Osloregionen. Styret i Osloregionen, Sak nr. 57/17

Transkript

1 Osloregionen Styret i Osloregionen, Sak nr. 57/17 Saksansvarlig: Øyvind Såtvedt, Sekretariatet for Osloregionen Ny styringsmodell for Oslo Brand Alliance Forslag til vedtak: 1. Styret slutter seg til forslaget til styringsmodell for Oslo Brand Alliance som beskrevet i denne saken. 2. Det opprettes et nytt permanent organ som del av Osloregionens organisering kalt Oslo Brand Partner Arena (OBPA). Alle kommuner og fylkeskommuner som er økonomiske bidragsytere til Oslo Brand Alliance har tale- møte- og stemmerett på møter i OBPA. Hver av disse har én stemme hver. Det avholdes møte i OBPA minst én gang pr år. OBPA skal behandle budsjett og årsplan for Oslo Brand Alliance. OBPA skal behandle revidert regnskap for Oslo Brand Alliance før dette endelig behandles og godkjennes av styret i Osloregionen. 3. OBPA velger leder og nestleder for OBPA blant organets medlemmer. OBPA beslutter hvordan arbeidet i organet organiseres, 4. Styret i Osloregionen delegerer til OBPA å fatte vedtak om budsjett for Oslo Brand Alliance basert på det øremerkede bidraget til dette formålet fra kommuner og fylkeskommuner som er Oslo Brand Partners. 5. OBPA kan opprette et arbeidsutvalg for OBPA. OBPA vedtar ansvar og oppgaver for arbeidsutvalget 6. Sekretariatet i Osloregionen ivaretar sekretariatsfunksjonene for OBPA og arbeidsutvalget. Sekretariatet skal i samarbeid med gjennomføringsorganet sørge for at det legges frem beslutningsunderlag for OBPA basert på Oslo Brand Management Strategy. Saksfremstilling: Bakgrunn Styret i Osloregionen har vedtatt strategi for internasjonal profilering av Osloregionen. Gjennomføringen av strategien skal skje i et samarbeid mellom kommunene og fylkeskommunene i Osloregionen, bedrifter, kunnskapsinstitusjoner, kulturliv og andre virksomheter som ønsker å delta i å styrke Osloregionens internasjonale posisjon. Med virkning fra 1. januar 2016 er det etablert en merkevareallianse, kalt Oslo Brand Alliance, som skal medvirke til gjennomføring av profileringsstrategien for Osloregionen. Alliansen består pr i dag av Oslo Business Region, VisitOSLO og samarbeidsalliansen Osloregionen. Organisering og finansiering av profileringsarbeidet i dag Oslo Brand Alliance er pr i dag ikke en egen organisasjon eller juridisk subjekt. Det er derfor lagt til grunn at beslutninger må fattes basert på beslutningsstrukturen i de tre eksisterende organisasjonene. Dette innebærer også at de føringene som gis gjennom de tre organisasjonene må være basert på konsensus mellom disse. Den vedtatte profileringsstrategien for Osloregionen skal være grunnlaget for det arbeidet som skal gjennomføres, og gi de langsiktige og overordnede føringene for arbeidet. I tillegg har de tre 1

2 organisasjonene i fellesskap utarbeidet årlige planer og budsjetter for 2016 og 2017 som er forankret i hver av de tre respektive styringsstrukturene. I Osloregionen er dette vedtatt i styret. Osloregionens styre godkjenner også revidert regnskap for pengene som er satt av til Oslo Brand Partners, som en egen separat del av Osloregionens regnskap. Aktiviteten i Oslo Brand Alliance finansieres gjennom et frivillig bidrag fra de av Osloregionens medlemskommuner og fylkeskommuner som har vedtatt å være «Oslo Brand Partners». Bidraget er basert på et fast beløp per innbygger, for tiden kr 2 per innbygger. Oslo kommune betaler dobbelt bidrag, som kommune og fylkeskommune. Disse midlene er behandlet som øremerkede bidrag til Oslo Brand Alliance. I tillegg har Oslo kommune i 2016 og 2017 bevilget et bidrag til Oslo Brand Alliance som er overført til Oslo Business Region. I sak 48/16 «Status for arbeidet med profilering av Osloregionen gjennom Oslo Brand Alliance», gjorde styret i Osloregionen bl.a. følgende vedtak: Styret ber sekretariatet ta initiativ overfor de andre partnerne i Oslo Brand Alliance om å igangsette et arbeid for å se på styringsstrukturen for Oslo Brand Alliance, med sikte på at ny struktur kan være på plass senest fra årsskiftet 2017/18. Vurderingen skal avklare hvordan deltakerne i Oslo Brand Partners (OBP) kommer i direkte interaksjon med i Oslo Brand Alliance (OBA). En slik vurdering må ytterligere klargjøre ansvar, roller i OBA og forholdet mellom OBP og OBA. I samråd med Oslo Business Region og VisitOSLO har sekretariatet i Osloregionen fått i ansvar å sørge for en slik gjennomgang og utarbeide underlag med sikte på gjennomføring av ny modell fra og med årsskiftet 2017/2018. Forslag til ny styringsmodell En administrativ arbeidsgruppe med representasjon fra Akershus fylkeskommune, Østfold fylkeskommune og Oslo kommune har diskutert mulige modeller for organiseringen av arbeidet. Gruppen har samlet seg om å anbefale modellen som er beskrevet under, under forutsetning av at prinsippene for organiseringen ikke er problematisk i forhold til gjeldende lovverk. Forslaget innebærer at det ikke etableres noen ny organisasjon. Det etableres i stedet to nye beslutningsorganer innenfor samarbeidsalliansen Osloregionen. Dette må formelt forankres, enten gjennom delegasjon av fullmakt fra styret i Osloregionen eller gjennom vedtektsendringer vedtatt av Samarbeidsrådet. 2

3 Eiermøtet består av de kommuner/fylkeskommuner som er med og bidrar til profileringen av Osloregionen som Oslo Brand Partners. Eiermøtet skal vedta årsplaner og budsjett for profileringsarbeidet, samt vedta revidert regnskap og motta rapportering om det løpende arbeidet. Planer og budsjett skal baseres på Oslo Brand Management Strategy. Eiermøtet møtes normalt 1-2 ganger per år. Beslutninger i eiermøtet kan ikke overprøves av Samarbeidsrådet eller styret i Osloregionen. På samme måte som Samarbeidsrådet og styret har råderett over bruk av Osloregionens ordinære kontingent, har eiermøtet råderett over de økonomiske midlene som betales av Oslo Brand Partners bidragsyterne. Midlene som forvaltes er i formell forstand en del av bykassen i Oslo kommune. Oslo kommune som juridisk person er ansvarlig. Sekretariatet i Osloregionen forestår saksforberedelse og oppfølging av vedtak. Arbeidsutvalget oppnevnes av eiermøtet og skal følge opp arbeidet med profilering overfor et gjennomføringsorgan på vegne av eiermøtet. I tillegg vil dette utvalget kunne være ansvarlige for å påse at bidragsyterne får jevnlig informasjon om profileringsarbeidet, samt være med å bygge kompetanse om brand management hos eierne gjennom møter og workshops, mv. Sekretariatet i Osloregionen er tenkt å være sekretariat for både Eiermøtet og Arbeidsutvalget. Det er tenkt at Oslo Business Region (OBR) har ansvar for gjennomføring av profileringsarbeidet. Dette innbefatter arbeid med strategiske markedsføringsprosjekter, utvikling og vedlikehold av den digitale verktøykassen Oslo Brand Toolbox, rådgivning overfor private og offentlige aktører i 3

4 regionen når det gjelder internasjonalt orienterte prosjekter eller events, samt måling og kunnskapsinnhenting om merkevaren Oslos internasjonale posisjon. Siden Oslo Business Region er et aksjeselskap som i sin helhet eies av Oslo kommune, og Osloregionen i juridisk forstand er en del av Oslo kommune, er det i prinsippet mulig å tenke seg at oppgavene gjennomføres i tråd med prinsippene for utvidet egenregi. Dette forutsetter imidlertid at kriteriene for dette er oppfylt. I motsatt fall må trolig oppgavene settes ut på ordinært anbud. Dette spørsmålet er det ønskelig å få en juridisk vurdering av. Osloregionens sekretariat har bedt Kommuneadvokaten i Oslo kommune vurdere dette spørsmålet. Det legges til grunn at gjennomføringsorganet må kjøpe tjenester etter ordinære anskaffelsesregler fra underleverandører. VisitOSLO vil eventuelt kunne være en underleverandør for gjennomføringsorganet (Oslo Business Region) i gjennomføringen av arbeidet. Den nye styringsmodellen erstatter dagens organisering, der alle tre organisasjoners styrende organer må fatte likelydende vedtak. Vedtakene i de respektive organisasjonene vil nå knytte seg til de rollene de har innenfor den nye styringsmodellen. Oslo Brand Alliance vil være det felles navnet på organisasjonen bestående av eiermøte, arbeidsutvalg, gjennomføringsorgan og underleverandør(er) samt arbeidet som de ulike organisasjonene i modellen i felleskap utfører. Formell forankring i Osloregionens organisasjon I Osloregionens vedtekter 3-2 Styret, heter det at: «Styret er det utøvende organ for Osloregionen. Styret iverksetter samarbeidsrådets beslutninger, vedtar årlig budsjett for sammenslutningens virksomhet» Dersom det skal etableres nye organer innenfor Osloregionen som organisasjon med kompetanse til å fatte vedtak på den del av Osloregionens budsjett som gjelder Oslo Brand Alliance, må dette enten skje gjennom en delegasjon av fullmakter som i dag tillegger styret, eller gjennom en vedtektsendring vedtatt av Samarbeidsrådet. Det bør i begge tilfeller synliggjøres hva som det som her er kalt «eiermøtet» og «arbeidsutvalget» sin oppgave og hvordan disse organene er sammensatt og hvilke fullmakter disse organene har. Under beskrives disse alternativene nærmere: Alternativ 1: Delegasjon fra styret I Osloregionens vedtekter, punkt 3-3 Andre utvalg, heter det: «Styret kan beslutte å opprette permanente eller midlertidige utvalg for å løse bestemte oppgaver eller utrede bestemte spørsmål» Med bakgrunn i denne formuleringen, er det nærliggende å se for seg at Styret kan beslutte å opprette de organene som er beskrevet over som den del av Osloregionens organisasjon. Styret kan videre vedta sammensetningen av organene. For at organene skal kunne fungere etter hensikten, er det videre nødvendig at disse organene gis kompetanse til å fatte vedtak når det gjelder forvaltningen av de midlene som er øremerket til Oslo Brand Alliance. I vedtektenes punkt 5-4 Daglig økonomiforvaltning heter det: «Styret avgjør hvordan det daglige ansvar for økonomiforvaltningen skal organiseres. Styret kan fastsette retningslinjer for økonomiforvaltningen. 4

5 Styret avgjør hvem som skal avgi årsregnskap for sammenslutningens virksomhet. Regnskap avgis til styret senest innen utgang av februar måned i det påfølgende kalenderår. Styret har fullmakt til å godkjenne fremlagt og revidert regnskap.» Den delen av Osloregionens budsjett som gjelder midler som er øremerket Oslo Brand Alliance bør delegeres til det som her er omtalt som eiermøtet. Dette ville gi eiermøtet nødvendige fullmakter til å vedta budsjett og planer for disponeringen av disse midlene. Den formelle fullmakten til å godkjenne revidert regnskap, inkludert midlene til Oslo Brand Alliance, vil som i dag fortsatt tillegge styret. Alternativ 2: Endringer i Osloregionens vedtekter Som det er referert til over, er styret av Samarbeidsrådet delegert fullmakt til å vedta budsjett, godkjenne revidert regnskap og ivareta den daglige økonomiforvaltningen (det siste er videredelegert til sekretariatsleder). Dersom det er ønskelig å frata styret disse fullmaktene for de midlene som er øremerket Oslo Brand Alliance, kan dette gjøres ved foreta endringer i Osloregionens vedtekter. Dette innebærer at det som her er omtalt som «eiermøtet» må beskrives i et nytt punkt 3.3. I tillegg bør organets fullmakter til å fatte vedtak om budsjett og godkjenning av revidert regnskap fremkomme i del 5 om økonomiforvaltning. Vedtektsendringer må vedtas av Samarbeidsrådet. Vurdering og anbefaling Etter sekretariatets mening er det viktig å etablere en modell som både sikrer de økonomiske bidragsyterne til profileringsarbeidet styringsmuligheter over planer og budsjetter samt mulighet for oppfølging/kontroll gjennom behandling av rapportering, årsmeldinger og regnskap, og samtidig sørge for en forvaltning av offentlige midler som er i tråd med statsstøtteregler og konkurranseregler. Etter sekretariatets oppfatning er det også fornuftig om man velger en modell som er enklest mulig å implementere, slik at endringene kan være på plass fra årsskiftet 2017/18. Sekretariatets anbefaling er å etablere en ny struktur i tråd med det som er beskrevet i dette notatet. Når det gjelder de to alternative modellene som er beskrevet over, vil sekretariatet i første omgang anbefale at det ikke gjøres endringer i Osloregionens vedtekter, men at man i stedet gjør vedtak i styret som sikrer det som her er omtalt som «eiermøtet» får kompetanse til å gjøre nødvendige vedtak om budsjett og planer for midlene som er øremerket til Oslo Brand Alliance. Dette organet kan også behandle årsrapport med regnskap for virksomheten på dette området. Uten å gjøre endringer i vedtektene, vil det imidlertid fortsatt tilligge Styret å godkjenne revidert regnskap også for disse midlene, som en separat del av Osloregionens samlede regnskap. Den største fordelen med en slik løsning er at den kan implementeres raskt uten å måtte gjennomføre et ekstraordinært møte i Samarbeidsrådet. Ulempene knytter seg til at Styret fortsatt vil ha en formell rolle i forhold til Oslo Brand Alliance, ved at eiermøtet baserer sin kompetanse på en fullmakt som er delegert fra styret, og at styret fortsatt vil godkjenne revidert regnskap. I praksis har det imidlertid trolig liten betydning om fullmaktene til eiermøtet baserer seg på vedtektsendringer vedtatt av Samarbeidsrådet eller på fullmakter delegert fra styret. Sekretariatet anbefaler at det som her er omtalt som «eiermøtet» gis navnet «Oslo Brand Partner Arena» (OBPA). Det anbefales videre at ordinært møte i OBPA avholdes minst én gang per år. De av Osloregionens medlemmer som bidrar økonomisk til det internasjonale profileringsarbeidet gjennom Oslo Brand Alliance får en stemme hver på møtene. 5

6 OBPA kan oppnevne et arbeidsutvalg som følger opp arbeidet med internasjonal profilering mellom møtene i OBPA. OBPA vedtar hvilke oppgaver, fullmakter, sammensetning som arbeidsutvalget skal ha. OBPA vedtar også hvilke oppgaver og fullmakter sekretariatslederen i Osloregionen skal ha på vegne av OBPA. Behandling i administrativ koordineringsgruppe Saken var til behandling i administrativ koordineringsgruppe 21. november Gruppen sluttet seg til sekretariatets anbefaling i saken. Vedlegg: Osloregionens vedtekter, sist revidert