Osloregionen SAKSFREMLEGG

Transkript

1 Osloregionen SAKSFREMLEGG Styret i Osloregionen, Sak nr. 62/17 Saksansvarlig: Øyvind Såtvedt, Sekretariatet for Osloregionen OSLOREGIONEN: FORSLAG BUDSJETT 2018 FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret godkjenner sekretariatets forslag til budsjett for Styret godkjenner den foreslåtte fordelingen av budsjettposten for prosjekter og tiltak som ramme for gjennomføring av handlingsprogram for Sekretariatet gis fullmakt til å gjennomføre tildelingen av midler til prosjekt- og tiltaksansvarlige i tråd med de premisser som fremgår av saken, herunder anledning til å utvise skjønn for det enkelte tiltak innenfor den samlede rammen. Sekretariatet har overordnet ansvar for inngåelse av avtaler og innkjøp på vegne av Osloregionen i hht Oslo kommunes innkjøpsreglement. 4. Rapportering for bruk av prosjektmidler skjer i forbindelse med budsjettrapporteringen til styret i august/september og ved regnskapsavleggelse i februar/mars. SAKSFRAMSTILLING INNLEDNING Osloregionens budsjett 2018 tar utgangspunkt i forslag til handlingsprogram for et for 2018 innebærer en aktivitet på omtrent samme nivå som i budsjettet for, men med en større del som egenregi som følge av styrking av sekretariatet. Fra og med september består sekretariatet av tre ansatte. Dette innebærer at lønnskostnadene i 2018 utgjør en større andel av de totale kostnadene på budsjettet. Styrkingen av den faste bemanningen i sekretariatet innebærer et redusert behov for å kjøpe bistand. Prosjektbudsjettet er som følge av dette foreslått redusert i 2018 sammenlignet med. I løpet av 2016 og er det gjort investeringer i ny designprofil og nye websider, med mer. I 2018 vil det være mindre behov for nye investeringer knyttet til informasjon. et på denne posten er derfor noe redusert. Innenfor avsetningen til prosjekter og tiltak er det bl.a. satt av midler til gjennomføring av et gods- og logistikkprosjekt for Osloregionen. Prosjektplan for dette prosjektet vil bli lagt frem i egen sak til styret. Det er også satt av midler til oppfølging av kartlegging av sterke næringsog innovasjonsmiljøer som er foretatt i. Formen og omfanget av denne oppfølgingen må avklares nærmere i en egen sak til styret. Kostnaden for dette prosjektet er noe usikker på nåværende tidspunkt. Sekretariatet vil gjennom den ordinære økonomirapporteringen til styret følge opp denne posten og om nødvendig fremme forslag om omdisponeringer. 1

2 BUDSJETTRAMMER 2018 Hovedtall Tabellen under angir hovedrammer for Osloregionens budsjett 2018 (i hele tusen kroner): Regnskap Pr. 31. oktober Prognose Forslag 2018 Inngående mindreforbruk (overførte midler fra tidl. år) Inntekter Kontingenter Sum inntekter Utgifter Sekretariatet, lønn Sekretariatet, andre utgifter Møteutgifter, styre og råd Informasjon Prosjekter og tiltak Sum driftsutgifter Resultat (neg. resultat = bruk av overførte midler) Utgående mindreforbruk Inntekter Kontingentinntekter Samarbeidsrådet vedtok en kontingent for 2018 for medlemskap i Osloregionen på kr 1,50 pr innbygger. Sandefjord kommune kommer med som betalende medlem fra Med utgangspunkt i SSBs befolkningstall pr , innebærer dette at samarbeidsalliansens faste inntektsgrunnlag i 2018 vil være 6,64 millioner kroner. Beregningen fremgår av tabellen under: Medlemmer Folketall pr 1.1. Kontingent 2018 Fylkeskommuner Kommuner Oslo Totalt Overføring fra Det anslås at overføring fra inneværende og tidligere år til 2018 vil være ca. 4,4 mill kroner. Dette tar utgangspunkt i en prognose for med et mindreforbruk på kr. 0,8 mill kroner. Prognosen er beheftet med usikkerhet. Utgifter De samlede driftsutgiftene er foreslått økt med ca. kr sammenlignet med budsjettet for. I ligger det an til mindreforbruk i forhold til budsjett på ca. 2 mill. kr. Hovedårsaken er lavere lønnskostnader, samt mindre utgifter til prosjekter. Det er blitt utvilklet færre profileringsprosjekter i samarbeid med næringsklynger og næringsnettverk enn budsjettert. Enkelte av prosjektene, som arbeidet med innovasjon og næringsutvikling på 1 I henhold til Osloregionens vedtekter skal medlemsavgiftene baseres på antallet innbyggere i kommunene og fylkeskommunene pr i året før angjeldende budsjettår. Oslo kommune betaler dobbel kontingent. 2

3 Østlandet, er forsinket sammenlignet med budsjettet. I budsjettet for 2018 legges det opp til å bruke av overførte midler fra i størrelsesorden kr. 1,45 mill kroner. Basert på prognosene for regnskapet for, vil det med dette budsjettet for 2018 gjenstå i overkant av kr 2,9 mill. kroner i overførte midler fra tidligere år ved utgangen av Lønnsbudsjettet Lønnsbudsjettet er basert på en fast bemanning på tre ansatte i sekretariatet; én direktørstilling, én spesialrådgiver og én rådgiver. Sekretariatet følger Oslo kommunes lønnsregulativ. Andre sekretariatsutgifter Posten for andre utgifter til drift av sekretariatet er redusert noe sammenlignet med budsjettet for. Posten skal i tillegg til løpende drift, husleie, utgifter til støttefunksjoner og kontorhold romme interne utviklingstiltak, møter/seminarer og lignende for alliansens administrative grupper. Osloregionens flyttet 1.1. inn i nye lokaler sammen med Osloregionens Europakontor og Østlandssamarbeidet. Som en følge av dette har Osloregionen fått noe lavere husleiekostnader enn tidligere. Møteutgifter for styret og råd Det vesentligste av utgiftene på denne posten går til gjennomføring av møtet i Samarbeidsrådet. Det legges i 2018 å avholde møtet i Samarbeidsrådet utenfor Oslo. Dette er erfaringsmessig noe mer kostbart enn å ha arrangementet i Oslo. Informasjon posten informasjon foreslås redusert i budsjettet for I 2016 og er det bl.a. foretatt investeringer i designmanual, nye websider og ny mal for nyhetsbrev. Avsetningen for 2018 vil være tilstrekkelig til å opprettholde et godt nivå på informasjonsarbeidet. Prosjekter og tiltak Det er foreslått avsatt kroner 2,5 millioner til ulike prosjekter og tiltak i Prosjektrammen er redusert med kr. sammenlignet med budsjettet for. Hovedårsaken til reduksjonen er en reduksjon i avsetning til profileringstiltak i samarbeid med næringsklynger og næringsnettverk. I tillegg legges det til grunn at flere tiltak kan enn tidligere kan gjennomføres i sekretariatets egen regi som en følge av økt bemanning sammenlignet med tidligere. Se nærmere beskrivelse av foreslåtte prosjekter og tiltak under. Resultat for 2018 er gjort opp med et merforbruk sammenlignet med kontingentinntektene på kr 1,45 mill. et innebærer at samarbeidsalliansen vil ha en reserve i størrelsesorden 2,9 millioner kroner ved utgangen av 2018, og styret vil dermed, om det fremmes forslag til ytterligere prosjekter og tiltak, ha noe frihet til etter behov å engasjere seg uten å måtte omprioritere fra vedtatte tiltak. PRIORITERINGER AV PROSJEKTER OG TILTAK 2018 Forslag til disponering av prosjektmidler tar utgangspunkt i handlingsprogram for Handlingsprogrammets grunnlag er de strategiske føringer for Osloregionen som ble vedtatt på møtet i Samarbeidsrådet den 31. mai

4 Tabellen under angir forslag til prosjektrammer i 2018 (Tall i 1000 kr). TILTAK/PROSJEKT: Regnskap Pr. oktober Prognose 2018 (forslag) 2019 Foreløpig skisse Oppfølging av strategien for int profilering Profileringstiltak Rullering/oppfølging av Osloregionens ATP-strategi Gods- og logistikk-prosjekt Klima, EGC BEST-konferansen Innovasjonsarbeid i Osloregionen Styrke arbeidet med kompetanse Innovasjon gjennom anskaffelser i offentlig sektor Østlandstinget Studietur for styret SUM Nærmere om de enkelte tiltakene: Profileringstiltak Ved siden av det operative profileringsarbeidet gjennom Oslo Brand Alliance som finansieres gjennom egen finansieringsordning, jfr. styresak 26/15, har styret i sak 35/15 også besluttet å opprettholde en post til profileringstiltak på Osloregionens ordinære budsjett. I vedtaket heter det: 1. Osloregionens ordning for støtte til profileringstiltak rettes inn mot støtte til tidsavgrensede profileringstiltak og prosjekter i regi av næringsklynger og nettverk i Osloregionen. 2. Prosjektene som gis støtte må være i tråd med Osloregionens profileringsstrategi. 3. Prosjektene som kan vurderes initieres av Osloregionens sekretariat og de enkelte nettverkene og klyngene i fellesskap. 4. Støttebeløp utover kr skal behandles av styret. Sekretariatet har fullmakt til å vurdere og innvilge lavere støttebeløp så lenge tiltakene er i tråd med vilkårene i punkt 1 tom. 3 over. Sekretariatet rapporter fortløpende til styret om støtte som er innvilget av sekretariatet innenfor denne fullmakten Basert på erfaringene fra 2016 og, foreslås det å redusere denne budsjettposten noe for Forslag budsjett 2018: kr Oppfølging av Samordnet areal- og transportstrategi for Osloregionen Revisjonen av Samordnet areal- og transportstrategi for Osloregionen ble sluttført i I 2018 vil aktivitetene i stor grad knyttet seg til oppfølging og bruk av strategien. Formidling av strategiens anbefalinger, både internt og eksternt, vil bl.a. være sentralt. Forslag til budsjett : kr

5 Gods- og logistikk prosjekt I handlingsprogrammet for 2018 foreslås det å starte opp arbeid med et gods- og logistikk prosjekt. Prosjektet vil baseres på Osloregionens areal- og transportstrategi vedtatt i 2016 og Osloregionens godsstrategi vedtatt i Prosjektet skal bl.a. gi Osloregionen et kunnskapsgrunnlag for arbeidet med oppfølging av Nasjonal transportplan vedtatt i, og innspill til neste rullering av samme plan, og vil ha som mål å bidra til å øke andelen godstransport på sjø og jernbane og oppnå mer effektiv og miljø- og klimavennlig godstransport på vei. Forslag budsjett 2018: kr ,- Klima, EGC 2019 Osloregionen vil delta som partner i gjennomføringen av European Green Capital-året Posten vil dekke ulike aktiviteter i denne sammenheng, bl.a. kartlegging av planstatus på klimaområdet i regionen. Dette underlaget vil bl.a. benyttes i forhold til det regionale samarbeidet i tilknytning til Oslos status som European Green Capital i Forslag budsjett 2018: kr ,- BEST-konferansen BEST-konferansen skal være en møteplass for Osloregionens medlemmer og representanter for næringsliv og akademia. Det legges opp til å veksle mellom hovedvekt på konkurransekraft og bærekraft. I 2018 legges det opp til at konkurransekraft med fokus på næringsutvikling/innovasjon og internasjonal profilering vil være hovedtema. BEST-konferansen 2018 er berammet til 1. februar, og arrangeres i samarbeid med NHO Oslo og Akershus. I løpet av 2018 vil arbeidet med å planlegge BEST-konferansen 2019 starte opp. Forslag budsjett 2018: kr ,- Innovasjonsarbeid i Osloregionen I samarbeid med Østlandssamarbeidet og Osloregionens Europakontor har Osloregionen i fått gjennomført et analysearbeid, gjennomfør av NIBR og Oxford Research, om sterke innovasjonsmiljøer og virkemiddelapparat på Østlandet. I 2018 foreslår sekretariatet å vurdere grunnlag for, og eventuell innretting/avgrensning av, en strategi for innovasjon og næringsutvikling på Osloregionalt/Østlandsnivå, som en oppfølging av rapporten fra NIBR/Oxford Research. Formen og omfanget av denne oppfølgingen må avklares nærmere i en egen sak til styret. Kostnaden for dette prosjektet er noe usikker på nåværende tidspunkt. Sekretariatet vil gjennom den ordinære økonomirapporteringen til styret følge opp denne posten og om nødvendig fremme forslag om omdisponeringer. Forslag budsjett 2018: kr FULLMAKTER - PRAKTISK GJENNOMFØRING Sekretariatet har i tidligere sak om delegasjon til sekretariatet 1 fått fullmakt fra styret til å ivareta den løpende økonomiforvaltningen i henhold til vedtatt budsjett. Fullmakten har sitt utgangspunkt i Oslo kommunes instruks for virksomhetsledere som er lagt til grunn for sekretariatslederens ansvar og myndighet. Det fremgår også av vedtaket i styresaken at Oslo kommunes regelverk og rutiner for innkjøp skal anvendes av sekretariatet, og at større saker klareres med styret. Styret har ikke satt en definert grense for hva som etter denne fullmakten anses å være en større sak. Praksis har vært at sekretariatet har anvendt skjønn, og relativt få saker fra 1 Sak 03/05 Delegasjon til sekretariatet daglig økonomiforvaltning mv 5

6 sekretariatets eget driftsbudsjett har vært fremmet for styret. Saker som angår styrets virksomhet og tiltak/prosjekter som ikke har vært definert i prosjektbudsjettet, har vært gjenstand for orientering til styret eller fremmet som egne saker. For større tiltak og prosjekter er det etablert en praksis med prosjektbeskrivelser som angir organisering, fremdrifts- og finansieringsplaner. Ved behandlingen av prosjektbudsjettet for , ga styret sekretariatet særskilte fullmakter for iverksettingen. Den godkjente fordelingen av budsjettet ble vedtatt som en forhåndsfullmakt for sekretariatet til å effektuere endelig tildeling uten ytterligere godkjenning. Videre fikk sekretariatet fullmakt til å utvise skjønn mht rammene for det enkelte tiltak, så lenge tildelingen ikke overskred samlet ramme. Sekretariatet foreslår at den praksis man nå har lagt seg på vedrørende driftsbudsjettet videreføres, og at tilsvarende fullmakter som gitt for 2006, fortsatt gjøres gjeldende for prosjektbudsjettet for Rapportering Sekretariatet holder styret løpende orientert på styremøtene om fremdriften i tiltakene. En mer utfyllende statusrapport i forhold til budsjett og handlingsplan legges frem i tredje kvartal. Det anses ikke å være behov for et eget rapporteringsopplegg for prosjektmidlene til styret utover en slik rutine, og den løpende prosjektrapporteringen som gjøres i tilknytning til de årlige handlingsprogrammene. 1 Styresak 06-06: Prioritering av midler til prosjekter og tiltak