Rådmannsutvalget 27. mars 2015

Transkript

1 Møtereferat Rådmannsutvalget 27. mars 2015 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 08:30 12:00 Kongsbergregionen Håvard Fossbakken Daglig leder tlf: mob:

2 Sakliste Sak 020/15: Godkjenning av møtereferat... Sak 021/15: Evaluering av ppt-ot... Sak 022/15: Kostnadsbenchmark IKT... Sak 023/15: Oppgaver og ansvar SuksIT... Sak 024/15: Regional digitaliseringsstrategi Sak 025/15: Regnskap Sak 026/15: Årsrapport Sak 027/15: Innstilling: Bevilgninger til regionale utviklingsmidler... Sak 028/15: Elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy... Sak 029/15: Kommunereformen... Eventuelt... Felles bord... Til stede Rune Engehult / Hjartdal Svein Aannestad / Notodden Rune Lødøen / Tinn Hans Henrik Thune / Rollag Jon G. Pedersen / Flesberg Wenche Grinderud / Kongsberg Oddbjørn Fønnebø / Nore og Uvdal Håvard Fossbakken / Kongsbergregionen Forfall Alexander Ytteborg / Nore og Uvdal Også til stede: Grethe Kverneland- Berg/ PA Consulting Britt- Inger Kolset Oddvar Kaasa 2

3 Sak 020/15: Godkjenning av møtereferat Referat fra møtet i rådmannsutvalget 27. februar 2015 Referatet fra møtet 27. februar 2015 er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 27. februar 2015 Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 27. februar 2015 Sak Sak 021/15: Evaluering av ppt-ot Saksbehandler Håvard Fossbakken Dokumenter i saken Rapporter fordelt i kommunene Opplysninger i saken Saken gjelder kommunene Kongsberg, Flesberg, Rollag og Nore og Uvdal, samt Buskerud fylkeskommune. Det er utarbeidet to rapporter som er fordelt i hver kommune. Dette danner grunnlaget for evalueringen. Rapporten skisserer følgende løsningsforslag for videre organisering: 1. Fortsette med 27-samarbeid, men endre selskapsavtalen som foreslått fra KS konsulent. 2. Oppløse 27-samarbeidet og samarbeide om vertskommunemodell, med egen samarbeidsavtale for fylkeskommunen. 3. Oppløse samarbeidet. Daglig leders forslag til konklusjon Rapportene tas til orientering. Kongsberg, Flesberg, Rollag, Nore og Uvdals og Buskerud fylkeskommunes konklusjon 3

4 Rapportene tas til orientering. Kommunene og fylkeskommunen ønsker å lage en samarbeidsavtale med utgangspunkt i alternativ 2. Det lages felles saksfremlegg parallelt med at samarbeidsavtaler utarbeides. Sak 022/15: Kostnadsbenchmark IKT Saksbehandler Britt- Inger Kolset Dokumenter i saken Rådmannsutvalget sak 051/14 Opplysninger i saken/vurderinger Rådmannsutvalget besluttet i sak 051/14 å gjennomføre en IKT-kostnadsbenchmark i kommunene i Kongsbergregionen. Hensikten med gjennomføringen av benchmarken var blant annet å få viktige innspill både til arbeidet med etableringen av Kongsbergregionen IKT Drift og til arbeidet med ny regional digitaliseringsstrategi Resultatene fra IKT-kostnadsbenchmarken er nå klare. Grete Kvernland- Berg fra PA Consulting som har vært ansvarlig for gjennomføringen presenterte hovedfunnene. Rapporten viser at vi posisjonerer oss riktig i etableringn av driftsenheten og organiseringen av SuksIT. Den viser også at det er avgjørende at vi lokalt og regionalt holder fokus på gevinstrealisering i gjennomføringen av prosjektene. Daglig leders forslag til konklusjon Saken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon Saken tas til orientering Sak 023/15: Oppgaver og ansvar SuksIT Rådmannsutvalget etablering av SuksIT Beskrivelse av SuksIT av Vedlegg - Samarbeidsavtale av Vedlegg Beskrivelse av SuksIT revidert Saksbehandler Britt- Inger Kolset 4

5 Kommunene vedtok høsten 2009 å etablere et permanent samarbeid om kommunenes IKT strategi- og utviklingsarbeid (SuksIT). Følgende dokumenter regulerte samarbeidet: Samarbeidsavtale SuksIT av (vedlagt) Beskrivelse av SuksIT av I forbindelse med at Kongsbergregionen IKT Drift etablertes har SuksIT sett nærmere på om det vil være behov for revidering av disse dokumentene. SuksIT konkluderer med at det ikke er behov for å revidere samarbeidsavtalen, men at dokumentet «Beskrivelse av SuksIT» bør justeres noe for å ivareta dette. SuksIT ønsker med dette å legge fram forslag til revisjon av dokumentet «Beskrivelse av SuksIT» til behandling i Rådmannsutvalget. Det bemerkes at disse justeringene/presiseringer ikke innebærer noen endringer av SuksIT's oppgaver og mandat slik det var beskrevet i de opprinnelige dokumentene. SuksIT ønsker også spesielt å henstille til rådmannsutvalget at punkt 4 i avtalen Felles rutine for anskaffelse/oppgradering av digitale løsninger gjøres godt kjent i kommunene. Dette fordi erfaring viser at det fortsatt anskaffes løsninger ute i kommunene uten at kommunens SuksIT-representant er forespurt. Etableringen av Kongsbergregionen IKT Drift vil antakeligvis innebære at noen av kommunene må finne ny SuksIT-representant fra For å sikre god kontinuitet er det ønskelig at disse kommunene raskest mulig iverksetter intern prosess for å avklare ny representant, og melde dette tilbake til sekretariatet. Revidert versjon av dokumentet «Beskrivelse av SuksIT» av godkjennes De kommuner som eventuelt må finne ny SuksIT-representant melder dette tilbake til sekretariatet raskest mulig og senest innen Revidert versjon av dokumentet «Beskrivelse av SuksIT» av godkjennes De kommuner som eventuelt må finne ny SuksIT-representant melder dette tilbake til sekretariatet raskest mulig og senest innen Sak 024/15: Etablering av ny regional estrategi Saksbehandler Britt Inger Kolset Rådmannsutvalget sak 013/11 regional estrategi for Regionrådet sak 004/11 regional estrategi for Rådmannsutvalget sak 051/14 regional estrategi Rådmannsutvalget vedtok i sak 051/14 av at SuksIT skulle legge fram forslag til ny regional digitaliseringsstrategi til behandling i rådmannsutvalget i løpet av mars

6 SuksIT legger med dette fram forslag til slik strategi for perioden Det bemerkes at strategidokumentet slik det foreligger er en tekstlig utgave, og at det er innholdet rådmennene bes ta stilling til. Det vil bli utarbeidet en mer hensiktsmessig visuell utforming av strategidokumentet etter behandlingen i RMU. Denne vil bli distribuert kommunene så fort den er ferdig. Hensikten med ny regional digitaliseringsstrategi er å sikre at de 7 kommunene i Kongsbergregionen kan oppfylle innbyggernes og de ansattes forventninger til gode digitale tjenester i årene som kommer. Det nye strategidokumentet bygger som nevnt i tidligere møte på KS' Digitaliseringsstrategi for kommuner for SuksIT har jobbet med strategidokumentet i flere møter. I tillegg har ulike regionale nettverk deltatt i utformingen av målene for «sine» respektive områder. Satsningsområdene og målene slik de foreligger nå er i hovedsak de samme som i KS'strategidokument, og anses å danne et godt grunnlag for arbeidet med å identifisere tiltak. Involveringen av de regionale nettverkene har ført til at satsningsområdene og målene er godt forankret og at nettverkene gjennom denne prosessen har fått et eierforhold til «sine» områder. Resultatene fra IKT-kostnadsbenchmark som ble gjennomført i kommunene høsten 2014 vil på et overordnet nivå - bli presentert for rådmennene i egen sak i dagens møte. Det kan her nevnes at konkrete anbefalinger fra benchmarken også er beskrevet i kapittel 4 i ny regional digitaliseringsstrategi. Dette for å sikre at anbefalingene sammen med målene i det nye strategidokumentet blir lagt til grunn for kommunenes digitaliseringsarbeid i årene framover. Når ny regional digitaliseringsstrategi er vedtatt, er det viktig å rask komme igang med å planlegge hvilke tiltak som bør gjennomføres i strategiperioden. SuksIT ønsker å foreslå at dette arbeidet startes i en felles workshop for aktuelle regionale nettverk og SuksIT 3. juni. Målet med workshopen vil være å identifisere ønskede tiltak for de ulike målområdene. SuksIT vil også anbefale at disse tiltakene innarbeides i en 4-årig regional digitaliseringsplan (handlingsplan) som rulleres årlig i forbindelse med sekretariatets budsjettarbeid. Forslag til ny regional digitaliseringsstrategi vedtas Rådmennene sørger for å forankre den nye strategien i egen organisasjon Det gjennomføres en regional digitaliseringsworkshop 3. juni for aktuelle regionale nettverk og SuksIT for å starte utarbeidelsen av en 4-årig digitaliseringsplan (handlingsplan) Forslag til ny regional digitaliseringsstrategi vedtas Rådmennene sørger for å forankre den nye strategien i egen organisasjon Det gjennomføres en regional digitaliseringsworkshop 3. juni for aktuelle regionale nettverk og SuksIT for å starte utarbeidelsen av en 4-årig digitaliseringsplan (handlingsplan) Sak 025/15: Regnskap 2014 Saksbehandler: Håvard Fossbakken 6

7 Regnskap 2014 Regnskapsoversikt for 2014 følger vedlagt. Regnskapsoversikten for 2014 tas til orientering. Regnskapsoversikten for 2014 tas til orientering. Sak 026/15: Årsrapport 2014 Saksbehandler: Håvard Fossbakken Årsrapport 2014 Årsrapporten for Kongsbergregionens virksomhet i 2014 er vedlagt. Årsrapport 2014 tas til orientering. Årsrapport 2014 tas til orientering. Sak 027/15: Innstilling: Bevilgninger til regionale utviklingsmidler Saksbehandler: Håvard Fossbakken Innstilling og søkeroversikt Buskerud fylkekommune og Kongsbergregionen lyste ut regionale utviklingsmidler og regionalt næringsfond i egen annonse og nyhetssak i januar 2015, med frist 20. februar. Daglig leder har sammen med sekretariatet i Buskerud fylkekommune utarbeidet innstilling til søknadene. Saken skal vedtas i regionrådet 14. april. 7

8 Rådmannsutvalget støtter daglig leders innstilling til fordeling. Saken behandles i regionrådet 14. april. Rådmannsutvalget støtter daglig leders innstilling til fordeling. Saken behandles i regionrådet 14. april. Sak 028/15: Elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy Saksbehandler: Petter Hoen Kongsbergregionens budsjett 2015 Rådmannsutvalget har på inneværende års budsjett satt av midler til kjøp av elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy. Det er nå et nytt EU direktiv om offentlige anskaffelser på trappene der et slikt verktøy skal være obligatorisk for oppdragsgivere, implementering av dette direktivet er 2016/2017. I høringsnotatet til endringene skriver departementet følgende: I nytt direktiv artikkel 22 er det gitt nye regler om kommunikasjon. Hovedendringen fra gjeldende rett er at all informasjonsutveksling som hovedregel nå skal skje ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler i henhold til direktivets krav. Oppdragsgiver kan altså ikke lenger fritt velge post eller telefaks i stedet. Med dette løftes elektronisk kommunikasjon frem som den primære kommunikasjonsform mellom oppdragsgiver og leverandører frem til og med inngåelse av kontrakt. Reglene om elektronisk kommunikasjon i artikkel 22 skal være gjennomført innen 18. oktober 2018, jf. artikkel 90 nr. 2. For innkjøpssentraler er fristen 18. april Departementet legger imidlertid foreløpig opp til at disse reglene skal tre i kraft sammen med øvrig regelverk. Kunngjøring skjer elektronisk på Doffin allerede i dag. Via Doffin er det også mulig å gi elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget. Departementet tar også sikte på å etablere en sentralisert løsning for elektronisk kommunikasjon ved offentlige anskaffelser som omfatter innlevering av søknader om deltakelse og tilbud. Oppdragsgiver kan også velge å benytte andre løsninger som oppfyller direktivets krav. All den tid departementet ønsker å etablere en sentralisert løsning finner sekretariatet det lite hensiktsmessig og kjøre en konkurranse med tanke på innkjøp av et slikt system for regionen nå. Siden saken var til behandling sist er det kommet et nytt forenklet konkurransegjennomføringsverktøy på markedet der den operatøren som drifter DOFFIN tilbyr en løsning som ivaretar reglene for elektronisk kommunikasjon. Dette systemet har ingen investeringskostnader men man betaler pr. anskaffelse man bruker systemet til. Prisen ligger i dag på kr. 395 for anskaffelse under nasjonal terskel, kr. 545 over nasjonal terskel og kr

9 over EU terskelverdi. Sekretariatet er av den oppfatning at saken om innkjøp av elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy utsettes til departementet har klar sin sentraliserte løsning slik at den kan vurderes opp mot andre løsninger i markedet. Fram til dette er klart ønsker sekretariatet å benytte DOFFINS løsning for gjennomføring av elektroniske konkurranser der dette er relevant. Dette vil gjelde både for sekretariatets egne anskaffelser og de anskaffelser regional innkjøper utfører for deltakende kommuner. Kostnadene ved bruk av verktøyet belastes sekretariatets budsjett ved regionale anskaffelser og den enkelte kommune ved konkurranser for enkeltkommuner. Sekretariatet utsetter innkjøp av elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy til departementet har konkludert sin nasjonale løsning. Sekretariatet benytter DOFFINS løsninger frem til dette er klart. Kostnadene ved bruk av verktøyet belastes sekretariatets budsjett ved regionale anskaffelser og den enkelte kommune ved konkurranser for enkeltkommuner. Sekretariatet utsetter innkjøp av elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy til departementet har konkludert sin nasjonale løsning. Sekretariatet benytter DOFFINS løsninger frem til dette er klart. Kostnadene ved bruk av verktøyet belastes sekretariatets budsjett ved regionale anskaffelser og den enkelte kommune ved konkurranser for enkeltkommuner. Sak 029/15: Kommunereformen Rådmannsutvalget sak 056/14 Regionrådet sak 033/14 Regionrådet Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannsutvalget behandlet saken i forrige møte 24. oktober. I saken ga rådmennene en kort status om pågående aktiviteter i de enkelte kommunene. Det ble også besluttet at saken settes opp som en fast orienteringssak på rådmannsutvalgsmøtene framover for å utveksle informasjon. Regionrådet hadde også saken oppe på forrige regionrådsmøte 9. september hvor det ble gitt en orientering om pågående prosesser fra ordførerne. Det ble også besluttet at saken settes opp som en fast sak i regionrådsmøtene framover. I dagens møte gir rådmennene en oppdatert status fra de enkelte kommunene. Saken tas til orientering Saken tas til orientering 9

10 Eventuelt Anskaffelser: Overføringer av kommunestyremøter. Rollag vil bytte sitt system for dette, og er interessert i å sjekke med andre kommuner om det felles anskaffelse av et slikt system. Daglig leder sonderer og lager en egen sak til neste møte. Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 10