Budsjett 2011 for UB fordeling på hovedposter

Transkript

1 Universitetet i Bergen UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: Styresak: 03/2011 Sak nr.: /6455 Møtedato: Budsjett 2011 for UB fordeling på hovedposter 1. Hovedmål og oppgaver Med utgangspunkt i Strategisk plan for Universitetet i Bergen 1 har Universitetsbiblioteket i sin strategiplan for satt opp følgende overordnete mål: Universitetsbiblioteket har som overordnet mål å bidra til å høyne kvaliteten på den forskning, undervisning og formidling som foregår ved Universitetet i Bergen, og bistå i å videreutvikle det totale faglige og pedagogiske tilbudet ved UiB i samarbeid med fagmiljøene og øvrige avdelinger ved UiB. Universitetsbiblioteket skal bidra til at Universitetet i Bergen når sine akademiske mål ved å samle og gjøre tilgjengelig faglig relevant informasjon, og ved å medvirke til at studenter og ansatte har den kompetanse og de ferdigheter som trengs for å finne, vurdere og bruke denne informasjonen. 2 På bakgrunn av disse målformuleringene vil Universitetsbiblioteket i 2011 prioritere følgende oppgaver høyest: en planmessig fortsatt utvikling av elektroniske tjenester og tilbud rettet mot våre primærbrukere gjennom aktiv dialog med våre brukere bidra til at samlingene og UBs tjenester blir relevante for UiBs forsknings- og undervisningsvirksomhet bidra til et godt læringsmiljø for studentene ved UiB gjennomføre ny organisering av UBs avdelinger, inkl. arbeid med kompetanseheving 2. De økonomiske rammene i 2011 Universitetsstyret vedtok på møte budsjett for Universitetet i Bergen Saksforelegg med vedlegg er tilgjengelig på UB er nærmere omtalt i vedlegget (Forslag til budsjettfordeling 2011), kap. 4.9, s Det vises også til Universitetsstyresak 094/09, Budsjettvurderinger 2011, Begge dokumenter omtaler bl.a. Universitetets mål og hovedprioriteringer i Strategisk plan for Universitetsbiblioteket i Bergen -2015, kap. 2, Virksomhetsidé. 1

2 Universitetsstyret vedtok på møtet å skille ut UBs mediebudsjett som en egen felles sentral avsetning ved UiB, og å sette av kr til dette formål i 2011, mens UB fikk kr innenfor ordinær budsjettramme + 4. mill. kr. av dekningsbidragsinntekter utenom ordinær budsjettramme til lønn, investeringer og øvrig drift ved UB I Budsjett 2011 for UB var sak på styremøte ved UB Det vises til saksforelegg til denne saken, Det ble her påpekt at det som er igjen til drift av UB (inkl. lønn og investeringer) etter at mediebudsjettet er skilt ut, er betydelig mindre enn det som trengs for å opprettholde driften på samme nivå som hittil, og at det er flere punkter som trenger en nærmere avklaring før det kan foretas fordeling på hovedposter av UBs grunnbudsjett i Styret fattet på denne bakgrunn følgende vedtak: 1. Styret mener det er positivt at mediebudsjettet er skilt ut, en disponering som lettere skiller mediebehovet fra UBs øvrige drift.s 2. Styret finner imidlertid at situasjonen er alarmerende når det gjelder UBs øvrige budsjett, da dette i realiteten er kraftig redusert. Særlig problematisk er den store økningen i internhusleien på ca. 8,5 %. UBs lokaler er i stor grad en fellesressurs for UiB og UB har store arealer i forhold til omfanget av virksomheten forøvrig. Husleieøkningen rammer derfor UB spesielt hardt. Situasjonen kan bedres ved at UB får kompensasjon for husleieøkningen slik det ble gjort i. 3. Styret ser at dersom den vedtatte budsjettrammen opprettholdes, vil dette gi et redusert bibliotektilbud rettet mot studenter og ansatte i Styret ber om at situasjonen tas opp med Universitetsledelsen snarest mulig. 5. Fordeling på hovedposter av UBs grunnbudsjett i 2011 utsettes til neste styremøte 17. januar Styremøtet 17. januar er senere flyttet til 10. februar 2011, da tildelingsbrevet ikke ble tilgjengelig før 1. februar. I fikk UB opprinnelig et grunnbudsjett utenom interne prosjekter (GA) på kr , inkl. en lønns- og priskompensasjon på 3,2 %. I tillegg fikk UB utenom rammen en særskilt tildeling på 4 mill. kr. fra dekningsbidraginntekter. Budsjettrammen ble i løpet av året styrket med kr til , og grunnbudsjettet ble i tillegg styrket med i alt kr , pga. refusjon av prosjektutgifter, kompensasjon for økte arealkostnader og en mindre justering av internhusleien. I tillegg fikk UB 1,76 mill. kr. i øremerkede midler til diverse interne prosjekter. Av tildelingen til UB i vedtok UBs styre på møte å fordele kr til lønn, investeringer og drift utenom mediebudsjettet. Etter at denne fordelingen var foretatt ble det avklart at biblioteket innenfor sin budsjettramme også måtte dekke brukeravgift for Frida med 1,27 mill. kr. Tabell 1 viser opprinnelig fordeling, tilleggstildelinger og forbruk på UBs grunnbudsjett utenom mediebudsjettet: 2

3 Tabell 1 Opprinnelig fordeling Tilleggstildelinger Sum fordelt Forbruk Rest bevilgning Lønn Internhusleie Digitale systemer (BIBSYS, Frida, mv.) Strategiske tiltak Øvrig drift Investeringer Sum utgifter utenom mediekjøp Merutgiftene på grunnbudsjettet i skyldes i all hovedsak to faktorer: 1. I desember fikk UB en ekstraordinær belastning til internhusleie på kr pga. økte energikostnader ved UiB dette året. 2. Ved en budsjetteknisk feil ble det i den endelige budsjettfordelingen for ikke tatt høyde for at brukeravgiften for Frida på 1,27 mill. kr. måtte dekkes innenfor det ordinære driftsbudsjettet i. På øvrige utgifter til drift og utstyr, inkl. lønn, var det samlet sett et lite merforbruk på kr På mediebudsjettet var det i et merforbruk i forhold til tildelt grunnbudsjett på ca. 3,7 mill. kr. Samlet merforbruk på hele grunnbudsjettet utenom interne prosjekter (GA) er 6,1 mill. På internt finansierte prosjekter er det et samlet mindreforbruk på nesten kr. i forhold til budsjettet. Dermed blir samlet overskridelse på hele grunnbudsjettet inkl. interne prosjekter (GB) ca. 5,3 mill. i. I 2011 har enhetene fått en generell lønns- og priskompensasjon på 3,1 %. For UB utgjør dette 3,415 mill. kr. Oppdateringer i Eiendomsavdelingens arealsystem gjør at husleietilskuddet til UB er redusert med Redusert tilskudd motsvares av tilsvarende reduksjon i husleien. UBs internhusleie er likevel økt med 8,24 % fra i til i 2011, dvs. en økning på mer enn 1,9 mill. kr. Den generelle pris- og lønnskompensasjonen på 3,1 % dekker bare av denne økningen, men UBs budsjettramme er i tillegg styrket med 1,2 mill. kr. til dekning av økte arealkostnader i Styrking av UBs budsjett utenom den ordinære budsjettrammen med 4 mill. kr. fra dekningsbidragsinntekter er også videreført i Etableringen av forskningsinformasjonssystemet CRISTIN gir biblioteket en budsjettreduksjon på 1,2 mill. kr., fordi brukeravgift til Frida utgår, pga. at CRISTIN dekkes av departementet og brukeravgiften dermed permanent er trukket ut av UiBs budsjett. Bibliotekets budsjettramme er redusert med som følge av at mediebudsjettet er overført til universitetets avsetninger til felles formål. Av tilskudd fra Helse Bergen i 2011 regner vi med at 1,95 mill. kr. kan disponeres til utgifter på det ordinære grunnbudsjettet. I tillegg til det ordinære grunnbudsjettet (GA) har UB fått 2 mill. kr. i øremerkede bevilgninger i 2011 til prosjektene GRIND og Faghistorisk dokumentasjon. Det er også satt av 1 mill. kr. til et digitaliseringsprosjekt i samarbeid med Bergen Museum. I tildelingsbrevet opplyses det at fordeling av disse midlene vil skje etter dialog. 3

4 Samlet disponibel budsjettramme for UBs departementsfinansierte virksomhet i 2011 blir dermed kr , slik det fremgår av tabell 2. Tabell 2 Tildelt grunnbudsjett Lønns- og priskompensasjon, 3,1 % Styrking av budsjettrammen 2011 Reduksjon i husleietilskudd Kompensasjon for økte arealkostnader Tilskudd fra dekningsbidragsinntekter Interne inntekter Reduksjon av budsjettrammen pga. bortfall av brukeravgift til Frida Reduksjon av budsjettrammen som følge av at mediebudsjettet er overført til universitetets avsetninger til felles formål Sum = ordinært grunnbudsjett 2011 (GA) Tilskudd fra Helse Bergen Sum disponibelt ordinært grunnbudsjett 2011 Øremerkede bevilgninger Prosjekt GRIND Prosjekt faghistorisk dokumentasjon Sum samlet grunnbudsjett 2011 (DFV) inkl. tilskudd fra Helse Bergen For å videreføre driften av UB utenom de interne prosjektene på samme realnivå i 2011 som i er det beregnet at det trengs ca. 83,6 mill. kr., dvs. at det selv etter at driften er styrket med 1,95 mill. av tilskudd fra Helse Bergen, mangler ca. 2 mill. kr. for å kunne videreføre aktivitetsnivået fra. I tildelingsbrevet fra Universitetsdirektøren opplyses det at bibliotekets resultat for vil bli overført til På grunnbudsjettet utenom mediebudsjettet vil det antakelig bli en negativ overføring på 2,37 mill. kr. Av dette er kr økte energikostnader, mens brukeravgift for Frida utgjør 1,27 mill. kr. Hvis UB også må dekke hele denne negative overføringen, starter UB 2011 med en underdekning på drifts- og investeringsbudsjettet på nesten 4,4 mill. kr. Det anses ikke realistisk å klare en så stor innsparing i Det tas derfor sikte på å be om å få fordele inndekningen av den negative overføringen fra over tre år, med virkning fra Det er berammet dialog rundt dette i tildelingsbrevet fra Universitetsdirektøren. Vi regner også med å kunne bruke en del internt personell på de interne prosjektene, slik at anslagsvis i lønnsutgifter vil kunne belastes interne prosjekter. I forhold til å videreføre aktiviteten på samme nivå som i må det dermed innspares 2 mill. kr. på grunnbudsjettet i Utgiftene må dermed reduseres på alle poster der dette er mulig. Internhusleie, digitale systemer/tjenester og deler av øvrige driftsutgifter består av faste utgifter som ikke kan reduseres. Hoveddelen av innsparingene må derfor tas på lønn og investeringer, men en mindre del kan tas på øvrig drift. 3. Hovedfordeling av budsjett Lønn Tjenestene ved UB har forandret seg mye de siste årene. Noen funksjoner er redusert og til dels avviklet, mens det er utviklet og bygget opp andre tjenester, særlig brukeropplæring og veiledning, inkl. opplæring av studentene i informasjonskompetanse, kildebruk og beslektede emner. I tillegg er det gjennomført organisatoriske endringer i form av sammenslåinger av avdelinger. Flere års satsing på automatiserte tjenester og elektroniske ressurser har etter hvert gitt merkbare resultater: Selv om bruken av UBs tjenester har økt kraftig på de fleste 4

5 områder i løpet av de seneste årene, har det vært mulig å redusere realverdien av lønnsutgiftene i samme periode. UBs styre vedtok et lønnsbudsjett for på 48,14 mill. kroner. UB arbeider kontinuerlig for å effektivisere driftsoppgaver bl.a. ved å anskaffe verktøy som forenkler utlån, merking og som gir enklere tilgang til bibliotekets samlede ressurser. For å utnytte personalressurser optimalt vurderes det kontinuerlig å omdisponere personalressurser til nye oppgaver. Vi regner med en lønnsøkning i 2011 på 3,1 %, inkl. overheng fra, og en reduksjon i pensjonspremien. vi regner med at det skal være mulig å dekke de stillingene som er planlagt i forbindelse med omorganiseringen av UB innenfor den foreslåtte budsjettrammen for lønnsbudsjettet i Det er ingen automatikk i at andre ledige stillinger besettes. Dette må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle, og det vil i tillegg bli nødvendig å holde stillinger ledige i kortere eller lengre perioder. På denne bakgrunn foreslås det at lønnsbudsjettet for 2011 settes til 48,7 mill. kr. Dette er et meget stramt lønnsbudsjett. 3.2 Øvrig drift Denne posten skal dekke internhusleie, utgifter til digitale systemer inkl. BIBSYS driftsutgifter, og øvrige ordinære driftsutgifter (annuum), inkl. kompetanseheving, deltakelse i kurs, seminar, faglige og andre reiser. Internhusleie utgjør den desidert største utgiften på denne posten. Som nevnt ovenfor er internhusleien i 2011 satt til kr Dette beløpet er fastsatt av Universitetet sentralt. I ble internhusleien opprinnelig satt til , men endte til slutt på pga. økte energikostnader i desember. Storparten av utgiftene til digitale biblioteksystemer som BIBSYS og Bibliotekportalen er regulert av avtaler som UB er forpliktet av. I ble det satt av 3,5 mill. til dette formål, mens forbruket endte på 3,62 mill. utenom Frida. Det ser ut til å bli en økning på 3-4 % på denne posten i Det må derfor settes av 3,75 mill. kr. til digitale systemer i Det ble i satt av til strategiske tiltak. Hoveddelen av disse midlene var ment å gå til nye stillinger som skulle opprettes i forbindelse med ny organisering av UB, men ingen av stillingene vil bli besatt før i Lønnsutgiftene til disse stillingene er nå lagt inn i det ordinære lønnsbudsjettet. I 2011 vil det bli søkt Personal- og organisasjonsavdelingen om omstillingsmidler til kompetansehevingstiltak mv. i forbindelse med omorganiseringen av UB. Til øvrige driftsutgifter på annuum (utenom utstyr) ble det i satt av 3,26 mill. (inkl. interne inntekter på 0,9 mill.). Forbruk endte på 3,62 mill. kr. I tillegg til utgifter til kompetanseheving, deltakelse i kurs, seminar, faglige og andre reiser, skal denne posten også dekke utgifter til drift av utstyr og bil, rekvisita, porto og telefon. Det foreslås at det settes av 3,3 mill. kr. til øvrige driftsutgifter i Investeringer/utstyr Det ble gjort relativt store investeringer i utstyr og inventar både i 2009 og (1,5 mill. i ), slik at det kan forsvares å ha ett år med lavere investeringsnivå. Det foreslås at det settes av til investeringer/større utstyr (IT + ordinært) i. 3.4 Samlet budsjettfordeling Tabell 3 viser styrets fordeling av midler og forbruk ved UB i, samt forslag til fordeling av midler i 2011, i henhold til ovenstående saksforelegg. 5

6 Tabell 3 Fordelt Forbruk Forslag til budsjett 2011 Endring i kroner Endring i prosent Lønn ,2 % Internhusleie ,2 % Digitale systemer (BIBSYS mv.) ,1 % Strategiske tiltak ,0 % Øvrig drift ,5 % Investeringer ,6 % Sum utgifter utenom mediebudsjett ,9 % I tillegg kommer egne tildelinger til øremerkede formål (prosjektene Grind og faghistorisk dokumentasjon), der det er satt av 2 mill. kr. Det er som nevnt aktuelt å bruke internt personell på disse prosjektene, noe som kan avlaste lønnsbudsjettet noe. Siden UBs mediebudsjett er skilt ut som en egen felles sentral avsetning ved UiB, fremmes forslag om fordeling av denne avsetningen som egen sak (S 05/2011). Forslaget til fordeling på hovedposter av tildeling til UB i 2011 ble drøftet på møte i Informasjons- og drøftingsutvalget ved UB Forslag til vedtak: Styret vedtar følgende hovedfordeling av UBs grunnbudsjett (GA) i Forslag til fordeling 2011 Fordeling 2011 i prosent Lønn ,7 % Internhusleie ,1 % Digitale systemer (BIBSYS mv.) ,6 % Øvrig drift ,1 % Investeringer (større utstyr/it-utstyr) ,6 % Sum utgifter utenom mediekjøp ,0 % Randi E. Taxt /JER. 6