Osloregionen SAKSFREMLEGG

Transkript

1 Osloregionen SAKSFREMLEGG Styret i Osloregionen, Sak nr. 59/16 Saksansvarlig: Øyvind Såtvedt, Sekretariatet for Osloregionen OSLOREGIONEN: FORSLAG BUDSJETT 2017 FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret godkjenner sekretariatets forslag til budsjett for Styret godkjenner den foreslåtte fordelingen av budsjettposten for prosjekter og tiltak som ramme for gjennomføring av handlingsprogram for Sekretariatet gis fullmakt til å gjennomføre tildelingen av midler til prosjekt- og tiltaksansvarlige i tråd med de premisser som fremgår av saken, herunder anledning til å utvise skjønn for det enkelte tiltak innenfor den samlede rammen. Sekretariatet har overordnet ansvar for inngåelse av avtaler og innkjøp på vegne av Osloregionen i hht Oslo kommunes innkjøpsreglement. 4. Rapportering for bruk av prosjektmidler skjer i forbindelse med budsjettrapporteringen til styret i august/september og ved regnskapsavleggelse i februar/mars. SAKSFRAMSTILLING INNLEDNING Osloregionens budsjett 2017 tar utgangspunkt i forslag til handlingsprogram for Sammenlignet med budsjettet for innebærer budsjettet en økning en av utgiftene. Økningen knytter seg i hovedsak til prosjekter og tiltak, og skyldes bl.a. at enkelte planlagte prosjekter er skjøvet på i tid. Lønnsbudsjettet er tilnærmet uendret. På sikt legges det opp til å øke aktiviteten i egenregi og redusere behovet for kjøp av konsulenter og andre tjenester. I var det en ekstraordinær økning i posten til informasjon i forbindelse med mange nye folkevalgte i regionen etter valget høsten For 2017 er denne posten derfor redusert. Innenfor avsetningen til prosjekter og tiltak er det bl.a. satt av midler til gjennomføring av en kartlegging av sterke nærings- og innovasjonsmiljøer og det offentlige virkemiddelapparatet på Østlandet, samt et mulig hovedprosjekt knyttet til bruk av smart spesialiseringsmetodikken. Det er også satt av midler til videre oppfølging av Osloregionens areal- og transportstrategi. Arbeidet med profilering kom fra inn i en operativ fase. Styret i Osloregionen sluttet seg i sakene 26/15 og 42/15 til prinsipper for finansiering av det operative profileringsarbeidet på vegne av regionen gjennom en ordning der hvert enkelt medlem inviteres til å være med å bidra til dette gjennom en egen finansiering utenom Osloregionens kontingent. for gjennomføring og handlingsplan for det operative profileringsarbeidet i 2017 vil bli lagt frem i en egen sak til styret. 1

2 BUDSJETTRAMMER 2017 Hovedtall Tabellen under angir hovedrammer for Osloregionens budsjett 2017 (i hele tusen kroner): Regnskap Pr. 31. oktober Prognose Forslag 2017 Inngående mindreforbruk (overførte midler fra tidl. år) Inntekter Kontingenter Sum inntekter Utgifter Sekretariatet, lønn Sekretariatet, andre utgifter Møteutgifter, styre og råd Informasjon Prosjekter og tiltak Sum driftsutgifter Resultat (neg. resultat = bruk av overførte midler) Utgående mindreforbruk Inntekter Kontingentinntekter Samarbeidsrådet vedtok en kontingent for for medlemskap i Osloregionen på kr 1,50 pr innbygger. Ringsaker kommune kommer med som betalende medlem fra Med utgangspunkt i SSBs befolkningstall pr , innebærer dette at samarbeidsalliansens faste inntektsgrunnlag i vil være 6, 48 millioner kroner. Beregningen fremgår av tabellen under: Medlemmer Folketall pr 1.1. Kontingent 2017 Fylkeskommuner Kommuner Oslo Totalt Overføring fra Det anslås at overføring fra inneværende og tidligere år til 2017 vil være ca. 3,1 mill kroner. Dette tar utgangspunkt i en prognose for med et mindreforbruk på kr. 1, 38 mill kroner. Prognosen er beheftet med usikkerhet. Utgifter De samlede driftsutgiftene er foreslått økt med ca. kr sammenlignet med budsjettet for. I ligger det an til mindreforbruk på ca.1,38 mill. kr. Hovedårsaken er at enkelte av prosjektene er forsinket sammenlignet med budsjettet. I tillegg er kostnadene blitt lavere enn budsjettert på enkelte av postene. Det legges opp til å øke utgiftene i 2017 for å gjennomføre utsatte tiltak. I budsjettet for 2017 legges det opp til å bruke av overførte midler 1 I henhold til Osloregionens vedtekter skal medlemsavgiftene baseres på antallet innbyggere i kommunene og fylkeskommunene pr i året før angjeldende budsjettår. Oslo kommune betaler dobbel kontingent. 2

3 fra 2017 i størrelsesorden kr Basert på prognosene for regnskapet for, vil det med dette budsjettet for 2017 gjenstå i overkant av kr 2,5 mill. kroner i overførte midler fra tidligere år ved utgangen av Lønnsbudsjettet Det er ønskelig å gradvis øke aktiviteten som skjer i egenregi i sekretariatet og redusere bruken av innleid kompetanse og kjøp av tjenester. Posten dekker i dag utgifter til en to stillinger, direktør og fagsjef. Det vil kunne være aktuelt å knytte til seg ytterligere en medarbeider i sekretariatet for å øke kapasiteten til prosjektoppfølging. Omfanget av en slik stilling må avklares nærmere. Sekretariatet følger Oslo kommunes lønnsregulativ. Andre sekretariatsutgifter Posten for andre utgifter til drift av sekretariatet er videreført på samme nivå som i budsjettet for. Posten skal i tillegg til løpende drift, husleie, utgifter til støttefunksjoner og kontorhold romme interne utviklingstiltak, møter/seminarer og lignende for alliansens administrative grupper. Osloregionens flytter fra inn i nye lokaler sammen med Osloregionens Europakontor og Østlandssamarbeidet. Det forventes ikke at utgifter til husleie og kontorhold vil endre seg vesentlig som en følge av dette. Møteutgifter for styret og råd Det vesentligste av utgiftene på denne posten går til gjennomføring av møtet i Samarbeidsrådet. Det legges i 2017 opp til å avholde møtet i Samarbeidsrådet i Oslo. Dette er erfaringsmessig noe mindre kostbart enn å ha arrangementet andre steder. Informasjon posten informasjon foreslås redusert i budsjettet for I var det en ekstraordinær avsetning på denne posten til internt informasjonsarbeid, blant annet på grunn av mange nye folkevalgte etter valget i Avsetningen for vil være tilstrekkelig til å opprettholde et godt nivå på informasjonsarbeidet. Prosjekter og tiltak Det er foreslått avsatt kroner 3,4 millioner til ulike prosjekter og tiltak i Prosjektrammen er økt med kr. sammenlignet med budsjettet for. Hovedårsaken til økningen er at enkelte prosjekter og tiltak er skjøvet på i forhold til budsjettet for. På sikt er det ønskelig å øke andelen aktivitet som skjer i sekretariatets egenregi og redusere bruken av konsulenter og kjøp av tjenester. Se nærmere beskrivelse av foreslåtte prosjekter og tiltak under. Resultat for 2017 er gjort opp med et merforbruk sammenlignet med kontingentinntektene på kr et innebærer at samarbeidsalliansen vil ha en reserve i størrelsesorden 2,5 millioner kroner ved utgangen av 2017, og styret vil dermed, om det fremmes forslag til ytterligere prosjekter og tiltak, ha noe frihet til etter behov å engasjere seg uten å måtte omprioritere fra vedtatte tiltak. PRIORITERINGER AV PROSJEKTER OG TILTAK 2017 Forslag til disponering av prosjektmidler tar utgangspunkt i handlingsprogram for Handlingsprogrammets grunnlag er de strategiske føringer for Osloregionen som ble vedtatt på møtet i Samarbeidsrådet den 31. mai. 3

4 Tabellen under angir forslag til prosjektrammer i 2017 (Tall i 1000 kr). TILTAK/PROSJEKT: Regnskap Pr. oktober Prognose 2017 (forslag) 2018 Foreløpig skisse Oppfølging av strategien for int profilering Profileringstiltak Rullering/oppfølging av Osloregionens ATP-strategi BEST-konferansen Innovasjonsarbeid i Osloregionen Styrke arbeidet med kompetanse Organisasjonsutvikling Innovasjon gjennom anskaffelser i offentlig sektor Østlandstinget Avisbilag Studietur for styret Kontingenter SUM Nærmere om de enkelte tiltakene: Oppfølging av strategien for internasjonal profilering av Osloregionen I 2017 skal det gjennomføres en videreutvikling av organisasjons/styringsmodellen for Oslo Brand Alliance. Til dette formålet vil det kunne være behov for kjøp av noe juridisk kompetanse. Forslag til budsjett 2017: kr Profileringstiltak Ved siden av det operative profileringsarbeidet som finansieres gjennom egen finansieringsordning, jfr. styresak 26/15, har styret i sak 35/15 også besluttet å opprettholde en post til profileringstiltak på Osloregionens ordinære budsjett. I vedtaket heter det: 1. Osloregionens ordning for støtte til profileringstiltak rettes inn mot støtte til tidsavgrensede profileringstiltak og prosjekter i regi av næringsklynger og nettverk i Osloregionen. 2. Prosjektene som gis støtte må være i tråd med Osloregionens profileringsstrategi. 3. Prosjektene som kan vurderes initieres av Osloregionens sekretariat og de enkelte nettverkene og klyngene i fellesskap. 4. Støttebeløp utover kr skal behandles av styret. Sekretariatet har fullmakt til å vurdere og innvilge lavere støttebeløp så lenge tiltakene er i tråd med vilkårene i punkt 1 tom. 3 over. Sekretariatet rapporter fortløpende til styret om støtte som er innvilget av sekretariatet innenfor denne fullmakten posten ble introdusert i budsjettet for 2015 og erstattet da en post med avsetning til MIPIM-messen samt en post med støtte til klyngeutvikling over Regionalt Innovasjonsprogram for Oslo og Akershus. Til sammen utgjorde disse to postene kr 1,25 mill. i budsjettet for For 2017 foreslås det å opprettholde samme nivå som i budsjettet for. Forslag budsjett : kr. 1 mill. 4

5 Oppfølging av Samordnet areal- og transportstrategi for Osloregionen Revisjonen av Samordnet areal- og transportstrategi for Osloregionen ble sluttført i. I 2017 vil aktivitetene i stor grad knyttet seg til oppfølging og bruk av strategien. Formidling av strategiens anbefalinger, både internt og eksternt, vil bl.a. være sentralt. Forslag til budsjett 2017: kr BEST-konferansen BEST-konferansen skal være en møteplass for Osloregionens medlemmer og representanter for næringsliv og akademia. Det legges opp til å veksle mellom hovedvekt på konkurransekraft og bærekraft. I 2017 legges det opp til at bærekraft med fokus på bypolitikk og byutvikling vil være hovedtema. BEST-konferansen 2017 er berammet til 16. februar, og arrangeres i samarbeid med NHO Oslo og Akershus. NHO vil være teknisk ansvarlig for arrangementet som gjennomføres i deres lokaler. I løpet av 2017 vil arbeidet med å planlegge BEST-konferansen 2017 starte opp. Forslag budsjett 2017: kr Innovasjonsarbeid i Osloregionen Osloregionen har tidligere fått utarbeidet en rapport (Oxford Research, 2014) med kartlegging av næringsklynger og næringsnettverk. Det var lagt opp til å gjennomføre en kartlegging av regionale strategier for næringsutvikling og innovasjon i Osloregionen i budsjettet for. I ble imidlertid Osloregionen og Osloregionens Europakontor invitert med i et samarbeid med Østlandssamarbeid om Smart spesialisering på Østlandet. Osloregionens prosjekt ble derfor stilt i bero i påvente av dette samarbeidet. Det legges nå opp til å gjennomføre et forprosjekt med en kartlegging av sterke nærings- og innovasjonsmiljøer i samt det offentlige virkemiddelapparatet på Østlandet. Osloregionens andel av kostnadene til dette er stipulert til kr I løpet av 2017 skal det legges frem en sak for de styrende organene i de tre organisasjonene med en vurdering av eventuell igangsetting av et hovedprosjekt med bruk av smart spesialiseringsmetodikken. posten skal i tillegg til forprosjektet, dekke Osloregionens andel i et eventuelt hovedprosjekt. Forslag budsjett 2017: kr Styrke arbeidet med kompetanse I de strategiske føringene for Osloregionen vedtatt i er arbeid for å styrke samarbeidet med universiteter, høgskoler og forskningsinstitusjoner som regionale strategiske aktører beskrevet som et arbeidsområde for alliansen. I handlingsplanen for 2017 er det lagt opp til å gjennomføre en enkel kartlegging av universitetenes og høgskolenes roller som regionale strategiske aktører, avdekke områder hvor vi har felles interesse av samarbeid Forslag budsjett 2017: kr Samarbeid om innovasjon gjennom anskaffelser i offentlig sektor Osloregionen, Østlandssamarbeidet og Innovasjon Norge er invitert med i et samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling om å legge til rette for økt innovasjon gjennom anskaffelser knyttet til bærekraftige plan- og byggeprosesser. Bak Nasjonalt program for leverandørutvikling står KS, Difi og NHO. Det legges opp til å samarbeide om gjennomføring av en konferanse innenfor dette temaet i mars Posten dekker Osloregionens andel av kostnadene til dette. 5

6 Forslag budsjett 2017: kr ,- Østlandstinget Ved behandling av sak 5/15 om samordning av samarbeidsarenaene på Østlandet, sluttet styret seg til anbefalingen om at det skal arrangeres et Østlandsting i samarbeid mellom Osloregionen, Østlandssamarbeidet og Osloregionens Europakontor. Det foreslås å avsette midler i budsjettet til planlegging/gjennomføring av Østlandstinget i 2017 eller Tidspunkt for dette er ikke avklart. Sekretariatet vil komme tilbake til styret med en egen sak om innretting og organisering av Østlandstinget. Forslag budsjett 2017: kr Studietur for styret Det er tradisjon for å arrangere studietur for styret annet hvert år. Styret har sluttet seg til at studieturen i 2017 legges til egen region. En egen gruppe arbeider med å forberede programmet for turen. Forslag budsjett 2017: kr FULLMAKTER - PRAKTISK GJENNOMFØRING Sekretariatet har i tidligere sak om delegasjon til sekretariatet 1 fått fullmakt fra styret til å ivareta den løpende økonomiforvaltningen i henhold til vedtatt budsjett. Fullmakten har sitt utgangspunkt i Oslo kommunes instruks for virksomhetsledere som er lagt til grunn for sekretariatslederens ansvar og myndighet. Det fremgår også av vedtaket i styresaken at Oslo kommunes regelverk og rutiner for innkjøp skal anvendes av sekretariatet, og at større saker klareres med styret. Styret har ikke satt en definert grense for hva som etter denne fullmakten anses å være en større sak. Praksis har vært at sekretariatet har anvendt skjønn, og relativt få saker fra sekretariatets eget driftsbudsjett har vært fremmet for styret. Saker som angår styrets virksomhet og tiltak/prosjekter som ikke har vært definert i prosjektbudsjettet, har vært gjenstand for orientering til styret eller fremmet som egne saker. For større tiltak og prosjekter er det etablert en praksis med prosjektbeskrivelser som angir organisering, fremdrifts- og finansieringsplaner. Ved behandlingen av prosjektbudsjettet for , ga styret sekretariatet særskilte fullmakter for iverksettingen. Den godkjente fordelingen av budsjettet ble vedtatt som en forhåndsfullmakt for sekretariatet til å effektuere endelig tildeling uten ytterligere godkjenning. Videre fikk sekretariatet fullmakt til å utvise skjønn mht rammene for det enkelte tiltak, så lenge tildelingen ikke overskred samlet ramme. Sekretariatet foreslår at den praksis man nå har lagt seg på vedrørende driftsbudsjettet videreføres, og at tilsvarende fullmakter som gitt for 2006, fortsatt gjøres gjeldende for prosjektbudsjettet for Rapportering Sekretariatet holder styret løpende orientert på styremøtene om fremdriften i tiltakene. En mer utfyllende statusrapport i forhold til budsjett og handlingsplan legges frem i tredje kvartal. Det anses ikke å være behov for et eget rapporteringsopplegg for prosjektmidlene til styret 1 Sak 03/05 Delegasjon til sekretariatet daglig økonomiforvaltning mv 2 Styresak 06-06: Prioritering av midler til prosjekter og tiltak

7 utover en slik rutine, og den løpende prosjektrapporteringen som gjøres i tilknytning til de årlige handlingsprogrammene. 7