Oslo universitetssykehus HF

Transkript

1 Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 19. desember 2013 Saksbehandler: Direktør Oslo sykehusservice Vedlegg: Utkast til avtale om virksomhetsoverdragelse Vedtak av rektor ved Universitetet i Oslo SAK 72/2013 VIRKSOMHETSOVERDRAGELSE AV MEDISINSK BIBLIOTEK TIL UNIVERSITETET I OSLO Forslag til vedtak: 1. Styret anbefaler at Oslo universitetssykehus medisinske bibliotektjeneste virksomhetsoverdras til Universitetet i Oslo i henhold til vedlagte avtaleutkast. 2. Styret ber administrerende direktør oversende saken til Helse Sør-Øst RHF for avklaring av overføring på statsbudsjettet og vedtak i foretaksmøte. 3. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å undertegne avtalen om virksomhetsoverdragelse etter vedtak i foretaksmøte. Oslo, den 11. desember 2013 Bjørn Erikstein

2 Oslo universitetssykehus HF styresak 72/2013 Side 2 av 5 1. Sammendrag Oslo universitetssykehus har i dag ansvar for de Medisinsk bibliotekene som er lokalisert på Ullevål sykehus og Radiumhospitalet. Universitetet i Oslo v/universitetsbiblioteket har ansvaret for biblioteket på Rikshospitalet. Denne todelingen gir utfordringer både til bibliotekene og deres brukere. En arbeidsgruppe har konkludert med at en overføring av de medisinske bibliotektjenestene ved Oslo universitetssykehus til og samling i regi av Universitetet i Oslo, vil være den beste løsningen på dagens utfordrende biblioteksituasjon. I ettertid har partene i fellesskap vurdert praktiske forhold og forutsetninger for en virksomhetsoverdragelse. 2. Administrerende direktørs vurdering og anbefaling Administrerende direktør ser det som positivet at Oslo universitetssykehus og Universitetet i Oslo i fellesskap kan komme frem til en god løsning for de Medisinske bibliotekene ved helseforetaket. Det er forventet at en overgang fra to til én eier vil gi driftsgevinster, og at Oslo universitetssykehus gjennom en slik reorganisering vil få et mer enhetlig tilbud og er sikret en utvikling av bibliotektjenestene i takt med utviklingen ved Universitetet i Oslo. Den vedlagte avtalen om virksomhetsoverdragelse er vedtatt av rektor ved Universitetet i Oslo. På denne bakgrunn foreslås det at styret slutter seg til avtale om virksomhetsoverdragelse, og at saken fremmes til Helse Sør-Øst RHF og foretaksmøtet. 3. Faktabeskrivelse Medisinsk bibliotek for ansatte ved Oslo universitetssykehus er i dag fordelt slik at Rikshospitalets medisinske bibliotek driftes av Universitetet i Oslo v/universitetsbiblioteket etter virksomhetsoverdragelse i 1998, mens de øvrige medisinske bibliotek (lokalisert på Ullevål sykehus og Radiumhospitalet) driftes av Oslo universitetssykehus. Medisinsk bibliotek ved Oslo universitetssykehus har totalt 13 ansatte og er organisert under Virksomhetsområde Forskningsstøtte i Oslo Sykehusservice. Arbeidsgruppe og forslag til endringer Det ble i 2010 nedsatt en arbeidsgruppe, bestående av representanter for Universitetet i Oslo og Oslo universitetssykehus, med mandat å vurdere videre organisering av bibliotektjenester. Gruppen drøftet flere mulige løsninger, og konkluderte i sin rapport (desember 2010) at virksomhetsoverdragelse av Oslo universitetssykehus medisinske bibliotektjeneste til Universitetet i Oslo vil være den beste løsningen på dagens utfordrende biblioteksituasjon. Arbeidsgruppens vurdering er forelagt Universitetsbibliotekets styre som i sitt møte 2. mars 2011 støttet rapportens konklusjon. Det Medisinske fakultetet ved Universitetet i Oslo har også støttet forslaget og vedlagte avtale om virksomhetsoverdragelse er vedtatt av rektor ved Universitetet i Oslo. Følgende fordeler påpekes: Hele bibliotektjenesten for ansatte i sykehuset får samme eier og kan enklere bygge opp et mer enhetlig tilbud, uavhengig av lokalisasjon.

3 Oslo universitetssykehus HF styresak 72/2013 Side 3 av 5 Ved en virksomhetsoverdragelse vil mengden dobbeltarbeid som pr i dag utføres ved Oslo universitetssykehus og Universitetsbiblioteket bli redusert, dette gjelder spesielt arbeidet med e-ressurser. Sykehuset er sikret en utvikling av bibliotektjenestene i takt med utviklingen ved Universitetet i Oslo, for eksempel når det gjelder programvare og systemapplikasjoner. Lisensavtaler om tilgang til medisinske e-ressurser som inngås vil gjelde samtlige lokalisasjoner. Mulige utfordringer er: Sykehuset får mindre innflytelse på utviklingen av den medisinske bibliotektjenesten. Samtlige ansatte i Oslo universitetssykehus medisinske bibliotek får ny arbeidsgiver og blir noe mindre involvert i det som foregår på sykehuset. Universitetsbiblioteket er et offentlig bibliotek som vil bety at sykehusbibliotekene også må betjene eksterne brukere. Vilkår for overdragelse Økonomi Universitetet i Oslo og Oslo universitetssykehus har i fellesskap vurdert de økonomiske forutsetningene for en avtale. Da virksomhetsoverdragelse ble vurdert i 2012, ble det konkludert at en løsning basert på kjøp av tjenester fra Universitetsbiblioteket til avtalte, årlige rammer, ville utløse merverdiavgift. For å unngå dette vil man nå søke å foreta en overføring av bibliotekbudsjettet i Oslo universitetssykehus til Universitetet i Oslo gjennom en overføring på departementsnivå. Dette har forutsatt at partene blir enige om de forventede kostnadene for Tallmaterialet er kvalitetssikret i møter høsten 2013 mellom Universitetet i Oslo / Universitetsbiblioteket og Oslo universitetssykehus / Medisinsk bibliotek. For drift av den overførte enhet skal Oslo universitetssykehus overføre til Universitetet i Oslo et beløp tilsvarende prognose for kostnadsnivå 2013 på bibliotekvirksomheten, justert for 2014 med hensyn til generell prisstigning for driftskostnader og lønnsendring i henhold til resultatet av de årlige lønnsforhandlingene for de organisasjoner det overførte personell tilhører. For 2015 og senere vil størrelsen på budsjettet for den overførte virksomhet ikke lenger være Oslo universitetssykehus sitt ansvar. Den mest usikre posten er budsjettet for innkjøp av medier, da dette varierer med både forlagenes prissetting og valutakursene. De fleste av Oslo universitetssykehus sine avtaler på mediekjøp forhandles frem enten via Cristin-konsortiet eller av Universitetsbiblioteket direkte i et konsortiesamarbeid mellom Universitetsbiblioteket og sykehusbibliotekene. Dette gjør at stordrifts- eller konsortiefordeler allerede er tatt ut, både når det gjelder pris for avtaler og arbeid knyttet til selve anskaffelsesprosessen. En virksomhetsoverdragelse vil dermed ikke gi utslag på mediebudsjettet i form av innsparinger, og anskaffelsesprosessen kan i liten grad effektiviseres. I 2012 ble det foretatt innkjøp ved Medisinsk bibliotek, Oslo universitetssykehus, som brakte medietilbudet i sykehuset til et nivå likeverdig med tilbudet fra Universitetsbiblioteket. Dette medfører at mediekostnadene for de kommende år vil bli

4 Oslo universitetssykehus HF styresak 72/2013 Side 4 av 5 lavere enn tidligere forventet. Dette gjennspeiles i det fremforhandlede resultat for overføring av budsjett Kostnadsbudsjett for Medisinsk bibliotek. (Beløp i 1000 kr) Kostnadsart Nytt forslag for 2014 Omforent kostnadsbudsjett for 2012 Budsjett 2013 Lønn Medie Drift Indirekte kostnader Sum * * I budsjettet for 2012 ligger en investering på 2 millioner kroner for opprustning av medisinsk bibliotek. Sett bort fra denne engangskostnaden var budsjettet for 2012 på kr 16, 998 millioner kroner. Forholdet til Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst støtter bibliotektjenesten med to stillinger som del av den regionale forskningsstøtten fra Helse Sør-Øst til Oslo universitetssykehus. Ansvaret for å forvalte tjenesten følger virksomhetsoverdragelsen og videreføres på det nivå Helse Sør-Øst til en hver tid beslutter. Personal Det ble avholdt drøftingsmøte med de tillitsvalgte 6. september Videre ble det avholdt møte med de berørte ansatte og lokale tillitsvalgte 28. oktober I drøftingsmøte med foretakstillitsvalgte 20. november 2013 understreket arbeidstakersiden sin støtte til virksomhetsoverdragelsen, men fremhevet at usikkerheten rundt tidspunktet for virksomhetsoverdragelsen er en belastende situasjon for de ansatte som omfattes av overdragelsen. Personalet overføres fra den første mulige dato etter 1. januar 2014 fra Oslo universitetssykehus til Universitetet i Oslo etter arbeidsmiljølovens regler om virksomhetsoverdragelse. Virksomhetsoverdragelsen vil omfatte alle faste og midlertidige ansatte ved Medisinsk bibliotek som på overføringstidspunktet er i arbeid, i permisjon, under attføring, i langvarig sykemelding eller er i oppsigelsestid. Overdragelsen omfatter ordning for pensjonsforpliktelsene. Lokaler Oslo universitetssykehus stiller vederlagsfritt egnede lokaler og overfører nåværende utstyr til rådighet for Universitetet i Oslo / Universitetsbiblioteket, og bekoster senere investeringer knyttet til dette. Det er fastsatt i forslag til avtale mellom partene at Oslo universitetssykehus skal ha fleksibilitet i de lokaler som stilles til rådighet. Infrastruktur/drift Oslo universitetssykehus må vederlagsfritt sørge for at nødvendig IKT-infrastruktur er ivaretatt samt bekoste investeringer knyttet til dette (ikke driftsmateriell).

5 Oslo universitetssykehus HF styresak 72/2013 Side 5 av 5 Boksamling Den nåværende boksamling ved Medisinsk bibliotek Oslo universitetssykehus overføres vederlagsfritt til Universitetet i Oslo og stilles til disposisjon for alle Universitetsbibliotekets brukere. Avtale Det er fremforhandlet avtale mellom partene (vedlegg). Avtalen er kvalitetssikret av juridisk avdeling. Den videre prosess Virksomhetsoverdragelsen vedtas av foretaksmøtet i Oslo universitetssykehus etter anbefaling fra styret. Etter et vedtak i styret vil saken bli sendt Helse Sør-Øst RHF for avklaring med Helseog omsorgsdepartementet av overføring av midler på statsbudsjettet til Kunnskapsdepartementet, og for fremleggelse for vedtak i foretaksmøtet.