Rådmannsutvalget 26. april 2013

Transkript

1 MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 26. april 2013 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 12:55 Møteleder: Hans Henrik Thune referent: Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Sakliste Sak 034/13: Referatsaker...3 Sak 035/13: Forprosjekt felles avfallshåndtering...3 Sak 036/13: Videre IKT driftsamarbeid...4 Sak 037/13: Forprosjekt kompetanseregionen...5 Sak 038/13: Felles regionale IKT-løsninger midlertidig organisering av drift og brukerstøtte...6 Sak 039/13: Forventningsavtale Sak 040/13: Etablererveiledning...8 Sak 041/13: Telefoniprosjekt - Sluttrapport...8 Sak 042/13: NTP...9 Sak 043/13: Eventuelt...10 Sak 044/13: Implementering av Kvalitetslosen - lokal forankring/styringsgruppe...10 Felles bord!...11 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Prosjektmandat Kompetanseregionen til sak 037/13 2. Vedl 2 Utkast til forventningsnotat for 2013 til sak 039/13 - ettersendes 3. Vedl 3 Sluttrapport Telefoniprosjekt til sak 041/13 - ettersendes Til stede: Rune Engehult / Hjartdal Astrid Sommerstad / Kongsberg Magnus Mathisen / Notodden Jon G Pedersen / Flesberg Hans Henrik Thune / Rollag Frank Pedersen / Nore og Uvdal I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen 2

3 Sak 034/13: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalget Referat fra rådmannsutvalgets møte den er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Referatsaken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 034/13: Referatsaken tas til orientering Sak 035/13: Forprosjekt felles avfallshåndtering Prosjektspesifikasjon og plan for gjennomføring Tidligere behandlinger i rådmannsutvalget, herunder de siste: Rådmannsutvalget sak 045/12 Rådmannsutvalget sak 124/12 Rådmannsutvalget sak 010/13 Forprosjektrapport Avfall Rambøll AS Rådmannsutvalget 22. februar sak 023/13 Rådmannsutvalget 22.mars sak 026/13 Opplysninger i saken/vurderinger: Saken ble fremmet til behandling den 22 februar I det møtet ble saken utsatt til 22. mars I behandling av saken i mars fattet utvalget følgende vedtak: Saken settes opp igjen i et senere møte våren 2013 Saken settes på agenda for å avklare status i saken Regional koordinators forslag til konklusjon til møte den 22. mars 2013: Saken legges fram uten forslag til konklusjon Det er satt som mål å få til et eiermøte i IRMAT før sommeren. Følges opp videre av Hjartdal og Notodden. De gir signaler til sekretariatet i fht fremdrift med tanke på når saken på nytt fremmes til behandling 3

4 Rådmannsutvalgets konklusjon sak 035/13: Sak 036/13: Videre IKT driftsamarbeid Prosjektplan for forlengelse av prosjekt IKT Drift Rådmannsutvalget sak 090/10 Rådmannsutvalget sak 054/11 Rådmannsutvalget sak 069/11 Rådmannsutvalget sak 082/11 Rådmannsutvalget sak 114/11 Rapport fra prosjektgruppe IKT Drift Rådmannsutvalget sak 006/12 Notat fra sekretariatet til kommunene Rådmannsutvalget sak 028/12 Rådmannsutvalget sak 041/12 Rådmannsutvalget sak 054/12 Rådmannsutvalget sak 073/12 Rådmannsutvalget avklaring pr mail Rådmannsutvalget sak 093/12 Rådmannsutvalget sak 119/12 Rapport videre IKTdriftssamarbeid utredningsfase 2 IKTdrift vedl 1 - struktur for tjenestekatalog IKTdrift vedl 2 Vedtektsforslag IKTdrift vedl 3 Samarbeidsavtale Rådmannsutvalget sak 009/13 Rådmannsutvalget sak 021/13 Utkast til felles saksframlegg IKT drift Oversikt over aktivitet i IKT driftsamarbeid Rådmannsutvalget sak 027/13 4

5 Det vises til sak behandlet i rådmannsutvalget den hvor følgende ble utvalgets konklusjon: 1. Det arbeides videre med forutsetning om at det skal fremmes en sak for kommunene som inneholder beslutning både om etablering og selskapsdannelse samtidig høsten Det igangsettes en prosess for å tilnærme seg en avklaring av lokaliseringsprinsipp i perioden fram til sak (jfr pkt 1) fremmes 3. Valg av hovedkontorkommune for IKT-driftssamarbeidet avklares i prosess knyttet til pkt 2 Saken er satt på agendaen i dette møte for at regional koordinering kan orientere om arbeidet som er under etablering knyttet til konklusjonen ovenfor pkt 2 og 3. Regional koordinator orienterte om oppfølging av tidligere vedtak. Og om den utarbeidede oppgavebeskrivelse som er gjort til grunnlagfor innhenting av tre tilbud i saken. Agenda Kaupang er valgt som konsulent oppstartsmøte er planlagt gjennomført 3 mai. I forhold til medvirkning så tar regional koordinator med seg de signaler som rådmennene gav i møtet i forhold til diskusjon knyttet til videre design/gjennomføring av prosesser. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 036/13: Sak 037/13: Forprosjekt kompetanseregionen Vedtatt handlingsplan Kongsbergregionen Prosjektmandat Kompetanseregionen (Vedlegg 1) Dette prosjektet er prioritert i regionaens handlingsplan for inneværende år. Det er omsøkt finansiert via skjønnsmidler. I tillegg har prosjektet en link til to andre prosjekt som kommuneregionene i Telemark samarbeider om. Disse er: «Læringsløpet» - finansiert via skjønnsmidler. Kongbsergregionen er PA og Midt Telemark er PL LUK Telemark. I søknad for 2013 via Telemark fylkeskommune er er prosjektet omtalt og foreslått gitt prioritet i fht tildeling av støtte Det har vært gjennomført en prosess sammen med øvrige kommuneregioner i Telemark som i dette tilfelle anses være et forstudie. 5

6 Det er som nevnt gjennomført en uformell forstudiefase, i dialog med de øvrige kommuneregionene i Telemark. Her er det avklart at det ligger godt til rette for samhandling og deling av resultater, med utvikling av et helhetlig opplegg innenfor følgende konsept: Kommuneregionene samarbeider om utvikling av metodikk, tilgang til verktøy og delvis utvikling av innhold gjennom prosjektet «Læringsløpet i Telemark og Kongsbergregionen». Her er Kongsbergregionen foreslått tildelt prosjektansvaret og Midt-Telemark prosjektledelsen. Kongsbergregionen gjennomfører forprosjektet «Kompetanseregionen», for å utvikle modellen for et hensiktsmessig miljø eller «økosystem» som legger til rette for effektive kompetanseutviklingsprosesser, enten de gjennomføres på lokalt, regionalt eller interregionalt nivå. Resultatet av nevnte prosess anses være det prosjektmandat for et forprosjekt - som (i tråd med handlingsplanen pkt 7 under satsingsområde 5 og ditto tiltak nr 27 i økonomiinnspill) nå fremmes til godkjenning. Prosjektmandat forprosjekt Kompetanseregionen godkjennes Regional koordinator presenterte prosjektet Rådmannsutvalgets konklusjon sak 037/13: Prosjektmandat forprosjekt Kompetanseregionen godkjennes Sak 038/13: Felles regionale IKT-løsninger midlertidig organisering av drift og brukerstøtte Tidligere behandlinger i rådmannsutvalget Som kjent, er det siden høsten 2011 gjennomført flere tyngre prosjekter for å etablere en ny felles regional IKT-plattform («Kongsbergregionskya»), samt etablere felles fagsystemer i «skya». Dette har i betydelig grad blitt gjennomført i henhold til vedtatte planer. I den parallelle prosessen med organisering av felles IKT-drift, har det imidlertid blitt stadige utsettelser når det gjelder beslutninger om videre samarbeidsopplegg. Det har etter hvert oppstått en betydelig mengde oppgaver knyttet til drift, brukerstøtte og utvikling av regionale fellesløsninger, mens det mangler en hensiktsmessig organisering for å ta hånd om de aktuelle oppgavene. Det er etablert noen midlertidige arbeidsgrupper for å løse konkrete driftsoppgaver og det er startet kompetanseutviklingstiltak. Vi er imidlertid i ferd med å nå taket for hvor mye ressurser kommunene kan avgi til fellesoppgavene. For å ivareta driften av alle aktuelle fagsystemer, er det for noen systemer funnet nødvendig å kjøpe driftstjenester fra fagsystemleverandøren. 6

7 Videre mangler det kapasitet og delvis kompetanse for å ta hånd om brukerstøtteoppgavene på teknisk nivå, samt for å koordinere arbeidet i arbeidsgruppene. Her har det oppstått en del tidkrevende oppfølgingsarbeid for sekretariatet, som går ut over øvrige prioriterte arbeidsoppgaver. Etter nylige drøftinger i arbeidsgruppa for Kongsbergregionskya, samt i SuksIT, er det nå foreslått å etablere et brukerstøttestøtteopplegg på teknisk nivå gjennom kjøp av ekstern bistand, slik at de lokale IKT-avdelingene får et felles og kompetent kontaktpunkt når det oppstår utfordringer som ikke kan løses lokalt. Dette kan finansieres gjennom midler avsatt til felles brukerstøtte og vaktordninger i et felles driftsopplegg. I siste SuksIT-møte ble det opplyst at det foreligger en merkbar slitasje blant flere av de IKTansatte knyttet til dagens situasjon. Dette delvis på grunn av ekstra arbeidsbelastning med omlegginger og nye regionale arbeidsoppgaver på toppen av de lokale, men ikke minst på grunn av den langvarige usikkerheten rundt deres egen arbeidssituasjon og framtidig organisering. Dette virker i betydelig grad demotiverende ble det uttalt. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 038/13: Sak 039/13: Forventningsavtale 2013 Forventningsnotat 2012 Utkast til Forventningsnotat for 2013 (Vedlegg 2 - ettersendes) Det er etablert en praksis knyttet til oppfølging av forventninger mellom kommunene og regional koordinator. Denne er gjort skriftlig i form av et årlig vedtatt forveningsnotat med beskrivelse av ulike forventninger og evalueringsmåte. Det vil før møtet fremmes forslag til nytt slikt notat gjeldende for 2013 Forventningsnotat 2013 vedtas Rådmannsutvalgets konklusjon sak 039/13: Forventningsnotat 2013 vedtas 7

8 Sak 040/13: Etablererveiledning Tidligere behandinger Regional koordinator vil i møtet orientere om prosess og status - i arbeidet. Og vil be rådmannsutvalget drøfte videre arbeid Regional koordinator gjorde rede for saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 040/13: Sak 041/13: Telefoniprosjekt - Sluttrapport Rådmannsutvalget sak 070/10 Rådmannsutvalget sak 093/10 Rådmannsutvalget sak 102 og 103/10 Rådmannsutvalget sak 06/11 Sluttrapport Telefoniprosjekt, (Vedlegg 3 - ettersendes) Saksbehandler Odd J Resser Kommunene i Kongsbergregionen gjennomførte i perioden desember 2009 mars 2010 en forstudie knyttet til et mulig fremtidig samarbeid om telefoni i regionen. Forstudien ble gjennomført på bakgrunn av en anbefaling fra det regionale IKT-programmet. Forstudiens anbefalinger var godt fundert i kartleggingen av telefonistatus i kommunene. Når telefonisamarbeidet startet opp som et forprosjekt, var det meste av utredningsarbeidet gjort, og kommunene ønsket å gå mer direkte på gjennomføring. Gjennomføringen har gått ut 2012, og sluttrapporten beskriver resultater oppnådd fra både forprosjekt og arbeidet i I prosjektperioden er det: Etablert regional faggruppe Etablere felles telefonistrategi og felles telefonireglement Ryddet i eksisterende telefonabonnementer Etablert kontroll på anskaffelser og drift knyttet til mobiltelefoni Etablert regional Proffnettavtale, som så er konvertert til Mobilt Bedriftsnett Arbeidet for optimal utnytting av BTV-avtalen Samlet Trio telefonistøtteløsning og utvidet denne til Kongsberg og Hjartdal 8

9 kommuner. Innsparingen var 38%. Etablert felles drifts- og vedlikeholdsavtale Vurdert kost/nytte ved en samordnet regional telefoniinfrastruktur, og samlet 6 kommuner inn på 2 lokasjoner Arbeidet med gevinster knyttet til etablering av regional telefoniansvarlig Etablert løsning for opprinnelsesmarkering, med automatisk oppdatering Som en del av Trio-installasjonen og samling på to telefonsentraler er det underskrevet samarbeidsavtale mellom vertskommune og leietakere; Notodden Hjartdal og Kongsberg Numedalskommunene. På bakgrunn av denne samarbeidsavtalen er det utarbeidet ServiceLeveranseAvtale (SLA) mellom kommunene, og en beskrivelse av brukerstøtte for telefoni og støttesystem. Faggruppa anbefaler at det etableres en funksjon som regional telefonikoordinator. Med bakgrunn i en teknisk forståelse av telefoniløsningene skal telefonikoordinatoren følge opp driften av telefoniløsningene. Og, med denne bakgrunnen, jobbe for smarte løsninger, smart bruk, gode resultater og ressursbesparelser i kommunene. 1. Rådmannsutvalget tar Sluttrapport fra Telefoniprosjektet til orientering 2. Det opprettes en fast 50% stilling som regional telefonikoordinetor iht prosjektrapportens pkt 6. Stillingen plasseres i regionalt IKT-driftsamarbeid, og besettes som en del av etableringen av dette. I 2013 ivaretas rollen som et dugnadsløsning, hvor ressurser i kommunene kan frikjøpes ut fra samarbeidets behov. Det ble uttrykt ønske om å innlemme oppgaver knyttet til telefonikoordinering til et fremtidig IKT-driftssamarbeidet. Men at konkret stillingsopprettelse og «øremerking» kan være til hinder for nødvendig fleksibilitet. Det ble også uttrykt et ønske om å vurdere denne saken da i sammenheng med andre saker og på da også et annet tidspunkt Rådmannsutvalgets konklusjon sak 041/13: 1. Rådmannsutvalget tar Sluttrapport fra Telefoniprosjektet til orientering 2. I 2013 ivaretas roller i fht koordinering som et dugnadsløsning, hvor ressurser i kommunene kan frikjøpes ut fra samarbeidets behov. 3. En regional funksjon, og oppgaver i denne sammenheng, for koordinering knyttet til telefonisamarbeid - skal legges til det som skal ivaretas av oppgaver/funksjoner i organisering av videre IKT-driftssamarbeid. Kostnader knyttet til dette forutsettes synliggjort som en del av aktuelle budsjettforslag for senere år. Sak 042/13: NTP Tidligere behandinger Kongsbergregionens høringsuttalelse NTP Kongsbergregionen om Kongsbergbanen NTP St meld 26 9

10 Regjeringen har lagt fram sitt forslag til NTP i form av st.meld 26. Kongsbergregionen har arbeidet med denne saken over tid. Det vises til bla høringsuttalelser. Regional koordinator ønsker å drøfte evt videre oppfølging med rådmennene og setter derfor saken på agenda Rådmannsutvalgets konklusjon sak 042/13: Sak 043/13: Eventuelt Det ble ikke fremmet saker under eventuelt Sak 044/13: Implementering av Kvalitetslosen - lokal forankring/styringsgruppe tidligere behandlinger i rådmannsutvalget prosjektplan (016/13), dokumentstruktur (030/13) Saksbehandler Kristin Wåle Det ble inngått kontrakt med Kvalitetslosen 20. desember 2012 for implementering av nytt kvalitetsverktøy i regionen. For at vi skal lykkes i implementeringen er forankring av prosjektarbeidet og deltakelse i kommunen svært viktig. Dette prosjektet vil involvere svært mange ansatte i kommunene. Det er viktig at det settes fokus på gjennomføringen av dette prosjektet lokalt - og at alle er klar over at dette vil kreve stort engasjement og mye tid i egen organisasjon. Det er opprettet lokale prosjektgrupper med representanter fra fagavdelingene/virksomhetene som er igang med implementeringsarbeidet i alle kommunene. Lokal prosjektleder fungerer som systemansvarlig og er bindeleddet mot regional prosjektteam. 10

11 For å sikre at alle vedtak, både regionale og lokale, blir fulgt opp anbefaler arbeidsgruppen (som består av de lokale prosjektlederne og det regionale prosjektteamet) at det opprettes/defineres lokale styringsgrupper i hver kommune. De lokale styringsgruppene bør bestå av ledere for de ulike fagområdene og disse vil være ansvarlige for at alle regionale og lokale vedtak blir fulgt opp i lokalt. Rådmann i den enkelte kommune definere/oppretter lokal styringsgruppe for prosjekt "implementering av Kvalitetslosen" Rådmannsutvalgets konklusjon sak 044/13: Rådmann i den enkelte kommune definere/oppretter lokal styringsgruppe for prosjekt "implementering av Kvalitetslosen" Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det ble i møtet avsatt tid til å gjennomføre en runde rundt slikt felles bord. 11