Rådmannsutvalget 29. april 2016

Transkript

1 Møtereferat Rådmannsutvalget 29. april 2016 Sted: Krona, Kongsberg Tid: 10:00 12:30 Kongsbergregionen Håvard Fossbakken Daglig leder mob:

2 Sakliste Sak 020/16: Godkjenning av møtereferat... Sak 021/16: Nytt fra sekretariatet... Sak 022/16: Regional anskaffelsesstrategi... Sak 023/16: Anskaffelse av sak/arkiv- løsning... Sak 024/16: Statusrapport prosjekt barnekonvensjonen... Sak 025/16: Kommunereformen... Eventuelt... Felles bord... Til stede Svein Aannestad / Notodden Rune Engehult / Hjartdal Rune Lødøen / Tinn Jon G. Pedersen / Flesberg Rune Antonsen / Nore og Uvdal Margrethe Taxt- Lamolle / Kongsbergregionen Petter Hoen / Kongsbergregionen Anne Rygaard / Kongsbergregionen Håvard Fossbakken / Kongsbergregionen Forfall Wenche Grinderud / Kongsberg Hans Henrik Thune / Rollag 2

3 Sak 020/16: Godkjenning av møtereferat Referat fra møtet i rådmannsutvalget 1. april 2016 Opplysninger i saken: Referatet fra møtet 1. april 2016 er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 1. april Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 1. april Sak 021/16: Nytt fra sekretariatet Ingen dokumenter Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken: Fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. Kommunikasjon Økonomiske tilskudd fra fylkesmenn og fylkeskommuner prosjekt tjenestesamarbeid økonomi og HRM Regionrådet Digitaliseringskonferansen 26. mai Daglig leders forslag til konklusjon: Tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon: Tas til orientering. Rådmannsutvalget gir daglig leder tilslutning til å sende ut fast nyhetsbrev til ledere og ansatte i kommunene gjennom mailsystemet. 3

4 Sak 022/16: Regional Anskaffelsesstrategi Saksbehandler: Petter Hoen Ingen dokumenter Opplysninger i saken Det har vært et ønske fra flere av kommunene i regionen å utarbeide en anskaffelsesstrategi og oppdatere egne reglementer på anskaffelses/innkjøpsområdet. Det vil nå komme en omfattende endring av anskaffelsesregelverket som følge av implementering av nytt EU-direktiv og forenklingsutvalgets innstilling på dette området. Dette gjør at tidspunktet nå er gunstig for igangsetting av arbeid med en strategi på dette området. Departementet har i sin tidsplan for implementering av nytt regelverk lagt opp til stortingsbehandling medio juni Ikrafttredelse er forespeilet høsten Organisering Arbeidet foreslås organisert med rådmannsutvalget som styringsgruppe for arbeidet. En arbeidsgruppe bestående av 1 representant for hver av kommunene i regionen. Det foreslås at kommunene oppnevner sine innkjøpskontakter til arbeidsgruppen. Under en oversikt over disse: Hjartdal kommune Reidun Finkenhagen Tinn kommune Monica Anthonsen Hines Notodden kommune - May Britt Horne Høgstad Flesberg kommune Trond Weseth Rollag kommune Ellen Skarsten Nore og Uvdal kommune - Gro Espeset Grøtjorden Kongsberg kommune Petter Hoen De regionale fagnettverkene og prosjektene samt K-IKT holdes orientert og høres/trekkes inn i arbeidet ved behov. Arbeidsgruppen ledes av regional innkjøpskoordinator. Det legges opp til rapportering og nødvendige avklaringer i rådmannsutvalget underveis i arbeidet. Tidsplan Arbeidet startes opp i mai 2016 målet er å ha sak om dette til rådmannsutvalget årsskiftet 2016/2017. Med eventuell påfølgende politisk behandling i regionråd eller den enkelte kommune. Ressursbruk Det må påregnes 3 5 møter i arbeidsgruppen, samt at det må skaffes tilveie en del grunnlagsinformasjon fra de enkelte kommunene omkring nåsituasjonen på innkjøpsområdet. Dette vil i stor grad dreie seg om regnskapsdata samt oversikter over dagens rutiner/regelverk i 4

5 den enkelte kommune. Det er ikke behov for å sette av økonomiske midler i forbindelse med utarbeiding av strategien. Skisse til innhold i anskaffelsesstrategi for Kongsbergregionen Overordnet mål Rammebetingelser og styrende dokumenter Roller og ansvar Innkjøpsprosess Nå-situasjon på anskaffelsesområdet ORGANISASJON- Nå situasjon Roller og ansvar Samhandling enheter og innkjøpstjenesten Innkjøpssamarbeid Roller og ansvar Samhandling enheter og innkjøpstjenesten Innkjøpssamarbeidet (Kongsbergregionen/BTV andre?) KOMPETANSE- Nå situasjon Videreutvikling kompetanse PROSESS- Nå situasjon Saksprosess og dokumentmaler for anskaffelser Arbeidsprosess kontraktshåndtering/oppfølging Rutiner for bestilling av varer og tjenester Videreutvikling prosess (felles veileder, reglement, malverktøy) TEKNOLOGI- Nå situasjon E- handelsløsning/ elektroniske verktøy for tilbudsinnlevering Videreutvikling teknologi SAMFUNNSANSVAR OG OMDØMME- Nå situasjon Sosial dumping Innovative anskaffelser Lokal leverandørutvikling Miljøkrav Initiativ for etisk handel/fairtrade Reserverte kontrakter og ideelle organisasjoner Universell utforming Videreutvikling samfunnsansvar og omdømme 5

6 Daglig leders forslag til konklusjon: Arbeidet med en anskaffelsesstrategi for Kongsbergregionen igangsettes som beskrevet i saken. Rådmannsutvalgets konklusjon: Arbeidet med en anskaffelsesstrategi for Kongsbergregionen igangsettes som beskrevet i saken. Sak 023/16 Anskaffelse av sak/arkivløsning Saksbehandler Britt- Inger Kolset Tiltaksplan digitalisering Sak 067/15 Rådmannsutvalget Sak 009/16 Rådmannsutvalget Prosjektmandat Implementeringsprosjekt vedlegg Opplysninger i saken: Rådmannsutvalget vedtok i møte å gå i kontraktsforhandlinger med Evry for å anskaffe nytt sak/arkivsystem. I saken ble det antydet at forslag til kontrakt skulle legges frem for rådmannsutvalget i mars. Det ble gjennomført kontraktsmøte med Evry Det arbeides fortsatt med avklaring av enkelte elementer i kontrakten og man har som mål å legge fram kontraktsforslag for rådmannsutvalget i mai. Diskusjonspunktene er i hovedsak knyttet til prosjektbistand fra Evry og pris knyttet til dette samt sanksjonsmuligheter. Prosjektleder for implementeringsprosjektet Anne Rygaard vil delta i møte og presentere prosjektets rammer og foreløpige hovedmilepæler. Det vises til vedlagte prosjektmandat for implementeringsprosjektet. Daglig leders forslag til vedtak: Presentasjonen fra prosjektleder tas til orientering. Forslag til justert mandat for Sak/arkiv implementeringsprosjekt støttes Rådmannsutvalgets vedtak: Presentasjonen fra prosjektleder tas til orientering. Forslag til justert mandat for Sak/arkiv implementeringsprosjekt støttes med de justeringene i oprganisasjonen som ble lagt frem av prosjektleder. 6

7 Sak 024/16 Statusrapport for Prosjekt «barnekonvensjonen» Prosjektmandat Barnekonvensjoinen Referat Rådmannsutvalget 27. november 2015 Saksbehandler Margrethe Taxt- Lamolle Opplysninger i saken: Prosjektleder Margrethe Taxt-Lamolle gir en statusrapport om prosjektet, herunder: Status i prosjektet p.t Oppdatert tidsplan Kommende aktiviteter Informasjon om prosjektet til publikum. Det opplyses om at prosjektet er forsinket ift opprinnelig tidsplan. Det vil bli nærmere orientert om dette. Ler mer om prosjektet her: I hht prosjektmandat, punkt 9 «tidsplan og milepæler» skal det leveres en delrapport prosjektansvarlig og styringsgruppe innen Daglig leders forslag til vedtak: Rådmannsutvalget tar prosjektleders midtveisrapport til orientering. Rådmannsutvalgets vedtak: Rådmannsutvalget tar prosjektleders midtveisrapport til orientering. Sak 025/16: Kommunereformen Rådmannsutvalget sak 056/14 Regionrådet sak 033/14 Regionrådet Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmennene en oppdatert status fra de enkelte kommunene. 7

8 Daglig leders forslag til konklusjon: Saken tas til orientering Rådmannsutvalget konklusjon: Saken tas til orientering Eventuelt Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 8