Rådmannsutvalget 28. mars 2014

Transkript

1 MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 28. mars 2014 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 12:00 Møteleder: Magnus Mathisen referent: Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Sakliste Sak 022/14: Godkjenning av møtereferat...3 Sak 023/14: Advokatsamarbeid...3 Sak 024/14: Sluttrapport ERP...4 Sak 025/14: Årsrapport Sak 026/14: Valg av ny leder for rådmannsutvalget...7 Sak 027/14: Regionale utviklingsmidler Buskerud...7 Sak 028/14: Midlertidig organisering av arbeidet...8 Sak 029/14: KGV Konkurransegjennomføringsverktøy og avtaleforvaltningssystem...9 Sak 030/14: Den Blå Timen...11 Sak 031/14: Eventuelt...12 Sak 032/14: SMS-varsling...12 Sak 033/14: Søknad om støtte Matopplevelser i Numedal, hovedprosjekt...14 Sak 034/14: Søknad om støtte Matfestivalen i Numedal Felles bord!...17 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Notat av fra sekretariatet til sak 023/14 2. Vedl 2 Sluttrapport ERP til sak 024/14 3. Vedl 3 Sluttrapport ERP, vedlegg 1 til sak 024/14 4. Vedl 4 Sluttrapport ERP, vedlegg 2 til sak 024/14 5. Vedl 5 Sluttrapport ERP, vedlegg 3 til sak 024/14 6. Vedl 6 Årsrapport 2013 til sak 025/14 - ettersendt 7. Vedl 7 Regnskapsoversikt 2013 til sak 025/14 - ettersendt 8. Vedl 8 Innstilling/søkerliste regionaleutv midl til sak 027/14 - ettersendt 9. Vedl 9 Notat fra daglig leder til sak 028/14 ettersendt 10. Vedl 10 Søknad MiN Næringsfond til sak 033/14 ettersendt 11. Vedl 11 Prosjektplan hovedprosjekt 2014 MiN til sak 033/14 ettersendt 12. Vedl 12 Søknad matfestivalen i Numedal 2014 Næringsfond til sak ettersendt Til stede: Rune Engehult / Hjartdal Wenche Grinderud / Kongsberg Magnus Mathisen / Notodden Alexander Ytteborg / Nore og Uvdal Rune Lødøen / Tinn Jon G. Pedersen / Flesberg Hans Henrik Thune / Rollag I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen 2

3 Sak 022/14: Godkjenning av møtereferat Møtereferat rådmannsutvalgets møte den Referat fra rådmannsutvalgets møte den er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Referat fra møtet den godkjennes Rådmannsutvalgets konklusjon sak 022/14: Referat fra møtet den godkjennes Sak 023/14: Advokatsamarbeid Rådmannsutvalget sak 015/14 Rådmannsutvalget sak 018/14 Notat av fra sekretariatet vedr advokatsamarbeid (Vedlegg 1) Opplysninger i saken/vurderinger: Saken ble først reist under eventuelt (sak 015/14) i møte den 31. januar i år. Det presenterte initiativ ble fulgt opp ved at det ble reist egen sak til agendaen i møte den 28. februar 2014 sak 018/14. I referat fra sistnevnte møte fremkommer følgende fra drøftingene: I drøftingen som fulgte ble det klart at rådmennene legger til grunn samarbeid knyttet til juridiske forhold/advokattjenester er interessant å vurdere på nytt. Og at de da ønsker følge initiativet videre opp. I første omgang legges det til rette for at saken forberedes til behandling i kommende møte. Og at det fram til den tid gjøres forberedelser. Disse forberedelsene vil bestå i at den enkelte kommune gjør en kartlegging knyttet til status/behov (omfang/sakstype mv) osv i egen kommune, som leveres sekretarat for sammenstilling. Sekretariatet bes innhente eksempler fra andre steder/regioner der interkommunalt samarbeid er etablert, herunder hvordan disse er organisert. Konklusjonen i sak 018/14 av den ble da formulert slik: 1. Den enkelte kommune leverer innen 17. mars en oversikt/kartlegging som beskriver status og behov som er relevant for sakens videre oppfølging 2. Sekretariatet innhenter eksempler fra andre samarbeid knyttet til denne type tjenester/adm samarbeid. Herunder hvordan disse er organisert 3. Sekretariatet sammenstiller og presenterer sak til behandling i neste rådmannsutvalgsmøte Sekretariatet fulgte opp punkt 1 bla gjennom påminnelse pr mail til rådmennene den 11. mars. Pr 17 mars har bare noen av kommunene gitt tilbakemelding. Sekretariatet har gjennomført enkle søk etter etablerte advokatsamarbeid i interkommunal regi i tråd med pkt 2 ovenfor. 3

4 Sekretariatet har satt opp tilbakemeldinger fra kommunene, samt noe om eksempler i et eget notat som følger denne saken. Rådmannsutvalget må drøfte og evt fastsette videre oppfølging av saken i sitt møte. Rådmannsutvalget fastsetter videre oppfølging av saken Saken ble drøftet. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 023/14: Sak fremmes i møte etter ferien med en mulig plan for gjennomføring av et forprosjekt som hensikt Kongsberg kommune tar ansvar for oppfølging Sak 024/14: Sluttrapport ERP Prosjektplan Tidligere behandlinger Sluttrapport med vedlegg (Vedlegg 2, 3, 4, 5) Saksbehandler Kristin Wåle/Jan Erik Innvær Kommunene Tinn, Hjartdal, Notodden og Kongsberg kommune etablerte samarbeidet om anskaffelse av og avrop på en ny felles ERP løsning i Hovedprosjektet, å implementere valgt løsning, har pågått siden januar 2012 og avslutningstidspunkt er satt til 1. mai Effektmål for hovedprosjektet var å planlegge og implementere regional ERP-løsning for kommunene Tinn, Hjartdal, Notodden og Kongsberg i henhold til inngått kontrakt med Visma. Dette målet er nådd. Prosjektets kostnader og tidsramme er holdt. Prosjektmandatet for implementeringsprosjektet ble vedtatt i rådmannsutvalget 25.november 2011, sak 109/11. Regionalt avrop på rammeavtalen inngått med Visma ble gjennomført 19. desember Prosjektplanen som beskriver aktiviteter, tidsangivelser, milepæler og ansvarsfordeling ble presentert for rådmannsutvalget i august 2012 (081/12). Alle aktivitetene i prosjektet har vært gjensidig avhengig av hverandre. Dersom det ble forsinkelser på en aktivitet fikk det konsekvenser for de påfølgende. Aktivitetene var styrt av ressursplanleggingen til Visma i forhold til teknisk installasjon og bruk av ressurser til opplæring og oppfølging. og opplæring. Driftstart for den nye løsningen var april Det nye felles verktøyet legger til rette for å hente ut ytterligere gevinster i tiden fremover. Men dette krever full utnyttelse av alle moduler. Kommunene er ikke klare for dette enda, men vil i løpet av de neste 6-12 månedene ha kommet så godt i gang at det er mulig å se forbedret effektivitet i organisasjonen og redusere kostnader. 4

5 Oppsummert kan vi si at innføringen av ny løsning i kommunene har vært lengre, mer ressurskrevende og til dels mer smertefull t enn forutsatt ved oppstart. Men samarbeidet om innføringen har gitt oss økt kompetansen i kommunene, gitt oss gode samarbeidsrelasjoner og et framtidsrettet og dynamisk ERP-system med mange muligheter. Det gjenstår fortsatt en stor jobb før systemet kan benyttes optimalt, og det antas at når dette er oppnådd vil det foreligge betydelige gevinster. på alle gevinstdimensjonene. Hvordan det kan hentes ut ytterligere gevinster fra det arbeidet som er i gang er beskrevet i kap i sluttrapporten. Prosjektgruppens anbefalinger er som følger (eventuelle tilføyelser fra regional koordinator er merket kursiv): 1) Nettverk Det anbefalesprosjektgruppen anbefaler at nettverkene videreføres og at Kongsberg kommune opprettholder ansvaret for HRM nettverket og Tinn kommune opprettholder ansvaret for Økonominettverket. Numedalskommunene bør også inviteres til å delta i fagnettverkene. Prosjektgruppen anbefaler at gruppen videreføres somdet etableres et "ERP nettverk" for de neste 6-12 månedene for å sikre fokus og kontinuitet av det arbeidet som er startet i forhold til gevinstrealisering. NN Hjartdal Kommune tar ansvar for ERP nettverket. Nettverket bør bestå av beslutningstakere fra de fire kommunene. 2) Tjenestesamarbeid Prosjektgruppen anbefaler at det etableres et prosjekt som kan kartlegge og vurdere videre tjenestesamarbeid innenfor de nevnte områderinnen økonomi og HRM. Inntil dette kommer på plass bør ERP nettverket ivareta kontinuiteten. Det er også viktig at beslutningstakere og tillitsvalgte er blir involvert videre i prosessen i det kommende prosjektet. Prosjektbeskrivelse bør utarbeides i forbindelse med arbeidet med tiltaksplan og budsjett for Anbefalt prosjektstart er januar ) ehandel Prosjektgruppen anbefaler derfor at det lages et eget prosjekt hvor man ser på utrulling og endringsprosesser for å oppnå optimalisering av innkjøpsorganisasjonene i alle de sju kommunene i regionen. Ansvaret for dette arbeidet bør tillegges regional innkjøpskoordinator - og prosjektbeskrivelse bør utarbeides i forbindelse med arbeidet med tiltaksplan og budsjett for Anbefalt prosjektstart er januar Regional koordinator mener at det bør gjøres en konkret vurdering der regional innkjøpsfunksjon involveres og avklaring av et nærmere prosjektmandat før endelig iverksettelse av dette punktet gjennomføres. Som bakgrunn for denne holdning legger regional koordinator innspill som har tilkommet etter prosjektgruppas konklusjon. Sluttrapporten tas til orientering Arbeidet i de eksisterende økonomi og HRM nettverk videreføres Det etableres et "ERP nettverk" for de neste 6-12 månedene for å sikre fokus og kontinuitet av det arbeidet som er startet i forhold til gevinstrealisering. Hjartdal kommune tar ansvar for ERP nettverket. Nettverket bør bestå av beslutningstakere fra de fire kommunene. Det etableres et prosjekt som kan kartlegge og vurdere videre tjenestesamarbeid innenfor de nevnte områder innen økonomi og HRM. Inntil dette kommer på plass bør ERP nettverket ivareta kontinuiteten Det gjøres en konkret vurdering mht å etablere et eget prosjekt for utrulling av ehandel i alle de 7 kommunene i regionen Restmidler i prosjektet bør overføres til det nye ERP nettverket og benyttes til felles opplæringstiltak, og til frikjøp av ressurs til å lede nettverksarbeidet for HRM og økonominettverkene ut

6 Saken ble drøftet. Det ble uttrykt forventning til at sekretariatet kommer tilbake til rådmannsutvalget med forslag til nærmere avklaring/beskrivelse knyttet til oppfølging av det i konklusjon/anbefaling som omhandler ehandel. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 024/14: Sluttrapporten tas til orientering Arbeidet i de eksisterende økonomi og HRM nettverk videreføres Det etableres et "ERP nettverk" for de neste 6-12 månedene for å sikre fokus og kontinuitet av det arbeidet som er startet i forhold til gevinstrealisering. Hjartdal kommune tar ansvar for ERP nettverket. Nettverket bør bestå av beslutningstakere fra de fire kommunene. Det etableres et prosjekt som kan kartlegge og vurdere videre tjenestesamarbeid innenfor de nevnte områder innen økonomi og HRM. Inntil dette kommer på plass bør ERP nettverket ivareta kontinuiteten Det gjøres en konkret vurdering mht å etablere et eget prosjekt for utrulling av ehandel i alle de 7 kommunene i regionen Restmidler i prosjektet bør overføres til det nye ERP nettverket og benyttes til felles opplæringstiltak, og til frikjøp av ressurs til å lede nettverksarbeidet for HRM og økonominettverkene ut Sak 025/14: Årsrapport 2013 Årsrapport Kongsbergregionen 2013 (Vedlegg 6 - ettersendt) Regnskapsoversikt 2013 (Vedlegg 7 - ettersendt) Opplysninger i saken/vurderinger: Sekretariatet skal avlegge årsrapport til de regionale organ. Fram til og med 2013 ble det også praktisert halvårsrapportering, men dette er nå av rådmannsutvalget endret slik at sekretariatet leverer rapport av dette format en gang pr år i form av årsrapport. Siste rapport, i form av halvårsrapport pr ble avlevert høsten Regional koordinator presenterer nå sekretariatets årsrapport (rapport pr ) til behandling i de regionale organ. Sekretariatet understreker at rapporten ikke kan anses fullt ut være en uttømmende beskrivelse av all virksomhet gjennom året men at hensikten er å gi en oversikt som viser aktivitet knyttet til de regionale organ, sekretariatets virksomhet, og status i hht satsingsområder. Utgangspunktet for rapport er handlingsplan for Fra og med 2014 er det gjort endringer i formen på handlingsplan for regionsamarbeidet. Derfor vil rapportering også bli endret gjeldende fra og med 2014 dvs i årsrapport for inneværende år som kommer til behandling vinter Av årsrapporten følger også en økonomisk oversikt. Denne er ytterligere dokumentert i et vedlegg kalt «Regnskapsoversikt 2013». Dette siste dokumentet følger saken. Regionens regnskap føres av økonomitjenesten i Kongsberg kommune, som avdeling i Kongsberg kommunes regnskap. Kongsberg kommunes regnskap revideres av BKR. 6

7 1. Årsrapporten tas til etterretning 2. Regnskapsoversikt 2013 tas til orientering Regional koordinator orienterte. Saken ble drøftet. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 025/14: 1. Årsrapporten tas til etterretning 2. Regnskapsoversikt 2013 tas til orientering Sak 026/14: Valg av ny leder for rådmannsutvalget Rådmannsutvalget 31.januar 2014 sak 014/14 Rådmannsutvalget 28.februar 2014 sak 021/14 Gjeldende vedtekter Rådmannsutvalget valgte i sitt møte den 31. januar Magnus Mathisen / Notodden som ny leder gjeldende for I møte den 28. februar under sak 021/14 (eventuelt) redgjorde Mathisen for at han har sagt opp sin stilling for å tiltre som rådmann i Gjøvik kommune. Konklusjonen i sistnevnte sak var at valg av ny leder skulle settes på sakskartet i neste (dvs dette) møte. Rådmannsutvalget velger ny leder Rådmannsutvalgets konklusjon sak 026/14: Som ny leder i rådmannsutvalget 2014 velges Rune Lødøen / Tinn Sak 027/14: Regionale utviklingsmidler Buskerud Parnerskapsavtale Utlysning Innkomne søknader Søkerliste med innstilling (Vedlegg 8 - ettersendt) 7

8 Regionale utviklingsmidler ble utlyst gjennom felles annonse i Lågendalsposten, samt gjennom fylkets og regionens nettsteder. Dernest også via regionens nyhetsbrev mv. Målsettingen har vært å søke mulighet for behandling av innstilling i regionrådet den 4 april for senere stadfesting i fylkesutvalget. Av denne grunn ble det satt en «søknadsfrist» på 4. mars i Kongsbergregionen. Dette er noe senere enn tidligere år. Grunnen til «forsinkelsen» er at endringer i forutsetningene for finansiering av regionale utviklingstiltak kom først på plass etter nytt år i år. Når sekretariatet fremmer saken foreligger det ikke endelig innstilling i saken. Søkerliste med innstilling vil fremmes før møtet. I denne innstillingen vil hele årets ramme på kr være fordelt. De regionale organ og partnerskapet står imidlertid fritt til å velge evt å ikke benytte hele rammen nå dersom ønskelig. Det vil kunne være mulig å behandle aktuelle tiltak/søknader gjennom året dersom ikke hele rammen benyttes i første runde. Saken fremmes med rådmannsutvalgets innstilling til behandling i regionråd 4. april. Forslag til konklusjon / innstilling ettersendes jfr vedl 8 Regional koordinator gjorde rede for søkerliste og innstilling. Saken ble drøftet. Rådmannen i Kongsberg foreslo at søknad nr 10 Kongsbergskolen ble prioritert med en tildeling på kr Dette finansieres ved å redusere tildeling til søknad nr 8 (Innovasjonsloft) og søknad nr 15 (Exploria) med hver. Forslaget ble gitt tilslutning. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 027/14: 1. NCE SE, Kongsberg (søknad nr 1) prosjektet tildeles kr LUP 2014 (søknad nr 4) prosjektet tildeles kr Bu i Nore, stedsutvikling (søknad nr 6) prosjektet tildeles kr Innovasjonsloft, Kongsberg (søknad nr 8) prosjektet tildeles kr Kongsbergskolen (søknad 10) prosjektet tildeles kr Handelsutvikling/miljøgate, stedsutvikling Veggli/Rollag (søknad nr 11) prosjektet tildeles kr Regionalpark Numedal (søknad nr 12) prosjektet tildeles kr Exploria (søknad nr 15) prosjektet tildeles kr Etablererveiledning i Kongsbergregionen (søknad nr 19) tildeles kr Sak 028/14: Midlertidig organisering av arbeidet Drøftinger i tidligere rådmannsutvalgsmøter Notat fra daglig leder datert (Vedlegg 9 - ettersendt) 8

9 I samtaler i tidligere rådmannsutvalgsmøter har det vært tema å se på en plan for organisering av arbeidet i regionsamarbeidet generelt og sekretariatet spesielt i den midlertidighet som kommer til å oppstå når nåværende daglig leder/ regional koordinator slutter. Og fram til ny medarbeider er på plass. Regional koordinator har drøftet disse forhold internt med øvrige medarbeidere i sekretariatet. Og det fremstår enighet om å søke arbeidsdeling og prioritering. Slik prioritering vil selvsagt ha betydning for regionsamarbeidets evne til operativt arbeid og aktivitetsnivå i denne tiden. Og redusere takt i arbeidet og representasjon/deltagelse på mange arenaer tilsvarende. Regional koordinator mener at dette må kommuniseres slik at også forventninger er avstemt mellom sekretariat og regionale organ / de samarbeidende kommuner i denne aktuelle perioden. Med dette som bakgrunn har regional koordinator utarbeidet et notat som legges fram for de rådmannsutvalget til drøfting og det som det fremkommer enighet om bør da deles med regionrådet den 4 april. I notatet er det tatt inn også noen punkter som kan dreie seg om fremtidig oppfølging utover den midlertidige perioden. Rådmannsutvalget fastsetter videre oppfølging Rådmannsutvalget mente det fremlagte dokument (notat) setter akseptable rammer for organisering av virksomheten i den midlertidige fasen fram til ny daglig leder er på plass. Men viet noe tid til å drøfte en evt konstituering. Regional koordinator ble i møte utfordret på å samtale med koordinator SuksIT om å inneha en formell funksjon som fungerende daglig leder for Kongsbergregionen inntil videre. Basert på de rammer er beskrevet i notat fra regional koordinator. Regional koordinator har fulgt opp rådmannsutvalgets ønske. Og gjort avtale med koordinator SuksIT om å kunne fylle rolle i tråd med rådmannsutalgets ønske. Dette ble gjort før protokoll ble ført. Og ligger da til grunn for den formulerte konklusjon som følger nedenfor Rådmannsutvalgets konklusjon sak 028/14: 1. I den midlertidige situasjonen som oppstår fra nåværende regional koordinator fratrer til ny daglig leder tiltrer, vil Britt Inger Kolset være fungerende daglig leder av Kongsbergregioen 2. Rammen for forventninger og oppgaver som følger fungerende daglig leder (jfr pkt 1) følger av de beskrivelser som fremkommer av notat fra regional koordinator datert Sak 029/14: KGV Konkurransegjennomføringsverktøy og avtaleforvaltningssystem Rådmannsutvalget sak 084/12 Saksbehandler Petter Hoen/Jan Erik Innvær 9

10 Kongsbergregionen vurderer anskaffelse av et konkurransegjennomføringsverktøy som effektiviserer og kvalitetssikrer gjennomføringen av anbud og konkurranser. Et slikt verktøy hjelper innkjøpere å gjennomføre anbudskonkurranser på en korrekt og effektiv måte. Det vil effektiviserer innhenting av tilbud ved anskaffelser, og sørge for helelektronisk gjennomføring av alle typer anskaffelser. Løsningen er internettbasert og understøtter alle de prosedyrene som skal benyttes ved offentlige anskaffelser (FOA). I tillegg gjør verktøyet det mulig å etterprøve alle ledd i anskaffelsesprosessen, noe som fører til økt gjennomsiktighet. Systemet skal ha funksjonalitet som gjør at alle dokumenter med arkivverdi elektronisk blir overført til arkiv. Når kontraktene er inngått skal de administreres og følges opp. De fleste systemene har også funksjonalitet for enkel og effektiv publisering av inngåtte avtaler. Dermed får alle brukere som er berørt av de respektive avtalene tilgang til informasjon om avtalene og hvilke leverandører som virksomheten skal benytte. I tillegg til at det gjør avtaleadministrasjonen enklere for de ulike brukerne, er det mulig å samhandle elektronisk rundt evalueringer, gjennomføre minikonkurranser og administrere reforhandlinger. Sikrer avtalelojalitet og beste pris Forenklet avtaleadministrasjon Full oversikt over porteføljen I det systemet som eventuelt velges bør det være funksjonalitet i avtaleforvaltningssystemet som gjør det mulig for den enkelte kommune å legge inn egne avtaler av alle slag som leasingavtaler, husleieavtaler etc. Pr. i dag så er det 3-4 godkjente leverandører av slike systemer så ved en eventuell anskaffelse vil det måtte arrangeres en anbudskonkurranse. Strukturen på lisensiering er noe ulik fra leverandør til leverandør til leverandør. Etter de opplysningene som vi har fra andre som har innført dette vil kostnadene ligge på første år og en årlig kostnad på ca avhengig av hvor mange brukerlisenser man ønsker. Sak om regional prosess for anskaffelse av IKT-basert avtaleforvaltning var drøftet i rådmannsutvalget i Og rådmannsutvalget besluttet den gang å iverksette en slik prosess. Når saken ble fulgt opp etter møte med henvendelse til kommunene om deltagelse i slik prosess, kom det få/ingen tilbakemelding iallefall anså ikke sekretariatet saken som mulig å følge opp videre den gang. Vi fremmer imidlertid sak nå som kan anses være en oppfølging av tidligere vedtak. Ettersom anskaffelse av konkurransegjennomføringsverktøy av den typen som her er vurdert også vil ha i seg system for slik avtaleforvaltning. Det iverksettes en regional prosess for anskaffelse av system for konkurransegjennomføring og avtaleforvaltning Rådmannsutvalget beslutter valg av løsning når nødvendig beslutningsgrunnlag og forslag til valg av løsning foreligger Saken ble drøftet 10

11 Rådmannsutvalgets konklusjon sak 029/14: Det iverksettes en regional prosess for anskaffelse av system for konkurransegjennomføring og avtaleforvaltning Rådmannsutvalget beslutter valg av løsning når nødvendig beslutningsgrunnlag og forslag til valg av løsning foreligger Sak 030/14: Den Blå Timen Referat fra møte i styringsgruppen for Den Blå Timen Henvendelse fra Den Blå Timen til departement og Buskerud fylkeskommune Svar fra Buskerud fylkeskommune Sekretariatet i Kongsbergregionen er kontaktet av Kongsberg kommune, koordinator for Den Blå Timen og det foreligger noen dokumenter i saken. Alle tilbakemeldinger er knyttet til en bekymring for endringer i søknadsprosedyrene knyttet til «den kulturelle spaserstokken» - som til stor del bidrar til å finansiere dette tiltaket i Kongsbergregionen. Og har gjort det siden 2007 med tilskudd mellom kr og hvert år fram til og med Ny regjeringen har nå overlatt behandlingen av søknader om støtte til fylkeskommunene. Og den foreliggende bekymring er at dette vil utfordre finansiering av tiltaket. Foreløpige tilbakemeldinger fra Buskerud fylkeskommune tyder på at heller ikke de vet helt hvordan dette skal organiseres nå. I tillegg kommer det at saken nå da må løftes inn for 2 instanser (fylkeskommuner) isteden for 1 som før. Regional koordinator ønsker å drøfte evt oppfølging av denne saken herunder eventuelle aktiviteter fra Kongsbergregionens side - med regionale organ. Rådmannsutvalget fastsetter videre oppfølging Regional koordinator gjorde rede for den aktivitet og korrespondanse som har foregått i saken. Deriblant kontakt/korrespondanse med Telemark fylkeskommune. I denne har det vært gitt uttrykk for at Telemark fylkeskommune ser for seg å kunne gi en andelsmessig del av den ramme som fylkeskommunen får direkte til administrasjonen av Den Blå Timen. Regional koordinator redgjorde også for at det er sannsynlig at rammene for tildeling er redusert og at det kan påvirke størrelsen på mulig finansiering. Rådmannsutvalget ga sin tilslutning til den modell som Telemark fylkeskommune ser for seg for tildeling av midler. Og ba regional koordinator følge opp saken med slik tilbakemelding men også som forslag til Buskerud fylkeskommune om mulighetene for tilsvarende modell for Buskerud. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 030/14: Saken ble tatt til orientering. Sekretariatet følger opp saken slik det fremgår av drøftingene i møtet 11

12 Sak 031/14: Eventuelt Rune Engehult / Hjartdal kommune: Oslofjordfondet Sak som kommer fra drøftinger i rådmannsutvalget i Telemark. Forslag om å arrangere prosjektverksteder sammen med kommunene og forskningsmiljø knyttet til helse og sosialfag. Engehult orienterte om initiativet og bakgrunnen for saken. Er dette av interesse for kommunene / kommuneregionene er spørsmålet Konklusjon: Saken sendes til vurdering i helse- og omsorgsnettverket. Hjartdal kommune fremmer saken der Rune Engehult / Hjartdal kommune: IKT ledelse for rådmenn KS initiativ Rune Engehult orienterte om saken. Spørsmål om etablering av nettverk i Telemark, deles med rådmenn i øvrige deler av Konsgbergregionen. Konklusjon: Det kommer en invitasjon til rådmennene saken tas til orientering Alexander Ytteborg / Nore og Uvdal kommune: Telefonikoordinator Det er reist spørsmål til en del av rådmennene fra lokale telefoniasvarlige. Saken ble tatt opp og drøftet. Er en sak som er lagt til ny IKT driftsorganisasjon og som ikke reises på nytt. Konklusjon: Saken tas til orientering Ettersendt sak Sak 032/14: SMS-varsling Rådmannsutvalget sak 089/13 Saksbehandler Odd J Resser Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannsutvalgets konklusjon sak 089/13: Det settes ned en gruppe som gjennomfører et anskaffelsesprosjekt for løsning for SMS-varsling. Før utlysing iverksettes skal det legges fram en sak til rådmannsutvalget som belyser: Hvilke behov en slik SMS-varsling vil dekke, både for ordinær drift og for beredskapsformål Et foreløpig kostnadsbilde Hvilke kommuner som ønsker å knytte seg til anskaffelsen, evt med opsjoner for det påfølgende budsjettåret Gruppen består av medarbeidere i kommunene Tinn, Kongsberg og Notodden 12

13 Kort om arbeidet så langt Arbeidsgruppa gjennomførte 21. januar leverandørkonferanse med UMS og PswinCom. En tredje leverandør hadde meldt sin deltakelse, men trakk seg når fokuset på beredskapsvarsling ble tydelig. Varsling 24 (Framweb) hadde presentert seg tidligere. Etter disse presentasjonene har gruppa arbeidet med kravspesifikasjon for løsningen. Grunnlaget for regionens kravspesifikasjon er den som Bergen kommune, Vann- og avløpsetaten har brukt. Den er igjen utarbeidet i samarbeid med Oslo kommune. Gruppa har innarbeidet noen egne krav i spesifikasjonen. Anskaffelse eller avrop? Arbeidsgruppa er gjort oppmerksom på at det i den telefonitrafikkavtalen BTV-Innkjøp har gjort med TDC også ligger leveranse av SMS-tjenester. PswinCom er underleverandør. BTV innkjøp har gjort det tydelig for kommunene at det er denne avtalen som gjelder. Arbeidsgruppa har jobbet med kravspesifikasjon, og på leverandørkonferansen kunne ikke PswinCom levere på denne. PswinCom inviterte seg til nytt møte, Der ble kravspesifikasjonen gjennomgått. Det ser ut til at PswinCom vil kunne innfri kravspesifikasjonen, også opp mot ønsket funksjonalitet i DSB-CIM. I skrivende stund venter vi på svar fra One-Voice (leverandør av CIM) på om de kan delta i en formell utsjekk på om integrasjonen mot CIM ivaretar kravene. Kan PswinCom levere på kravspesifikasjon vil anskaffelsen bli et avrop på rammeavtalen med TDC. Det vil da ikke være hjemmel for å gjennomføre anbudsrunde. Kostnadsbilde Kostnadsbildet er fortsatt uklart. Et positivt innspill er at representant fra One-Voice sier at dersom vi kan bruke PcwinCom så får vi den absolutt rimeligste løsningen. Kostnadsbildet vil være avhengig av i hvor stor grad kommunens forskjellige virksomheter anskaffer løsningene, og hvor stort volumet på meldinger blir. Tilgjengelige løsninger: Løsning Bruksområder Mannskapsinnkalling Beredskapsformål kriseledelse, kriseteam, andre grupper Integreres i DSB-cim Gruppevarsling Beredskapsformål sende meldinger til forhåndsdefinerte lister Meldinger til mange på liste (x: Husk planleggingsdag på mandag...) Kommunikasjon med grupper og enkeltpersoner Toveis kommunikasjon med f. eks elever og foresatte Annen toveis kommunikasjon Befolkningsvarsling Beredskapsformål sende meldinger til utvalgte adresser Servicemeldinger varsle om feiing, stengte gater, stenging av vann etc. 13

14 Videre arbeid Under forutsetning av at PsWinCom kan levere innefor kravspesifikasjonen vil videre arbeid være: Beskrive løsninger og sannsynlige kostnader Innhente opplysninger fra kommunene på ønskede løsninger og bruksvolum Beskrive et antatt kostnadsbilde Legge fram ny sak for rådmennene Gjøre avrop mot rammeavtale. Hvorvidt dette gjøres kommunevis eller samlet avgjøres senere. Rådmannsutvalget tar saken til orientering. Arbeidsgruppa klargjør grunnlag for å innhente opplysninger fra kommunene, og fortsetter arbeidet i tråd med det som er beskrevet i saken. Saken ble drøftet. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 032/14: Rådmannsutvalget tar saken til orientering. Arbeidsgruppa klargjør grunnlag for å innhente opplysninger fra kommunene, og fortsetter arbeidet i tråd med det som er beskrevet i saken. Sak 033/14: Søknad om støtte Matopplevelser i Numedal, hovedprosjekt Søknad fra Matopplevelser i Numedal (Vedlegg 10) Prosjektplan hovedprosjekt 2014 (Vedlegg 11) Ettersendt sak For inngående beskrivelse av prosjekt vises det til vedlagte søknad og prosjektplan. Målsettingene for prosjektet beskrives slik: Effektmål for hovedprosjektet Øke antall produsenter, utsalgssteder og serveringssteder som satser på lokalmat og opplevelser knyttet til lokalmat i Numedal, eventuelt også Kongsberg. Øke lønnsomheten til eksisterende produsenter. Øke kjennskapen til Numedal som reisemål via kultur, historie og opplevelser knyttet til mat. Resultatmål for hovedprosjektet: Målet for hovedprosjektet er å iverksette et forpliktende produsentsamarbeid og danne et SA i samarbeid med andre aktører som har ambisjoner knyttet til lokalmat. Det skal i iverksettes en salgs og markedsorganisasjon som sørger for salg og distribusjon av medlemmenes produkter. 14

15 Regionen har over tid vært positive til initiativet til dette prosjektet og bidratt også tidligere med støtte. Prosjektet og dets aktiviteter har fått positiv oppmerksomhet. Særlig mener sekretariatet at prosjektet forankring i og samling av aktører i dalen har vært positiv. Den siste tiden har det kommet meldinger om at en av de gode bidragsyterne blant aktørene har måttet trekke seg. Dette er det ikke foretatt justeringer for i foreliggende prosjektplan men må kunne antas at vil ha betydning for prosjektgjennomføringen. Det er heller ikke helt usannsynlig at noen av de her tiltenkte finansiører vil mene at en tilpasning i forhold til dette må skje og kanskje også synliggjøres i prosjektplanen. Vi har fått opplyst at prosjektet har vurdert den oppståtte situasjonen og mener at planen i hovedsak vil kunne gjennomføres likevel, med noen justeringer som man da tar etterhvert. Bla har prosjekteier justert sitt salgsbudsjett som følge av dette. Prosjektet opplyser iallefall at de er i en fase der de ønsker å få sine søknader om støtte vurdert nå fordi avklaring mht støtte / finansiering er avgjørende for fremdrift. I tillegg er det reist spørsmål om prosjektet fortsatt gan gis støtte i det omsøkte omfangt innenfor aktuelle regler om bagatellmessig støtte. Regional koordinator legger til grunn at regionen har hatt en positiv holdning til initiativ og prosjekt. Og at dette bør fortsatt kunne være aktuelt å støtte. I forhold til planen mener regional koordinator at når det på vanlig måte tas forbehold om at fullfinansiering må dokumenteres før en evt utbetaling, er det etablert tilfredstillende krav i fht å ivareta rammer for saksbehandling nå. Dertil kommer også at regionen i sin tildeling må ta et forbehold om at støtte kan gis innenfor rammer for bagatellmessig støtte fortsatt. Dersom dette siste skulle vise seg utfordres må evt finansiører sammen planlegge gjennomføre søknad om unntak e.l. Før evt støtte kan utbetales. Søknaden er rettet mot ordningen med Næringsfond som rådet for Kongsbergregionen disponerer for tiltak i Numedal. Generelt om ordningen er det følgende å si: Hensikten med næringsfondene er å legge til rette for vekst, verdiskaping og sysselsetting i regionene. Prosjektene skal være i det distriktspolitiske området, dvs. i kommunene Flesberg, Rollag og/eller Nore og Uvdal. Tiltaket må være tidsavgrenset, ha definerte målsettinger, prosjektplan med mer. Driftstiltak eller støtte dekkes ikke. Tiltak kan støttes med maksimalt 50 % andel av tiltakets kostnad. Det forutsettes at all prosjektstøtte er innenfor EØS-avtalens regelverk for offentlig støtte. Det er regionrådet for Kongsbergregionen som fatter vedtak om tilskudd fra næringsfondet. Søknad om delfinansiering av hovedprosjekt «Matopplevelse i Numedal» imøtekommes med en bevilgning stor kr Det tar forbehold om at fullfinansiering av prosjektet dokumenteres før evt utbetaling. Det forutsettes at en evt utbetaling av støtte kan skje innenfor regelverket for offentlig (bagatellmessig) støtte Rådmannsutvalget drøftet saken. Rådmannsutvalgets konklusjon fremmes som innstilling til rådet Rådmannsutvalgets konklusjon sak 033/14: Søknad om delfinansiering av hovedprosjekt «Matopplevelse i Numedal» imøtekommes med en bevilgning stor kr Det tar forbehold om at fullfinansiering av prosjektet dokumenteres før evt utbetaling. Det forutsettes at en evt utbetaling av støtte kan skje innenfor regelverket for offentlig (bagatellmessig) støtte 15

16 Ettersendt sak Sak 034/14: Søknad om støtte Matfestivalen i Numedal 2014 Søknad fra Matopplevelser i Numedal (Vedlegg 12) For inngående beskrivelse av tiltaket vises det til vedlagte søknad. Kort beskrivelse av søknaden slik den fremkommer av søknad: Planlegge og gjennomføre Matfestivalen i Numedal som arrangeres for andre gang. Festivalen er i år utvidet til to dager på Rødberg 27. og 28. juni og en dag på Rollag 1. juli. Festivalen skal gradvis utvides til å vare i en uke og gjelde hele Numedal. Hovedmålet med festivalen er å fremme lokal mat, drikke, kultur og historie. Regionen har over tid vært positive til aktiviteten som søknaden beskriver og bidratt også tidligere med støtte. Første matfestival ble gjennomført i 2013 nå søkes det om bidrag til gjennomføring i Regional koordinator legger til grunn at regionen har hatt en positiv holdning til initiativ og prosjekt. Dog bør det kommuniseres at tiltaket ikke kan beregne fast årlig støtte. Evt tilskudd nå må betraktes som et bidrag til aktivitetens «fødsel» og utvikling. Fast tilskudd vil kunne komme i nærheten av å betraktes som tilskudd til «drift» - noe næringsfondsmidlenes intensjon og ramme ikke er tiltenkt bidra til. Dertil kommer også at regionen i sin tildeling må ta et forbehold om at støtte kan gis innenfor rammer for bagatellmessig støtte fortsatt. Dersom dette siste skulle vise seg utfordres må evt finansiører sammen planlegge gjennomføre søknad om unntak e.l. Før evt støtte kan utbetales. Søknaden er rettet mot ordningen med Næringsfond som rådet for Kongsbergregionen disponerer for tiltak i Numedal. Generelt om ordningen er det følgende å si: Hensikten med næringsfondene er å legge til rette for vekst, verdiskaping og sysselsetting i regionene. Prosjektene skal være i det distriktspolitiske området, dvs. i kommunene Flesberg, Rollag og/eller Nore og Uvdal. Tiltaket må være tidsavgrenset, ha definerte målsettinger, prosjektplan med mer. Driftstiltak eller støtte dekkes ikke. Tiltak kan støttes med maksimalt 50 % andel av tiltakets kostnad. Det forutsettes at all prosjektstøtte er innenfor EØS-avtalens regelverk for offentlig støtte. Det er regionrådet for Kongsbergregionen som fatter vedtak om tilskudd fra næringsfondet. Søknad om delfinansiering av prosjekt «Matfestival i Numedal 2014» imøtekommes med en bevilgning stor kr Det tar forbehold om at fullfinansiering av prosjektet dokumenteres før evt utbetaling. Det forutsettes at en evt utbetaling av støtte kan skje innenfor regelverket for offentlig (bagatellmessig) støtte Rådmannsutvalget drøftet saken. Rådmannsutvalgets konklusjon fremmes som innstilling til rådet 16

17 Rådmannsutvalgets konklusjon sak 034/14: Søknad om delfinansiering av prosjekt «Matfestival i Numedal 2014» imøtekommes med en bevilgning stor kr Det tar forbehold om at fullfinansiering av prosjektet dokumenteres før evt utbetaling. Det forutsettes at en evt utbetaling av støtte kan skje innenfor regelverket for offentlig (bagatellmessig) støtte Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det ble avsatt tid til slikt felles bord i møtet. 17