SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Monica Lysebo Arkiv: 020 &35 Arkivsaksnr.: 16/4892-1

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Monica Lysebo Arkiv: 020 &35 Arkivsaksnr.: 16/ Nordre Follo kommune - foreløpig organisering av arbeidet Vedlegg: Forslag til foreløpig organisering datert Referat fra drøfting i Samarbeidsutvalget i Oppegård kommune Referat fra drøfting i Samarbeidsutvalget i Ski kommune Rådmennenes innstilling: 1. Foreløpig Fellesnemnd slutter seg til forslag til foreløpig organisering av arbeidet med å etablere Nordre Follo kommune. 2. Rådmennene bes fremlegge et forslag til overordnet prosjektplan for videre arbeid. Saksutredning: Sammendrag Framt til Stortingets vedtak om kommunesammenslåing og opprettelsen av Fellesnemnd er det behov for en foreløpig organisering av arbeidet med å etablere Nordre Follo kommune. I denne saken fremlegges forslag til organisering som er drøftet med Samarbeidsutvalgene i Oppegård og Ski kommuner. Bakgrunn for saken og eventuelle partsinteresser Ved sammenslåing av kommuner skal det etter inndelingslova 26 opprettes en Fellesnemnd til å samordne og ta seg av forberedelsene til sammenslåingen. Fellesnemnda skal behandle alle prinsipielle forhold som gjelder sammenslutning av kommunene. Fellesnemnda skal disponere et eget budsjett. Kommunene har ansvaret for sin egen drift frem til og med Spørsmål som er av betydning for den nye kommunen forelegges fellesnemnda før vedtak fattes. Fellesnemnda kan på eget initiativ uttale seg om saker som er til behandling i kommunenes forskjellige utvalg, og som kan ha konsekvenser for sammenslutningsprosessen og den nye kommunen, herunder kommuneplanene. Denne saken omhandler den midlertidige organiseringen av arbeidet som må på plass før Stortinget har gjort vedtak om kommunesammenslåing, sett i sammenheng med administrativ organisering av arbeidet. Det vil bli utarbeidet egne saker til politisk behandling vedr retningslinjer for Foreløpig Fellesnemnd (FFN) og Foreløpig Partssammensatt utvalg (FPSU).

2 Det vil bli startet en rekrutteringsprosess av administrasjonssjef for Nordre Follo kommune våren 2017, slik at vedkommende kan tilsettes straks etter at det er fattet vedtak om kommunesammenslåing. Nedenfor følger et forslag til organisering av kommunereformarbeidet fram til Fellesnemnd er opprettet. Saken er drøftet med tillitsvalgte i begge kommuner. Politisk organisering Foreløpig Fellesnemnd (FFN): Ihht avtalen om etablering av Nordre Follo kommune skal Fellesnemnda starte sitt arbeid etter Stortingets vedtak i Det nedsettes derfor en foreløpig fellesnemnd bestående av 5 representanter fra hver kommune fra Medlemmene velges av og blant kommunestyremedlemmene. Foreløpig fellesnemnd opprettes på samme måte som fellesnemnda. Den foreløpige fellesnemnda skal sikre politisk koordinering i kommunene fram til fellesnemnda trer i kraft. Kommunene stiller nødvendige administrative ressurser til disposisjon for nemnda. Foreløpig Partssammensatt utvalg (FPSU): Det opprettes et partssammensatt utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, i tråd med bestemmelsene i kommunelovens 25, arbeidsmiljøloven, inndelingslovens 26 og Hovedavtalen. Fra fellesnemnda oppnevnes en politiker fra hver kommune, samt fellesnemndas leder og nestleder som arbeidsgivers medlemmer til foreløpig partssammensatt utvalg. Fra arbeidstakersiden oppnevner de ansatte ett medlem fra hver kommune. Partssammensatt utvalg har samme funksjonstid som Fellesnemnda. Det partssammensatte utvalget sørger for at prosessen frem til skjer i samsvar med bestemmelsene i nevnte lov- og

3 avtaleverk som regulerer forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget behandler saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget skal blant annet gi uttalelse i saker som vedrører overordnede personalpolitiske spørsmål, retningslinjer og planer, i forbindelse med kommunesammenslutningen. Foreløpig partssammensatt utvalg har samme sammensetning som det faste partssammensatte utvalget. Arbeidsutvalg: Det følger av avtalen om Nordre Follo kommune at det kan opprettes et arbeidsutvalg bestående av leder og nestleder samt to rådmenn, jf. også inndelingslova 26 (6). Arbeidsutvalgets hovedoppgave er å fastsette agenda for fellesnemndas møter. Administrativ organisering Prosjektkoordinator: Koordinatoren sørger for alle administrative leveranser til Foreløpig Fellesnemnd i samarbeid med Styringsgruppen (som består av de respektive ledergruppene). I tillegg kan koordinatoren benytte sekretariatet til utredningsoppgaver. Prosjektkoordinator drøfter aktuelle saker med Hovedtillitsvalgte og Hovedverneombud i Drøftingsforum før sakene sendes til Foreløpig Fellesnemnd. Det foreslås at rådmannen i Ski kommune blir prosjektkoordinator frem til felles administrasjonssjef er ansatt. Styringsgruppe: Styringsgruppen består av dagens ledergrupper i de respektive kommunene. Styringsgruppen sørger for å oppnevne nødvendige arbeidsgrupper, utarbeide mandat for disse og kvalitetssikre leveransene før de videresendes til prosjektkoordinator.

4 Sekretariat: Sekretariatet skal bestå av en person fra Oppegård og en fra Ski samt en kommunikasjonsmedarbeider fra Oppegård. Det vil bli innhentet administrative ressurspersoner fortløpende etter behov. Det foreslås at sekretariatet ledes av Oppegård kommune. Drøftingsforum: Drøftingsforumet skal sikre at Hovedavtalens A ( 3-1 (b)) og arbeidsmiljølovens ( 8-1 og 8-2) krav til informasjon og drøfting med arbeidstakernes representanter ivaretas, for å sikre medbestemmelse og medinnflytelse. De Hovedtillitsvalgte som oppnevnes til drøftingsforumet representerer hovedsammenslutningene i kommunene. Drøftingsforumet er en samarbeidsarena for overordnet arbeidsgiver- og arbeidstakerside. Forumet behandler saker meldt inn fra både arbeidsgiver- og arbeidstakersiden. Arbeidsgrupper: Styringsgruppen oppretter arbeidsgrupper for å kartlegge aktuelle områder, foreslå løsninger og forberede saker slik at styringsgruppen kan treffe beslutninger. Tillitsvalgte og/eller verneombud skal være representert i arbeidsgruppenes arbeid der dette er aktuelt, gjerne med lokal representasjon. Hjemmelsgrunnlag Konsekvenser o Økonomiske og administrative konsekvenser Utgifter i forbindelse med administrasjon og fellesnemnd forutsettes dekket innenfor engangsstøtte/reformstøtte og påvirker ikke driftsbudsjettet i dagens kommuner. o Konsekvenser for folkehelse o Konsekvenser for miljø o Konsekvenser for barn og unge Vurderinger, alternativer og begrunnelser Forslaget til organisering er drøftet med samarbeidsutvalgene (SU) i henholdsvis Oppegård og Ski kommuner i uke 51. Referat fra drøftingene følger som vedlegg til saken. Under drøftingene kom det fram ønske fra arbeidstakerorganisasjonene om at deres varamedlemmer i FPSU skal ha talerett, slik at organisasjonen kan møte med til sammen fire representanter i utvalget. Det følger av avtalen om Nordre Follo kommune at arbeidstakersiden skal

5 oppnevne ett medlem fra hver kommune. Avtalen er vedtatt av kommunestyrene, og rådmennene anbefaler derfor ikke å gjøre endringer i sammensetningen i FPSU i forhold til kommunestyrenes vedtak. Det følger imidlertid av Hovedavtalen del B 4 at forhandlingssammenslutninger (i Nordre Follo kommune) som ikke er representert i partssammensatte utvalg har anledning til å delta med fast observatør med møte- og talerett. FPSU er et politisk utvalg med åpne møter. Videre ba organisasjonene under drøftingene om at tillitsvalgte og verneombud inkluderes i arbeidsgruppene og at det fortrinnsvis skjer ved lokal representasjon. Dette er hensyntatt i forslaget til organisering. Anbefaling Rådmennene anbefaler at Foreløpig Fellesnemnd vedtar forslaget til foreløpig organisering av arbeidet med Nordre Follo kommune. Organiseringen gjelder frem til Stortinget gjør vedtak og kommunene har ansatt felles administrasjonsleder. Audun Fiskvik Rådmann Lars Henrik Bøhler Rådmann