4. Hovedutfordringer Konkretisering av tiltak

Transkript

1 Universitetet i Oslo Enhet for lederstøtte Rammeverk for arbeidet med utviklingsavtaler mellom fakulteter og tilsvarende enheter FORSLAG TIL UTVIKLINGSAVTALE MELLOM UNIVERSITETSLEDELSEN OG UNIVERSITETS- BIBLIOTEKET 1. Utviklingsavtalens formål og funksjon Beskrive avtalens formål: - Generelt: Formålet med utviklingsavtalene er å identifisere og iverksette tiltak på områder der universitetet må forbedre sine resultater. - Spesifikt: Hvordan skal UB bidra til at UiO løfter seg og forbedre sine resultater. Hva er de særskilte utfordringene og hvordan skal de løses? Grunnlag for avtalen: - Generelt: Etatsstyringen inkludert utviklingsavtalen med KD (inngår i tildelingsbrevet), tilbakemelding fra etatsstyring og UiOs årsplan. - Spesifikt: Forholdet til fakultetets prioriteringer i intern årsplan Avtalens varighet: Områder i utviklingsavtalen Områdene i utviklingsavtalen er fastsatt basert på felles forståelse mellom enhet og universitetsledelse. Det forventes at alle fakultetene har tiltak på utdanningsområdet. 3. Oppfølging av resultater Vurdering av oppnådde resultater baseres på en samlet vurdering av den oppnådde effekt ved utgangen av avtaleperioden, hvor utviklingen sammenlignes med det etablerte utgangspunktet. Avtalen vil i avtaleperioden følges opp i styringsdialoger mellom rektor og dekan og eventuelt i andre møter. Oppfølgingen baseres på oppnådde årlige resultater og fakultetets og rektoratets vurderinger av tiltakenes effekt. 4. Hovedutfordringer Konkretisering av tiltak Hovedutfordring 1: Avklare forventninger og behov for bibliotektjenester fra fakulteter og enheter ved UiO UB har i den siste strategiperioden hatt fokus på å tilby et enhetlig tjenestenivå til alle brukere på UiO. Dette har vært viktig for å sikre et godt nivå på tjenester til alle uavhengig av tilhørighet. Imidlertid er det store faglige forskjeller og behov ved UiO, som gjenspeiler seg i ulike behov for bibliotektjenester. UBs organisering speiler i stor grad 1

2 2 fakultetsstrukturen ved UiO og det er store forskjeller i hvor tett dialogen er mellom de ulike avdelingsbibliotekene og «sine» fakulteter. For å kunne møte og respondere på stadig endrede behov og fortsatt være en relevant samarbeidspartner innen forskning, undervisning, formidling og innovasjon, er det nødvendig å ha tett dialog med alle fakulteter og enheter ved UiO. Dette gjelder både med ledelse og fagmiljøene. Tiltak 1 Gjennomføre dialogmøter med alle fakulteter og enheter ved UiO for å avklare forventninger og behov for bibliotektjenester i.etablering av nullpunkt: UB har p.t. ingen faste årlige møter med fakulteter og enheter ved UiO UB har ingen systematisk oversikt over forventninger og behov for bibliotektjenester fra alle fakulteter og enheter ved UiO ii.identifisere kvantitativ(e) indikator(er) som grunnlag for vurdering av Det er etablert faste årlige møter med faglig og administrativ ledelse ved alle fakulteter og enheter Det er etablert et rammeverk for dialogmøtene, for gjennomføring og oppfølging. iv.oppfølging av tiltaket UB vil ila 2019 gjennomføre dialogmøter med alle fakulteter og enheter ved UiO UB har på bakgrunn av dialogmøtene utarbeidet planer for oppfølging av identifiserte behov. v.hva kjennetegner situasjonen når tiltaket er gjennomført UB har god innsikt i alle fakulteter og enheters forventninger og behov for bibliotektjenester UB har justert tjenestetilbud og foretatt resursmessige prioriteringer ut i fra fakultetene og enheters forventninger og behov. Hovedutfordring 2: Avklare UBs rolle i campusutvikling (ansvarsdeling UB/fakultetene/Eiendomsavdelingen) UB har betjente arealer og tjenestetilbud på mange ulike lokasjoner og på alle aktuelle campuser. Arealene og ressursene utgjør en tverrfaglig infrastruktur, og UB har mange samarbeidsflater med andre enheter ved UiO. Dette kan utnyttes bedre i forskningsformidling og for å sikre en levende og trygg campus på ettermiddagstid, samt oppfylle målsettinger i en samlet strategi for campusutvikling. Her har UB sterke avhengigheter med alle fakultetene, museene, Eiendomsavdelingen, samt arrangementsstøtte sentralt. Tiltak 1 Samarbeide tett med ulike aktører i videre arealplanlegging med et brukerutgangspunkt i. Etablering av nullpunkt: UBs dialog med EA knytter seg i dag primært til enkeltprosjekter og dialogmøter basert på UBs egne behov. UB har en uavklart rolle i strategisk campusutvikling. ii. Identifisere kvantitativ(e) indikator(er) som grunnlag for vurdering av Det er etablert et rammeverk og faste møtepunkter for UBs deltakelse i strategisk campusutvikling. 2

3 iii. Oppfølging av tiltaket UB samarbeider med EA, utvalgte fakulteter og museer om konkretisering av tjenestetilbud og formidlingsaktiviteter basert på helhetlige behov knyttet til lokasjonenes særpreg og brukere. iv. Hva kjennetegner situasjonen når tiltaket er gjennomført UBs infrastruktur, arealer og ressurser er godt avstemt med og utnyttes effektivt i samspill med øvrige tjenestetilbud og UiOs samlede strategi. 3 Hovedutfordring 3: Bidra til å utvikle kompetanse, tjenester og god praksis som setter UiO i stand til å utnytte fordelene ved åpen forskning Overgangen til åpen forskning vil få stor betydning for UB og UiO. Åpen forskning favner bredt og vil få betydning innen mange deler av forskning- og utdanningsprosessene, men det er særlig innen åpen tilgang og publisering, åpne forskningsdata og åpne læringsressurser UB vil bli særlig berørt. Overgangen til åpen forskning vil utfordre UB på viktige kjerneoppgaver, innen samlingsutvikling, metadata og kunnskapsorganisering, kompetanse og tjenester. I et 5-årspespektiv blir en viktig oppgave for UB å bidra til sikre en bærekraftig økonomisk modell for tilgang og publisering av forskningsresultater. En annen viktig for oppgave for UB blir å bidra til at UiOs metadata, publikasjoner, forskningsdata og andre ressurser forvaltes effektivt og sikkert, blir søkbare, tilgjengelige og gjenbrukbare. Tiltak 1 Bidra til å etablere en bærekraftig modell for tilgang og publisering av forskningsresultater ved UiO ii.etablering av nullpunkt: Hoveddelen av dagens mediebudsjett er bundet opp i noen få store og kostbare abonnementsavtaler med akademiske forlag. vi.identifisere kvantitativ(e) indikator(er) som grunnlag for vurdering av Prosentvis andel av UBs mediebudsjett som brukes til publiseringskostnader vs. abonnementskostnader vii.oppfølging av tiltaket Forhandle overgangsavtaler med akademiske forlag, i tråd med nasjonale retningslinjer. Bidra til å utvikle modeller for å finansiere åpen publisering Utvikle arbeidsflyt og rutiner for å håndtere åpen publisering viii.hva kjennetegner situasjonen når tiltaket er gjennomført Ansatte og studenter ved UiO har tilgang til relevante forskningsresultater Ansatte ved UiO kan publiserer sine forskningsresultater i foretrukket publiseringskanal Tiltak 2 Bidra i arbeidet med forskningsdata ved UiO, spesielt innen kompetanseheving, metadata og søk/tilgjengeliggjøring. iii.etablering av nullpunkt: UB har utviklet pilotkurs for forskningsdatahåndtering Det finnes ingen lett tilgjengelig søketjeneste for gjenfinning av forskningsdata ix.identifisere kvantitativ(e) indikator(er) som grunnlag for vurdering av Andel av forskere og studenter ved UiO som deltar på kurs innen håndtering av forskningsdata 3

4 x.oppfølging av tiltaket Etablere en fast kursportefølje for forskningsdatahåndtering Bidra til å etablere støttetjenester til forskningsdatahåndtering, i samarbeid med fagmiljøer og andre relevante aktører. xi.hva kjennetegner situasjonen når tiltaket er gjennomført Ansatte og studenter ved UiO har god kompetanse samt tilgang til gode støttetjenester i håndtering av forskningsdata. 4 Hovedutfordring 4: Hvordan skal UB jobbe mest effektivt, ut i fra eksisterende rammebetingelser, for å levere de tjenestene vi skal levere, samtidig som ønsket tjenestenivå og -kvalitet blir ivaretatt UB har de siste årene gjennomført en omfattende digitalisering av sine samlinger og står nå overfor store endringer som en følge av overgang til åpen tilgang og publisering. UB har også i stor grad anskaffet og tatt i bruk moderne biblioteksystemer som legger til rette for digitalisering og effektivisering av UBs tjenester og arbeidsprosesser. For å kunne ta ut den fulle effekten av disse endringene, samt sette seg i stand til møte fremtidige utfordringer, er det nødvendig å foreta en gjennomgang av UBs sentrale tjenester og arbeidsprosesser. Hensikten vil være å sørge for at UBs sentrale arbeidsprosesser og funksjoner er effektive og tilstrekkelig dimensjonert for å kunne levere ønsker tjenestenivå og kvalitet. Tiltak 1 Gjennomgå sentrale arbeidsprosesser og funksjoner på UB, for å se om mulige gevinster kan hentes ut ved omorganisering, samhandling eller omstrukturering xii.etablering av nullpunkt: Kartlegge arbeidsprosesser og sentrale funksjoner xiii.oppfølging av tiltaket Gjennomføre prosess- og ressurskartlegging av sentrale arbeidsprosesser og funksjoner Gjennomføre nødvendig omorganisering eller omstrukturering av sentrale arbeidsprosesser og funksjoner xiv.hva kjennetegner situasjonen når tiltaket er gjennomført UBs sentrale arbeidsprosesser og funksjoner har en effektiv arbeidsflyt og tilstrekkelig ressurser til å levere ønsker tjenestenivå og -kvalitet Tiltak 1 Ta i bruk RPA-teknologi for å automatisere og digitalisere arbeidsprosesser, spesielt innen anskaffelse og kunnskapsorganisering av UBs trykte og digitale samlinger. xv.etablering av nullpunkt: Kartlegge arbeidsprosesser som kan automatiseres og digitaliseres Kartlegge andel personalressurser som brukes til å håndtere trykte og digitale samlinger xvi.oppfølging av tiltaket Bygge opp kompetanse og kapasitet i bruk av RPA-teknologi og bruk av kunstig intelligens/maskinlæring Gjennomføre prosess- og ressurskartlegging av de sentrale arbeidsprosesser 4

5 5 xvii.hva kjennetegner situasjonen når tiltaket er gjennomført UB har automatisert og digitalisering hele eller deler av sine sentrale arbeidsprosesser 5