Har kommunen rutiner for styring av byggeprosjekter- og er de gode nok?

Transkript

1 Har kommunen rutiner for styring av byggeprosjekter- og er de gode nok? Kommunalteknikk 2013 Fornebu Utbyggingssjef Kristine Hjellup Horne 1

2 Tall og fakta 191 kvadratkilometer 9776 netto pendler til Bærum daglig 2,2% innbyggere Over 100 nasjonaliteter 53 nye patenter per innbyggere arbeidsledighet 46,9 % Ca 25 % arbeider innen teknologi har universitetsutdanning Vidvangshøgda 549 m.o.h. 51 kommunestyrerepresentanter Underkant av 150 idrettsklubber, 2

3 Eiendom- noen nøkkeltall Eiendomsmasse totalt Ca m2 Skoler m2 25 barneskoler skole 12 ungdomsskoler Boliger > m2 Ca 1880 boliger Sykehjem (BBS) m2 15 BBS Bolig med service (BMS) m2 13 boliganlegg Barnehager m2 65 barnehager Idrettshaller m2 11 frittstående 3

4 Eiendom organisasjonsplan pr Eiendomssjef Tore Justad Leder Sylvi Seter Leder Nils Vangdal Leder Odd Hunsdal Rådgivning Økonomi og service Marked Bolig Enhetssjef Kristine H. Horne Enhetssjef Erik Stensland Enhetssjef Bjarne Follestad Enhetssjef Nina Røer Utbygging Vedlikehold Teknisk drift Eiendomsservice Kommunens byggherrerolle styring av investeringsprosjekter 4

5 Har kommunen rutiner for styring av byggeprosjekter- og er de gode nok? Politisk beslutningsgrunnlag når og hvordan Byggherrerollen og styring av prosjektene Hvordan velge riktig gjennomføringsmodell og følge opp kontraktene 5

6 Avklaring av roller på tvers av sektorer i kommunen 6

7 Regler for styring av investeringsprosjekter innen bygg INNHOLD: 1 Reglenes hensikt og avgrensning 2 Politisk behandling av investeringer 3 Administrativ styring av investeringer 3.1 Prinsipp for prosjektstyring og styring innenfor programområder 3.2 Styring av store, spesielle eller kompliserte prosjekter 3.3 Roller og ansvar knyttet til investeringer 3.4 Styringsdokumenter og -verktøy 3.5 Rapportering 4 Det enkelte prosjekt 4.1 Prosjektprosess/faseinndeling 5 Dokumenthistorikk 7

8 Reglene skal bidra til: klargjøring av roller og ansvar for investeringsprosjekter på overordnet nivå forutsigbar og enhetlig behandling av investeringsprosjekter å sikre gode prosesser frem mot investeringsbeslutninger og tilfredsstillende forankring av ambisjoner, prosjektanslag og fremdriftsplanlegging å sikre tilfredsstillende rapportering både om status i enkeltprosjekter og for investeringene samlet å sikre koordinering mellom besluttet investeringstiltak og budsjettering av drifts- og FDV- midler å sikre relevant informasjon for rådmannens planlegging av finansiering 8

9 Politisk beslutningsgrunnlag når og hvordan Forankre ambisjoner (kvalitet, program), fremdrift, økonomi Riktige rammer gir grunnlag for god prosjektstyring. 9

10 Prosjektprosess forankring ved milepæler Vedlegg 1 Prosjektprosess - Forankring ved milepæler Ide og utredningsfase Programfase Prosjekteringsfase Produksjonsfase Garantitid/drift Politisk nivå Handlingsprogram Fassetter årlig brutto investeringsramme for neste fire-års-periode Forankring av mål og fremdrift Enkeltprosjekter med kostnadsramme over 60 mill kr: Sak til politisk behandling for forankring av mål og fremdrift Sluttrapport Enkeltprosjekter med kostnadsramme over 60 mill kr: Orienteringssak med fremleggelse av sluttrapport Rådmann Rådmannens grunnlagsdokument Handlingsprogram Årlig plan/behov for investeringer for neste fire-års-periode Godkjenning før produksjon Enkeltprosjekter med kostnadsramme over 60 mill Administrativ Styringsgruppe BEHOV Innspill årlig plan/behov for investeringer innen det enkelte programområde neste fire-års periode Godkjenning ved byggeprogram Ambisjoner, mål, kostnadsanslag og fremdriftsplan. Godkjenning ved forprosjekt Løsninger, prosjektbudsjett og fremdriftsplan. Godkjenning før produksjon Fremdriftsplan og prosjektbudsjett basert på anbudspriser. Behandling / godkjenning sluttrapport Eiendomsavdelingen Ide/ prosjektbeskrivelse Alternativsvurdering/ mulighetsstudier Byggeprogram (Skisseprosjekt)/ Forprosjekt Detaljprosjekt Produksjon Garanti og reklamasjon Brukerrepresentanter og Fagavdelinger i Bk Tverrfaglig gjennomgang Tverrfaglig gjennomgang Tverrfaglig gjennomgang Tverrfaglig gjennomgang 10

11 Politisk beslutningsgrunnlag Realistisk mht kvalitet, kostnader og fremdrift Usikkerheter drøftet og konsekvenser av ulike alternativer synliggjort Gi politikerne godt beslutningsgrunnlag så de blir kjent med konsekvenser av ulike valg. Ved politiske benkeforslag lage sak som orienterer objektivt om reelle konsekvenser av vedtaket (åpner for politisk diskusjon, og kanskje annet vedtak) 11

12 Politisk beslutningsgrunnlag, utfordring Fremme dekkende, objektive saksfremlegg Korrekt håndtering av kommunens ulike roller utbygger vs forvalter av lovverk (PBL) Samhandle/avklare slik at rådmannen kan legge frem gjennomførbare prosjekter Hensiktsmessig samhandling vil spare offentlige ressurser 12

13 Byggherrerollen og styring av prosjektene Fremdrift Toppsystem Retningslinjer Kostnader TKL Prosjektanslag Renholdsvennlig Driftsvennlig Prisstigning Rapporter ENØK Norske standarder SHA Fremdriftsplan Ny TEK Risikoanalyser Offentlig anskaffelse 13

14 Levere funksjonelle bygg og til riktig kvalitet, avtalt tid og kostnad. 14

15 Byggherrerollen Tenke helhetlig / ha rådmannens blikk. Fremme objektive saksfremlegg for politisk behandling, for å sikre riktige rammer (kr, tid, ambisjoner) Sikre god styring av enkeltprosjekter og prosjektporteføljer i tråd med rammer Definere og fokusere på risikoområder i alle faser Rapportere, spesielt med fokus på avvik Følge lover og forskrifter Stort fokus på etiske retningslinjer Bidra til godt omdømme og vise gjennomføringsevne 15

16 Små feil store og synlige konsekvenser 16

17 Byggherrerolle - tidlig fase Vurderinger på tvers av sektorer i kommunen Analysere risikoområder Definere prosjektets ambisjoner, konkretisere mål og rammer Programmering Vurdere gjennomførings- og kontraktsstrategi Forankre prosjektets rammer og ambisjoner administrativt og evt. politisk 17

18 Prosjektansvar - anskaffelser - Omfattende og krevende lovverk - Tid- og juridisk krevende konkurranser - Stort fokus på etterlevelse fra leverandører og omgivelser - klager - Det er varierende kompetanse hos rådgivere og leverandører 18

19 Er rutinene gode nok? Overordnede regler JA, gode nok Rutinene/ kvalitetssystemet? NEI Er aldri godt nok, må være levende, Må utvikles, revideres Erfaringer må tilbakeføres 19

20 Kvalitetsarbeidet i BK nå Revisjon/omarbeiding av KS tilpasses ny organisasjon/fullmakt Forenkling/tydeliggjøring Prioritering Avvikshåndtering/erfaringstilbakeføring 20

21 Det viktigste for å lykkes: Gode, reflekterte medarbeidere Som kan fylle den krevende byggherrerollen Følger rutiner, men også utfordrer Bidrar til utvikling Ærlige og reelle rapporter som gir mulighet for å sette inn tiltak i tide Bidrar til å levere resultater/gode bygg og bygge omdømme 21

22 22

23 Ulike gjennomføringsmodeller Utførelsesentrepriser (NS 8405/3430) Totalentreprise (NS 8407/3431) OPS offentlig privat samarbeid Samspill (ulike kontraktsmodeller) 23

24 Risikofordelingen det reelle spørsmålet Risiko totalentreprise Prosjektering inkl. mengdeansvar Utførelsesentreprise 24

25 PLIKT- RISIKO-VALGFRIHET en sammenheng Ren utførelsesentreprise ingen valgfrihet for E plikt til å levere det BH har beskrevet. E s risiko ligger i enhetsprisene, BH har risiko for egne valg 25

26 Modifisert totalentreprise - to prosjekteringsfaser BH s prosjektering TE s prosjektering Overføring av risiko? 26

27 Hvor langt vil vi gå?? Byggherrens prosjektering i konkurransegrunnlag BH påtar seg risiko Byggherrens innblanding i prosjektet (fratar TE valg) konsekvenser/risiko 27

28 Reklamasjonsoppfølging ansvar Mye prosjekteringsfeil mye byggefeil Omfang av kompliserte grensesnitt Byggherrens rolle å peke på ansvar ved utførelsesentreprise Enklere ansvarsforhold ved en kontraktspart. 28

29 Relevante spm. Hva slags modell passer for prosjektet? Konkurranse med utforming? Reguleringsmessige forhold? Mange grensesnitt? Hvor langt har BH behov for å prosjektere? Fremdrift? Når kan TE være riktig modell?/når bør TE IKKE brukes? Hvordan sikre at vi får et godt nok bygg/kvaliteter? Hvordan gjennomføre konkurransen? Hvordan sikre BHs medvirkning uten å påta seg uønsket risiko? Hvordan bemanne et TE-prosjekt fra vår side? Osv.osv. 29

30 Entreprisevalg i Bk Frem til 2007 mest generalentrepriser i Bk Behov for å heve bevissthet og kompetanse om ulike gjennom føringsmodeller og deres styrker/utfordringer Prosjektrelaterte/ risikomessige forhold som påvirker? Som byggherre må en bruke hodet og gjøre helhetlige vurderinger i forhold til gjennomføringsstrategi tidlig. 30

31 Opppdragsbeskrivelse ytelser maler-kontraktsbestemmelser 31

32 32

33 Takk for oppmerksomheten! 33