BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN

Transkript

1 BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: / / Saksbehandler: Knut Skov Pedersen Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Formannskapet /15 Nytt økonomisystem (BØR-prosjektet) Viktige punkter i saken: Rådmannen viser til sak om nytt økonomisystem (arkivsak ID 15/122242) behandlet i sektorutvalg for eierstyring og administrasjon , og til redegjørelse gitt av rådmannen i kommunestyret i mars og til orientering i økonomimelding I Rådmannen har i økonomimelding II 2015 og Handlingsprogrammet for lovet å legge frem en oppdatert status i lys av risikobildet i prosjektet i løpet av høsten I tråd med redegjørelsen for Kommunestyret og takket være en betydelig innsats fra mange medarbeidere i prosjektet, er det nå like før kommunen tar i bruk nytt økonomisystem. Den første delen av løsningen er nå satt i prduksjon- grunnskole har startet pilotering av plan og budsjettløsningen med innføring for resten av kommunen fra neste høst. I januar 2016 tas ny regnskapsløsning i bruk for hele kommunen og i mars vil etter planen ny modul for økonomistyring bli tatt i bruk. Løsningene vil få om lag 800 brukere og det er utarbeidet en omfattende plan for opplæring både i bruk av det nye økonomisystemet samt tilhørende nye arbeidsprosesser for å sikre en best mulig innføring i organisasjonen. I redegjørelsen til Kommunestyret viste rådmannen til en ekstern gjennomgang som var initiert for å sikre sluttføring og vellykket innføring av løsningen, og har i oppfølgingen av denne iverksatt en rekke tiltak: ny og helhetlig styringsmodell, ny og utvidet prosjektledelse, replanlagt prosjektet restrukturert og samlokalisert alle aktører i prosjektet under samlet ledelse etablert innførings- og utrullingsapparat, og forberedt etablering av forvaltningsorganisasjon I denne saken redegjøres nærmere for tiltak som er iverksatt, samt økonomiske vurderinger slik prosjektet står i dag.

2 I tillegg til ny og forsterket prosjektledelse har det vært nødvendig å leie inn ekstern hjelp for å sikre kapasitet og kompetanse til implementering og forvaltning av systemet. Dette er forhold som fordyrer prosjektet utover estimatene gitt av rådmannen i mars. Det er i tillegg avdekket usikkerhet knyttet til tekniske forhold. Samlet medfører dette at prosjektet før fullføring vil ha behov for midler på mellom 12 og 18 mill. utover vedtatt prosjektramme. På grunn av generell usikkerhet, og uavklarte forhold med leverandør har rådmannen ikke fremmet forslag om tilleggsbevilgning i forbindelse med behandlingen av handlingsprogram Behov for tilleggsbevilgning eller omdisponering fra andre prosjekt vil bli fremmet i Kontrollutvalget har bedt kommunerevisjonen om å forberede en sak på prosjektet når nytt økonomisystem er satt i drift. Forslag til vedtak: 1. Saken tas til orientering. 2. Behov for tilleggsbevilgning eller omdisponering fra andre prosjekt vil bli fremmet i Behandlingen i møte Formannskapet Rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt. FSK-144/15: Vedtak: 1. Saken tas til orientering. 2. Behov for tilleggsbevilgning eller omdisponering fra andre prosjekt vil bli fremmet i RÅDMANNENS REDEGJØRELSE Kort historikk Etter en lengre planleggingsperiode fra 2006 ble det i 2011 inngått avtale om anskaffelse av nytt økonomisystem (Oracle) med CapGemini (CG). Avtalen er en såkalt målprisavtale hvor en deler risikoen hvis prosjektet ikke gjennomføres i henhold til avtale. Prosjektet er forsinket med 2 ½ år grunnet flere årsaker. Som rådmannen redegjorde for i mars må man i ettertid erkjenne at risikobildet i forhold til løsningens omfang og kompleksitet ble undervurdert både fra kommunens og leverandørens side. De opprinnelige løsningene levert fra leverandør for å støtte prosessene for plan- og budsjett, regnskap og økonomistyring viste seg ikke å fungere tilfredsstillende. Løsningene ble restrukturert

3 flere ganger og det har vært en høy feilsituasjon. Det har ført til at prosjektet og tilpasningene har krevd betydelig merarbeid. Prosjektet har gjennom forsinkelsene blitt betydelig dyrere enn opprinnelig anslått. Det skyldes i første rekke merarbeidet som følge av feilrettinger og utprøving av løsningene etter hvert som de ble restrukturert, men også at arbeidet med å integrere løsningen mot kommunens øvrige systemer samt å forberede fremtidig forvaltning og drift har vært undervurdert. Det har vært mye uenighet mellom leverandøren og kommunen, og kommunen har fortløpende sendt reklamasjoner på avvik som oppstod. For å få en omforent sluttføring ble det 19. mai 2014 inngått en forliksavtale om ressursbruk, kostnader og administrative bestemmelser. Kontrakten løper videre, men eventuelt fremtidige krav om heving, erstatning eller andre misligholdsbeføyelser, kan ikke begrunnes med forhold som partene var kjent med ved signering av forliksavtalen. Status og hendelser etter rådmannens orientering til kommunestyret mars 2015 og økonomimelding Som redegjort for i mars, initierte rådmannen sist vinter i lys av risiko og utfordringsbildet i prosjektet en ekstern gjennomgang av BØR-prosjektet. Med basis i funn fra den eksterne gjennomgangen ble ny styringsmodell for prosjektet etablert i april. Ny og utvidet prosjektledelse samt ressurser for å sikre forberedelse til mottak og forvaltning tiltrådte i juni Den nye prosjektledelsen gjennomførte oppstartsanalyse i forhold til økonomi, leveranseomfang, kvalitet, risiko og ressursbehov med mål om å ta systemet i bruk januar 2016 som forutsatt, og prosjektet ble ytterligere styrket med ressurser til opplæring og for å sikre god overgang fra gammelt til nytt system. Hele prosjektet ble i høst restrukturert under samlet ledelse i forhold til både leverandør, internprosjekt og IT i tillegg samlokalisert for å sikre best mulig samspill. Dette har styrket fremdrift og samarbeidsklima vesentlig og har vært avgjørende i forhold til sikring av fremdrift i tråd med målsettingen om å ta i bruk løsningen fra årsskiftet. Etablering av utrulling-/innføringsapparat er iverksatt. Arbeid med etablering av forvaltningsorganisasjonen er også igangsatt. Forvaltning vil primært ivaretas gjennom egne ansatte, men i en tidlig periode vil man i større grad være avhengig av ekstern bistand. Over tid vil ekstern bistand reduseres og kun være aktuelt innenfor områder som krever teknisk spisskompetanse som det vurderes lite hensiktsmessig å ivareta med egne ansatte. Kostnader til drift/forvaltning av løsningen ligger inne i rådmannens forslag til HP Det planlegges en trinnvis innføring av løsningen. Plan- og budsjettløsningen har nå startet opp med innføring for hele kommunen fra neste høst, ny regnskapsløsning settes i drift januar 2016 og løsning for økonomistyring tas i bruk i mars Deler av løsningen man ikke er avhengig av for oppstart, vil implementeres i løpet av Dette gjelder blant annet rapporter som blir brukt i årsoppgjøret. Regnskapet for 2015 sluttføres i eksisterende økonomisystem. For å styrke det strategiske fokuset på IT har rådmannen fra juni nyopprettet stilling som direktør for digitalisering og IT som del av kommuneledelsen. Ny direktør for økonomiområdet tiltrådte i september. Begge er sentrale i arbeidet med å tilrettelegge en vellykket innføring av nytt økonomisystem. I tillegg pågår det et større arbeid i forhold til etablering av styringsmodell for IT i kommunen, samt innføring av felles prosjektmetodikk.

4 Økonomi Investeringsbudsjettet Kostnadene knyttet til nytt økonomisystem var i 2006 opprinnelig anslått til 43 mill.. I forbindelse med anskaffelsen ble disse rammene i 2013 indeksregulert til 51 mill. Ytterligere prisjustering til 2015 kroner utgjør ca. 2 mill. Prosjektet har siden 2006 fått økt prosjektrammen, senest i Økonomimelding I Etter dette utgjør samlet prosjektramme 130 mill., eller 77 mill. utover opprinnelige prisjusterte anslag. Tabellen under viser historikken: Merbehovet meldt i økonomimelding I 2015 ble fremmet med utgangspunkt i den informasjonen om økonomien og fremtidig behov som var kjent på rapporteringstidspunktet. Både i forbindelse med ØM I 2015, ØM II 2015 og forslag HP har rådmannen rapportert om den risiko som har vært knyttet til prosjektet. Den eksterne gjennomgangen vinteren/våren 2015 viste mangler i forhold til den løpende økonomistyringen av prosjektet, herunder manglende løpende rapportering av prognoser for fullføring inklusive kostnader knyttet til mottak, innføring og etablering av forvaltningsorganisasjon. Totaløkonomien i prosjektet har senere blitt gjennomgått av ny prosjektledelse og styringsgruppe. Gjennomgangen har avdekket at påløpte kostnader per mars 2015 ikke ga det komplette bildet av alle kostnader som var påløpt for prosjektet på rapporteringstidspunktet. Som nevnt over ble ny prosjektledelse engasjert som oppfølging av den eksterne gjennomgangen. I tillegg er ekstern hjelp leid inn for å sikre nødvendig kapasitet og kompetanse til implementering og forvaltning av systemet. Dette er forhold som fordyrer prosjektet utover de foreløpige estimater gitt av rådmannen i mars. Det er i tillegg avdekket usikkerhet knyttet til beregnede lisenskostnader i tidligere prosjektestimater. Utviklingen følges nøye for å minimere utgiftene innenfor rammen av at løsningen skal tas i bruk i 2016, men merutgifter utover dagens prosjektramme må påregnes i størrelsesorden mill., for å sluttføre prosjektet. På grunn av generell usikkerhet, og uavklarte forhold med leverandør har rådmannen ikke fremmet forslag om tilleggsbevilgning i forbindelse med behandlingen av handlingsprogram Behov for tilleggsbevilgning eller omdisponering fra andre prosjekt vil bli vurdert og fremmet i økonomimelding I Driftsbudsjett Det er lagt inn midler til blant annet årlige lisensutgifter i tidligere handlingsprogram, men kostnader til forvaltning og drift av løsningen etter innføring har ikke tidligere vært hensyntatt.

5 Rådmannen foreslår i handlingsprogram å bevilge midler til forvaltning og drift av systemet. Tabellen under viser samlet budsjett til drift og forvaltning av systemet og tilhørende forretningsprosesser, inklusive rådmannens forslag til handlingsprogram :