Møte i Universitetsbibliotekets styre 13. september 2017, kl

Transkript

1 UNIVERSITETET I BERGEN UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivsak nr. 2017/2472 Møte i Universitetsbibliotekets styre 13. september 2017, kl Møtested: møterom 150, 1. etg. Haakon Sheteligs plass 7 Sakliste I Velkommen og introduksjonsrunde 13 Orienteringssaker a) Styrets mandat og rolle b) UBs strategi c) UBs omstillingsprosess Orientering ved bibliotekdirektør d) Nasjonale retningslinjer for Open Access- publisering Orientering ved Ingrid Cutler e) Økonomirapport 2. tertial driftsbudsjett f) Forslag til driftsbudsjett Økonomirapport for mediekjøp og skeivt arkiv 2. tertial Mediebudsjett Langtidsbudsjett Universitetsbiblioteket Faglig leder rådgivende gruppe Skeivt arkiv 18 Møteplan 19 Eventuelt Eventuell forfall bes meldt snarest til Universitetsbiblioteket, post@ub.uib.no

2 Universitetet i Bergen UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: Sak nr. i IDU: 34/2017 Sak nr.: Møtedato: Sak nr. i UBs styre: 13e/2017 Møtedato: Økonomirapport for UB 2. tertial 2017 Driftsdel UB startet 2017 med en positiv overføring på kr Regnskapet for 2. tertial 2017 viser et merforbruk på kr Inntekter Det er ikke regnskapsført inntekt fra Uni Research i Tilskudd på ca. 1 mill. blir ført i 3. tertial. Andre inntekter er ført med 31,2 % av budsjettert. Denne posten vil være i balanse i 3. tertial. Kostnader Utviklingen i kostnader til lønn, husleie, biblioteksystem og øvrig drift er jevn og UB forventer ikke noe særlig avvik i forhold til budsjettet på disse postene. Når det gjelder investeringer vil kostnaden for bibliotekutstyr på ca. 2,2 mill. bli belastet i 3. tertial. Det vil også bli gjort ytterligere investeringer slik at det er forventet balanse i 3. tertial. Faghistorisk dokumentasjon Regnskapsførte kostnader for 2. tertial er i balanse. Open Access Regnskapet viser i 2. tertial et forbruk på 66 % som er i samsvar med budsjett. Skeivt arkiv Kostnader i 2. tertial er litt under balanse. Det viser 48,6 % av budsjettert beløp på kr som inkluderer overført mindreforbruk i

3 Økonomirapport 2. tertial driftsbudsjett Annuum, prosjekt Budsjett 2016 Regnskap Forbruk , % Budsjett 2017 Regnskap Forbruk , % Bevilgning ,3 % ,0 % Helse Bergen og Uni Research ,0 % ,8 % Andre inntekter ,2 % ,2 % Sum inntekter ,1 % ,2 % Lønn ,7 % ,1 % Internhusleie ,7 % ,7 % Biblioteksystem ,5 % ,7 % Øvrig drift ,3 % ,2 % Investeringer ,4 % ,6 % Sum kostnader ,5 % ,7 % Overført fra året før Resultat Faghistorisk dokumentasjon, Sum inntekter % % Sum kostnader ,9 % ,7 % Overført fra året før Resultat Open Access, Sum inntekter % % Sum kostnader % ,0 % Overført fra året før Resultat Skeivt arkiv, Sum inntekter % Sum kostnader % ,6 % Overført fra året før Resultat

4 Universitetet i Bergen UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: Sak nr. i IDU: 35/2017 Sak nr.: 2017/2472 Møtedato: Sak nr i UBs styre: 13f/2017 Møtedato: BUDSJETTFRAMLEGG 2018 DRIFTSBUDSJETT 1.1 Inntekter Bevilgning I brev fra universitetsdirektøren om budsjettforslag for 2018 er det lagt til grunn en estimert inntektsramme som inkluderer en lønns- og priskompensasjon på 2,5 %. Videre gjøres det også oppmerksom på at det er ventet at effektiviseringskuttet i staten videreføres Instituttinntekter 25% av tilskuddene fra Helse Bergen og Uni Research har årlig blitt tilført driftsbudsjettet til UB. I 2017 ble tilskuddet fra Helse Bergen redusert med ca. 50% til fordel for tilsvarende styrking av mediebudsjettet for å dekke økte abonnementskostnader der. Totalt utgjør da disse midlene i 2017 ca. 1,5 mill. på driftsbudsjettet, hvorav ca. 1 mill. kommer fra Uni Research. Dersom midlene fra Uni Research faller bort i 2018 på grunn av etablering av nytt forskningsselskap ber vi om tilsvarende styrking av inntektene. Regnskapstall de siste par år viser en nedgang i andre instituttinntekter. Det budsjetteres derfor med kr Faghistorisk dokumentasjon Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt har økt betydelig i omfang. Det er stor og stadig økende pågang fra fagmiljøene. Øremerket tilskudd til denne oppgaven har vært helt nødvendig for å finansiere arbeidet. Universitetsbiblioteket må trolig øke ressursene på dette feltet ytterligere framover. Med nåværende ressurser og tilgang på areal har vi ikke vært i stand til å ta i mot alle samlinger som vi burde ta i mot. UB ber om at tildelingen utenfor budsjettrammen for 2017 på 1,232 mill. videreføres innenfor budsjettrammen i Vi ber om økt budsjettramme på kr Digitalisering og tilgjengeliggjøring av arkiver UB ber om at tildelingen for 2017 utenfor budsjettrammen på 1,232 mill. blir videreført og tatt inn i budsjettrammen for Vi ber om økt budsjettramme på kr Side 1 av 4

5 1.2 Tiltak innenfor budsjettrammen Alle poster på driftsbudsjettet er budsjettert innenfor estimert budsjettramme. Det må likevel pekes på usikkerhet om tilskudd på ca. 1,1 mill fra randsonen som kan falle vekk i Lønn Fra 1. januar 2017 ble 2 faste stillinger ved biblioteket ved Kunsthøgskolen i Bergen (nå fakultetet for kunst, musikk og design ved UiB) overført til Universitetsbiblioteket. Budsjettet er justert med 1,6 mill. for 2 stillinger. De nasjonale språksamlingene ble overført til UB i Fra 2018 vil UB få overført midler til drift av samlingene, men det er ikke avklart pr dags dato hvor mange stillinger som skal organiseres under UB. Kostnader for drift av språksamlingene er derfor ikke tatt med i dette budsjettforslaget. Stillinger som er knyttet til Skeivt arkiv budsjetteres på eget øremerket budsjett. Lønnskostnader knyttet til arbeidet med faghistorisk dokumentasjon er inkludert her. Det skal iverksettes en omorganisering ved UB fra Dette innebærer bl.a. en ny stilling som assisterende bibliotekdirektør. Kostnader for dette er inkludert i lønnsbudsjettet. Det budsjetteres ikke med vekst i faste stillinger i 2018 hvis vi ser bort fra stillinger knyttet til nye oppgaver med språksamlingene som er tilført UB. Forslag til budsjett for dette blir lagt fram for UiBs styre direkte fra universitetsdirektøren. I tillegg til løpende faste oppgaver settes det også av ressurser til arbeid på eksternt finansierte prosjekter og samarbeidsprosjekter. Videre settes det av interne ressurser til digitalisering og tilgjengeliggjøring av materiale i samlingene. UB har i 2017 satt av ressurser til rydding/sanering i magasinene. Dette har gjort det mulig å plassere noe av språksamlingenes materiale i eksisterende magasiner. Arbeidet må videreføres i 2018 og krever noe ekstra ressurser. Med videreføring av effektiviserings- og strategikutt og økt husleie utover lønns- og priskompensasjon får budsjettet en realnedgang. Ekstra ressurser må derfor dekkes ved å bl.a. begrense dekning av sykefravær og å holde stillinger ledig. Budsjettramme for lønnskostnader til stillinger er satt til kr Husleie Universitetsbiblioteket disponerer store areal til læringssentre og studentareal. Husleien utgjør en betydelig andel av budsjettet. UB reduserer arealet sitt med ca. 500 kvm når bibliotek for realfag flytter fra Autogården til Realfagbygget ved årsskiftet. Nå viser det seg at fellesareal i Realfagbygget er over 60% av leierettsarealet og at husleien derfor øker litt til tross for at intensjonen var å spare både areal og kostnader. Vi viser også til anbefaling fra direktøren for Eiendomsavdelingen om å vurdere husleien for Realfagbygget på nytt. Vi ber derfor om en reduksjon i husleiekostnadene som kompenserer for innspart leierettsareal på ca. 500 kvm fra og med Øvrig drift Biblioteksystem Det er på dette tidspunktet usikkert hvor stor kostnaden til drift av biblioteksystemet blir for Det budsjetteres derfor med samme beløp som i 2017, kr Side 2 av 4

6 Øvrige poster Andre kostnader inkluderer bl.a. transport av bøker, reiser, deltaking på seminar, kurs og konferanser, egenandel til driftsutgifter på eksterne prosjekter, service- og vedlikeholdsavtaler, programvarelisenser, telefonutgifter, rekvisita, gaver, velferdstilskudd og bevertning. Det er i 2018 behov for å sette av ekstra midler til ompakking i spesialsamlingene. Det settes av kr innenfor budsjettrammen. Det er en ubetydelig økning fra Investeringer Det er behov for et konserveringsverksted til spesialsamlingene. Videre er det behov for nye hyller i HF-magasinene og utskifting av skannere på manuskript- og librarsamlingen. Det er også behov for installering av strømuttak og utstyr til sikring av studentpc er i læringssentra. Det settes av kr Det pågår en utredning om samlokalisering av bibliotek for psykologi, utdanning og helse og bibliotek for samfunnsvitenskap og musikk. Praktisk arbeid estimeres iverksatt høsten Innspill til EIAs budsjett, bygg og infrastruktur Klimaanlegg UB har i flere år hatt løpende omfattende avvik knyttet til teknisk drift og vedlikehold på klimaanlegg i magasinene for spesialsamlingene i HF-kjelleren, HF-bygget, Sydnesplass 7 og Nygårdsgaten 5 (billedsamlingen). Dette bidrar til å utvikle soppangrep som i sin tur fører til HMS-avvik og omfattende saneringsarbeid. Det er nå nødvendig å skifte ut klimaanleggene. UB ber om 2 millioner for i samarbeid med EIA å iverksette et prosjekt for utskifting av klimaanlegg. Skallsikring Skallsikring for spesialsamlingene har blitt utbedret de senere år. Det er likevel behov for ytterligere strakstiltak. Konkrete forslag samlet for spesialsamlingene er: a) Skifte fra utvendig til innvendig hengelås på ståldører i HF-kjelleren b) Skifte ut inngangsdører ved Billedsamlingen c) Bedre sikring av luker inn i HF-kjellermagasinene d) Installere flere bevegelsesdetektorer innvendig ved Billed- og manuskript og librarsamlingen. e) Installere overvåkingskameraer. For å gjennomføre aktivitetene ber UB om et tilskudd på kroner. UB skal gjennomføre en vurdering av risiko og sikkerhet for spesialsamlingene innen utgangen av Det vil gi oss en mer helhetlig oversikt over nødvendige tiltak som vi vil komme tilbake til. 2. Øremerkede midler utenfor budsjettrammen 2.1 Styrking av samarbeid om samlinger ved Det humanistiske fakultet HF-fakultetet har opprettet et arkiv- og samlingsutvalg for å sikre og utvikle fakultetets digitale og fysiske samlingsmateriale i samarbeid med UB. Flere av disse samlingene mangler driftspersonale som følge av pensjonsavgang. Flere Side 3 av 4

7 digitale ressurser har UiB et driftsansvar for i fem år etter prosjektslutt. For alle samlingene er UB en sentral samarbeidspartner. UB kan tilby infrastruktur for digitalisering men det er behov for personalressurser. For å sikre drift, bruk og effektiv samordning med UBs samlinger vil HF-fakultetet trenge et tilskudd på budsjettet for HF-fakultetet ber om 2 millioner i tilskudd. UB støtter det forslaget. 2.5 Skeivt arkiv Skeivt arkiv har fått en årlig tildeling på 5 mill. som øremerkede midler fra departementet. I 2017 har arkivet etablert seg som nasjonalt formidlingssenter av skeiv historie med flere vel gjennomførte aktiviteter. For å opprettholde og videreføre arbeidet ber vi om et tilskudd på kr for Språksamlingene De nasjonale språksamlingene ble overført til UiB i 2016 og Universitetsbiblioteket fikk ansvaret for drift av samlingene og bl.a. redaktøransvar for nettordbøkene. I etableringsfasen har budsjettet lagt hos Universitetsdirektøren. Fra 2018 skal Universitetsbiblioteket få overført midler til disse oppgavene. Forslag til budsjett blir fremmet direkte fra universitetsdirektøren til UiBs styre /mm Side 4 av 4

8 Universitetet i Bergen UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: Styresak: 14/17 Sak nr.: 2017/2472 Møtedato: Økonomirapport for UB 2. tertial 2017 mediekjøp og skeivt arkiv Mediekjøp UB startet 2017 med en negativ overføring på kr som ble dekket inn av UiBs styre i mars d.å. Dermed kan UB disponere hele bevilgningen for 2017 til mediekjøp. Resultatet for 2. tertial viser en ubetydelig overskridelse i forhold til budsjett. Inntekter er regnskapsført med 55,7 %. Inntekter forventes å være i samsvar med budsjett ved utløpet av året. Det er brukt 70,7 % av det budsjetterte beløpet for elektroniske tidsskrift i abonnement og databaser. Endelig forbruk forventes å være litt over budsjett ved utgangen av året. Det er brukt 59 % av det budsjetterte beløpet på elektroniske bøker i abonnement. Endelig forbruk forventes å være godt under budsjettert ved utgangen av året. Det er brukt 82,4 % av budsjettet for trykte tidsskrifter. Endelig forbruk forventes å overstige budsjett ved utgangen av året. Når det gjelder enkeltkjøp bøker er forbruket i 2. tertial 90,2 %. Innkjøp i 3. tertial justeres i samsvar med budsjett. Øvrige utgifter forventes å være litt over budsjettert ved utgangen av året. Skeivt arkiv Ubrukte midler fra 2016 kr ble overført til Resultatet for 2. tertial viser et samlet forbruk på under 50 % av budsjettet. Prognose for hele 2017 viser at samlet resultat vil ligge en del under budsjett. Det er brukt 56,1 % av budsjettet på lønn. Det er litt lavere enn budsjettert for perioden. Det skyldes bl.a. reduksjon i antall månedsverk som er budsjettert. Når det gjelder reiser, faglige konferanser var størstedelen av aktiviteten planlagt i 2. og 3. tertial. Noen av aktivitetene som var planlagt vil ikke bli gjennomført grunnet mer arbeid enn planlagt på andre aktiviteter. Det er brukt 105,2 % til kjøp av utstyr, litt mer enn planlagt for hele året. Planlagte investeringer er anskaffet i 1. og 2. tertial. Det er ikke gjennomført tiltak under posten ombygging av lokaler hittil i Det skyldes i hovedsak at det er sopp i arealet som skulle ombygges. Planene er dermed endret og det vil ta noe lenger tid å legge til rette for arkivplass for skeivt arkiv. 1

9 Det er brukt 45,1 % av budsjett til innkjøp av bøker. Det er mindre enn forventet for perioden. Aktivitetene under utstilling/formidling er gjennomført, men det kommer litt mer kostnader i 3. tertial. En del av de budsjetterte kostnadene er blitt noe rimeligere enn antatt og forbruket vil bli mindre enn budsjettert for Andre driftsutgifter er kostnadsført med 99 % av budsjettert. Posten kommer til å bli litt overskredet ved utgangen av året. Økonomirapport 2.tertial 2017 for mediekjøp ved Universitetsbiblioteket Budsjett 2016 Regnskap 2.tertial Forbruk 1.tertial 2016, % Budsjett 2017 Regnskap 2.tertial 2017 Forbruk 2.tertial 2017, % Bevilgning ,9 % ,7 % Tilskudd Uni Research og Helse Bergen ,4 % ,7 % Andre eksterne innt ,0 % - - Interne tilskudd ,0 % ,7 % Sum inntekter ,1 % ,9 % Elektroniske abonnement, databaser ,6 % ,7 % Elektroniske bøker, abonnement ,4 % ,0 % Enkeltkjøp bøker ,6 % ,2 % Bøker øremerket juridiske fag ,0 % Trykte tidsskrifter ,1 % ,4 % Elektronisk arkivtilgang (backfiles) Øvrige utgifter til mediekjøp ,5 % ,5 % Sum kostnader ,3 % ,7 % Overført fra året før Resultat Økonomirapport 2.tertial 2017 for Skeivt arkiv Budsjett 2016 Regnskap 2.tertial 2016 Forbruk 2.tertial 2016, % Budsjett 2017 Regnskap 2.tertial 2017 Forbruk 2.tertial 2017, % Bevilgning statsbudsjettet ,0 % ,0 % Øremerkede midler UiB ,0 % Inntekter ,0 % ,0 % Lønn ,3 % ,1 % Reise, faglige konferanser mm ,9 % ,6 % Utstyr ,1 % ,2 % Ombygging av lokaler ,0 % ,0 % Innkjøp bøker/media ,0 % ,1 % Utstilling/formidling ,0 % ,4 % Andre driftsutgifter ,6 % ,0 % Sum kostnader ,4 % ,3 % Overført fra året før Resultat Forslag til vedtak: Styret tar økonomirapport 2. tertial 2017 for mediekjøp og skeivt arkiv til orientering.

10 UNIVERSITETET I BERGEN UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: Styresak: 15/2017 Sak nr.: 2017/2475 Møtedato: BUDSJETTFRAMLEGG 2018 MEDIEKJØP Universitetsstyret vedtok i 2016 at mediebudsjettet justeres med en årlig økning på 2 % over lønns- og priskompensasjon Dette er en viktig styrking for å opprettholde litteraturtilbudet til ansatte og studenter. Vi får dermed en estimert budsjettramme på NOK , inkludert tilskudd fra randsonen. Dersom endringer i selskapsmodellen til UNI Reserach medfører et bortfall av inntekter i 2018 (ca. 3,5 mill.), ber vi om at bevilgningen justeres i tråd med de tidligere inntektene. Til tross for sentral styrking av mediebudsjettet er markedet for faglitteratur krevende å handle i. På bakgrunn av forventet en prisstigning på 5 % estimerer vi abonnementskostnadene i 2018 til NOK Dette betyr at vi ikke har midler til enkeltkjøp bøker innenfor estimert budsjettramme. For 2017 var det budsjettert med NOK til enkeltkjøp av bøker. Flere store konsortieavtaler reforhandles i 2017 noe som skaper usikkerhet rundt de faktiske kostnadene i Kunnskapsdepartementet lanserte 22. august i år «Nasjonale mål og retningslinjer for åpen tilgang til vitenskapelige artikler». Disse gjelder for offentlig finansiert forskning og for offentlige aktører. Retningslinjene legges til grunn for CERES* sine forhandlinger fra og med 2017 og bidrar til usikkerheten vedrørende kostnadene for konsortieavtalene. Tidsskriftabonnement utgjør mer enn 90% av utgiftene på mediebudsjettet. Avtaler for påfølgende år inngås om høsten forutgående år. To tredjedeler av UBs abonnementsavtaler blir forhandlet av CERES. Tidsskriftagenten LM informasjonstjenester anslår en gjennomsnittlig prisøkning på utenlandske elektroniske tidsskrift på 5-7 % fra 2017 til På bakgrunn av tidligere erfaringer legger vi til grunn en prisstigning på ca. 7 %. I 2017 betalte UB 15 mill. for avtaler utenfor CERES. Konsortieavtaler har i gjennomsnitt lavere prisstigning. Avtalene som er gjort gjennom CERES beløp seg til ca. 36 mill. i Samlet prisøkning fra 2016 til 2017 var ca. 3,5-4 %.

11 Pågående forhandlinger skaper usikkerhet rundt samlet prisstigning på konsortieavtalene gjennom CERES fra 2017 til Mediebudsjettet har i 2017 abonnementskostnader på ca 52 mill. hvorav ca 70 % av kostnadene ligger i konsortieavtaler fremforhandlet av CERES. Konsortieavtalene er som oftest flerårige med lavere prisstigning enn enkeltabonnement, men binder opp store deler av budsjettet og skaper utfordringer med tanke på eventuelle innsparinger. Brukstallene for de gjenværende avtalene på mediebudsjettet tilsier at ytterligere innsparinger vil medføre en merkbar reduksjon i tilgang til sentrale ressurser. Prisstigningen til 2018 på konsortieavtalene anslås samlet å bli 4 %. For de resterende avtalene anslår vi prisstigningen til å bli 7%. Dette gir en samlet anslått prisstigning på ca 5 % på abonnementskostnadene på mediebudsjettet. Elektronisk format prioriteres ved kjøp av bøker. Nærmere halvparten av kostnadene til enkeltkjøp bøker i 2017 går til elektronisk format. Vi styrer mot en økning av denne andelen i Dette innebærer en lavere tilvekst til våre samlinger på grunn av at elektroniske bøker normalt er to til tre ganger dyrere enn trykte. * CERES er nasjonal forhandler for konsortieavtaler for faglitteratur i offentlig sektor Forslag til vedtak: Styret merker seg at det er utfordringer med å opprettholde eksisterende tilbud på faglitteratur og ber universitetsledelsen vurdere tiltak for å kunne opprettholde tilbudet. Styret viser videre til nasjonale retningslinjer for åpen tilgang til vitenskapelige artikler, pkt. 3 som lyder: «Institusjoner og konsortier som forhandler avtaler med forlag skal sørge for at avtalene fremmer åpen tilgang uten økte totalkostnader, og at det er åpenhet om avtalenes betingelser.» Styret ber om at retningslinjene legges til grunn i vurderingen av tiltak.

12 UNIVERSITETET I BERGEN UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: Styresak: 16/2017 Sak nr.: 2017/2475 Møtedato: Langtidsbudsjett Universitetsbiblioteket Universitetsbiblioteket har utarbeidet langtidsbudsjett for inneværende strategiperiode Det ble utarbeidet 3 scenarier som viser utviklingen i UBs budsjett under ulike forutsetninger. I prosessen ble det lagt vekt på å kartlegge eget handlingsrom og definere egne prioriteringer. Oppsummering UBs handlingsrom er avhengig av de tre største utgiftspostene: lønn, mediekjøp, husleie. UBs viktigste prioriteringer er å bygge opp kompetanse for nyskapende bibliotektjenester og opprettholde medietilbudet til studenter og ansatte. Dette er i henhold til mål forankret i UBs strategi som er basert på UiBs strategi «Hav, Liv, Samfunn». Det betyr at UB har behov for å opprettholde bemanningen på nåværende nivå samt trenger styrking av mediebudsjettet. For å kunne opprettholde medietilbudet til studenter og ansatte er det mest kritisk å opprettholde UBs mediebudsjett. Et eventuell handlingsrom for UB kan oppstå ved restrukturering av arealene. Digitalisering av samling og tjenester er et av prioritetsområdene forankret i UBs strategi og tiltaksplan. Denne prosessen kan gi muligheten til å redusere UBs arealbruk. Det gjelder imidlertid kun nye samlinger. Når det gjelder unik materiale, innebærer digitaliseringen en økning i tilgjengeliggjort materiale, uten at arealene blir frigjort. Digitalisering medfører også et økt ressursbehov, men til gjengjeld blir UBs unike samlinger tilgjengeliggjort for samfunnet. Nye satsinger og oppgaver krever ressurser. UB har som mål å opprettholde det høye nivået på sine tjenester. Dette kan oppnås ved omdisponering av ressursene. UB har kjøpt inn utlånsautomater som kommer til å automatisere utlån og levering av trykt materiale. Dette kan avlaste personalet i skranken slik at ressurser kan omdisponeres til pedagogisk aktivitet. I 2017 har UB gjennomført et organisasjonsutviklingsprosjekt som resulterte i en ny organisasjonsmodell. Denne er planlagt implementert fra 01. januar Den nye organisasjonsstrukturen vil følge til omdisponering av ressursene med sikte på å bedre prioritere oppgaver. Formålet med prosjektet var å øke kvaliteten på bibliotekets tjenester. For å oppnå strategiske mål er UB nødt til å opprettholde bemanningen på nåværende nivå, derfor er det ikke sannsynlig at endring av organisasjonsstruktur gir noe innsparingspotensial. Handlingsrom og prioriteringer Lønn: Bemanningen er styrt av oppgavene forankret i UBs strategi , med blant annet satsing på læringssentre, digitalisering av samlinger og tjenester, støttetjenester til forskere og 1

13 studentene, forvaltning og tilgjengeliggjøring av nyervervet arkiv. Det er derfor svært kritisk å opprettholde antall årsverk på nåværende nivå. UBs BOA-virksomhet er på ca. 2 mil. kr årlig. Det er ikke sannsynlig at UB kan finansiere sine årsverk med eksterne midler. Mediekjøp: Medieressurser har årlig prisøkning på 5%-7%, mens budsjettrammen har økt med ca. 3% i de siste årene. Den 9. september 2016 vedtok UBs styre å foreslå en økning på 6% for 2017 på mediebudsjettet (styresak 14/2016, 16/1375). Universitetsstyre vedtok i sak 142/16 at mediebudsjettet økes med styrking på 2% i tillegg til LPK på 2,2% i budsjettet for Dette tiltaket styrker UBs mediebudsjett, men er allikevel ikke tilstrekkelig for å holde tritt med prisøkningen. Valutasvingninger øker usikkerheten når det gjelder langtidsprognoser for medieutgifter. UB i samarbeid med økonomiavdelingen har utviklet en modell med formål å håndtere valutarisiko. Modellen er ikke implementert enda. I 2015 har UB gjennomført et omfattende arbeid som førte til oppsigelsen av abonnementer med lavest bruk. Det jobbes kontinuerlig med analyse av ressursbruk. Ytterligere omfattende oppsigelser vil føre til forverring av studenters og ansattes tilgang til kunnskapskilder, noe som ville vært i strid med UiBs visjon og strategiske mål. På sikt forventer UB reduksjon i eksterne tilskudd til mediekjøp med ca. 4 millioner årlig (tilskudd fra UNI Research). Dette kan ha følgende konsekvenser på UBs budsjett: 1) UB får ikke kompensert inntektstapet (Scenario 1); 2) UiB kompenserer 75% av det tapte tilskuddet (Scenario 2); 3) UiB kompenserer 100% av det tapte tilskuddet (Scenario 3). Husleie: I 2016 er det gjennomført ombygging av bibliotek for medisinske og odontologiske fag. Dette resulterte i et stort kvalitetsløft i tilbudet for studenter, men svært liten gevinst når det gjelder husleie. UB har følgende planer for utvikling av arealene. 2 - Det er blitt mottatt Språksamlingene fra UiO. Samlingene inneholder flere hundre hyllemeter med faglitteratur, stor mengde kart og 3 håndbibliotek. Ekstra areal behøves. En del er blitt tatt i UBs magasinarealet (HF-kjelleren, depot), andre på fakultetet. Resterende areal som behøves må dekkes av ekstra tilskudd øremerket språksamlingen. - Det er planlagt flytting av bibliotek for realfag fra Johannes Brunsgt. 12 til Realfagbygget i Biblioteket åpner i nye arealer i desember Selv om biblioteket har redusert arealer med ca. 500 m2, er det ikke mye rom for innsparing på grunn av økte kostnader på fellesareal slik at de totale kostnadene øker. - Det er planlagt sammenslåing av Manuskript- og librarsamlingene (Sydnesplassen 7) og Billedsamlingen (Nygårdsgate 5). Tidshorisont på denne prosessen er usikker. Det er også usikkert om denne prosessen fører til arealbesparelse. Sammenslåingen er allikevel nødvendig på grunn av manglende egenhet av nåværende lokaler og behovet for effektivisering av ressursbruk. - I forbindelse med organisasjonsutviklingsprosjektet som ble gjennomført i 2017 har Universitetsdirektøren bestilt en utredning av muligheten for å samlokalisere personal og samlinger ved biblioteket for psykologi, utdanning og helse med bibliotekene for medisin og for samfunnsvitenskap. Dette vil ha en effekt på UBs arealmengde i form av innsparing av ca. 750 m2 av arealet.

14 Det er per i dag usikkert hvordan disse endringene vil påvirke UBs arealmasse og tilsvarende husleie. UB forventer allikevel at et eventuelt handlingsrom oppstår ved endring/reduksjon av UBs arealer. Langtidsbudsjett UB har utarbeidet 3 scenarier. I arbeidet ble det benyttet prognoseverktøy for langtidsbudsjettering utarbeidet av Økonomiavdelingen. I Scenario 1 og 2 er realistiske forutsetninger lagt til grunn. Scenario 2 viser en ønskelig utvikling der langtidsbudsjettet er i balanse. Forutsetninger som ligger til grunn for de to scenariene er oppgitt i Tabell 1: Tabell1: Forutsetninger Scenario 1 Scenario 2 Scenario 3 Lønn Pensjonsalder Antatt avgang 1% 1% 1% Antatt permisjon uten 0% 0% 0% lønn Årslønn Kr Kr Kr Lønnsøkning 2,65% (sentralt 1,15, lokalt 1,5%) 2,65% (sentralt 1,15, lokalt 1,5%) 2,65% (sentralt 1,15, lokalt 1,5%) Reansettelse 100% 100% 100% Areal Ingen endring Ingen endring Reduksjon 2 mil. kr fra og med 2020, ytterligere reduksjon 1,5 mil. kr fra og med Mediebudsjett Vekst i medieutgifter 6% 6% 5% Vekst KD-inntekter LPK+2% (4,2%) LPK+2% (4,2%) 5% Instituttinntekter (HB, Uni Research) Inntekter KD-inntekter (utenom ) Kostnader Vekst husleie 3 Satser fra prognoseverktøyet, reduksjon i eksterne tilskudd med 4 mil kr fra og med Satser fra prognoseverktøyet. Ingen tilbakeført strategikutt. Satser fra prognoseverktøyet, reduksjon i eksterne tilskudd med 1 mil kr fra og med Satser fra prognoseverktøyet. Ingen tilbakeført strategikutt. Satser fra prognoseverktøyet. Satser fra prognoseverktøyet. Tilbakeført strategikutt 100%. Satser fra prognoseverktøyet. Satser fra prognoseverktøyet. Satser fra prognoseverktøyet. Investeringer Tilsvarende LPK. Tilsvarende LPK. Reduksjon i perioden Andre driftskostnader Tilsvarende LPK Tilsvarende LPK Gjennomsnittlig vekst 1% i perioden 2018-

15 2022 Scenario 1 I dette scenariet legger UB til grunn realistiske forutsetninger som er basert på historisk utvikling samt forventet utvikling i organisasjonen. Scenariet viser økende negativ overføring i perioden , som følge av at forventet vekst i kostnader er høyere enn forventet vekst i inntekter. Tallene er avrundet til nærmeste tusen. Tabell 2: Scenario 1 Grunnbevilgninga KD-inntekter utenom mediebudsjett KD-inntekter mediebudsjett Instituttinntekter Investeringar Lønnskostnader Kostnader mediekjøp Andre driftskostnader Interne transaksjonar Sum Kommentarer til Scenario 1 Årslønn: Alle UBs årsverk regnes som teknisk-administrative. Det er estimert en gjennomsnittlig årslønn (inkl. sosiale kostnader) for alle UBs ansatte. Lønnsøkning: Det forutsettes lønnsøkning på 2,65%. Vekst KD inntekter: Det benyttes satser for lønns- og priskompensasjon, effektiviseringskutt og strategikutt som er lagt inn i prognoseverktøyet. Ingen tilbakeføring av strategikutt. Instituttinntekter: Det forutsettes en vekst tilsvarende lønns- og priskompensasjon. Husleie: Det benyttes satser for husleie som er lagt inn i prognoseverktøyet. Vekst i medieutgifter: Prisstigning på medieressurser er ulik veksten i driftskostnader. Kostnadene er derfor vist på to linjer: «Mediekostnader» og «Andre driftskostnader». UB forutsetter vekst i medieutgifter på 6%. Instituttinntekter (HB, Uni Research): UB forventer reduksjon i eksterne tilskudd med 4 mil kr. fra og med 2019 (Uni Research). I dette scenarioet blir ikke inntektstapet kompensert. Vekst driftskostnader: Det forutsettes en vekst tilsvarende lønns- og priskompensasjon. Scenario 2 I scenario 2 legger UB til grunn realistiske forutsetninger som er basert på historisk utvikling samt forventet utvikling i organisasjonen. 4

16 Her forutsettes det at reduksjon i eksterne tilskudd med 4 mil kr fra og med 2019 skal kompenseres med 75% (3 mil kr) av UiB sentralt. Dette scenariet viser også en økt negativ overføring i perioden , men overføringen er mindre sammenlignet med scenario 1. Tabell 3: Scenario 2 Grunnbevilgninga KD-inntekter utenom mediebudsjett KD-inntekter mediebudsjett Instituttinntekter Investeringar Lønnskostnader Kostnader mediekjøp Andre driftskostnader Interne transaksjonar Sum Kommentarer til Scenario 2 Årslønn: Alle UBs årsverk regnes som teknisk-administrative. Det er estimert en gjennomsnittlig årslønn (inkl. sosiale kostnader) for alle UBs ansatte. Lønnsøkning: Det forutsettes lønnsøkning på 2,65%. Vekst KD inntekter: Det benyttes satser for lønns- og priskompensasjon, effektiviseringskutt og strategikutt som er lagt inn i prognoseverktøyet. Ingen tilbakeføring av strategikutt. Instituttinntekter: Det forutsettes en vekst tilsvarende lønns- og priskompensasjon. Husleie: Det benyttes satser for husleie som er lagt inn i prognoseverktøyet. Vekst i medieutgifter: Prisstigning på medieressurser er ulik veksten i driftskostnader. Kostnadene er derfor vist på to linjer: «Mediekostnader» og «Andre driftskostnader». UB forutsetter vekst i medieutgifter på 6%. Instituttinntekter (HB, Uni Research): UB forventer reduksjon i eksterne tilskudd med 4 mil kr. fra og med 2019 (Uni Research). Det forutsettes at inntektstapet kompenseres med 75% (3 mil kr) av UiB sentralt. Vekst driftskostnader: Det forutsettes en vekst tilsvarende lønns- og priskompensasjon. Scenario 3 Scenario 3 viser langtidsbudsjett i balanse. Scenariet gir en indikasjon på hva som er nødvendig for at UB skal kunne takle budsjettutfordringene i perioden Tallene er avrundet til nærmeste tusen. Tabell 4: Scenario 3 5

17 Grunnbevilgninga KD-inntekter (utenom ) KD-inntekter (720083) Instituttinntekter Investeringar Lønnskostnader Kostnader mediekjøp Andre driftskostnader Interne transaksjonar Sum Kommentarer til Scenario 3 Lønn: Samme forutsetninger som for Scenario 1 og 2. Vekst KD inntekter: UB forutsetter ulik vekst på KD inntekter øremerket drift og KD inntekter øremerket mediekjøp (720083). KD inntekter er oppgitt på to linjer: «KD inntekter (utenom )» og «KD inntekter (720083)». UB forventer å få strategikuttet tilbakeført som følge av den strategiske satsingen på digitalisering av samlinger og tjenester, samt samlokalisering for fysisk og digital tilgjengeliggjøring av UiBs arkiv og spesialsamlinger. UB forutsetter en økning i budsjettrammen øremerket mediekjøp («KD inntekter (720083)») tilsvarende prisøkning på medieressurser. Prisøkningen forutsettes 5% i dette scenariet. Vekst inntekter Helse Bergen, Uni Research: Årlig vekst tilsvarende lønns- og priskompensasjon. UB forventer reduksjon i eksterne tilskudd med 4 mil kr. fra og med 2019 (Uni Research). Det forutsettes at UiB kompenserer inntektstapet og det har derfor ikke innvirkning på resultatet. Husleie: Det benyttes satser for husleie som er lagt inn i prognoseverktøyet. I tillegg forutsetter UB en varig reduksjon i arealer tilsvarende nedgang i husleie på 2 mil. kr fra og med 2020; ytterligere reduksjon fra og med 2022 tilsvarende 1,5 mil. kr. Antakelser om arealreduksjon er usikre. Forslag til vedtak: Styret tar langtidsbudsjett for UB til orientering. 6

18 Universitetet i Bergen UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: Styresak: 17/2017 Sak nr.: 2017/2472 Møtedato: Faglig leder for Rådgivende gruppe for Skeivt arkiv Vi viser til sammensetning av rådgivende gruppe, se Professor Tone Hellesund ble oppnevnt som leder for rådgivende gruppe fra til Førsteamanuensis Camilla Brauteset ble oppnevnt som leder fra Det er nå klart at Brauteset ikke har anledning til å være leder for rådgivende gruppe for den resterende del av perioden. Det foreslås derfor at professor Tone Hellesund fortsetter som leder for gruppen fra 1. september 2017 til og med 31. desember Forslag til vedtak: Styret oppnevner professor Tone Hellesund som leder for rådgivende gruppe for den resterende del av perioden, dvs. fra og med 1. september 2017 til og med 31. desember 2018.