KONGSBERGREGIONEN - RÅDMANNSUTVALGET Referat. Rådmannsutvalget. Sted: Kongsberg Krona- 6. etg Styggemann

Transkript

1 Referat Rådmannsutvalget Sted: Kongsberg Krona- 6. etg Styggemann Tid: 28. oktober kl 09:00-12:00 Kongsberg 28. oktober 2016 Håvard Fossbakken Daglig leder

2 Til stede: Svein Aannestad Notodden kommune Hilde Enget Kongsberg kommune Rune Engehult - Hjartdal Jon G. Pedersen - Flesberg Rune Antonsen - Nore og Uvdal Hans Henrik Thune Rollag Rune Lødøen - Tinn Margrethe Taxt- Lamolle Kongsbergregionen Anne Rygaard - Kongsbergregionen Halvor Rostad Kongsbergregionen Håvard Fossbakken - Kongsbergregionen Forfall: Rune Lødøen - Tinn Wenche Grinderud - Kongsberg Sakliste Sak 051/16 Godkjenning av møtereferat Sak 052/16 Nytt fra sekretariatet Sak 053/16 Kompetanse i Kongsbergregionen... Sak 054/16 Oppdatering i Prosjekt barnevennlige kommuner... Sak 055/16 Utvidet samarbeid om skatteinnkreving.. Sak 056/16 Regional sak/arkiv- løsning analyse av felles postmottak og arkivtjeneste.. Sak 057/16 Regionalt kvalitetsnettverk Sak 058/16 Kommunereformen... Eventuelt... Felles bord... 2

3 Sak 051/16: Godkjenning av møtereferat Dokumenter i saken: Referat fra møtet i rådmannsutvalget 30. september 2016 Opplysninger i saken: Referatet fra møtet 30. september 2016 er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 30. september Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 30. september Sak 052/16: Nytt fra sekretariatet Saksbehandler Håvard Fossbakken Dokumenter i saken: Ingen dokumenter Opplysninger i saken: Fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. Bemanningssituasjon, orientering Aktivitetsoversikt Næringsutviklingsprogrammet og statsbudsjettet Daglig leders forslag til konklusjon: Tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon: Tas til orientering Sak 053/16: Kompetanse i Kongsbergregionen Saksbehandler: Margrethe Taxt- Lamolle Opplysninger i saken: Prosjekt Kompetanseregionen ble formelt avsluttet i des. 2015, men arbeidet med en strategisk 3

4 satsning på kompetanse er langt fra avsluttet. Prosjektleder Margrethe Taxt-Lamolle gir en oppdatering på status i kompetansearbeidet med fokus på to akser: 1. Digital Kompetanse Kompetanseportalen er klar til lansering demo av portalen Informasjon og tekniske aspekter ift lansering o Hvordan sikrere vi at informasjonen når ut til brukeren? Krav til å ta den i bruk? Ihht vedtak i RMU blir det regional digitaliseringskonferanse også Dato må avgjøres. 2. Strategisk Kompetanseledelse Ihht vedtak i RMU går vi nå videre med runde to av kurset i «strategisk kompetanseledelse Krav til deltagere Forankring av kurset Informasjon om kurset. Daglig leders forslag til vedtak: Rådmannsutvalget tar presentasjonen til orientering. Det sendes ut informasjon om Kompetanseportalen til alle ansatte Rådmannsutvalget fastsetter dato for Digitaliseringskonferansen Rådmannsutvalgets vedtak: Rådmannsutvalget tar presentasjonen til orientering. Det sendes ut informasjon om Kompetanseportalen til alle ansatte Rådmannsutvalget fastsetter dato for Digitaliseringskonferansen 2017 til 30. mai. Sak 054/16: Oppdatering i Prosjekt Barnevennlige kommuner Saksbehandler: Margrethe Taxt- Lamolle Dokumenter i saken: Prosjekt Barnevennlig kommuner - Kartlegging av kommunene i Kongsbergregionen.pdf Opplysninger i saken: Del 1 av kartleggingen ble redegjort for på møte i RMU den 19 aug. Del 2 av kartleggingen som går på kommunenes egen administrasjon ble da utsatt, og det spilt in ønsket om mer informasjon om ressursbehov i prosjektet. Del 2 delen av kartleggingen vil basere seg på tversektorielle arbeidsgrupper fra hver kommune som svarer på en rekke spørsmål. Gruppen vil få en grundig innføring i prosessen og veiledning i hvordan arbeidet skal gjennomføres fra Unicef og Universitet Nord på en workshop som er planlagt til tirsdag den 13 september. 4

5 Ressursbehov vil bli presentert på møtet se også vedlagt dokument fra Unicef. Det bes om at Rådmennene nedsetter arbeidsgruppen i egen kommune, og melder inn navn på deltagere til prosjektleder. Personen må ha grundig innsikt i kommunens sentraladministrasjon og det er en fordel om de er kjent med prosesser med ungdomsdemokrati (ungdomsråd etc.). 1 person fra oppvekstsektoren 1 person fra helsesektoren 1 person fra teknisk Disse personene vil måtte bruke om lag 2 dagsverk på kartleggingen totalt, inkludert en dags samling på Kongsberg sammen med Unicef og ca. 1 dags etterarbeid i egen kommune. Vi ber om at kartleggingen gjennomføres i januar Daglig leders forslag til vedtak: Rådmannsutvalget tar presentasjonen til orientering. De innmeldte ressurspersonene inkluderes i prosjektets videre arbeid. Kartleggingen gjennomføres i januar, og avslutningen av prosjektet planlegges med utgangpunkt i det. Rådmannsutvalgets vedtak: Rådmannsutvalget tar presentasjonen til orientering. De innmeldte ressurspersonene inkluderes i prosjektets videre arbeid. Kartleggingen gjennomføres i januar, og avslutningen av prosjektet planlegges med utgangpunkt i det. Sak 055/16 Utvidet samarbeid om skatteoppkreving Dokumenter i saken Rådmannsutvalget 30. oktober sak 072/15 Rådmannsutvalget 29. april 2016 sak 021/16 Rådmannsutvalget 28. august 2016 sak 035/16 Prosjektrapport med anbefalt modell (vedlegg x) Saksbehandler Halvor Rostad Opplysninger i saken Iht. til mandatet for Kongsbergregionens prosjekt Tjenestesamarbeid økonomi og HRM, er skatteoppkreverfunksjonen et av temaene for utredning og oppfølging. Det har vært nedsatt en egen arbeidsgruppe bestående av de ansatte i denne funksjonen i de tre Telemarkskommunene, samt to representanter for Skatteoppkreveren i Kongsbergregionen, herunder daglig leder. Rådmannsutvalget drøftet i møtet 28. august 2016 en skisse til samarbeidsmodell og ga tilbakemeldinger på behovet for ytterligere beslutningsunderlag. Saken legges nå fram til ny behandling, med anbefaling om å legge saken fram til beslutning i kommunestyrene. Det vedlegges en prosjektrapport med forslag om å etablere et utvidet samarbeid om skatteoppkreving, som omfatter alle kommunene i Kongsbergregionen. Det foreslås en organisasjonsmodell med et interkommunalt styre iht. kommuneloven 27, med hovedkontorkommune, tilsvarende som for K-IKT. Etableringen anses som minst ressurskrevende, dersom det bygges videre på det etablerte samarbeidet om skatteoppkreverfunksjonen i Kongsberg og Numedal. 5

6 Det bes også om mandat til å gjennomføre aktuelle forberedende aktiviteter, i tida fram til saken er avklart i kommunestyrene. Disse aktivitetene vil i første rekke omfatte tilrettelegging for virksomhetsoverdragelse, jfr. Arbeidsmiljøloven kap. 16, samt ulike praktiske forberedelser. Daglig leders forslag til konklusjon Rådmannsutvalget vil anbefale at det etableres et utvidet samarbeid om skatteoppkreving i Kongsbergregionen og legger saken fram til beslutning i kommunestyrene. Det gis mandat til å gjennomføre forberedende aktiviteter for en mulig etablering. Rådmannsutvalgets konklusjon Rådmannsutvalget vil anbefale at det etableres et utvidet samarbeid om skatteoppkreving i Kongsbergregionen og legger saken fram til beslutning i kommunestyrene. Det gis mandat til å gjennomføre forberedende aktiviteter for en mulig etablering. Det lages felles saksfremlegg for behandling i kommunestyrene over nyttår. Det fremlegges en justert versjon av mandatene etter innspillene fra rådmannsutvalget ( 7). Sak 056/16 Regional sak-/arkivløsning Analyse av felles postmottak og arkivtjeneste Saksbehandler Anne Rygaard Dokumenter i saken: Sluttrapport forprosjekt sak-arkiv.pdf Beslutning om valg av scenarie_aø pdf NUARK.pdf Opplysninger i saken: Presisering: Med felles postmottak menes elektronisk postmottak som ikke er knyttet til noen spesiell fysisk lokasjon Tidligere vurderinger i prosjektet Når det gjelder vurdering av felles arkiv/postmottak, så har dette vært belyst gjennom to dokumenter tidligere (vedlegg 1 og 2). I begge disse dokumentene har man operert med 3 alternativer: Scenario 1 Konservativ løsning Innebærer ett felles sak-/arkivsystem som driftes i Kongsbergregionen. Syv arkiv/postmottak som i dag med hver sin database. Felles rutiner på overordnet nivå i alle kommunene. Scenario 2 Mellomløsning Innebærer felles anskaffelse og drift av nytt sak-/arkivsystem. Fire arkiv/postmottak, det vil si samordning i Numedalskommunene. Det betyr likevel syv databaser og felles rutiner på overordnet nivå i alle kommunene. Dette scenariet vil innebære stor grad av samkjøring og felles rutiner for Numedalskommunene. Scenario 3 Fullskala løsning 6

7 Innebærer felles anskaffelse og drift av nytt sak-/arkivsystem, full samordning og ett felles postmottak/arkiv men med syv databaser. Stor grad av samkjøring og felles rutiner. Begge dokumenter konkluderte med at hver kommune bør ha eget postmottak (scenario 1) med henvisning til usikkerhet knyttet til kommunereformen. De to dokumentene har ikke diskutert ulike måter å organisere felles arkiv/postmottak på. Dette er imidlertid belyst i prosjektbeskrivelsen som er utarbeidet av Numedalskommunene da de i 2013 gjorde en vurdering av felles arkivtjeneste (vedlegg 3). De har utredet 5 ulike måter å organisere felles arkiv/postmottak på som nevnes kort her (se vedlegg 3 for mer utfyllende beskrivelse) 1. Alternativ 1 omhandler opprettelse av et IKS etter lov om interkommunale selskap som forestår arkivarbeidet i de tre kommunene. 2. Alternativ 2 innebærer en samlokalisering av arkivtjenesten både i forhold til operasjoner/funksjon og personell 3. Alternativ 3 innebærer en organisatorisk enhet med én arbeidsgiver og én leder, men med tre kontorer (ett i hver kommune) 4. Alternativ 4 er en modell som innebærer at de tre kommunene samarbeider om å ha én felles arkivleder. Ut over dette vil det fortsatt være tre ulike arkivtjenester for de tre ulike kommunene. 5. Alternativ 5 er et utvidet samarbeid. Dette er det alternativet som gir minst endring i forhold til dagens situasjon. Her gjøres ingen endringer verken organisatorisk eller for den enkelte ansatte. Rapporten anbefaler alternativ 3, da daværende prosjektgruppe vurderte at denne løsningen ville sikre store gevinster på områder som kompetansebygging og ressursutnyttelse uten å pådra seg store ulemper som å miste dagens ressurser ved en fysisk omlokalisering Prosjekt, slik rammene er nå før en eventuell endring i denne saken, vurderes å samsvare med alternativ 5. Prosjektleders analyse ut fra dagens situasjon: Teknisk analyse Rent tekniske utgjør det minimal forskjell hvilken modell man beslutter seg for, og knytter seg kun til hvilke personer som skal ha tilgang til hvilke databaser. Alle kommuner må uansett ha sine egne databaser og lisenser, og PL vil også anbefale at alle kommuner beholder muligheten for å skanne fysisk post for deretter å sende dette til elektronisk postmottak, hvor enn det måtte være. Analyse av konsekvenser for arbeidsprosesser Når det gjelder arbeidsprosesser, så har styringsgruppen allerede bestemt at de 7 kommunene skal jobbe mest mulig likt dvs. ha flest mulig like arbeidsprosesser (saksbehandling, utvalgsbehandling, arkivering). Workshopene som er gjennomført viser at de ulike fagmiljøer er positive til dette, og mener det vil heve standarden for alle kommuner å samarbeide om maler, sjekklister og retningslinjer for navngivning og klassifisering. Det har i flere av workshopene vært diskutert muligheter for å kunne hjelpe hverandre på tvers av kommunene og styrken det kan gi, om man hospiterer hos hverandre både for å lære og for å sikre at vi jobber likt. Det har også vært diskutert gevinstene ved at ikke alle kommuner lengre trenger å ha superbrukere på alle nivå, men at man kan fordele dette rundt i regionen og således forhåpentligvis sikre superbrukere mer ressurser til å dyktiggjøre seg. Prosjektet har enda ikke landet prosessbeskrivelser for de ulike arbeidsprosesser, så dersom beslutningen fattes snarlig, vil dette kunne hensyntas i det videre arbeid. Analyse av kompetanse (knyttet til arkivets rolle i dag og i årene framover) God arkivkompetanse blir mer og mer viktig i årene framover ikke minst pga digitalisering. Arkivet kommer til å få en enda mer sentral rolle etterhvert som fremtiden nødvendiggjør å integrere flere og flere fagsystemer inn mot arkivet. Dette krever at arkivarer må være oppdatert på ulike fagfelt for å sikre at arkivverdig materiale blir håndtert riktig. Det vurderes å være en utfordring i de fleste kommuner å skulle ivareta alle fagområder med dagens organisasjon og bemanning. 7

8 Organisasjonsform Når det gjelder organisasjonsform vurderes det ikke som noen forutsetning at man velger fysisk samlokalisering (Alternativ 1 og 2). Felles nett og økende bruk av fellessystemer som VDI, outlook og skype gjør det mulig å jobbe sammen på tvers av lokasjoner. Det vil selvsagt være viktig at man bruker tid på å sette opp og lære seg bruk av disse verktøy på en optimal måte. En eventuell fysisk samlokalisering vil også bety en betydelig økning i omfang av prosjektet når det gjelder organisasjonsarbeid. Økonomiske konsekvenser Når det gjelder fordeling av utgifter, så er dette et tema som må avklares før man gjør endelig beslutning. De 7 kommuner investerer ulikt i sine arkiver i dag. Dette blir uansett en utfordring å forholde seg til, dersom kommunene skal jobbe etter samme prosesser. Man må nødvendigvis ha noenlunde lik tilgang på ressurser, om man skal levere lik service og kvalitet. I dag er bemanningen slik i de 7 kommunene: Kbg Not Tinn Hjartdal Flesb Rollag N&U Total Antall saksbehandlere i dag 330,0 130,0 100,0 30,0 32,0 50,0 50,0 722,0 Antall årsverk med post og arkivarbeid i kommunene i 3,8 2,0 5,6 0,6 1,4 1,2 2,0 dag 16,6 Departementenes arkivgruppe opererte for en del år siden med følgende formel: 1 arkivar på de første 20 saksbehandlerne, deretter 1 arkivar pr 30 saksbehandlere i organisasjonen. PL vurderer at dette er tall knyttet til mindre kommuner. For mellomstore kommuner (mellom 400 og 1000 saksbehandlere) viser reelle tall fra Porsgrunn, Haugesund, Ålesund og Tromsø at man har ca 1 arkivar pr 54 saksbehandlere. De to modellene gir følgende utslag for regionen (ved utvalgte kombinasjoner av samarbeid): Alle 7 Alle - Tinn Numedal Numedal + Hjartdal Hver kommune for seg Dep. Anb (1 pr første 20, 1 pr 30 etterpå) 3,7 25,7 25,4 26,4 erfaringstall fra kommuner med mellom 400 og 1000 saksbehandlere (54,7 saksbehandler pr arkivar) 13,2 11,4 Som tabellene viser, så har regionens kommuner i dag 16,6 årsverk til å utføre post og arkivtjenester. Dersom hver kommune fortsatt skal ha eget postmottak og arkivtjeneste ligger behovet på mellom 26,4 og 21,3 (dersom man bruker nøkkelen for mellomstore kommuner på Kongsberg). Dersom alle 7 kommuner går sammen om post og arkivtjeneste og bruker erfaringstall fra mellomstore kommuner ligger behovet på 13,2. Dette er selvsagt teoretiske tall som f.eks ikke hensyntar at selv ved en sammenlegging av post/arkiv så vil man fremdeles måtte operere i 7 ulike databaser. Annet Det må nevnes en liten reservasjon fra arkivet i Tinn, som ikke er avvisende overfor tanken om felles post/arkiv, men som påpeker at timingen er feil, og begrunner det i at man mener det vil være for stor belastning for organisasjonene å håndtere en slik endring i tillegg til innføring av nytt system. Konklusjon Det anbefales at kommuner som ønsker å jobbe videre med sammenslåing av post og arkivtjeneste, konsentrerer seg om alternativ 3 og 4, da begge disse alternativene vil gi fordeler uten å måtte flytte noe personell fysisk. Alternativ 3 krever mest enighet i forkant (ønsket 8

9 ambisjon på tjenesten og økonomisk fordeling), men vil antagelig være lettere å få til å fungere. I alternativ 4 kan man ha ulik økonomisk fordeling og dermed få ulik kvalitet på tjenestene, men dette vil antagelig bli mer utfordrende å gjennomføre i praksis. I de 2 anbefalte alternativene blir fysisk lokalisering ikke et tema, men ved valg av alternativ 3 vil man måtte ta stilling til hvilken kommune som organisatorisk skal eie arkivtjenesten. For å hente ut gevinsten av et slikt samarbeid må arkivarene være innstilt på å endre arbeidsoppgaver fra å i dag gjøre alt for en kommune til å spesialisere seg mer på enkelte oppgaver for flere kommuner. Det må avklares hvilket service- og kvalitetsnivå man skal ha på tjenesten og hvordan utgiftene skal fordeles. Prosjektleders forslag til videre fremdrift Prosjektleder anbefaler at kommuner som er interessert i felles post/arkiv blir med i en arbeidsgruppe. Arbeidsgruppen skal 1. Utarbeide forslag til organiseringsmodell 2. Komme med forslag til hvilke tjenester og hvilken kvalitet felles post/arkiv skal levere og hvilken bemanning det krever Arbeidsgruppen skal bestå av de som organisatorisk og økonomisk har ansvaret for post/arkiv i de aktuelle kommuner. Arbeidsgruppen bestemmer selv hvem de ellers vil involvere i arbeidet, men de kan ikke delegere oppgaven nedover i organisasjonen. Jobben som skal gjøres i arbeidsgruppen vil i stor grad bli formet av hvilke og hvor mange kommuner som ønsker å delta. Det er derfor viktig at de kommuner som går inn i arbeidet har et stort ønske om å få til felles post/arkiv. Arbeidsgruppen legger frem resultatet fra arbeidet i RMUs første møte i Rådmenn som ønsker sin kommune inn i arbeidet melder dette til RMU og prosjektleder senest 4. november. Daglig leders forslag til vedtak: Rådmannsutvalget drøfter saken og de kommuner som ønsker å delta i arbeidsgruppen melder fra til prosjektleder, med kopi til RMU, innen Rådmannsutvalgets vedtak: Kommunene ønsker å delta i arbeidsgruppen melder inn deltaker til prosjektleder, med kopi til RMU, innen Sak 057/16: Regionalt kvalitetsnettverk organisering av videre arbeid Dokumenter i saken: Saksbehanlder Britt- Inger Kolset Rådmannsutvalget sak 064/13 Statusrapport implementering av Kvalitetslosen Rådmannsutvalget sak 08/14 Prosjekt Kvalitetssystem Rådmannsutvalget sak 045/16 Tiltaksplan digitalisering Opplysninger i saken: Kongsbergregionen gikk til felles anskaffelse av kvalitetssystem/kvalitetsplattform i

10 (Kvalitetslosen; nå Compilo) Kontrakt ble underskrevet i desember Anskaffelsen ble ledet av en egen prosjektgruppe med prosjektleder. Implementering ble gjennomført i Etter at implementeringsfasen var over, ble det vedtatt å videreføre midler til prosjektledelse av kvalitetsprosjekt/nettverk i regional regi. Det ble satt av 10 % stillingsressurs til å lede nettverksarbeidet fram til utgangen av Etter prosjektets avslutning , er nettverket er blitt videreført uten formell ledelse og uten deltagelse fra Kongsbergregionen. Rådmannsutvalget har beskrevet at kvalitetsnettverket skal ha som hovedoppgave å bistå rådmannen/rådmannsutvalget på overordnet nivå i det forebyggende og kvalitetsfremmende arbeidet i regionen (ref. sak 064/13 og 08/14). I kongsbergregionens digitaliseringsstrategi er det definert noen konkrete mål for området: «Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet» blant annet: 5.1 Kommunene har strategi for informasjonssikkerhet 5.3 Kommunene har ledelsesforankret internkontroll og styringssystem på plass God informasjonssikkerhet og god internkontroll bidrar til å sikre at kommunene behandler personopplysninger lovlig, sikkert og forsvarlig. Det regionale kvalitetsnettverket har fram til nå tatt ansvar for mål 5.1 og i tiltaksplanen for digitalisering for beskrives at dette målet er nådd. Når det gjelder mål 5.3 står følgende i tiltaksplanen: «signaler fra det regionale kvalitetsnettverket kan tyde på at det fortsatt gjenstår noe arbeid før dette målet er nådd fullt ut, og at det er naturlig at den enkelte kommune selv følger opp at dette utnyttes på en slik måte at dette målet nås.» I 2013 ble det beskrevet i sak 064/13 at kvalitetsnettverket skulle bistå rådmannen/rådmannsutvalget på overordnet nivå i det forebyggende og kvalitetsfremmende arbeidet i regionen, og følgende oppgaver og mandat for nettverket foreslått: 1. Avdekke behov for, vurdere og anbefale overordnede og regionale dokumenter i KvalitetsLosen (nå Compilo) 2. Påse at kvalitetssystemet fungerer etter hensikten, og at forbedringer gjennomføres. 3. Videreutvikle felles begrepsapparat 4. Revidere og utvikle felles regler og retningslinjer som vedrører kvalitetsarbeidet, herunder vedlikehold av regional database 5. Bidra til samarbeid om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling på tvers av kommuner, enheter og fagmiljø 6. Stimulere til samarbeid og erfaringsutveksling vedrørende kvalitetsarbeid 7. Sette mål og prioritere oppgaver og satsingsområder innenfor kvalitetsarbeidet 8. Ansvar for opplæring og regional øvingsdatabase 9. Ansvar for ledelsens gjennomgang Ved at nettverket skulle videreføres ble det oppfattet at dette mandatet skulle videreføres etter at prosjektperioden var over. Kvalitetsnettverket har hatt regelmessige møter ca 3-4 ganger pr. år fra Representantene fra kommunene har i stor grad vært systemansvarlige med funksjoner som driftsansvarlige for systemet snarere enn for kvalitet- og kvalitetsutvikling. Det har vært stor utskiftning av deltagere, og noen kommuner har i liten grad vært representert. Dette har resultert i at arbeidet i nettverket i stor grad har handlet om opplæring av nye nettverksmedlemmer og utveksling av driftserfaringer i bruk av systemet, og en anser derfor at punktene 2, 3, 7 og 9 er delvis berørt og oppfylt. Regionsadministrasjonen har så langt ikke deltatt i samarbeidet i særlig grad, og nettverket har derfor vært drevet med alternerende møteledelse og på bakgrunn av mer eller mindre spontane behov og innspill fra kommunene. For å sikre at intensjonen med videreføring av nettverket blir oppfylt, bør mandat og funksjon 10

11 revideres. Erfaringer så langt viser at det også er behov for et kontinuerlig arbeid med informasjonssikkerhet for å oppfylle kravet til internkontroll. Det vil trolig også være en forutsetning at regionsadministrasjonen spiller en mer aktiv rolle som koordinator og tilrettelegger for nettverksarbeidet. På bakgrunn av erfaringene så langt ser en for seg følgende alternativ for kvalitetsnettverket: 1. Kvalitetsnettverket avsluttes og kommunene tar selv ansvar for opplæring og utvikling av systemet. 2. Kvalitetsnettverket videreføres som i dag med møter ca 2 ganger pr år hvor hovedfokus blir opplæring og bruk av systemet slik at alle kommunene har oppdatert kunnskap om bruk av systemet. 3. Kvalitetsnettverket revitaliseres med nytt mandat og med deltagelse og koordinering fra Kongsbergregionen. Kommunenes representer må få tydelig myndighet og mandat fra egen organisasjon slik at nettverket gjennom dette vil kunne bidra til å nå målene i digitaliseringsstrategien. 4. Nettverket videreføres uten Kongsbergregionen men fortsatt med tydelig myndighet og mandat. Kvalitetsnettverket tilrår at nettverket videreføres etter forslag 3. Hvis alternativ 3 vedtas er det naturlig at nettverket utarbeider forslag til mandat for det videre arbeidet. Uansett valg av alternativ er det viktig å merke seg at det fra 2018 kommer nye personvernregler vedr. informasjonssikkerhet som vil få konsekvenser for kommunene. Det vises til info fra Datatilsynet som beskriver disse. Her er det særlig viktig å merke seg punkt nr. 5 som beskriver at alle offentlige virksomheter fra 2018 skal opprette personvernombud. Personvernombudet skal være virksomhetens personvernekspert og bindeleddet mellom ledelsen, de registrerte og Datatilsynet. Ombudet kan være en ansatt eller en profesjonell tredjepart. På spørsmål fra Kongsbergregionen svarer Datatilsynet at det mest sannsynlig vil være mulig for flere kommuner å ha et felles personvernombud. Det vil - være naturlig at sekretariatet ev. kvalitetsnettverket kommer tilbake til rådmannsutvalget med anbefalinger om mulig samarbeid om etablering av personvernombud når Stortinget har ferdigbehandlet det nye regelverket. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget konkluderer blant fagnettverkets alternativer 1-4 i saksfremlegget. Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget konkluderer på alternativ 3. Sak 058/16 Kommunereformen Dokumenter i saken: Rådmannsutvalget sak 056/14 Regionrådet sak 033/14 Regionrådet Saksbehandler Håvard Fossbakken 11

12 Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmennene gir en oppdatert status fra de enkelte kommunene. Daglig leders forslag til konklusjon: Saken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon: Saken tas til orientering Eventuelt Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 12