Rådmannsutvalget 25. april 2014

Transkript

1 MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 25. april 2014 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 12:30 14:30 Møteleder: Rune Lødøen referent: Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Sakliste Sak 035/14: Godkjenning av møtereferat...3 Sak 036/14: Felles IKT driftssamarbeid...3 Sak 037/14: Kompetanseregionen plan for informasjon, medvirkning og medbestemmelse...5 Sak 038/14: ATP Buskerud representasjon i styringsgruppe...6 Sak 039/14: Den Blå Timen årsrapport Sak 040/14: Eventuelt...7 Felles bord!...8 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Plan for informasjon og medvirkning til sak 037/14 2. Vedl 2 ATP Buskerud invitasjon til oppstartsmøte til sak 038/14 3. Vedl 3 ATP Buskerud invitasjon til deltagelse i styringsgruppe og faggrupper til sak 038/14 4. Vedl 3 Årsrapport 2013 Den Blå Timen til sak 038/14 Til stede: Rune Engehult / Hjartdal Svein Aannestad / Notodden Alexander Ytteborg / Nore og Uvdal Rune Lødøen / Tinn Jon G. Pedersen / Flesberg Hans Henrik Thune / Rollag I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen Brit Inger Kolset / Kongsbergregionen 2

3 Sak 035/14: Godkjenning av møtereferat Dokumenter i saken: Møtereferat rådmannsutvalgets møte den Opplysninger i saken: Referat fra rådmannsutvalgets møte den er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Referat fra møtet den godkjennes Rådmannsutvalgets konklusjon sak 035/14: Referat fra møtet den godkjennes Sak 036/14: Felles IKT driftssamarbeid Tidligere behandlinger, tilhørende vedlegg og prosjektdokument Rådmannsutvalget 29. november 2013 sak 086/13 Rådmannsutvalget 31. januar 2014 sak 006/14 Rådmannsutvalget 28. februar 2014 sak 019/14 Opplysninger i saken/vurderinger: Sekretariatet viser til tidligere behandlinger. I behandling av saken i rådmannsutvalget november 2013 ble følgende konklusjon: Prosjekt IKT-drift forlenges i inntil 2 mnd i påvente av beslutning mht evt iverksettelse av etableringsprosjekt Rådmannsutvalget har ingen innvendinger i fht skisse til etableringsprosjekt som er lagt fram Rådmannsutvalget ber sekretariatet forberede skisser tilpasset/hensyntatt de beslutninger som etter hvert blir avklart til behandling i neste møte I behandling av saken i rådmannsutvalget januar 2014 ble følgende konklusjon: Rådmannsutvalget avventer kommunestyrebehandling i alle de 7 kommunene. Saken settes opp igjen på dagsorden når disse foreligger. Prosjekt IKT-Drift forlenges til I behandling av saken i rådmannsutvalget februar 2014 ble følgende konklusjon: 1. Saken er drøftet på nytt i rådmannsutvalget. Rådmannsutvalget mener at saken er godt nok opplyst og utredet. Og opprettholder sitt vedtak om organisasjonsform 2. Rådmannsutvalget ser imidlertid at politisk involvering midtvegs i saken kunne vært bedre ivaretatt. Dette skal hensyntas i senere saker 3

4 Når saken nå legges fram igjen er det to forhold som begrunner dette som kan oppsummeres til begge å handle om ressurser til sekretariatets håndtering av IKT driftssamarbeid. Helt uavhengig av de vedtak som kommunene fatter i den pågående lokale prosess, vil samarbeidet måtte sikres ressurser til å ivareta/fasilitere et samarbeid i en fremtid utover Dette betyr også personellressurser/kompetanse tilknyttet sekretariatets ansvar for disse forhold. Man kan muligens forente at det kan foreligge en avklaring av kommunenes holdning til organisering av det videre samarbeidet når rådmennene møtes neste gang altså den 6 juni. Og at man da kan med utgangspunkt i slik avklaring kan enes om videre oppfølging. Slik det ser ut til akkurat nå vil iverksetting av et aktuelt etableringsprosjekt være et alternativ for oppfølging der alle eller noen av kommunene deltar. Om et slikt alternativ skulle vedtas vil sekretariatet få arbeidsoppgaver knyttet til å iverksette og gjennomføre et slikt prosjekt. Dersom et helt annet alternativ skulle vedtas må det antas foreligge en forventning til ressurs/kompetanse i sekretariatet for å følge opp disse. Regional koordinators poeng er at det er behov for før neste møte få avklart at vi kan videreføre en status med «prosjektdrift» utover 31. mai mht personell tilknyttet sekretariatet. Altså helt konkret forlenge nåværende medarbeideres engasjement (ca 50% stilling) i en rimelig tid og for en aktuell tidsperiode fremover. Det er grunn til å anta at sekretariatet uansett utfall av pågående prosess vil ha behov for dette personellet i det minste ut året. Budsjettet som foreligger for inneværende år vil dekke slike behov så langt regional koordinator pt har oversikt over. Den økonomiske konsekvens blir imidlertid knyttet til forsinkelser. Dvs at midlertidig prosjektdrift vil spise av midler som for inneværende år er budsjettert knyttet til etableringsprosjekt. Og dess lenger forsinkelsen blir dess mer kostnader vil det kunne påløpe i senere evt etableringsfase. Det andre forholdet er knyttet til sekretariatets ansvar for den fortsatte prosjektdrift som sådan. Å ivareta en midlertidig organisering av driftssamarbeidet er stadig mer komplisert og ressurskrevende. Vi ser at vi bla er nødt til å kjøpe flere eksterne tjenester knyttet til det å søke opprettholde ikt-driftssamarbeidet i en slik midlertidig situasjon. Dette sammen med det som i forrige avsnitt er beskrevet gjør at regional koordinator må flytte budsjettmidler mellom våre ulike budsjetterte tiltak (altså mellom de regnskapsmessige «prosjekt» som budsjettet er satt opp på). Pr nå mener regional koordinator at det ikke er grunn til å anta overskridelser i fht de totale rammer i sekretariatets budsjett som omfatter tiltak relatert til ikt-driftssamarbeid. Men varsler altså at disse må ses i sammenheng for at sekretariatet skal lykkes ivareta sine oppgaver. De konkrete prosjekt som må ses i sammenheng er: F238: Drift regional infrastruktur - F241: IKT-drift (prosjektet) - F253: Regional infrastruktur («Kongsbergregionskya») 1. Daglig leder har fullmakt til å se budsjetterte tiltak/midler til ikt-driftssamarbeid i sammenheng, og gjøre de nødvendige tilpasninger innenfor total budsjettert ramme som anses nødvendig 2. Rådmannsutvalget legger til grunn at ikt-samarbeidet må anses ha en midlertidig prosjektorganisering fram til mht personellmessige ressurser. Avtaler knyttet til personellmessig ressurs kan forlenges tilsvarende dette. Behandling i møte den 25. april 2014: Saken ble drøftet. Det ble uttalt forventning til, og behov, for snarlig avklaring av spørmålet om hvordan dette samarbeidet skal etableres. 4

5 Rådmannsutvalgets konklusjon sak 036/14: 1. Daglig leder har fullmakt til å se budsjetterte tiltak/midler til ikt-driftssamarbeid i sammenheng, og gjøre de nødvendige tilpasninger innenfor total budsjettert ramme som anses nødvendig 2. Rådmannsutvalget legger til grunn at ikt-samarbeidet må anses ha en midlertidig prosjektorganisering fram til mht personellmessige ressurser. Avtaler knyttet til personellmessig ressurs kan forlenges tilsvarende dette.sak fremmes i møte etter ferien med en mulig plan for gjennomføring av et forprosjekt som hensikt Sak 037/14: Kompetanseregionen plan for informasjon, medvirkning og medbestemmelse Dokumenter i saken: Prosjektmandat forprosjekt (godkjent i RMU , sak 037/13) Sluttrapport forprosjekt (godkjent i RMU , sak 009/14) Prosjektmandat hovedprosjekt (godkjent i RMU , sak 009/14) Plan for informasjon, medvirkning og medbestemmelse (Vedlegg 1) Kortversjon av prosjektmandatet Saksbehandler Halvor Rostad Opplysninger i saken: Rådmannsutvalget godkjente i møtet 31. januar 2014 prosjektmandatet for hovedprosjekt Kompetanseregionen. Prosjektet ble startet og er nå i en etableringsfase fram mot sommeren. Kompetanseforum, som skal ivareta kunde/bestillerrollen i styringsmodellen på et overordnet faglig og strategisk nivå, er etablert som forutsatt og har så langt hatt to møter. Kompetanseforum består av de tidligere oppnevnte kontaktpersonene fra hver kommune, med noen seinere endringer, samt to tillitsvalgte (fra Fagforbundet og Utdanningsforbundet). Kompetanseforum har blant annet arbeidet med å avklare kompetansebegrepet, samt sin egen rolle og oppgaver. Rammene for arbeidet bør nedfelles i en forpliktende samarbeidsavtale, jfr. gjeldende samarbeidsavtale for SuksIT. Det varsles at Rådmannsutvalget vil få et forslag til samarbeidsavtale til behandling i junimøtet Det er videre iverksatt rekruttering av en kompetent ressursperson i 100 % stilling, som forutsettes å skulle gå inn som prosjektleder bl.a. med fokus på utviklingen av leverandørrollen i styringsmodellen. Stillingen ble først forsøkt besatt gjennom at det ble sendt ut forespørsel om til bud på prosjektledelse fra kommunene. Ingen av kommunene hadde ved tilbudsfristens utløp meldt tilbud. Stillingen er nå lyst ut eksternt med søknadsfrist Den strategiske og organisatoriske forankringen er angitt som kritiske suksessfaktorer i prosjektet. Det kan være en utfordring å nå ut med tilstrekkelig informasjon, samt sikre tilstrekkelig grad av medvirkning, ute i kommuneorganisasjonene i pågående regionale prosjekter. Her er en avhengig av at kommunale ledere bidrar. Kompetanseforum utarbeidet et forslag til plan for informasjon, medvirkning og medbestemmelse (vedlegg 1) i prosjektet. Rådmennene bes ta et overordnet ansvar for at planens intensjoner kan bli fulgt opp i den enkelte kommune. Medlemmene i Kompetanseforum kan være bidragsytere i dette. Prosjektledelsen kan bidra med utarbeiding av informasjonsmateriell. 5

6 Planen for informasjon, medvirkning og medbestemmelse i prosjekt Kompetanseregionen tas til orientering. Rådmennene tar et overordnet ansvar for at planens intensjoner kan bli fulgt opp, for de aktiviteter hvor det ligger et ansvar på ledernivå i den enkelte kommune. Behandling i møte den 25. april 2014: Saken ble drøftet. Det ble stilt forventning til tilgang til informasjonsmatriell og evt besøk i kommunene med bistand til informasjon. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 037/14: Planen for informasjon, medvirkning og medbestemmelse i prosjekt Kompetanseregionen tas til orientering. Rådmennene tar et overordnet ansvar for at planens intensjoner kan bli fulgt opp, for de aktiviteter hvor det ligger et ansvar på ledernivå i den enkelte kommune. Sak 038/14: ATP Buskerud representasjon i styringsgruppe Dokumenter i saken: Prosjektbeskrivelse ATP Buskerud ATP Buskerud invitasjon oppstartsmøte (Vedlegg 2) ATP Buskerud invitasjon til deltagelse i styringsgruppe og faggrupper (Vedlegg 3) Opplysninger i saken: Kongsbergregionen og kommunene i Buskerud mfl har mottatt informasjon om iverksettelse av arbeidet med regional areal- og transportplan for Buskerud. I invitasjon datert er det berammet oppstartsmøte den 9 mai kl 10 på Tyrifjord hotell (se vedlegg 2) I invitasjon datert er det gitt utfordring til deltagelse (se vedlegg 3). Og det er lagt til grunn at man ønsker 1 representant til styringsgruppa og 1 representant til faggruppe fra hver av kommuneregionene Sekretariatet har i mail utfordret rådmennene til deltagelse i styringsgruppe. Fylkeskommunen forutsetter i dialog med sekretariatet at vedk enten er en rådmann eller i allefall en repr på nivået rådmannens ledergruppe eller tilsvarende. Tilbakemeldingen fra de rådmenn som har svart var at styringsgruppemøtet som er planlagt den 29 april ikke passer. Sekretariatet setter saken på sakskartet slik at rådmennene kan avklare representanter fra regionen i de to ovenfornevnte grupper. Rådmannsutvalget oppnevner repr for regionen i styringsgruppa Rådmannsutvalget oppnevner repr for regionen i faggruppe Behandling i møte den 25. april 2014: Saken ble drøftet. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 038/14: Som regionens repr i styringsgruppa ATP Buskerud oppnevnes rådmannen i Kongsberg 6

7 Regionens representasjon i faggruppe ATP Buskerud ivaretas av Kongsberg kommune Sak 039/14: Den Blå Timen årsrapport 2013 Dokumenter i saken: Årsrapport 2013 (Vedlegg 4) Opplysninger i saken/vurderinger: Den Blå Timen inneholder kulturopplevelser av høy kvalitet tilpasset bo- og omsorgsinstitusjoner. Og er et samarbeidsprosjekt mellom kommunene i Kongsbergregionen fasilitert av Kongsberg kommune v/kulturtjenesten. Prosjektet er det første av sitt slag i Norge, og er et tilbud for eldre på linje med det den kulturelle skole- og barnehagesekken er et tilbud for barn. Den Blå Timen bidrar med konserter til alders- og sykehjem, bo- og servicesenter i Kongsbergregionen. I 2013 var det totalt 19 institusjoner fra de 7 samarbeidende kommunene som i var med i Den Blå Timen. Årsrapport som viser virksomheten i 2013 legges med dette fram for regionale organ til orientering Årsrapport 2013 fra «Den Blå Timen» tas til orientering Behandling i møte den 25. april 2014: Saken ble drøftet. Regional koordinator orienterte også kort i møtet om status mht endringer i prosedyrer for søknad/finansiering. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 039/14: Årsrapport 2013 fra «Den Blå Timen» tas til orientering Sak 040/14: Eventuelt Rune Lødøen / Tinn kommune: Ansettelse av ny daglig leder Det ble gitt info så langt man kjenner til prosessen. Rådmannsutvalget drøftet saken Konklusjon: Rådmannsutvalget ønsker å være informert undervegs i prosessen, og rådmannsutvalgets leder deltar aktivt i tilsettingsprosessen 7

8 Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 8