Oslo kommune og Oslo universitetssykehus (OUS) planlegger å etablere en Storbylegevakt på Aker sykehusområde.

Transkript

1 1 Generelt om prosjektet 1.1 Innledning Oslo kommune og Oslo universitetssykehus (OUS) planlegger å etablere en Storbylegevakt på Aker sykehusområde. Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester (EHS) har gitt Omsorgsbygg Oslo KF (OBY) i oppdrag å gjennomføre forprosjektfasen (skisse, forprosjekt og regulering) av prosjektet ny Storbylegevakt. Styrende dokumentasjon for forprosjektfasen er: Oppdrag fra EHS om gjennomføring av forprosjektfasen i Oslo kommune, KVU-dokument av mai 16 KS1-rapport av april 16 Byrådsak 1088/16 av september 16 For beskrivelse av prosjektet, se også vedlegg 5: Ny Storbylegevakt utkast til styringsdokument forprosjektfase Versjon 0.9. Dokumentet er p.t. til høring hos EHS. 1.2 Prosjektets mål Kommunemål: Storbylegevakten skal gi alle med tilhold i byen et akutt døgnåpent helse- og sosialtilbud med stor bredde og god kvalitet. Effektmål (i prioritert rekkefølge): Storbylegevakten i Oslo kommune skal: Tilby tjenester med høy medisinsk kvalitet Gi rask og effektiv ivaretakelse av pasientenes behov Sikre tilstrekkelig kapasitet for legevakttjenester i et langt perspektiv Være lett tilgjengelig for brukerne Resultatmål (i prioritert rekkefølge): Kostnad at byggeprosjektet holder seg innenfor kostnadsrammen Kvalitet at Storbylegevakten møter de definerte krav til funksjonalitet og innhold Tid når Storbylegevakt er ferdigstilt. 1.3 Prosjektets gjennomføringsstrategi Byggherre og oppdragsgiver for prosjektet er Omsorgsbygg Oslo KF v/ prosjektavdelingen, heretter kalt oppdragsgiver. Se konkurransegrunnlagets vedlegg 5: Ny Storbylegevakt utkast til styringsdokument for forprosjektfasen Versjon 0.9, for ytterligere beskrivelse av prosjektorganiseringen. Side 1

2 Prosjektledelse og rådgivningstjenester for programmering kontraheres i samme kontrakt. Prosjektledelse vil pågå i hele prosjektets levetid med varierende grad av intensitet. Det må i perioder påregnes samlokasjon hos oppdragsgiver. Det skal kontraheres en egen prosjekteringsgruppe inkludert ressurser for plan/regulering og prosjekteringsgruppeleder (PGL). Prosjekteringsgruppelederen (PGL) skal rapportere til Prosjektleder prosjektering. Entrepriseformen er p.t. ikke besluttet, men det legges til rette for at prosjektet kan gjennomføres som en totalentreprise med samspill i forprosjektfasen, med kontrahering etter gjennomført skisseprosjekt. Gjennomføringen av forprosjektfasen deles opp i to etapper: Skisseprosjekt Forprosjekt 1.4 Foreløpig fremdriftsplan Forprosjektfasen gjennomføres i perioden 1. kvartal 2017 til 2. kvartal Tyngdepunktet ligger i perioden 3. kvartal kvartal 2018, men med en forlenget forprosjektperiode pga. forventet tid på ca. to år knyttet til reguleringsmessige forhold. Se konkurransegrunnlagets vedlegg 5: Ny Storbylegevakt utkast til styringsdokument for forprosjektfasen, versjon 0.9, for ytterligere detaljer av fremdriftsplanen. Aktivitet Ferdigstillelse Oppstart kontrakt prosjektledelse og programmering Mar 2017 Oppstart prosjektering Mar/Apr 2017 Etappe 1, Skisseprosjekt Okt 2017 Planforslag sendt inn 2. kv Forprosjektrapport, reguleringssak ferdig behandlet 2. kv KS2 gjennomført, klar for innsendelse til politisk budsjettbehandling Politisk budsjettbehandling med sikte på vedtak for gjennomføring Sep 2019 Des 2019 Gjennomføringsfase, overlevering Storbylegevakt Des 2023 Side 2

3 2 Anskaffelsens omfang Denne konkurransen gjelder: Prosjektledelse for forprosjektfasen (skisse, forprosjekt, reguleringsprosess), med opsjon for prosjektledelse i gjennomføringsfasen (detaljprosjektering, bygging) Rådgivningstjenester for programmering Følgende funksjoner/posisjoner skal inkluderes: Prosjektleder Prosjektleder prosjektering (assisterende prosjektleder) Rådgivningstjeneste for programmering, herunder o Programmering-, utstyrs- og utredningsleder o Rådgivere programmering Prosjektstøtte, herunder: o Prosjektøkonom o Prosjektplanlegger o Leder for kvalitets- og usikkerhetsstyring o SHA/HMS-leder o Administrasjon og dokumentstyring Følgende produkt skal leveres: Leveranser i skisseprosjekt-etappen: o Detaljfunksjonsprogram (DFP) o Skisseprosjekt m/kalkyle, og eventuell usikkerhetsanalyse o Planinitiativ (oppstart regulering, PBE, BYA, RA, Statens vegvesen) o Kontraktstrategi (entrepriseform) Leveranser i forprosjekt-etappen: o Planforslag o Romfunksjonsprogram (RFP) og utstyrsprogram o Prosjektering forprosjektrapport m/kalkyle og usikkerhetsanalyse o Styringsdokument som grunnlag for beslutning og styring av gjennomføringsfasen (styringsdokumentet skal opprettes i starten av forprosjektfasen og oppdateres gjennom fasen) Side 3

4 2.1 Ansvar og arbeidsoppgaver for prosjektledelse Prosjektledelsen har ansvar for å utføre den løpende daglige ledelse av forprosjektfasen på vegne av oppdragsgiver, og skal representere oppdragsgiver og ivareta oppdragsgivers interesser, samt opptre på oppdragsgivers vegne overfor andre parter som deltar eller berøres i prosjektet. Prosjektledelsen skal sikre tilstrekkelig og forsvarlig bemanning fra leverandørens side til enhver tid i prosjektet. Prosjektledelsen har ansvar for å oppnå avtalte prosjektmål for kostnad, kvalitet og fremdrift. Prosjektleder rapporterer til oppdragsgivers interne prosjektledelse og styringsgruppe, og skal avklare med oppdragsgiver eventuelle uklarheter knyttet til ansvar og mandat etter hvert som slike uklarheter avdekkes. Prosjektledelse omfatter følgende arbeidsoppgaver (listen er ikke uttømmende): Styre prosjektet administrativt Utarbeide og oppdatere prosjektets styringsdokument Økonomistyring o Estimere og fase prosjektkostnader o Etablere månedlig prognose i henhold til fremdrift, usikkerhet, og status o Kostnadskontroll Fremdriftsstyring o Utarbeide fremdriftsplaner inkludert etapper, aktiviteter, leveranser og milepæler for kontroll Detaljplan for forprosjektfasen Overordnet plan for hele prosjektet o Følge opp fremdriftsplan og etablere månedlige prognoser for fremdrift og milepælsoppnåelse Usikkerhetsstyring Kontraktsstyring; sikre leveranser og kvalitet fra rådgivere og entreprenører, samt sikre håndtering av grensesnitt mellom dem Gjennomgang og eventuell oppdatering av og overordnet teknisk program (OTP) Oppfølging av planprosess (PBE, BYA, RA, Statens Vegvesen) Informasjon/Kommunikasjon (interessentanalyse, kommunikasjonsplan) Bidra til oppfølging og avklaring av grensesnitt (rådgivere, entreprenører, brukerforum (EHS, Oslo Universitetssykehus HF og Helseetaten), Plan- og bygningsetaten, Byantikvaren, Riksantikvaren, og andre offentlige myndigheter.) Være pådriver for å skape gode samarbeidsforhold mellom oppdragsgiver, rådgivere, entreprenør, brukere/leietakere og øvrige parter i prosjektet Utarbeide SHA-planer Gjøre seg kjent med miljøkrav og -mål for prosjektet, og utarbeide og følge opp miljøplanen for prosjektet. Side 4

5 Ledelse av møter med oppdragsgiver, rådgivere, brukere, leietakere (OUS og HEL), PBE, og andre interessenter Bidra aktivt til å løse konflikter og bistå oppdragsgiver i eventuelle tvister som oppstår Rapportering (minimum 1 gang per mnd.): o Status og prognoser for fremdrift og økonomi o SHA/HMS o Usikkerhet og mitigerende tiltak o Eventuelle avvik og fravik 2.2 Ansvar og arbeidsoppgaver for rådgivningstjenester for programmering Det vises til IS-1369, Veileder: Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter, utgitt av Helsedirektoratet. Rådgivningstjenester for programmering omfatter følgende arbeidsoppgaver (listen er ikke uttømmende): Gjennomgang og eventuell oppdatering av hovedfunksjonsprogram (HFP) og hoved program utstyr (HPU) Utarbeidelse av delfunksjonsprogram (DFP) Utarbeidelse av romfunksjonsprogram (RFP) Utarbeidelse av brutto og netto utstyrsprogram (BUP og NUP) Ansvarlig for programmering skal samarbeide tett med oppdragsgivers brukerforum (EHS, OUS, HEL). Brukermedvirkning styres og koordineres av EHS. Det forventes at brukerforum og programmeringsansvarlig i prosjektledelsen har jevnlige/ukentlige møter angående planlegging, organisering og gjennomføring av programmeringsarbeidet. Comte Bureau har på oppdrag fra EHS gjennomført et prosjekt for «Tjenestedesign Storbylegevakten». Tjenestedesign skal være en del av underlaget for programmeringsarbeidet. EHS vil via brukerforum være ansvarlig for tjenestedesignkompetansen. 2.3 Prosjektstyringsverktøy Det er i prosjektet krav til å bruke følgende prosjektstyringsverktøy (leveres av oppdragsgiver): ISY Prosjekt Økonomi Agresso Sharepoint (samhandlingsrom, dokumenthotell) 2.4 Timeforbruk/ budsjetthonorar Henviser til kontraktspunkt 16 honorar. Side 5