SUKSIT digitalisering

Transkript

1 Referat SUKSIT digitalisering Krona møterom Breistul II kl Deltakere: Merknad: Kongsberg Hilde Enget Tinn Gry Anja Gundersborg Notodden Vigdis Bergestig Rollag Hans Henrik Thune Flesberg Jon Gjæver Pedersen Forfall Hjartdal Oddvar Nygård Nore og Uvdal Anne Rudi K-IKT Oddvar Kaasa Kongsbergregionen Britt Inger Kolset Halvor Rostad Anne Rygaard Annette Finnerud Invitasjon sendes også: Thomas Mortensen Sigdal kommune Anne Magnus Krødsherad kommune Deltok som observatør Deltok som observatør

2 AGENDA SAK 016/19: GODKJENNING AV MØTEREFERAT AV SAK 017/19: STATUS FRA K-IKT... 2 SAK 018/19: NYE KOMMUNER INN I SUKSIT... 3 SAK 019/19: STATUS HANDLINGSPLAN 2019 SUKSIT... 4 SAK 020/19: AVTALEFORVALTNINGSLØSNING IMPLEMENTERING... 5 SAK 021/19: SKYPE - UTRULLING... 5 SAK 022/19: LØSNING FOR Å REKRUTTERE OG ADMINISTRERE FRIVILLIGE... 5 SAK 023/19: FELLES SAK/ARKIVLØSNING TILGANG FOR ANDRE RETTSSUBJEKTER... 6 SAK 024/19: SKJØNNSMIDDELSØKNAD SAK 025/19: INTRANETTLØSNING... 7 SAK 026/19: TILTAKSPLAN SAK 027/19: ENDRING AV KOMMUNENUMMER... 8 SAK 028/19: EVENTUELT... 9 RUNDE RUNDT BORDET SAK 016/19: GODKJENNING AV MØTEREFERAT AV Møtereferat fra Møtereferatet godkjennes SAK 017/19: STATUS FRA K-IKT Daglig leder i K-IKT orienterer om de viktigste aktivitetene i K-IKT for tiden. Noen stikkord fra gjennomgangen: Migrering av Sigdal og Krødsherad pågår og vil pågå i hele Dette er ressurskrevende arbeid med mange systemer som skal flyttes

3 Et nytt felles gjestenett for alle kommunale lokasjoner i Kongsbergregionen er under etablering. Dette vil innebære en felles måte å autentisere seg på og skal være klart i løpet av 3-4 uker. Ny VDI-klient m/ 2-faktor autentisering via web-browser ferdigstilles snart Pålogging til publikums-pc er på bibliotekene standardiseres K-IKT vurderer ny helpdesk-løsning som bla gjør det enklere for ansatte å melde inn saker ROS-analyse av Office-365 er ferdig. Det gjennomføres en intern workshop 5. april for å planlegge for utrulling av Teams i første omgang. SuksIT inviteres til workshopen, slik at de som ønsker kan delta. Britt Inger sender invitasjon til SuksIT til workshop vedr. oppbygging av Teams 5. april Sigdal og Krødsherad inviteres også til delta på workshopen SAK 018/19: NYE KOMMUNER INN I SUKSIT Krødsherad og Sigdal kommuner har sendt en forespørsel til Rådmannsutvalget om deltakelse i SuksIT. Saken ble behandlet i møtet og det står blant annet følgende i saksfremlegget: «Kongsbergregionen mottok en skriftlig henvendelse den fra Sigdal og Krødsherad kommuner v/rådmann Jostein Harm om mulig inntreden i SuksIT: Viser til hyggelig møte fredag Som kjent har kommunene Krødsherad og Sigdal vedtatt å delta i Kongsbergregionen IKT. I den forbindelse er det ønskelig for oss å tiltre samarbeidet om IKT Strategi- og utvikling benevnt Suksit. Vi mener dette er nødvendig for å koordinere og planlegge digitaliseringsarbeidet på en optimal måte og håper denne anmodningen kan behandles i rådmannsutvalget så raskt som mulig. Sekretariatet har hatt et par møter med Harm der dette har vært løftet inn som tema. Saken løftes opp til Rådmannsutvalget for en mulig aksept for videre prosess. Det er behov for en kartlegging av status i kommunene og avklaring på hvordan man kan implementere de inn i samarbeidet. Dersom det blir aktuelt å formalisere et nytt samarbeid vil det løftes frem en ny sak med forslag til implementering med de formelle og juridiske rammene. Koordinator for SuksIT hadde møte med to representanter fra Sigdal og Krødsherad. Det orienteres fra dette møtet. I dagens SuksIT møte deltar også representantene fra Sigdal og Krødsherad som observatører.

4 Sigdal og Krødsherad inviteres til å delta i SuksIT s møter og arrangementer framover Anne (Krødsherad) og Toril (Sigdal) legges til som medlemmer av gruppen «SuksIT» i Teams som er SuksIT s etablerte kommunikasjonsplattform. Annette følger opp og fremmer sak for RMU/Regionråd vedrørende formell inntreden i SuksIT når dette er hensiktsmessig. SAK 019/19: STATUS HANDLINGSPLAN 2019 SUKSIT Det gis kort orientering om status i følgende pågående/planlagte aktiviteter i 2019: Digitale løsninger i oppvekst (herunder rammeavtale for digitale læremidler) Sak/arkiv (inkl. ebyggesak) Portalprosjektet Ny skjemaløsning Ehandel - koordinatorfunksjon Program og påmelding digitaliseringskonferansen 25. april Status gitt i møtet vedr. digitaliseringskonferansen 25. april: Det er pr påmeldte til konferansen (se vedlagt deltakerliste med fordeling pr. kommune). Vi bruker relativt mye ressurser for å gjennomføre konferansen, og det er ønskelig at flere deltar. SuksIT følger opp i egen kommune for å sikre at flere ledere melder seg på digitaliseringskonferansen (gjøres via KS Læring) Annette formidler informasjon om konferansen til regionrådet/rep.skapet som kan melde seg på via epost til Annette

5 SAK 020/19: AVTALEFORVALTNINGSLØSNING IMPLEMENTERING Som SuksIT tidligere har vedtatt har kommunene anskaffet felles løsning for avtaleforvaltning. I den forbindelse har det høsten 2018 blitt gjennomført noen felles kurs/samlinger. Regional innkjøper Petter har på oppdrag tatt initiativet til disse samlingene. Petter deltar i møtet for å gi en kort status av hvordan løsningen har blitt tatt i bruk i kommunene. SuksIT orienterer om løsningen til ledergruppe(r) i egne kommuner for å sikre at alle kommunens avtaler blir registrert i løsningen (se vedlegg som beskriver antall avtaler registrert pr. kommune) Sekretariatet informerer også regionale nettverk om løsningen SAK 021/19: SKYPE - UTRULLING Det ligger betydelige gevinster i å øke bruken av Skype, både internt i kommunene og mellom kommunene. I dag benyttes Skype kun i liten grad. SuksIT diskuterer mulige tiltak for å øke bruken av Skype. SuksIT tar saken opp i ledergruppen(e) i egen kommune for å øke bruken av Skype i kommunen, og med oppfordring om at lederne selv gjennomfører Skype-møter SAK 022/19: LØSNING FOR Å REKRUTTERE OG ADMINISTRERE FRIVILLIGE Det vises til sak 009/19 behandlet i forrige SuksIT-møte 18. januar hvor SuksIT vedtok følgende: SuksIT tilrår at Kongsberg piloterer løsningen (Nyby) fram til høsten 2019, og at erfaringer fra pilot presenteres de øvrige kommunene i regionen før man foretar beslutning om felles anskaffelse eller ikke. Dette innebærer at ingen av de øvrige kommunene anskaffer eller tar i bruk løsningen før Kongsberg har pilotert løsningen og delt sine erfaringer. SuksIT ønsker også å få presentert erfaringene fra piloten når pilotperioden er ferdig. Kongsberg kommune har pilotert løsningen internt i to måneder. Kommunen ser verdien av løsningen, men synes den er relativt dyr (Lisenskostnad NOK per år/kommune).

6 Kongsberg har derfor - allerede nå - behov for å gjennomføre en ordinær anskaffelse dvs. lyse ut en konkurranse for å anskaffe en digital løsning som skal bidra til å øke frivilligheten i kommunen. Helse og omsorgssjefen i Kongsberg ønsker (derfor) at saken legges fram for SuksIT for å høre om andre kommuner i regionen har tilsvarende behov og ønsker å delta i anskaffelsen eventuelt som opsjon. Kostnader til anskaffelse og implementering ligger ikke inne i tiltaksplanen for SuksIT for 2019 og må dekkes av den enkelte kommune selv. Vedlagt er utkast til kravspesifikasjon og gevinstrealiseringsplan utarbeidet av Kongsberg kommune. Det legges opp til en kort presentasjon av behov/gevinster fra Kongsberg kommune v/ Linnea Cathrine Grimnes og Rigmor Råen. De 6 øvrige kommunene i Kongsbergregionen deltar via opsjon i anskaffelsen som Kongsberg kommune skal gjennomføre SAK 023/19: FELLES SAK/ARKIVLØSNING TILGANG FOR ANDRE RETTSSUBJEKTER Det har kommet et spørsmål fra Tinn kommune om det er mulig at virksomheter som eies av kommunen, men som er egne rettssubjekter kan få tilgang til og bruke Kongsbergregionens felles sak/arkivløsning. Dette blant annet på grunn av eiers krav til ansvarlig arkivering. SuksIT diskuterer saken både på prinsipielt grunnlag, og i lys av pågående utrulling av Elements. SuksIT ønsker å ferdigstille utrullingen av Elements for de 7 kommunene i regionen og ikke ta inn flere rettssubjekter i denne omgang Dersom tilsvarende spørsmål kommer opp på et senere tidspunkt bør det gjennomføres en juridisk vurdering av problemstillingen/temaet SAK 024/19: SKJØNNSMIDDELSØKNAD 2019 I tiltaksplanen for 2019 er det budsjettert med at en stor del av kostnadene vedr. prosjekt Arkitektur skal finansieres av skjønnsmidler. Frist for søknad om skjønnsmidler er innen utgangen av februar. Halvor og Britt Inger har utarbeidet prosjektmandat som grunnlag for søknad (se vedlegg). Mandatet presenteres i dagens møte til info.

7 SAK 025/19: INTRANETTLØSNING I forbindelse med pågående utfasing av Sitecore som portalløsning, vil de samme kommunene miste sine Intranettløsninger. Det er ønskelig at SuksIT i møtet ser nærmere på om det er behov for fortsatt å ha intranettløsning, og hvordan eventuelt de kommuner som i dag ikke har intranettløsning dekker sine behov på andre måter. Det vil i møtet også bli gjennomført en demo av portalkonseptet «Kari på kontoret» av vår samarbeidspartner Prokom. Det synes ikke å være behov for å etablere ny intranettløsning for de 5 kommunene i Spørsmålet tas opp på nytt i forbindelse med SuksIT s arbeid med tiltaksplan for SAK 026/19: TILTAKSPLAN SuksIT skal lage en 4-årig tiltaksplan basert på ny digitaliseringsstrategi Tiltaksplanen m/ budsjett skal legges fram for RMU for behandling september I dagens møte beskrives noen milepæler for arbeidet. SuksIT drøfter dette og gir innspill til videre prosess, involvering (regionalt og lokalt), mulig tematisering av planen samt hvordan man kan sikre og måle resultatoppnåelse. Det er ønskelig at SuksIT i forkant har lest gjennom rapport fra Rambøll vedr. Smarte og bærekraftige Byer slik at man i dagens møte kan ta en runde på hvorvidt dette er et tema som bør inn i handlingsplanen. I saken presenterte Anders Mærø fra Prokom tanker/innspill til arbeidet med Handlingsplanen (presentasjon følger vedlagt referatet) Tidslinje for prosess presentert i møtet legges til grunn for arbeidet med tiltaksplanen (se eget vedlegg) SuksIT orienterer om dette i ledermøte(r) i egne kommuner Neste SuksIT-møte 10. mai gjennomføres som en workshop for å jobbe videre med tiltaksplanen. Det vurderes om det skal hentes inn ekstern bistand i gjennomføringen av workshop.

8 SAK 027/19: ENDRING AV KOMMUNENUMMER Alle kommunene i Kongsbergregionen vil ifb med regionreformen få nye kommunenr fra I forrige møte ga SuksIT felles personvernombud i oppdrag i å sjekke ut hva som gjøres og om dette kan koordineres med pågående kartleggingsarbeid i «Orden i eget hus». Personvernombudet har sjekket og viser til en rapport utarbeidet av PA-consulting på oppdrag fra KS med anbefalinger for hvordan dette arbeidet bør gjennomføres i kommunene. Rapporten er lastet opp i Teams i mappen for SuksIT-møte I sjekklisten beskrives blant annet følgende: Både sjekkliste og rapport viser at det vil være et relativt omfattende arbeid som må gjøres i hver kommune. Dette vil omfatte mer enn bare kartlegging av applikasjoner og datasett. Personvernombudet mener derfor at det hverken er naturlig eller hensiktsmessig å legge dette inn i pågående kartlegging i forbindelse med Orden i eget hus. For å komme videre har derfor koordinator for SuksIT spurt Vigdis i Notodden om å sette seg inn i hva som konkret bør gjøres. Vigdis har sett på innholdet i rapportene fra PA og laget en presentasjon og annen informasjon som gjennomgås i dagens møte. Det er tydelig at hver kommune bør etablere et eget prosjekt med egen prosjektleder. Vigdis vil være lokal prosjektleder for Notodden kommune, og vil selvfølgelig dele relevant kartleggingsinformasjon med de øvrige kommunene. Vigdis har også sagt seg villig til å invitere de lokale prosjektlederne til et felles oppstartsmøte via Skype hvor hun orienterer om «oppdraget» og dokumentene som kan brukes, Lokale prosjektleder i de øvrige kommunene vil også kunne kontakte Vigdis ved behov underveis i prosjektet.

9 SuksIT sørger for at hver kommune peker ut egen prosjektleder for prosjektet og melder navn til Vigdis innen Vigdis inviterer prosjektledere til oppstartsmøte via Skype Krødsherad og Sigdal gis anledning til å delta SAK 028/19: EVENTUELT Online bookingsystem Flesberg kommune har behov for et digitalt online bookingsystem knyttet til ny skole (Skattekista), Stevningsmogen, grendehus og samfunnshus. Man ser at Notodden og Kongsberg har slike løsninger, og at det finnes en del gratis løsninger tilgjengelig i markedet. Det er ønskelig at SuksIT kommer med en anbefaling til hva Flesberg kommune bør gjøre videre. Det er aktuelt for flere av de andre kommunene som ikke har slik løsning å anskaffe slik funksjonalitet Halvor sjekker om slik funksjonalitet kan være tilgjengelig i forbindelse med Portal-prosjektet og gir tilbakemelding til Jon. SuksIT holdes orientert. Arkivtilsyn i Notodden kommune Notodden kommune hadde tilsyn fra Arkivverket i desember. Det skal gjennomføres tilsvarende tilsyn i flere av regionens kommuner. Foreløpig rapport fra Arkivnettverket og Notoddens vedlegges møteinnkallingen. Saken ble tatt til orientering Halvor orienterer arkivnettverket om dette i neste møte og ber om at arkivledere/arkivarer sikrer god informasjonsdeling mellom kommunene når slike tilsyn gjennomføres Basert på erfaringene fra gjennomførte arkivtilsyn, bør det når nye løsninger anskaffes gjøres en vurdering av om det er behov for å gjennomføre en ROS-analyse. (Dette er ikke beskrevet i revidert ruting for felles anskaffelser vedtatt av RMU i januar 2019) Digitaliseringskonferanse for kommuner i Viken 28. og 29. mai SuksIT er tidligere orientert om møte desember 2018 vedrørende mulig samarbeid om digitalisering i region Viken. Til dette møtet var de 16 største kommunene i regionen invitert og koordinator for SuksIT deltok på

10 vegne av Kongsberg kommune/kongsbergregionen. Som en oppfølging til møtet i desember har arbeidsgruppa/ks besluttet at ALLE kommuner i Viken inviteres til en digitaliseringskonferanse 28. og 29. mai i Strømstad. Målgruppe for konferansen er rådmenn, direktører og kommunesjefer innen innovasjon / digitalisering og fagledere IKT i alle Viken-kommunene. KS vil i løpet av kort tid sende ut invitasjon med program og påmeldingslink. Det tas en runde rundt bordet for å avklare hvilke av kommunene som sokner til Viken som tenker å delta på konferansen. Kommunene avventer vurdering av deltakelse inntil programmet for konferansen er mottatt. Det er ønskelig at noen fra SuksIT regionalt deltar på konferansen Analysemodul i GAT Alle kommunene i regionen benytter flere GAT-moduler i dag. Tinn kommuner har behov for å anskaffe Analysemodulen, som blant annet er i bruk i Kongsberg i dag. Tinn v/ Gry Anja ønsket å avklare med SuksIT om det er ok for Tinn å anskaffe denne. Det er ok at Tinn kommune anskaffer Analysemodulen fra GAT En mulig harmonisering av kommunenes bruk av GAT vurderes i arbeidet med tiltaksplan RUNDE RUNDT BORDET Vi tar en uformell rundt for å dele aktuell informasjon vedr. digitalisering i egen kommune. Hensikten er å få litt mer oversikt over hva som er status i den enkelte kommune akkurat nå. Dette kan f.eks. være status knyttet til gjennomføringen av regionale/lokale tiltak. Det er også ønskelig å få høre litt om lokal forankring av den nye regionale digitaliseringsstrategien. Kongsberg, Britt Inger Kolset Koordinator SuksIT