det fram at å etablere et samarbeid med grunnlag i kommunelovens 27 er et alternativ som alle parter enten vil anbefale, eller under visse forutsetninger kan akseptere. Når det gjelder variantene av 27, ses det i praksis tre alternative muligheter: samarbeid med hovedkontor samarbeid med en samordnet arbeidsgiverrolle for de kommunene som ønsker dette, mens øvrige kommuner inntil videre beholder arbeidsgiverrollen lokalt samarbeid med en distribuert arbeidsgiverrolle som et minste felles multiplum For å sikre den høyeste graden av måloppnåelse, blant annet gjennom helhetlig ledelse og effektiv ressursbruk, anbefaler regional koordinator kommunene å velge det første alternativet med hovedkontor. Foruten vurderingene i prosjektrapporten, henvises det her også til argumentasjonen i uttalelsene fra rådmennene i Hjartdal, Nore og Uvdal samt Rollag. Den anbefalte retrettmuligheten sikrer nødvendig trygghet for de ansatte. Med utgangspunkt i denne samme begrunnelse finner regional koordinator ikke å kunne anbefale alternativ 3. Det kan imidlertid være argumenter for at noen kommune inntil videre beholder arbeidsgiverrollen for sine ansatte lokalt. Jfr også uttalelsen fra rådmannen i Notodden kommune, og for å sikre at den kompetanse og kapasitet som de IKT-ansatte i Notodden representer kan komme fellesopplegget til gode. Uavhengig av modell anbefales det å etablere en prøveperiode på for eksempel tre år, med en grundig evaluering og eventuell justering av samarbeidsmodellen i slutten av prøveperioden. Regional koordinators klare anbefaling vil være å drøfte de ulike formene på mest mulig prinsipielt grunnlag. I denne sammenheng menes det med det - at det kan virke uheldig å ta diskusjon om lokalisering av et mulig hovedkontor på nåværende tidspunkt. Et hovedkontor i denne sammenhengen bør vurderes som en administrativ tjeneste/støttefunksjon. De ansatte forutsettes uansett i betydelig grad være lokalisert ute i den enkelte kommune. Regional koordinator foreslår i alle fall å tenke en trinnvis omlegging, for å beholde best mulig kontroll og oversikt. Dette gjør det blant annet også mulig å ta hensyn til de signalene og bekymringene som er framkommet vedr. ressurser og tjenestekvalitet for skolene, særlig i Flesberg og Rollag. Når det gjelder videre prosedyre, bør det lages en innstilling til Rådet for Kongsbergregionen sitt møte 19. mars med en anbefaling om at saken legges fram til behandling i det enkelte kommune. Saken bør seinest ha blitt behandlet i kommunestyrene i løpet av mai måned. På grunnlag av Rådmannsutvalgets drøftinger og anbefalinger i møtet 22. mars bør det iverksettes arbeid med å utvikle et felles saksframlegg for den politiske behandlingen i kommunene. Oppsummering: Regional koordinator anbefaler at kommunene etablerer et videre IKT driftssamarbeid med et interkommunalt styre i henhold til kommuneloven 27 med en prøveperiode på tre år. Regional koordinator anbefaler at 27-samarbeidet etableres med et hovedkontor i en av kommunene. Lokaliseringen av et hovedkontor tas til nærmere drøfting i forbindelse med behandlingen av felles saksframlegg til kommunestyrene. Om nødvendig kan enkeltkommuner som har signalisert behov for dette i sine høringsuttalelser, inntil videre velge å beholde arbeidsgiverrollen lokalt. Det fremmes en sak til Rådet for Kongsbergregionen, med tilråding om at saken så 15

16 snart som mulig legges fram til behandling i kommunestyrene. Det er ønskelig å søke behandling i kommunene i mai Det iverksettes arbeid med å utarbeide forslag til felles saksframlegg for politisk behandling i kommunestyrene, som legges fram for rådmannsutvalget i møtet 22. mars Rådmannsutvalget drøfter og fastsetter en felles anbefaling knyttet til anbefalt modell for fremtidig IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen Det fremmes en sak til Rådet for Kongsbergregionen 19 mars med tilråding om å oversende saken til behandling i den enkelte kommune snarest mulig Det iverksettes arbeid med å utarbeide forslag til felles saksframlegg for politisk behandling i kommunestyrene. Forslaget behandles i rådmannsutvalgets møte den 22. mars 2013 Rådmannsutvalget drøftet saken.. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 021/13: Rådmannsutvalget anbefaler at det etableres et IKT-driftssamarbeid i hht 27 i Kongsbergregionen Samarbeidet etableres med en hovedkontorkommune Samarbeidet evalueres etter faktisk driftsperiode på to år Samarbeidet iverksettes også om ikke alle 7 kommunene velger å delta Det iverksettes arbeid med å utarbeide forslag til felles saksframlegg for politisk behandling i kommunene. Forslaget behandles i rådmannsutvalgets møte den 22. mars 2013 Det fremmes en sak til Rådet for Kongsbergregionen 19 mars med tilråding om å oversende saken til behandling i den enkelte kommune snarest mulig Sak 022/13: Hovedprosjekt «Kompetanseheving IKT» Saksbehandler Britt Inger Kolset Rådmannsutvalget Sak 101/12: Budsjett 2013 Kongsbergregionen Rådmannsutvalget Sak 116/12: Handlingsplan 2013 Kongsbergregionen Rådmannsutvalget Sak 008/13: Prosjektmandater for aktiviteter iht etiltaksplanen 2013 Prosjektmandat Kompetanseheving IKT (Vedlegg 10) Rådmannsutvalget fikk prosjektmandat for hovedprosjekt Kompetanseheving IKT til behandling i forrige rådmannsutvalgsmøte Utvalget besluttet da å utsette behandlingen av saken til utvalgets februarmøte. Beslutningen ble foretatt med bakgrunn i rådmannsutvalgets ønske om å behandle saken i sammenheng med behandlingen av egen sak vedrørende organisering av IKT-driftssamarbeidet i regionen. Hovedmålsetningen med gjennomføring av hovedprosjekt Kompetanseheving IKT er å bygge ønsket kompetanse hos regionens IKT-ansatte og IKT-bestillere slik at man tidligst mulig kan 16

17 realisere gevinster knyttet til samarbeid om anskaffelse og drift av kommunenes lokale og regionale IKT-løsninger. I påvente av beslutning om organisering har kommunene opprettet ulike arbeidsgrupper for drift av fellesløsninger og felles IKT-plattform. Erfaringer fra dette arbeidet viser at det vil være behov for å gjennomføre enkelte kompetansehevingstiltak uavhengig av organisering av IKTdriftssamarbeidet. Det anbefales derfor å beslutte oppstart av hovedprosjekt Kompetanseheving IKT så raskt som mulig. Rådmannsutvalget vedtar oppstart av hovedprosjekt Kompetanseheving IKT iht prosjektmandat Rådmannsutvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 022/13: Rådmannsutvalget vedtar oppstart av hovedprosjekt Kompetanseheving IKT iht prosjektmandat Sak 023/13: Forprosjekt felles avfallshåndtering Prosjektspesifikasjon og plan for gjennomføring Tidligere behandlinger i rådmannsutvalget, herunder de siste: Rådmannsutvalget sak 045/12 Rådmannsutvalget sak 124/12 Rådmannsutvalget sak 010/13 Forprosjektrapport Avfall RambøllAS (Vedlegg 11) Saksbehandler Jan Erik Innvær Sekretariatet legger med dette fram sluttrapport fra forprosjekt «felles avfallshntering i Kongsbergregionen». Prosjektrapporten anbefaler at det tas initiativ til etablering av samarbeid i Kongsbergregionen organisert gjennom ny selskapsorganisering (IKS). Rådmannsutvalget må ta stilling til hvorvidt det anses foreligge tilfredstillende beslutningsgrunnlag for videre skritt i saken Rådmannsutvalget bør, dersom grunnlaget anses tilfredstillende, søke enighet og/eller avklaring om anbefaling til kommunene herunder plan for videre framdrift/prosess Rådmannsutvalget bør legge fram sin anbefaling om videre oppfølging i rådsmøte den 19 mars 2013 Saken fremmes for behandling i regionråd med følgende innstilling: Saken oversendes til behandling i kommunene Det iverksettes et arbeid med å utarbeide felles saksframlegg til behandling i kommunene. Dette fremmes til behandling i rådmannsutvalget 22. mars

18 Saken ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon sak 023/13: Saken fremmes for behandling i rådmannsutvalget 22 mars 2013 Sak 024/13: Eventuelt Saksbehandler Jan Erik Innvær Rune Engehult / Hjartdal kommune Mat og service Rune Engehult orienterte. Det ble avtalt å gjøre noen kontakter for å undersøke interessen for evt deltagelse/bidrag til prosjektet i regionens øvrige kommuner Konklusjon: Saken tas til orientering Astrid Sommerstad / Kongsberg kommune - Stolavtaler Musikk teateret Kongsberg oppfølging Konklusjon: Kongsberg kommune kontakter rådmennene i kommunene Astrid Sommerstad / Kongsberg kommune - Helseløft Kongsberg kommune orienterte Konklusjon: Saken tas til orientering Frank Pedersen / Numedal kommune? Orienterte kort om prosess / møter i Numedal med kommunestruktur som tema Konklusjon: Saken tas til orientering Rune Lødøen / Tinn kommune sentralen Status i «saken» ble delt. Evt videre oppfølging drøftet Konklusjon: Saken tas til orientering 18