Regionrådet. 3. september 2013

Transkript

1 MØTEINNKALLING! Regionrådet Sted: Hjartdal kommune Kommunehuset i Sauland Tid: 09:00 15:00 Kongsbergregionen Thomas Fosen rådsleder Eventuell melding om forfall mv meldes snarest mulig til sekretariatet. Vi ber også om at evt andre som ønsker å overvære møtet melder i fra til sekretariatet, av hensyn til tilrettelegging for praktiske forhold knyttet til gjennomføringen! Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder janerik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Velkommen til regionrådsmøte! Sakliste Sak 037/13: Godkjenning av møtebok/referat...2 Sak 038/13: Referatsaker...3 Sak 039/13: Etablererveiledning...3 Sak 040/13: Veileder for lokalisering av fellesfunksjoner...4 Sak 041/13: Felles IKT driftssamarbeid...6 Sak 042/13: Profileringsprosjektet i Osloregionen...7 Sak 043/13: Attraktivitetsutvikling presentasjon av forstudie...8 Sak 044/13: Rapport pr Halvårsrapport 2013 Kongsbergregionen...9 Sak 045/13: Eventuelt...10 FELLES BORD i Kongsbergregionen:...10 Mulig flere saker! Vedlegg utsendt sammen med innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Rapport fra Agenda Kaupang til sak 040/13 og sak 041/13 2. Vedl 2 Revidert utkast til saksframlegg til sak 041/13 3. Vedl 3 Revidert forslag til vedtekter til sak 041/13 ettersendes 4. Vedl 4 Revidert forslag til samarbeidsavtale til sak 041/13 ettersendes 5. Vedl 5 Rapport videre driftssamarbeid utredningsfase 2 til sak 041/13 6. Vedl 6 Struktur for tjenestekatalog til sak 041/13 7. Vedl 7 Oversikt over regionalt IKTsamarbeid til sak 041/13 8. Vedl 8 Rapport pr Halvårsrapport Kongsbergregionen til sak 044/13 ettersendes Sak 037/13: Godkjenning av møtebok/referat Møtereferat Regionrådets møte den 4. juni 2013 Opplysninger i saken: Møtet ble avholdt i Nore og Uvdal kommune Møtereferat ble sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Regional koordinators forslag til vedtak: Referat fra møtet den 4 juni 2013 godkjennes 2

3 Sak 038/13: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalgets møte den 30. august 2013 (Legges ut her) Referat fra styremøte i samarbeidsalliansen Osloregionen 25. april 2013 Protokoll fra rådsmøte i samarbeidslliansen Osloregionen 28. mai 2013 Årsrapport 2012 Samarbeidsalliansen Osloregionen Protokoll fra rådsmøte i Fjellregionsamarbeidet 29. mai 2013 Styreprotokoll Fjellregionsamarbeid 19. april13 Årsmelding 2012 Fjellregionsamarbeidet 2012 Protokoll fra styremøte Osloregionens Europakontor 3. juni 2013 Protokoll fra årsmøte i Osloregionens Europakontor 3. juni 2013 Årsrapport 2012 Osloregionens Europakontor Opplysninger i saken: Møtereferat fra rådmannsutvalgets møte i august er tilsendt/blir tilsendt regionrådets medlemmer og lagt ut på under fanen «referater». Rådmannsutvalgets leder deltar i rådsmøtet. Kommunene deltar i ulike samarbeid og der hvor representasjonen er på regionalt nivå (dvs gjennom Kongsbergregionen) legges styreprotokoller fram som referatsak for regionrådet. Nå har det vært gjennomført råds/årsmøter i aktuelle slike samarbeid og da meldes også referat/protokoll fra disse til rådsmøtet sammen med aktuelle årsmeldinger/rapporter. De aktuelle samarbeidene er: Samarbeidsalliansen Osloregionen Fjellregionsamarbeidet Osloregionens Europakontor I møte vil det være anledning for de aktuelle styrerepresentantene å orientere kort og kunne stilles spørsmål. (Dersom noen ønsker de aktuelle dokumenter, som det ovenfor er lenket til, pr epost i tillegg kan sekretariatet kontaktes) Regional koordinators forslag til vedtak: Regionrådet tar referatsaken til orientering Sak 039/13: Etablererveiledning Tidligere behandlinger bla rådmannsutvalget sak 040/13 Rådmannsutvalget 30. august 2013 sak 057/13 Opplysninger i saken/vurderinger: Etablererveiledningen som ytes i / til kommunene i Kongsbergregionen er til vurdering. Dagens ordning er todelt: 3

4 Tjenesten i Hjartdal, Notodden og Tinn ytes av stiftelsen ØstTelemark Etablerersenter. I Telemark foregår det en prosess på å vurdere ny organisering av tjenesten. I Numedal og Kongsberg er det Kongsbergregionen som har ansvaret for tjenesten og organiserer dette via innkjøp av tjenester etter anbud. Pt er kontrakten med Kongstanken AS prolognert i tråd med forutsetningene for inngått avtale, i påvente av pågående arbeid med å vurdere evt ny løsning. Tjenesten finansieres i begge tilfeller gjennom kommunenes bidrag med tilskudd fra IN og fylkeskommunene. I vår region er det Samordnet Næringsapparat (SNKR) som har ansvaret for prosessen og i dette rådsmøte vil derfor representanter fra SNKR orientere om status i dette arbeidet. I tillegg til regional koordinator møter Ingar Vaskinn (næringssjef i Kongsberg) og Audun Mogen (daglig leder for Rjukan Næringsutvikling AS / næringssjef i Tinn). De vil samtidig gi rådet eksempel på nytte/gevinst av det regionale samarbeidet ellers knyttet til næringsutvikling. Regional koordinators forslag til vedtak: Saken tas til orientering Sak 040/13: Veileder for lokalisering av fellesfunksjoner Tidligere behandlinger og prosjektdokument Rådmannsutvalget 22 mars 2013 sak 027/13 Rådmannsutvalget 26 april 2013 sak 036/13 Rådmannsutvalget 31. mai 2013 sak 046/13 Regionrådet 4. juni 2013 sak 028/13 Rapport fra Agenda Kaupang del 2 (Vedlegg 1) Opplysninger i saken/vurderinger: Saken har sitt utgangspunkt knyttet til arbeidet i regionen med å etablere et videre IKT driftssamarbeid. Der rådmannsutvalget har anbefalt at det skal etableres et IKTdriftssamarbeid i hht 27 i Kongsbergregionen. Samarbeidet skal etableres med en hovedkontorkommune. Før denne saken endelig skal fremmes for behandling i kommunene er det bestemt at valg av hovedkontokommune skal avklares. Det fremmes egen sak om dette til de regionale organ der del 1 i Agenda Kaupangs rapport blir lagt til grunn som del av beslutningsgrunnlaget. Det kan bli reist spørsmål om etablering og lokalisering av flere regionale fellesfunksjoner innen Kongsbergregionen. Regionens daglige ledelse og sekretariat er i dag lokalisert i Kongsberg. Det vil være argumenter for sentralisering eller spredning når det gjelder øvrige fellesfunksjoner, noe som kan være ulikt fra tilfelle til tilfelle. I eksempelet med valg av hovedkontorkommune for det felles IKTdriftssamarbeidet, dreier det seg om plasseringen av én arbeidsplass, lederfunksjonen. For å være i forkant av framtidige lokaliseringsdiskusjoner, der mer kan stå på spill for kommunene, har Regionrådet vurdert at det er behov for en generell strategi for slik lokalisering. 4

5 Agenda Kaupang har derfor, på oppdrag fra Kongsbergregionen, utarbeidet forslag til en generell veileder for lokaliseringsvalg knyttet til fellesfunksjoner i regionen. Tanken er at veilederen skal bidra til åpenhet og forutsigbarhet mht. hvordan administrasjonen i Kongsbergregionen legger opp fremtidige lokaliseringsprosesser. Kommunene skal ha trygghet for at metodikken ikke flyter og tilpasses ønskede resultater fra sak til sak. I sitt forslag til veileder legger Agenda Kaupang til grunn at gode lokaliseringsprosesser har følgende trinn: Videre legger man til grunn i rapporten at rammer og overordnede målsettinger da bør avklares så presist som mulig. Feks må det også kunne avklares hvilke lokasjoner som faktisk er aktuelle. Det anbefales at fremtidig lokaliseringsvalg normalt organiseres som prosjekt, med rådmannsutvalget som styringsgruppe. Og at rådet involveres. Medlemmene i rådmannsutvalg og regionråd får ansvar for tilstrekkelig dialog med de politiske miljø, ledere, medarbeidere og organisasjoner. Agenda Kaupang foreslår fem hovederspektiv som aktuelle som grunnlag for systematisk drøfting. Og viser hvordan disse da igjen kan deles opp i «delperspektiv». Det eksemplifiseres videre hvordan aktuelle faktorer bak de ulike perspektiv kan drøftes. Rapporten foreslår deretter et system for vurdering gjennom vekting av de enkelte faktorer som kan benyttes til å generere uttrykk for vekting på hovedperspektivnivå. Regional koordinators vurdering er at Agenda Kaupang i del 2 av sin rapport angir arbeidsformer som kan utformes som en veileder for regionens arbeid med å forberede og gjennomføre prosesser der lokaliseringsvalg mht fellesfunksjoner. Og at dette vil kunne gi en støtte til arbeid med denne type saker. I sin vurdering vektlegger da regional koordinator særlig behovet for åpenhet og forutsigbarhet mht. hvordan administrasjonen i Kongsbergregionen legger opp fremtidige lokaliseringsprosesser. Saken og Agenda Kaupangs rapport legges med dette fram til drøfting i de regionale organ. Regional koordinators forslag til konklusjon (i rådmannsutvalget 30 august 2013): Rapport fra Agenda Kaupang om lokalisering av regionale fellesfunksjoner tas til orientering. Sekretariatet fremmer, med utgangspunkt i rapportens del 2, et forslag til veileder til behandling/vedtak i de regionale organ. Rådmannsutvalgets innstilling til regionråd (RMU sak 055/13): Innstillingen legges fram i møtet 5

6 Sak 041/13: Felles IKT driftssamarbeid Tidligere behandlinger og prosjektdokument Rådmannsutvalget 22 mars 2013 sak 027/13 Rådmannsutvalget 26 april 2013 sak 036/13 Rådmannsutvalget 31. mai 2013 sak 046/13 Regionrådet 4. juni 2013 sak 028/13 Rapport fra Agenda Kaupang del 1 (Vedlegg 1) Revidert utkast til saksframlegg (Vedlegg 2) Revidert forslag til vedtekter (Vedlegg 3 ettersendes) Revidert forslag til samarbeidsavtale (Vedlegg 4 ettersendes) Rapport videre driftssamarbeid utredningsfase 2 (Vedlegg 5) Struktur for tjenestekatalog IKT drift (Vedlegg 6) Oversikt over regionalt IKTsamarbeid Kongsbergregionen (Vedlegg 7) Opplysninger i saken/vurderinger: Prosjektgruppas rapport fra utredningsfase 2 angående organisering av videre IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen, ble lagt fram for Rådmannsutvalget for behandling og oppfølging i møtet Etter en administrativ høringsrunde konkluderte Rådmannsutvalgets i møtet med følgende: Rådmannsutvalget anbefaler at det etableres et IKTdriftssamarbeid i hht 27 i Kongsbergregionen Samarbeidet etableres med en hovedkontorkommune Samarbeidet evalueres etter faktisk driftsperiode på to år Samarbeidet iverksettes også om ikke alle 7 kommunene velger å delta I Rådmannsutvalgets møte var konklusjonen slik: 1. Det arbeides videre med forutsetning om at det skal fremmes en sak for kommunene som inneholder beslutning både om etablering og selskapsdannelse samtidig høsten Det igangsettes en prosess for å tilnærme seg en avklaring av lokaliseringsprinsipp i perioden fram til sak (jfr pkt 1) fremmes 3. Valg av hovedkontorkommune for IKTdriftssamarbeidet avklares i prosess knyttet til pkt 2 Rapport fra Agenda Kaupang vedr. lokaliseringsprinsipper og valg av hovedkontorkommune er avgitt som forutsatt og følger saken (vedlegg 1). Rapportens konklusjoner tas til drøfting i rådmannsutvalgets møte den 30 august. 6

7 Forslag til saksframlegg for kommunestyrene med forslag til vedtekter og samarbeidsavtale er revidert og følger saken (vedlegg 2, 3 og 4). Kommuneadvokat Frode Lauareid har deltatt i vurderingen og bearbeidingen av forslaget til vedtekter og samarbeidsavtale, og vil være til stede under gjennomgangen i møtet sammen med prosjektleder Halvor Rostad. Forslaget til samarbeidsavtale vil i større grad enn vedtektene kunne være gjenstand for endringer, og vil kunne bli foreslått justert allerede i forbindelse med det aktuelle etableringsprosjektet. En sak foreslås fremmet for Rådet for Kongsbergregionen, med tilråding om å oversende saken til behandling i den enkelte kommune snarest mulig. (MERKNAD FRA REGIONAL KOORDINATOR: vedleggene 2, 3 og 4 er til konkret behandling i rådmannsutvalget den 30 august og vil kunne endres fra utkast til endelig forslag i det møtet. For informasjonens del legges utkastet til saksutredning for kommunestyrene med som vedlegg 2 nå, mens saksbehandler velger å ettersende vedleggene 3 og 4 etter at rådmannsutvalget den 30 august har behandlet disse. Vedleggene som her har fått nr 5 og 7 vil være aktuelle som vedlegg når saken evt behandles i kommunestyrene). I påvente av en beslutning i kommunestyrene, bes det om mandat til å starte planleggingen av et etableringsprosjekt. Regional koordinators forslag til konklusjon (i rådmannsutvalget 30 august 2013): En sak med Rådmannsutvalgets anbefaling vedr. organisering av det videre IKT driftssamarbeidet i Kongsbergregionen, inkl. forslag til vedtekter og samarbeidsavtale, klargjøres for behandling i kommunestyrene. Rådmannsutvalget konklusjon vedr. anbefaling av hovedkontorkommune innarbeides i saken. Det fremmes en sak for Rådet for Kongsbergregionen med anbefaling om å oversende saken til behandling i kommunestyrene så snart som mulig. Kongsbergregionens sekretariat gis mandat til å starte planleggingen av et etableringsprosjekt. Rådmannsutvalgets innstilling til regionråd (RMU sak 056/13): Innstillingen legges fram i møtet Sak 042/13: Profileringsprosjektet i Osloregionen Ingen Opplysninger i saken/vurderinger: Samarbeidsalliansen Osloregionen har satt i gang prosjektet "Felles plattform for internasjonal profilering av Osloregionen". Målet er å etablere en felles forståelse for hensikten og nytten av å profilere Osloregionen internasjonalt, og synliggjøre hvordan man kan organisere et regionalt samarbeid om dette. Bjarte Frøyland er ansatt en prosjektleder for arbeidet i perioden

8 Internasjonal profilering er et av samarbeidsalliansens vedtatte innsatsområder. Oslo og Osloregionen er lite kjent, og dette er blant årsakene til at man på viktige områder sliter med å tiltrekke seg næringsetableringer og nøkkelkompetanse fra utlandet. Grunnlaget for igangsettingen av prosjektet er vedtak i styresak 4/12. Her fremgår det at arbeidet vil omfatte: Aktørkartlegging Oppdatering av kunnskapsgrunnlaget Tilrettelegging for en omdømmeundersøkelse Avklaring av hovedinnretning på en budskapsplattform Utredning og forankring av en modell for organisering og finansiering av omdømmesatsingen Ambisjonen er å bidra regionalt engasjement og enighet om ambisjonsnivå, innretning og organisering av en felles satsing. Prosjektleder Bjarte Frøyland leder arbeidet, som i første omgang skal pågå fram til november For Kongsbergregionen er Ingar Vaskinn (næringssjef i Kongsberg) representant i prosjektarbeidet med John Terje Veseth (direktør for Notodden Utvikling AS) som vara. I rådsmøtet den 3. september deltar prosjektleder Bjarte Frøyland og vil orientere om prosjektet. Samarbeidsalliansen Osloregionen har fått ny direktør. I forbindelse med at denne saken fremmes for rådet er det gjort avtale om at han, Øyvind Såtvedt, også deltar. Slik at vi kan legge til rette for at han får presentere seg og bli kjent i Kongsbergregionen. Regional koordinators forslag til vedtak: Saken tas til orientering Sak 043/13: Attraktivitetsutvikling presentasjon av forstudie Rådmannsutvalget sak 122/12 Regionrådet sak 067/12 Prosjektbeskrivelse forstudie attraktivitet Møter som ledd i prosess Representanskapet 16. april 2013 Regionrådets jazzsamling 4. juli 2013 Opplysninger i saken: Det har vært gjennomført et forstudie mht attraktivitetsutvikling på bakgrunn av vedtak i rådet desember Rambøll Management har hatt oppdrag i fht gjennomføring. Arbeidet med prosjektrapporten er i disse dager inne i avsluttende fase. Og det er gjort avtale med prosjektledelsen at denne overleveres i forbindelse med rådsmøtet den 3 september. Da det samtidig vil bli gitt en presentasjon av denne. Rapporten vil deles ut i møtet i forbindelse med presentasjonen. 8

9 Forstudiens hensikt kan kort fremstilles slik: Evt konkret oppfølging av saken vil bli planlagt slik: Sekretariatet, i samarbeid med Samordnet Næringsapparat i Kongsbergregionen (SNKR), vil fremme sak for de regionale organ i løpet av høsten Regional koordinators forslag til vedtak: Saken tas til orientering Sekretariatet fremmer sak for de regionale organ mht videre oppfølging Sak 044/13: Rapport pr Halvårsrapport 2013 Kongsbergregionen Rådmannsutvalget 30. august 2013 sak 058/13 Rapport pr Halvårsrapport Kongsbergregionen (Vedlegg 6 ettersendes) Opplysninger i saken: Sekretariatet i Kongsbergregionen rapporterer jevnlig til de styrende regionale organ. Gjennom informasjon og orienteringer, rapporter og planer. To ganger i året skal imidlertid daglig leder avgi en samlet rapport halvårsrapport pr 1. juli i tillegg til årsrapport. Forrige rapport var da i form av årsrapport for Rapportene refererer direkte til punktene i handlingsplanen konkret er det nå da i fht handlingsplan for Halvårsrapporten må da ses i sammenheng med denne som igjen har sammenheng med øvrige styrende dokumenter herunder bla dokumentet «Mål og tiltaksområder». 9

10 Regional koordinator legger med dette fram rapport pr / Halvårsrapport for de regionale organ Regional koordinators forslag til konklusjon (i rådmannsutvalget 30 august 2013): Halvårsrapport Kongsbergregionen tas til orientering Rådmannsutvalgets innstilling til regionråd (RMU sak 058/13): Innstillingen legges fram i møtet Sak 045/13: Eventuelt Det er gitt mulighet for rådsmedlemmene å ta opp saker utenom sakskart under eventuelt FELLES BORD i Kongsbergregionen: Det settes av tid i møtet til en runde rundt bordet. Dette er en uformell delingsarena der man deler saker/informasjon som det ikke knytter seg behov for protokollerte vedtak i. Hver kommune får anledning til å dele nyttig informasjon fra den enkelte kommune. I tillegg er det åpent for å dele informasjon om ulike møter og aktiviteter som rådet har vært eller vil komme til å være representert på. 10