BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN

Transkript

1 817 BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: N- 07/ /27358 Saksbehandler: Sven Evjenth Behandlingsutvalg Møtedato Saksnr. Forretningsutvalget /07 Formannskapet /07 Kommunestyret /07 RUTINE FOR POLITISK BEHANDLING AV STØRRE INVESTERINGS- PROSJEKTER VIKTIGE PUNKTER I SAKEN: Ved behandling av sak 024/07 (utsatt sak 020/07) Styrket politisk styring av større investeringsprosjekter vedtok kommunestyret bl.a.: 1. Politisk styring av enkeltprosjekter Når et investeringsprosjekt har en bruttoramme på 60 mill kr eller mer skal økonomisk ramme, fremdrift og prosjektbeskrivelse legges frem for politisk behandling som egen sak ved oppstart, ved andre viktige milepæler i prosjektet, ved endringer av prinsipiell betydning i økonomisk ramme, fremdrift og/eller prosjektbeskrivelse, og ved avslutning av prosjektet. I forbindelse med behandlingen av saken ba kommunestyret formannskapet avklare Forretningsutvalgets rolle ved behandlingen av større investeringsprosjekter. Formannskapet fattet i møte , sak 052/07 tilleggsinnstilling til sak 34/07, følgende vedtak: 1. Forretningsutvalget er et utvalg på linje med sektorutvalgene, innenfor Forretningsutvalgets ansvarsområde. 2. Forretningsutvalget er dessuten et innstillende utvalg for prinsipper for økonomisk styring og gjennomføring av investeringsprosjekter generelt. Med henvisning til pkt. 2 i formannskapets vedtak, legges foreliggende sak frem for Forretningsutvalget.

2 818 Rådmannen foreslår at større investeringsprosjekter legges frem til politisk behandling med følgende innhold når: Byggeprogram oppstart av prosjektet: Fastsetting av prosjektbeskrivelse, fremdrift og økonomisk ramme (prosjektramme). Milepæl forprosjekt: Orientering om prosjektbeskrivelse, fremdrift og økonomisk ramme. Endringer av prinsipiell betydning: Endring av prosjektbeskrivelse, fremdrift og økonomisk ramme. Avslutning av prosjektet: Orientering om oppnåelse av prosjektets målsetting, ferdigstillelse i forhold til vedtatt fremdrift og prosjektkostnad. Det vises til rådmannens redegjørelse med en nærmere beskrivelse av rapporteringsrutinene for politisk behandling av investeringsprosjekter over 60 millioner kroner. Rådmannens forslag til vedtak: Den beskrevne rutine legges til grunn for behandlingen av større investeringsprosjekterer. Elisabeth Enger Sven Evjenth Vedlegg: Byggeprosjekt politisk forslag

3 818 BEHANDLINGEN I FORRETNINGSUTVALGET Votering: Rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt. FU-016/ Innstilling: Den beskrevne rutine legges til grunn for behandlingen av større investeringsprosjekterer. BEHANDLINGEN I FORMANNSKAPET Votering: Forretningsutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. FSK-125/ Innstilling: Den beskrevne rutine legges til grunn for behandlingen av større investeringsprosjekterer. BEHANDLINGEN I KOMMUNESTYRET Halfdan Hegtun (V) fremmet følgende endringsforslag: Den beskrevne rutine i kommunestyresak 073/07 legges til grunn for behandlingen av større investeringsprosjekterer. Kristen Damsgaard (Ap) fremmet følgende tilleggsforslag: Erfaringene fra Rutiner for behandling av større investeringsprosjekter vurderes etter ett år. Votering: Formannskapets innstilling med Hegtuns endringsforslag ble enstemmig vedtatt. Damsgaards forslag ble enstemmig vedtatt oversendt formannskapet. KST-073/ Vedtak: Den beskrevne rutine i kommunestyresak 073/07 legges til grunn for behandlingen av større investeringsprosjekterer. Odd Reinsfelt ordfører

4 819 RÅDMANNENS REDEGJØRELSE FORSLAG TIL RUTINE FOR POLITISK BEHANDLING AV INVESTERINGSPROSJEKTER OVER 60 MILLIONER KRONER 1. INNLEDNING I handlingsprogramperioden skal kommunen realisere et omfattende investeringsprogram. Det er behov for god styring og kontroll av investeringsprogrammet både administrativt og politisk. For investeringsprosjekter med bruttoramme på 60 millioner kr eller mer skal økonomisk ramme, fremdrift og prosjektbeskrivelse legges frem for politisk behandling som egen sak. Formannskapet har innenfor vedtatt ramme for kommunen fullmakt til å fastsette og endre økonomisk ramme, fremdrift og prosjektbeskrivelse for enkeltprosjekter over 60 millioner kr. Dette notatet inneholder forslag til rutine for politisk behandling av denne type byggeprosjekter. Rutinen beskriver når det skal sendes en sak om byggeprosjekt til politisk behandling, og hvilken informasjon saken skal inneholde. 2. FASTSETTING AV RAMMER 2.1 Idefase grunnlag til Handlingsprogram Kommunestyret fastsetter i handlingsprogrammet samlet investeringsramme for kommunen, den enkelte sektor etc. Som underlag for kommunestyrets vedtak legger rådmannen i grunnlagsdokumentet frem mer detaljert informasjon om investeringsplanene innenfor det enkelte programområde, derunder oversikt over enkeltprosjekter. For enkeltprosjekter er informasjonen om investeringsplanene basert på ide/prosjektbeskrivelse med foreløpig kostnadsramme (prosjektanslag). Prosjektanslaget gjøres på grunnlag av overordnet prosjektbehov (tomt, funksjon, areal) og kalkuleres ut fra erfaringstall fra sammenlignbare prosjekter. For programområder, som f. eks barnehager er informasjonen om investeringsplanene basert på langsiktige strategier. Kostnadsrammen i handlingsprogrammet omfatter planer for bygging av x antall barnehageplasser. For disse prosjektene vil kostnadsrammen for det enkelte prosjektet utarbeides først i forbindelse med byggeprogrammet. 2.2 Byggeprogram oppstart av prosjektet I programmeringsfasen utarbeides byggeprogram som redegjør for; bakgrunn og mål for prosjektet, overordnede føringer mht tomt, regulering, arkitektur, miljø, funksjon og areal, samt overordnede krav til bygget og uteområdet. Videre gjør rådmannen en ny kostnadsvurdering basert på detaljeringen i byggeprogrammet. Når rådmannen er ferdig med byggeprogrammet og tilhørende kostnadsestimat, er det hensiktsmessig å legge frem saken til politisk behandling for vedtak av prosjektbeskrivelse, fremdrift og økonomisk ramme (prosjektramme). Det politiske vedtaket vil gi klarsignal

5 820 for oppstart av prosjektet. Det vil si oppstart i forhold til å engasjere ressurser til videre planlegging, prosjektering etc. 2.3 Milepæl forprosjekt I forprosjektfasen utarbeides prosjektbeskrivelse som angir hovedkonseptet for prosjektet, med tanke på disponering av tomten, arkitektur, funksjonalitet, konstruksjoner, tekniske løsninger og miljø. Videre gjøres en ny kostnadsvurdering basert på detaljeringen i forprosjektet. Når rådmannen er ferdig med forprosjektet og tilhørende kostnadsestimat, er det hensiktsmessig å legge frem saken frem for politisk behandling. Dersom prosjektet ligger innenfor vedtatt økonomisk ramme og prosjektbeskrivelse, vil saken bli lagt frem til orientering. Rådmannen kan da videreføre arbeidet med prosjektet parallelt med orienteringen, slik at man unngår forsinkelse i prosjektet. 2.4 Endring av prinsipiell betydning Ved avvik mellom prosjektets kostnadsestimat og vedtatt prosjektramme, eller ved endringer av prinsipielle betydning i prosjektbeskrivelse og fremdrift, er det nødvendig å legge frem saken for politisk behandling og vedtak. For prosjekter som ligger innenfor tidligere vedtatt prosjektbeskrivelse, prosjektramme og fremdrift, er det ikke behov for orienteringssak etter forprosjekt, da prosjektbeskrivelsen i prinsippet ikke endrer seg etter forprosjektet. 2.5 Avslutning av prosjekt Når prosjektet er ferdig og overtatt av rådmannen, skjer sluttoppgjøret med entreprenørene. Dette tar normalt et par måneder. Etter sluttoppgjøret har rådmannen full oversikt over prosjektets kostnad. Prosjektet kan da gjøres opp, med unntak av midler som avsettes for oppretting av feil i reklamasjonstiden. Når rådmannen har gjort opp prosjektet (med unntak av reklamasjonsavsetningen) er det hensiktsmessig å sende sluttrapport til politisk behandling. 3. RUTINE FOR POLITISK BEHANDLING AV BYGGEPROSJEKTER 3.1 Tidspunkt for politisk behandling Følgende politiske behandling foreslås for investeringsprosjekter over 60 millioner kroner. Byggeprogram oppstart av prosjektet Sak for fastsetting av prosjektbeskrivelse, fremdrift og økonomisk ramme (prosjektramme). Milepæl forprosjekt Orienteringssak om prosjektbeskrivelse, fremdrift og økonomisk ramme. Endring av prinsipiell betydning Sak om endring av prosjektbeskrivelse, fremdrift og økonomisk ramme.

6 821 Avslutning av prosjektet Orienteringssak om oppnåelse av prosjekts målsetning, ferdigstillelse i forhold til vedtatt fremdrift og prosjektkostnad. 3.2 Innhold i politisk sak til behandling Følgende innhold foreslås i sak til politisk behandling ved de ulike tidspunkt Byggeprogram oppstart av prosjektet Sak for fastsetting av prosjektbeskrivelse, fremdrift og økonomisk ramme skal innehold: Prosjektbeskrivelse Saken skal redegjørelse for: Bakgrunn og målsetning for prosjektet Politiske vedtak og føringer Overordnede føringer mht; tomt, regulering, kulturminnevern/naturvern etc. Overordnede prosjektbehov; funksjonsbehov, tilpasning til nye reformer eller regelverk, areal, behov for midlertidige lokaler i byggetiden etc., herunder: o Samhandling o Sambruk o Samlokalisering Alternative løsninger mulighetsstudie for alternative løsninger for konkrete problemstillinger/utfordringer Ambisjonsnivå for arkitektonisk utforming, miljø, uteområde og lignende. Ambisjonenes konsekvenser for investeringskostnad og fremtidige drift- og vedlikeholdskostnader (dvs. livsløpskostnader). Planlagt gjennomføringsmodell Fremdrift Redegjørelse for planlagt fremdrift. Redegjørelse for hvor kritisk fremdriften er mht å dekke brukerbehov, pålegg fra myndighetene eller lignende. Økonomisk ramme (prosjektramme) Prosjektanslag for prosjektets totalkostnad i relasjon til HP Redegjørelse for risikoelementer. Reserver, marginer og forventet prisvekst som er benyttet i prisanslaget. Konsekvenser ved utsettelse / forsinkelse. Milepæl forprosjekt Orienteringssak om prosjektbeskrivelse, fremdrift og økonomisk ramme skal inneholde: Prosjektbeskrivelse Saken skal redegjørelse for: Bakgrunn og målsetning for prosjektet Politiske vedtak og føringer Overordnede føringer mht regulering, kulturminnevern/naturvern etc.

7 822 Hovedprinsipp for disponering av tomten, arkitektur, byggets funksjonalitet, konstruksjoner, og tekniske løsninger. Spesielle ambisjoner i prosjektet; arkitektonisk utforming miljø, uteområde og lignende, herunder: o Samhandling o Sambruk o Samlokalisering Ambisjonenes konsekvenser for investeringskostnad og fremtidige drift- og vedlikeholdskostnader (dvs.livsløpskostnader). Gjennomføringsmodell Tegninger som viser disponering av tomten samt byggets plassering og utforming Fremdrift Redegjørelse for planlagt fremdrift. Redegjørelse for hvor kritisk fremdriften er mht å dekke brukerbehov, pålegg fra myndighetene eller lignende. Økonomisk ramme Tidligere vedtatt økonomisk ramme Prosjektbudsjett for prosjektets totalkostnad Redegjørelse for risikoelementer. Reserver, marginer og forventet prisvekst som er benyttet i prosjektbudsjettet. Endringer av prinsipiell betydning Sak om endring av prosjektbeskrivelse, fremdrift eller økonomisk ramme skal inneholde: Prosjektbeskrivelse Saken skal kun redegjøre for aktuelle endringer og årsaken til disse innenfor følgende: Bakgrunn og målsetning for prosjektet Politiske vedtak og føringer Overordnede føringer mht regulering, kulturminnevern/naturvern etc. Hovedprinsipp for disponering av tomten, arkitektur, byggets funksjonalitet, konstruksjoner, og tekniske løsninger. Spesielle ambisjoner i prosjektet; arkitektonisk utforming, miljø, uteområde og lignende, herunder: o Samhandling o Sambruk o Samlokalisering Ambisjonenes konsekvenser for investeringskostnad og fremtidige drift- og vedlikeholdskostnader (dvs.livsløpskostnader). Fremdrift Redegjørelse for planlagt fremdrift. Årsak til eventuell endring i fremdrift.

8 823 Konsekvenser av eventuell endring i fremdrift mht å dekke brukerbehov, pålegg fra myndighetene, bedre tilgang på gode entreprenører (bedre anbudskonkurranse) eller lignende. Økonomisk ramme Tidligere vedtatt økonomisk ramme Avvik i forhold til tidligere vedtatt økonomisk ramme Drøfting av årsak og konsekvens av avvik. Drøfting av evt. reduksjoner (areal eller kvalitet) i prosjektet. Presentasjon av kuttliste som evt. kan anbefales. Konsekvenser av kuttlisten (fremdrift osv) Redegjørelse for risikoelementer. Reserver, marginer og forventet prisvekst som er benyttet i prosjektbudsjettet. Avslutning av prosjektet Sluttrapport for orientering om prosjektbeskrivelse, fremdrift og prosjektkostnad skal inneholde: Prosjektbeskrivelse Redegjørelse for sluttresultatet: Oppnåelse av målsetning for prosjektet. Redegjørelse for evt. tidligere ikke angitte avvik. Fremdrift Redegjørelse for ferdigstillelse i forhold til planlagt fremdrift. Konsekvensene av evt. avvik Økonomi Prosjektets totalkostnad Årsak til evt. avvik i forhold til vedtatt økonomisk ramme