Forprosjekt ny Storbylegevakt

Transkript

1 Styringsdokument Ny Storbylegevakt på Aker, lokalisering og utforming, illustrasjoner fra konseptvalgutredningen Forprosjekt ny Storbylegevakt Dato: Versjon: 0.9, Utkast til styringsdokument for forprosjektfasen

2 Forord Dette dokumentet er prosjektets sentrale styringsdokument for gjennomføring av forprosjektfasen for ny Storbylegevakt. Styringsdokumentet er det overordnede dokumentet for prosjektet og skal tydeliggjøre prosjektets mål, rammer og forutsetninger. Styringsdokumentet skal gi oversikt over de sentrale forhold i prosjektet på en måte som virker retningsgivende og avklarende for alle aktører i prosjektet. Fordi det dreier seg om en forprosjektfase, vektlegges de forhold som er relevant for denne fasen i prosjektet, samt forberedelse til neste fase. Denne versjonen av styringsdokumentets tidsplan har dessuten særlig fokus på perioden før oppstart forprosjekt prosjektering. Tidsplanen skal derfor oppdateres og detaljeres mer før forprosjekt prosjektering startes. Side 2 av 43 Forkortelser

3 Innholdsfortegnelse 0 Forkortelser Sammendrag Prosjekt og bakgrunn Mål Absolutte krav Forutsetninger Fremdrift forprosjektfasen Kostnader Kontrakts- og entreprisestrategi Organisering, rapportering og kommunikasjon Usikkerhetsområder Ferdigstilling Formål, bakgrunn og rammebetingelser Prosjektomfang og bakgrunn Rammebetingelser og forutsetninger for forprosjektfasen Oversikt over prosjektet, historikk og status Grensesnitt Mål og krav Målstruktur for prosjektet Suksesskriterier for forprosjektfasen Kritiske suksessfaktorer Krav basert på kravene i KVU-dokumentet Gjennomføringsplan og leveranse Prosjektnedbrytningsstruktur Gjennomføringsplan Leveranseoversikt, milepæler og risikoanalyse Økonomi Grunnkalkyle, forventede tillegg og styringsmål for forprosjektet Usikkerhetsanalyse og samlet budsjett for forprosjektfasen Usikkerhetsanalyse, styringsmål og kostnadsramme for hele prosjektet Prosjektstyring og oppfølging Kontrakts- og entreprisestrategi Organisering, roller og ansvar Rutiner, kvalitetsstyring, rapportering og kommunikasjon Forkortelser Side 3 av 43

4 Dokumentinformasjon Dette styringsdokumentet er basert på Malen for styringsdokumenter, versjon Distribusjonsliste: Enhet / navn OBY NOE EHS HEL Styringsgruppen for prosjektet Signatur Styrende dokumenter Nr Dokumentnavn Dok.id. Versjon av dato S1 Konseptvalgutredning 2.0 Mai 2016 S2 KS1 Apr 2016 S3 Byrådssak 1088/16 Sep 2016 S4 Oppdrag om gjennomføring av forprosjektfasen ny Storbylegevakt Vedlegg Nr Dokumentnavn Dok.id. Versjon av dato 1 Hovedelementer i forprosjektrapport Endringshistorikk Dato Endringsbeskrivelse Sign Versjon Utkast til styringsdokument OBY 0.9 Utarbeidet av: Enhet / navn e-post Telefon OBY med bistand fra Metier Side 4 av 43 Forkortelser

5 0 Forkortelser EHS HEL OUS NOE OBY OK FIN PBE BYA RA KS 1 KS 2 KVU PE PL PTL PGL PUU EKS B/N faktor PNS KAD Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester (overordn. bestiller/ prosjekteier) Helseetaten (operativ bestiller) Oslo Universitetssykehus HF Byrådsavdeling for næring og eierskap (overordnet utfører) Omsorgsbygg Oslo KF (operativ utfører) Oslo kommune Byrådsavdeling for finans Plan- og bygningsetaten Byantikvaren Riksantikvaren Ekstern kvalitetssikring av KVU Ekstern kvalitetssikring av forprosjekt Konseptvalgutredning Prosjekteier, EHS Prosjektleder Prosjekteringsleder Prosjekteringsgruppeleder Programmerings-, utstyrs- og utredningsleder Ekstern kvalitetssikrer Brutto netto faktor Prosjektnedbrytingsstruktur Kommunal akutt døgnenhet Forkortelser Side 5 av 43

6 1 Sammendrag 1.1 Prosjekt og bakgrunn Prosjektet ny Storbylegevakt 1 omfatter planlegging (inkl. skisseprosjekt, forprosjekt og reguleringsprosess), detaljprosjektering og bygging av ny Storbylegevakt på Aker sykehusområde. Foreliggende styringsdokument for forprosjekt ny Storbylegevakt fastlegger rammevilkår og er retningsgivende for det videre arbeid fram til fullført forprosjektfase. Dokumentet legges frem for prosjektets styringsgruppe. Bakgrunnen for prosjektet er at dagens legevakt i Storgaten 40 har for liten kapasitet til å dekke nåværende og fremtidig forventet aktivitet, samt at deler av bygningsmassen er i svært dårlig forfatning. Bystyret gjorde i 2010 vedtak (sak 362/10) om at en ny Storbylegevakt skal legges i tilknytning til et sykehus med akuttkirurgiske funksjoner. KVU versjon 2.0., av , anbefaler Aker sykehusområde som tomt for lokalisering av Storbylegevakten. Oppdraget fra EHS omfatter gjennomføring av forprosjektfase (skisse, forprosjekt, og regulering) for etablering av ny Storbylegevakt på Aker sykehusområde. Leveranser for forprosjektfasen er Forprosjektrapport m/usikkerhetsanalyse Styringsdokument for gjennomføringsfasen Planforslag (reguleringsprosess) Styrende dokumenter for forprosjektfasen, er oppdrag fra EHS om gjennomføring av forprosjektfasen ny Storbylegevakt av , KVU-dokumentet av mai 2016, KS1-rapport av april 2016, og byrådssak 1088/16 av september Mål Kommunemål: Storbylegevakten skal gi alle med tilhold i byen et akutt døgnåpent helse- og sosialtilbud med stor bredde og god kvalitet. Dette målet er utledet fra de identifiserte behovene, de normative så vel som de etterspørselsdrevne. Helse- og omsorgstjenesteloven er grunnleggende i så måte, men målet 1 Storbylegevakt defineres som organisering av akutte legetjenester og relevant tilgrensede tjenester til befolkningen i en storby. Dette omfatter stasjonære legevakttjenester innen somatikk, psykiatri, rus, sosiale kriser og skader, og ambulante legevakttjenester. Dertil kommer utvalgte spesialisthelsetjenester. Ved legevakten i Oslo gis dette tilbudet i samarbeid mellom Oslo kommune og Oslo universitetssykehus, hvor universitetssykehuset har ansvar for behandling av skader/sår ved egen poliklinikk i legevaktens lokaler og for psykiatrisk legevakt. Side 6 av 43 Sammendrag

7 om et bredt tilbud kan sies å gå utover det loven krever av kommunen. Her er det etterspørselsdrevne behov samt bystyrevedtak om ny Storbylegevakt som legger føringer på målformuleringen. Effektmål (i prioritert rekkefølge): Ny Storbylegevakt i Oslo kommune skal: 1. Tilby tjenester med høy medisinsk kvalitet 2. Gi rask og effektiv ivaretakelse av pasientenes behov 3. Sikre tilstrekkelig kapasitet for legevakttjenester i et langt perspektiv 4. Være lett tilgjengelig for brukerne Resultatmålene er i prioritert rekkefølge foreslått som følger for forprosjektfasen: Kostnad at forprosjektet holder seg innenfor kostnadsrammen på NOK 79 mill. kr Kvalitet at Storbylegevakten planlegges ift de definerte krav til funksjonalitet og innhold Tid forprosjektet inkl. forslag til regulering planlegges ferdig i 2. kvartal 2019, og vil danne grunnlag for politisk budsjettbehandling i desember Resultatmålene for gjennomføringsfasen (i prioritert rekkefølge) Kostnad at byggeprosjektet holder seg innenfor kostnadsrammen Kvalitet at Storbylegevakten møter de definerte krav til funksjonalitet og innhold Tid når ny Storbylegevakt er ferdigstilt. 1.3 Absolutte krav Tekniske og FDV-begrunnede krav og relevante deler av Standard kravspesifikasjon for sykehjem Det må være en legevakt samlokalisert med KAD på Aker sykehusområde Bygget skal sertifiseres med klasse «Very good» eller bedre i BREEAM Bygget skal minimum bygges som passivhus iht. NS 3701:2012 jf. vedtak i Oslo bystyre 20. januar 2010, jamfør dog byrådssak 1088/ Forutsetninger Bestilling om gjennomføring av forprosjekt mottas og avklares innen Ny Storbylegevakt lokaliseres på Aker sykehusområde Oppdatert programmering foreligger innen , og identifiserer Helseetatens og Oslo Universitetssykehus sine funksjons- og arealbehov o Endringer av HEL og OUS funksjonskrav og arealbehov etter , kan medføre forsinkelser i gjennomføring av forprosjektet Samarbeidsavtale mellom OUS og EHS inngås innen , og skal avklare følgende elementer: o Oslo kommunes tilgang til tomt Sammendrag Side 7 av 43

8 o Prinsipp for kostnadsdekkende husleie o Prosjektorganisering o OUS funksjonskrav og arealbehov Fotavtrykket skal være tilstrekkelig til å dekke de sentrale legevaktfunksjonene på ett plan Reguleringsprosessen er forutsatt gjennomført i løpet av 2 år og antas ferdig behandlet innen 2. kvartal 2019 o Forprosjektrapporten som grunnlag for KS 2 og etterfølgende beslutning kan ikke ferdigstilles før reguleringsprosessen er ferdig behandlet. To års varighet på reguleringsprosessen, medfører nærmere ett års forskjøvet ferdigstillelse til 2. kvartal o En lengre reguleringsprosess enn 2 år, vil medføre tilsvarende forsinkelse av ferdigstilt forprosjekt. Reguleringsprosessen for Storbylegevakt-tomten kan gjennomføres som en detaljregulering, uavhengig av utvidet stedsanalyse / helhetlig plangrep for Aker sykehusområde. 1.5 Fremdrift forprosjektfasen Gjennomføringen av forprosjektfasen deles opp i to etapper, slik: En innledende etappe hvor dokumentkravene fra KVU-dokumentet og KS1 blir gjennomgått (bl.a. oppdatering byggeprogram og funksjoner) og utarbeidelse av skisseprosjekt inkl. oppstart regulering for å sikre lojalitet til temaene som er fastlagt og få beslutningspunkt til overgang til neste etappe. Deretter en etappe med «prosjektering forprosjekt» med tilhørende utarbeidelse av kostnadskalkyler, gjennomføring av usikkerhetsanalyser og anbefaling om styringsmål og kostnadsramme. Denne etappen legger gjennom styringsdokumentet grunnlag for beslutninger og styring av neste fase gjennomføringsfasen, inkludert gjennomføringsstrategi, herunder kontraktstrategi. Forprosjektarbeidet gjennomføres i perioden 1. kvartal 2017 til 2. kvartal Tyngdepunktet ligger i perioden 3. kvartal kvartal 2018, men med en forlenget forprosjektperiode pga. forventet tid på ca. to år knyttet til reguleringsmessige forhold. 1.6 Kostnader Kostnadsramme for gjennomføring av forprosjektfasen under de forutsetninger som ligger til grunn i styringsdokumentet (kvartal kr): Avrundet Aktivitet mill. kr Sum forventet kostnad 65,8 Avsetning for usikkerhet 13,2 Kostnadsramme 79,0 I løpende kr utgjør dette NOK 81 mill. Side 8 av 43 Sammendrag

9 Ut fra KS1-dokumentet framkommer det følgende styrings- og kostnadsramme for den samlede prosjektgjennomføringen: Styrings- og kostnadsramme Mill kroner, løpende priser (inkl mva) Grunnkalkyle Forventet tillegg 920 Forventet kostnad (P50) Usikkerhetsavsetning 692 Kostnadsramme (P85) Dvs. at den samlede anbefalte kostnadsrammen fra KVU-fasen er NOK 4162 mill. kr (i løpende priser basert på ferdigstilling i 2022). 1.7 Kontrakts- og entreprisestrategi På dette stadiet i prosessen velges ikke den endelige kontrakts- og entreprisestrategien, men det legges til rette for at det skal kunne skje tidlig kontrahering av entreprenør med sikte på samspill med entreprenør i siste del av forprosjektfasen. Dette konkluderes endelig ved utgangen av første etappe, og kontrahering skjer i så fall på grunnlag av skisseprosjekt med underliggende dokumenter (programdokumentene). 1.8 Organisering, rapportering og kommunikasjon Prosjektet følger investeringsregimet i Oslo kommune. Prosjektet organiseres med EHS som overordnet bestiller (prosjekteier) og OBY som operativ utfører. Figuren nedenfor viser de prinsipielle rollene innenfor Oslo kommune. Det etableres for forprosjektfasen en styringsgruppe for prosjektet under ledelse av EHS. Det etableres et system for usikkerhetsstyring av prosjektet. Knyttet til dette inngår usikkerhetsregister, usikkerhetsanalyser og månedlig rapportering. Det etableres også en egen kommunikasjonsplan knyttet til prosjektet. Sammendrag Side 9 av 43

10 1.9 Usikkerhetsområder Følgende usikkerhetsområder ble identifisert i usikkerhetsanalyse for KVU-fasen. (jf. KS1- dokumentet): Ambisjonsnivå (dvs. usikkerhet knyttet til det faglige ambisjonsnivået og påvirkning på omfang og kostnadsnivå). Gjennomføringsmodell (dvs. usikkerhet knyttet til organisering og Oslo kommunes byggherreansvar i forprosjektfasen og gjennomføring, samt valg av kontraktstrategi). Konseptmodning (dvs. usikkerhet knyttet til bygningens utforming, areal og arkitektens mulighetsrom, tekniske løsninger (B/N- faktor), plassering av funksjoner og fordeling lett/tung andel i tekniske fag). Regulering og andre myndighetsforhold (dvs. usikkerhet knyttet til verneinteresser og regulering, forholdet mellom funksjon og eksterne krav til bygningen og samferdsel). Markedsusikkerhet (dvs. usikkerhet knyttet til det lokale og kontraktspesifikke prisnivået relativt til det generelle nivået som er gitt ved fastlagt byggekostnadsindeks). Kritisk linje for forprosjektfasen går gjennom reguleringsprosessen. Det er knyttet høy usikkerhet til behandlingstiden for reguleringssaken. Behandlingstid ut over forutsetningen på 2 år, vil få konsekvenser for kostnad og tid Ferdigstilling Forprosjektfasen er avsluttet når alle følgende oppgaver er utført: Samlet forprosjektrapport foreligger KS 2 er gjennomført Eventuelle etterfølgende korrigeringer er gjort etter KS 2 Saken oversendes fra OBY til EHS for samlet godkjenning og framleggelse for beslutning om finansiering og iverksetting av gjennomføringsfase. Side 10 av 43 Sammendrag

11 2 Formål, bakgrunn og rammebetingelser 2.1 Prosjektomfang og bakgrunn Prosjektet ny Storbylegevakt 2 omfatter planlegging (inkl. skisseprosjekt, forprosjekt og reguleringsprosess), detaljprosjektering og bygging av ny Storbylegevakt på Aker sykehusområde. Bakgrunnen for prosjektet er at dagens legevakt i Storgaten 40 har for liten kapasitet til å dekke nåværende og fremtidig forventet aktivitet, samt at deler av bygningsmassen er i svært dårlig forfatning. Bystyret gjorde i 2010 vedtak (sak 362/10) om at en ny Storbylegevakt skal legges i tilknytning til et sykehus med akuttkirurgiske funksjoner. KVU versjon 2.0., av , anbefaler Aker sykehusområde som tomt for lokalisering av Storbylegevakten. Oppdraget fra EHS omfatter gjennomføring av forprosjektfase (skisse, forprosjekt, og regulering) for etablering av ny Storbylegevakt på Aker sykehusområde. Leveranser for forprosjektfasen er Forprosjektrapport m/usikkerhetsanalyse Styringsdokument for gjennomføringsfasen Planforslag (reguleringsprosess) Det skal i parallell med forprosjektering av Storbylegevakten, gjennomføres en utredning om legevakt 2, det vil si en relokalisering av Legevakt Aker, og etterbruk av Storgata 40.Ansvar for utredningen må avklares med bestiller i oppstartsmøte (jan17). Oppdraget omfatter videre ikke prinsippavklaringer med OUS om funksjoner, leieavtale og økonomisk risiko i forprosjektfasen (dette tilligger EHS), nye løsninger for kollektivtransport, samt utvidet stedsanalyse for Aker sykehusområde Styrende dokumenter for forprosjektfasen, er oppdrag fra EHS om gjennomføring av forprosjektfasen ny Storbylegevakt av , KVU-dokumentet av mai 2016, KS1-rapport av april 2016, og byrådssak 1088/16 av september 2016.Rammebetingelser og forutsetninger for forprosjektfasen Rammebetingelser Prinsipper for investeringsprosesser i Oslo kommune og veileder for forprosjekter i Oslo kommune. Oslo kommune er byggherre. 2 Storbylegevakt defineres som organisering av akutte legetjenester og relevant tilgrensede tjenester til befolkningen i en storby. Dette omfatter stasjonære legevakttjenester innen somatikk, psykiatri, rus, sosiale kriser og skader, og ambulante legevakttjenester. Dertil kommer utvalgte spesialisthelsetjenester. Ved legevakten i Oslo gis dette tilbudet i samarbeid mellom Oslo kommune og Oslo universitetssykehus, hvor universitetssykehuset har ansvar for behandling av skader/sår ved egen poliklinikk i legevaktens lokaler og for psykiatrisk legevakt. Formål, bakgrunn og rammebetingelser Side 11 av 43

12 Samarbeidsavtale mellom OUS og EHS Bestilling om gjennomføring av forprosjekt Konseptvalgutredning av Storbylegevakt, versjon 2.0., KS1-rapport, Hovedfunksjonsprogram (HFP), Overordnet Teknisk Program (OTP) og Hovedprogram for Utstyr (HPU) Det skal finnes en legevakt nr. 2 i Oslo, og den skal ikke være samlokalisert med Storbylegevakten. Miljøkrav: Prosjektet skal gjennomføre et bygg som kan gi et bidrag til lavest mulig energibruk i samfunnet innenfor P50. Det er energiregnskapet for storbylegevakten i sin helhet, inkludert brukerutstyret, som er det avgjørende for miljøet, Byrådssak 1088/16 Teknisk og FDV-begrunnede krav (Standard kravspesifikasjon for Oslo kommune) Forutsetninger Bestilling om gjennomføring av forprosjekt mottas og avklares innen Ny Storbylegevakt lokaliseres på Aker sykehusområde, jf. KVU, versjon 2.0. og Byrådssak 1088/16 Oppdatert avklaring ift. Hovedfunksjonsprogram (HFP), Overordnet Teknisk Program (OTP) og Hovedprogram for Utstyr (HPU) foreligger innen , og identifiserer Helseetatens og Oslo Universitetssykehus sine funksjons- og arealbehov o Endringer av HEL og OUS funksjonskrav og arealbehov etter , kan medføre forsinkelser i gjennomføring av forprosjektet Samarbeidsavtale mellom OUS og EHS inngås innen , og skal avklare følgende elementer: o Oslo kommunes tilgang til tomt o Prinsipp for kostnadsdekkende husleie o Prosjektorganisering o OUS funksjonskrav og arealbehov Fotavtrykket skal være tilstrekkelig til å dekke de sentrale legevaktfunksjonene på ett plan, jf. KVU versjon 2.0. kapittel Adkomst- og parkeringssituasjon skal tilfredsstille behov beskrevet i KVU, versjon 2.0, kapittel Reguleringsprosessen gjennomføres i løpet av 2 år og antas ferdig behandlet innen 2. kvartal 2019 o Forprosjektrapporten som grunnlag for KS 2 og etterfølgende beslutning kan ikke ferdigstilles før reguleringsprosessen er ferdig behandlet. 2 års varighet på reguleringsprosessen, medfører nærmere ett års forskjøvet ferdigstillelse til 2. kvartal Side 12 av 43 Formål, bakgrunn og rammebetingelser

13 o En lengre reguleringsprosess enn 2 år, vil medføre tilsvarende forsinkelse av ferdigstilt forprosjekt. Reguleringsprosessen for Storbylegevakt-tomten kan gjennomføres som en detaljregulering, uavhengig av utvidet stedsanalyse / helhetlig plangrep for Aker sykehusområde (jf. referat møte i PBE ) Reguleringsplan og bestemmelser Regulering: Reguleringsprosessen vil ta utgangspunktet i Kommuneplan, 11.4 Aker universitetssykehus med følgende retningslinjer: Område Aker universitetssykehus utvikles i tråd med gjeldende formål (sykehus) til helse- og sykehusområde og utvikling i tilknytning til dette. I oppstarten av reguleringsfasen må det utarbeides et helhetskonsept for hele Aker sykehus, hvor et godt helhetlig byplangrep for hele sykehusområdet vises, selv om ikke lokalsykehuset reguleres samtidig. Hvordan hovedarrondering av volumer på tomten/området må være drøftet tidlig i prosessen. Regulering av tomt er tidskritisk og må ha høy prioritet. PBE må involveres tidlig, og vernemyndighetene Riksantikvaren og Byantikvaren må inkluderes i planprosessen. Avkjøring fra Riksvei 4 må planlegges og gjennomføres i samarbeid med Statens vegvesen 2.2 Oversikt over prosjektet, historikk og status Historikk Før KVU-dokumentet av mai 2016, KS1-dokument og byrådssak 1088/16, var det gjort en rekke utredninger knyttet til ny legevakt: Forprosjektrapport våren 2008: «Fremtidens Storbylegevakt i Oslo» Hovedprosjektrapport høsten 2008: «Fremtidens Storbylegevakt i Oslo» Innhold i Storbylegevakten: Innholdsprosjektet, våren 2011 Konseptvalgutredning i 2012 Kvalitetssikring (KS 1 av Holte Consulting) i 2012 Legevakten 2015, Mulighetsstudie (Aker vs. Storgata), våren Utredninger Med bakgrunn i behovet for å etablere tilfredsstillende lokaler for den fremtidige legevaktvirksomheten, ble det i utarbeidet en konseptvalgutredning (KVU 2012) for Storbylegevakt lokalisert ved Ullevål sykehus. Denne lokaliseringen var basert på forutsetningen om at akuttfunksjonen ved Oslo universitetssykehus ville ligge på Ullevål sykehus i fremtiden. Det ble i 2013 igangsatt et arbeid ved Oslo universitetssykehus (Idéfase Oslo universitetssykehus Campus Oslo) med å utrede alternative fremtidige lokaliseringer av sykehusets funksjoner. Idéfaseutredningen belyser muligheten for å samle større deler av sykehusets virksomhet på færre steder. På grunn av den usikkerheten som oppstod mht. fremtidig lokalisering av sykehusets akuttfunksjoner, ble arbeidet med Storbylegevakten bremset opp, og KVU 2012 med tilhørende KS1 er ikke fremsendt for politisk behandling. Formål, bakgrunn og rammebetingelser Side 13 av 43

14 Til tross for usikkerhet om fremtidig lokalisering av akuttfunksjonene ved Oslo universitetssykehus ble det medio 2014 besluttet å gå videre med planleggingen av ny Storbylegevakt. Alternative lokaliseringer ble utredet og funksjonsinnhold avklart. Utredningsarbeidet bestod av to faser: I fase 1 (andre halvår 2014) er mulighetsrommet for løsningsalternativer og gjennomføringsmodeller utredet. Det ble gjort en foreløpig vurdering av hvilke funksjoner som skal inngå i bygget samt modeller for finansiering/eierskap. Fasen ble avsluttet med en tilrådning om lokaliseringsmuligheter. Se vedlagt rapport2. I fase 2 er det gjennomført en KVU for de alternativer som er valgt etter fase 1. I utredningen pekes det på at initiativet som er kommet fra Helse Sør-Øst om å bidra til å styrke diagnostisk kapasitet ved Storbylegevakten og bystyrets vedtak har medført at Aker sykehusområde igjen er et alternativ for lokalisering av Storbylegevakten. Aker er derfor utredet som et av lokaliseringsmulighetene i KVU-dokumentet. I KVU-dokumentet (2016) fremkommer det at det planlegges med at Storbylegevakten i hovedsak skal ha samme rolle i behandlingskjeden som legevakten i Storgaten 40 har i dag, men at det legges til rette for at rollen kan utvikle seg videre. Det er et sentralt mål å oppnå mer effektive pasientsløyfer. For en del pasienter vil dette si «avklaring i ett punkt» på Storbylegevakten. For andre pasienter vil det si rask videreføring til sykehus eller dagapparat. En ny Storbylegevakt i Oslo kommune skal (effektmål): Tilby tjenester med høy medisinsk kvalitet Gi rask og effektiv ivaretakelse av pasientenes behov Sikre tilstrekkelig kapasitet for legevakttjenester i et langt perspektiv Være lett tilgjengelig for brukerne. Resultatmålene er i prioritert rekkefølge foreslått som følger: 1. Kostnad at byggeprosjektet holder seg innenfor kostnadsrammen 2. Kvalitet at Storbylegevakten møter de definerte krav til funksjonalitet og innhold 3. Tid når ny Storbylegevakt er ferdigstilt. De behovene som ikke er tilstrekkelig ivaretatt med legevaktens lokaler i Storgata 40 er særlig relatert til følgende forhold: Ikke tilfredsstillende fasiliteter for effektiv pasientlogistikk For liten kapasitet Dårlig trafikal tilgjengelighet/tilkomst Krevende fysisk arbeidsmiljø. Spesielt de to førstnevnte forholdene tilsier at et nytt bygg for Storbylegevakten er tidskritisk. Disse forholdne utgjør hver for seg et behov for at prosjektet gjennomføres raskt (prosjektutløsende behov). Det samlede foreslåtte arealet (m2 netto) for ny Storbylegevakt i KVU-dokumentet fordeler seg slik: Tabell 1. Arealfordeling Funksjon m2 netto Prosent av total Felles Oslo kommune og Oslo universitetssykehus HF Oslo kommune Side 14 av 43 Formål, bakgrunn og rammebetingelser

15 Oslo universitetssykehus HF Sum Forholdet mellom netto- og bruttoareal (brutto/nettofaktor) er satt til 2, slik at brutto arealbehov er m2. I tillegg kommer areal til parkeringsanlegg. Dette er planlagt å inngå i underetasje/kjelleretasjen. Bruttoareal for parkeringsanlegg er ca m Kvalitetssikring (KS1) Ekstern kvalitetssikrer (EKS) leverte sin KS1 rapport 29. april 2016 basert på KVU versjon 1.0. (KVU 2.0 referert ovenfor ble oppdatert etter KS 1-rapporten som var ferdigstilt 13. mai 2016). EKS påpeker at det er betydelig usikkerhet i fremtidig behov for legevakttjenester. Usikkerheten utover estimatusikkerheten knyttes i hovedsak til følgende drivere/usikkerhetsfaktorer: Ambisjonsnivå (usikkerhet knyttet til det faglige ambisjonsnivået og påvirkning på omfang og kostnadsnivå) Gjennomføringsmodell (usikkerhet knyttet til organisering og Oslo kommunes byggherreansvar i forprosjektfase, gjennomføring, samt valg av kontraktstrategi) Konseptmodning og videre detaljering (usikkerhet knyttet til bygningens utforming, areal, B/N faktor, mv) Regulering og myndighetsforhold (usikkerhet knyttet til verneinteresser og regulering, forholdet mellom funksjon og eksterne krav til bygningen og samferdsel). EKS anbefaler at en proaktiv usikkerhetsstyring må iverksettes for å redusere det høye usikkerhetsnivået. EKS påpeker spesielt at grensesnittet mot Oslo Universitetssykehus HF (Oslo universitetssykehus HF) ikke er tilstrekkelig modnet. Det må etableres nærmere avtaler med Oslo universitetssykehus HF som ivaretar flere sentrale forhold (kostnadsfordeling, leieavtale og evt tomtekjøp/makebytte). Videre bør avtale med Oslo universitetssykehus HF foreligge om samarbeidsform under forprosjekt og gjennomføringsfase. EKS finner ikke grunnlag for å konkludere annerledes enn prosjektet, slik utredningen foreligger, og tiltrer vurderingen om at Aker er beste alternativ. Det understrekes at EKS tiltrer konklusjonen om alternativ, men at EKS samtidig påpeker en del svakheter i KVU dokumentet som det bør tas hensyn til i det videre arbeidet. I byrådssak 1088/16 gjennomgås KS1-rapporten og KVU-dokumentets versjon 2.0 (korrigert versjon av 1.0 utarbeidet etter at KS1-rapporten forelå). 2.3 Grensesnitt Følgende områder utgjør viktige grensesnitt: Fordeling av ansvar og oppgaver mellom prosjekteier (Byrådsavdelingen for eldre, helse, og sosiale tjenester) og prosjektorganisasjon ved Operativ utfører (Omsorgsbygg Oslo KF). Formål, bakgrunn og rammebetingelser Side 15 av 43

16 Fordeling av ansvar og oppgaver mellom Helseetatens virksomhetsutvikling (Operativ bestiller) og byggeprosjekt: Helseetaten definerer virksomhetens arbeidsmåter, nærhetskrav og interne logistikk-krav). Eventuelle endringer ift. KVU-dokumentet (herunder gjeldende HFP) avklares i HFP-oppdateringen. Helseetaten stiller med relevant kompetanse tilgjengelig for deltakelse i medvirkningsgrupper. Jf. for øvrig rolle til operativ bestiller i Byrådssak 1038/14 «Instruks for beslutningsprosessen i investeringssaker». Fordeling av ansvar og oppgaver mellom Oslo universitetssykehus som leietaker og byggeprosjekt: Avklaringen skjer mellom prosjekteier (EHS) og OUS. Bl.a. avklares grensesnittet mellom utstyr tilhørende leietaker og utstyr tilhørende utleier i leiearealene, og hvordan planlegging og anskaffelse av leietakers utstyr skal gjennomføres slik at det byggpåvirkende utstyret sitt grensesnitt mot byggplanlegging ivaretas. Fordeling av ansvar og oppgaver mellom de ulike deltakere i prosjektet, herunder mellom programmering og prosjektering og mellom byggutstyr og brukerutstyr. Prosjektet har identifisert følgende grensesnitt med utgangspunkt i Omsorgsbygg som operativ utfører: Tabell 2. Grensesnitt Grensesnitt Organisatoriske: Byrådsavdeling for finans Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester Helseetaten Byrådsavdeling for næring og eierskap Eksterne rådgivertjenester til prosjektet Oslo universitetssykehus Helse Sør Øst RHF Universitet i Oslo og HiOA Vernetjenesten Ansattes organisasjoner Tekniske: Plan og bygningsetaten Byantikvaren og Riksantikvaren Statens Vegvesen Beskrivelse av innflytelse på prosjektet Kostnadsramme Tjenesteprofil og volum, prosjekteier i denne fasen Brukermedvirkning Rapporteringslinje for operativ utfører Disse utgjør en del av prosjektorganisasjonen Brukermedvirkning OUS leieavtale Utdanning Arbeidssituasjon i nytt bygg Organisering av arbeidet Regulering Vern xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Adkomst Kollektivtilbud (Prosjekt: Evt. tiltak for å håndtere/ forankre Dialog Lede styringsgruppa i forprosjektfasen Styringsgruppe Styringsgruppe xxxxxxx x Løses gjennom prosjektorganiseringen Styringsgruppe Styringsgruppe Dialog Styringsgruppe Etablerte dialogfora og brukermedvirkning Dialog Dialog Dialog Dialog Side 16 av 43 Formål, bakgrunn og rammebetingelser

17 Grensesnitt Ruter og Oslo sporveier BREEAM sertifisering Kommersielle: Oslo universitetssykehus Helseetaten Eksterne rådgivertjenester til prosjektet Beskrivelse av innflytelse på prosjektet Trikk til Tonsenhagen) Sertifiseringspart Stor leietaker, areal og funksjon Stor leietaker, areal og funksjon Kontraktspart i prosjektperioden - kontrahering Evt. tiltak for å håndtere/ forankre Dialog Dialog ift etterfølgende sertifiseringsprosess Styringsgruppe Styringsgruppe Løses gjennom prosjektorganiseringen ENOVA Andre leverandører Andre: Hele Oslos befolkning brukerne Pasientorganisasjonene brukerne Naboer Mulig finansiell part? Brukerfokus Brukerfokus basert på aktuelle organisasjoner Naboskapsinteresser Kontakt for avklaring Informasjon Informasjon xxxxx x Informasjon Formål, bakgrunn og rammebetingelser Side 17 av 43

18 3 Mål og krav Ny Storbylegevakt - styringsdokument for forprosjektfasen 3.1 Målstruktur for prosjektet Kommunemål Storbylegevakten skal gi alle med tilhold i byen et akutt døgnåpent helse- og sosialtilbud med stor bredde og god kvalitet. Dette målet er utledet fra de identifiserte behovene, de normative så vel som de etterspørselsdrevne. Helse- og omsorgstjenesteloven er grunnleggende i så måte, men målet om et bredt tilbud kan sies å gå utover det loven krever av kommunen. Her er det etterspørselsdrevne behov samt bystyrevedtak om ny Storbylegevakt som legger føringer på målformuleringen Effektmål med indikatorer Storbylegevakten i Oslo kommune skal: 1. Tilby tjenester med høy medisinsk kvalitet 2. Gi rask og effektiv ivaretakelse av pasientenes behov 3. Sikre tilstrekkelig kapasitet for legevakttjenester i et langt perspektiv 4. Være lett tilgjengelig for brukerne. Effektmålene er satt opp i prioritert rekkefølge. Målene henger i en viss grad sammen og er avhengige av hverandre. Nedenfor følger en utdyping av effektmålene og foreløpige måleindikatorer. Måleindikatorene bør bearbeides som en del av den videre prosjektutviklingen. Da bør det også så langt som mulig settes konkrete måltall. 1. Tilby tjenester med høy medisinsk kvalitet Beskrivelse: Kvalitet kan defineres på flere måter. Her legges det vekt på kvalitet i betydningen at det stilles korrekte diagnoser, og at det tilbys den behandling som i størst mulig grad bedrer pasientens helsesituasjon. Feilbehandling skal forekomme i så få tilfeller som mulig. Ved etableringen av ny Storbylegevakt er det et ønske om å ferdigbehandle flere pasienter på legevakten uten henvisning til sykehus. Det er også et ønske om å tilby god bredde i førstelinjen og rask tilgang til spesialist ved behov. Pasienten kan også ha sin egen opplevelse av kvalitet, som i noen grad kan være betinget av andre forhold enn den medisinske kvaliteten. Her kan for eksempel opplevelsen av kommunikasjonen med helsepersonell og rensligheten på venterommet være av betydning. Også slik pasientopplevd kvalitet bør tillegges vekt. Mulige effektindikatorer: Felles kompetanse- og ressursutnyttelse med spesialisthelsetjenesten Antall pasienter overført til lokal- og akuttsykehus Pasientenes tilfredshet i brukerundersøkelser Antall feilbehandlinger Side 18 av 43 Mål og krav

19 2. Gi rask og effektiv ivaretakelse av pasientenes behov Beskrivelse: Pasientene vil ha ulike behov. Det er et mål at disse ulike behovene kan dekkes ett sted. Det betyr ikke at alle lidelser ferdigbehandles på Storbylegevakten, men det betyr at Storbylegevakten tilbyr førstelinjetjenester for de fleste tenkelige lidelser (akutt sykdom, skade, krise) i pasientmassen. Behovene skal dekkes raskt og effektivt, det vil si at pasienten i så liten grad som mulig skal behøve å vente, og at pasientbehandlingen skjer på det nivå som er mest effektivt og gir best resultat for pasienten. Mulige effektindikatorer: Ventetid i mottak Behandlingstid per konsultasjon Behov for ambulanse ved sykehusinnleggelse av pasienter 3. Sikre tilstrekkelig kapasitet for legevakttjenester i et langt perspektiv Beskrivelse: Det er krevende å definere tydelig omfanget av behov for legevakttjenester i befolkningen. Det finnes ingen fasit for hvor stor andel av konsultasjonene som skal skje hos legevakt og hos fastlege. Det kan også være risiko for overforbruk av legevakttjenester. Likevel er det klart at behovet for legevakttjenester vil øke med befolkningsveksten. De fysiske rammebetingelsene må muliggjøre en slik kapasitetsvekst. Det bør legges til rette for generalitet, fleksibilitet og elastisitet i bygget. Dette gjelder både tilpasning til nye behandlingsformer og endrede arealbehov til legevaktformål. Mulige effektindikatorer: Antall konsultasjoner Kapasitetsøkning i forhold til befolkningsvekst Lekkasje til andre legevakttilbud 4. Være lett tilgjengelig for brukerne Beskrivelse: Det er viktig at det er enkelt å komme seg til legevakten. Da må det være lett å finne frem, og det bør ikke være for lang reisevei enten man kommer med bil eller kollektivtransport. De trafikale forhold rundt legevakten bør være oversiktlige og trygge. Mulige effektindikatorer: Publikums kjennskap til Storbylegevaktens beliggenhet Avstand fra pasientenes bosted til Storbylegevakten Trafikkavviklingen i Storbylegevaktens nærområde Mål og krav Side 19 av 43

20 3.1.3 Resultatmål: Resultatmålene er i prioritert rekkefølge foreslått som følger for forprosjektfasen: Kostnad at forprosjektet holder seg innenfor kostnadsrammen på NOK 79 mill. kr Kvalitet at Storbylegevakten planlegges ift de definerte krav til funksjonalitet og innhold. Tid forprosjektet inkl. forslag til regulering planlegges ferdig til 2. kvartal 2019, og vil danne grunnlag for politisk budsjettbehandling i desember Resultatmålene for det gjennomføringsfasen defineres ila forprosjektfasen, og knytter seg også til følgende områder: Kostnad at byggeprosjektet holder seg innenfor kostnadsrammen Kvalitet at Storbylegevakten møter de definerte krav til funksjonalitet og innhold Tid når ny Storbylegevakt er ferdigstilt. 3.2 Suksesskriterier for forprosjektfasen Suksesskriteriene er tett knyttet til oppfyllelse av resultatmålene for fasen, jf. forrige avsnitt, og at dette danner tilstrekkelig godt beslutningsgrunnlag for iverksetting av neste fase (detaljering- og gjennomføringsfasen). Dvs. at den politiske behandlingen i desember 2019 fører til oppstart neste fase. Side 20 av 43 Mål og krav

21 3.3 Kritiske suksessfaktorer Prosjektet har definert følgende kritiske suksessfaktorer for forprosjektfasen: Tabell 3. Kritiske suksessfaktorer Kritiske suksessfaktorer Tiltak Ansvar for tiltaket Bestillingsdokumentet har avklarte og tydelige rammebetingelsene for forprosjektet Samarbeid med OUS og HEL God planleggings- og beslutningsprosess Organisering, rett kompetanse på rett plass til rett tid, klare ansvarsroller og tydelige mandater Avsette tilstrekkelig tid og ressurser til nøkkelpersoner for å arbeide med prosjektet Effektiv reguleringsprosess Avklaring av interessentbildet, oppfølging av kritiske aktører og miljøer Åpen og transparent gjennomføringsprosess i forprosjektfasen. God brukermedvirkning fra pasientorganisasjoner, fagrepresentanter, tillitsvalgte og vernetjenesten Styringsdokument inneholder avklarte og entydige rammebetingelser i tråd med bestillingsdokument. Avklare rammebetingelser ved oppstart av forprosjekt (funksjoner, tomt). Tett oppfølging underveis, samt at OUS og HEL deltar i styringsgruppe og brukermedvirkning. Organisasjonsplan for fasen, samt mandat for styringsgruppen Organisasjonsplan, bemanning, kontrahering, PNS og tilhørende ansvarskart Identifisere aktuelle ressurser og gjøre avtaler med disse og deres «foresatte» om deltakelsen. God samhandling og avklarte leveranser med offentlig myndigheter, herunder PBE, BYA, RA Interessentanalyse. Kommunikasjonsplan og oppfølging av denne Sikre at disse partene deltar OBY, EHS, NOE EHS OBY, EHS, Styringsgruppe OBY Alle OBY OBY HEL, OUS Mål og krav Side 21 av 43

22 3.4 Krav basert på kravene i KVU-dokumentet Absolutte krav De absolutte kravene må være oppfylt. Nedenfor følger de absolutte krav fra KVUdokumentet: Absolutt krav 1: Tekniske og FDV-begrunnede krav og relevante deler av Standard kravspesifikasjon for sykehjem. Oslo kommunes standard kravspesifikasjoner for formålsbygg, vedtatt av byrådet , sak 1076/15 omhandler en rekke krav som skal være oppfylt for eiendommer som bygges og eies av Oslo kommune. Absolutt krav 2: Det må være en legevakt samlokalisert med KAD på Aker sykehusområde. Det er et krav om at det er legevaktfunksjoner i tilknytning til KAD på Aker sykehusområde. Dette kreves for å sikre et helhetlig pasientforløp og effektiv utnyttelse av ressursene. Øvrige absolutte krav: Bygget skal sertifiseres med klasse «Very good» eller bedre i BREEAM. Bygget skal minimum bygges som passivhus iht. NS 3701:2012 jf. vedtak i Oslo bystyre 20. januar 2010, jamfør dog byrådssak 1088/16. Bør-krav/vurderingskriterier For dette prosjektet er det definert en rekke bør-krav, hvor noen angår Storbylegevaktens plassering og andre angår Storbylegevaktens innretning/innhold. De som relaterer seg til lokaliseringsvalg er ikke tatt med da lokaliseringen er fastlagt. Funksjonelle krav: Krav 3: Storbylegevakten bør være tilknyttet diagnostisk kapasitet i regi av spesialisthelsetjenesten Krav 5: Storbylegevakten bør ha et samlet areal på minst m2 BTA, hvorav 7000 m2 på grunnplanet Krav 6: Storbylegevakten bør inneholde de rom og funksjoner som er definert i hovedfunksjonsprogrammet Krav 7: Tomten bør være stor nok mht. effektiv drift, fremtidig utvikling og alternativ bruk Krav 9: Tomten bør gi gode manøvreringsmuligheter for ambulanser og parkeringsmuligheter for besøkende Krav 15: Storbylegevakten bør utformes slik at løsningen er fleksibel for endret størrelse og endret bruk. Tekniske krav: Krav 10: Tomten bør ikke hindre en effektiv prosess fra beslutning til ferdig bygg - teknisk Krav 11: Tomten bør ikke hindre en effektiv prosess fra beslutning til ferdig bygg anskaffelse og regulering Krav 16: Storbylegevakten bør utformes slik at livsløpskostnadene blir så lave som mulig Krav 17: Storbylegevakten bør være utformet slik at den interne logistikken blir så effektiv som mulig Side 22 av 43 Mål og krav

23 4 Gjennomføringsplan og leveranse 4.1 Prosjektnedbrytningsstruktur Prosjektnedbrytningsstruktur for forprosjektfasen: Forprosjektfase ny Storbylegevakt Etappe 1 Skisseprosjekt Etappe 2 Forprosjekt KS 2 Følgeprosjekter Regulering Vern Ansk. tomt Program Rev HFP Rev HPU Interessentdialog Skisseprosjekt Kalkyle Styrings -dokument Interessentdialog - forts. fra etappe 1 Regulering Vern Styringsdokument Programering RFP utstyr Kalkyle Forprosjekt -rapport Prosjektering Relok. legev. 2 Etterbruk St.gt. 40 Leieavtale intensjons avtale Rev OTP Leieavtale Andre DFP Øvrige Figur 1. prosjektnedbrytingsstruktur 4.2 Gjennomføringsplan Todeling av forprosjektfasen Gjennomføringen av forprosjektfasen deles opp i to etapper, slik: En innledende etappe hvor dokumentkravene fra KVU-dokumentet og KS1 blir gjennomgått (bl.a. oppdatering byggeprogram og funksjoner) og utarbeidelse av skisseprosjekt for å sikre lojalitet til temaene som er fastlagt og få beslutningspunkt til overgang til neste etappe. Deretter en etappe med «prosjektering forprosjekt» med tilhørende utarbeidelse av kostnadskalkyler, gjennomføring av usikkerhetsanalyser og anbefaling om styringsmål og kostnadsramme. Denne etappen legger gjennom styringsdokumentet grunnlag for beslutninger og styring av neste fase gjennomføringsfasen, inkludert gjennomføringsstrategi, herunder kontraktstrategi. Gjennomføringsplan og leveranse Side 23 av 43

24 4.2.2 Første etappe: Oppdatering og utarbeiding program og skisseprosjekt I den innledende etappen legges det bl.a. opp til å gjennomføre de aktiviteter som prosjekter som følger «Veileder for tidligfase i sykehusprosjekter» gjennomfører før oppstart forprosjekt, og som ikke er dekket i foreliggende KVU-arbeid. Dette innebærer primært: Starte/videreføre dialog med de mest aktuelle interessenter bl.a. ift regulering og vernespørsmål, tomt og utleie Oppdatering av hovedfunksjonsprogram på grunnlag av avklaringene med Oslo universitetssykehus om sykehusfunksjoner i legevaktbygget Oppdatering av overordnet teknisk program (jf. bl.a. tilnærming til passiv-hus vs. pluss-hus) Oppdatering av hovedprogram utstyr (jf. bl.a. konsekvenser av eventuelle endringer i HFP og ansvarsforholdet utleier leietaker ift. utstyr) Utarbeiding av delfunksjonsprogram (DFP) (kan gå samtidig med skisseprosjekt, men bør være ferdig i forkant av ferdigstilling skisseprosjekt) Utarbeid skisseprosjekt Oppdatere tids- og milepælsplan Oppdatere prosjektkalkyle og gjennomføre ny usikkerhetsanalyse Utforming av styringsdokumentet, og godkjenning Det legges til rette for å kunne gjennomføre anskaffelsesprosess/kontrahering med tidlig samspill fra entreprenør (med skisseprosjekt og tilhørende programunderlag som grunnlag). Andre etappe: Prosjektering forprosjekt Når punktene ovenfor er gjennomført, og resultatet (i form av oppdatert styringsdokument) er godkjent av den kompetente myndighet, kan prosjektering forprosjekt med tilhørende aktiviteter starte. Dette omfatter: Utarbeidelse av forprosjekt prosjektering Utarbeide romfunksjonsprogram (RFP) og forprogram utstyr Videreføre dialog med de mest aktuelle interessenter bl.a. ift regulering og vernespørsmål, tomt og utleie Forprosjektkalkyle og ny usikkerhetsanalyse Anbefaling om kostnadsramme og styringsmål for gjennomføring av prosjektet Styringsdokument for gjennomføringsfasen. Angivelse av tid og evt. ressurser Forprosjektarbeidet gjennomføres i perioden 1. kvartal 2017 til 2. kvartal Tyngdepunktet ligger i perioden 3. kvartal kvartal 2018, men med en forlenget forprosjektperiode pga. forventet tid på ca. to år knyttet til reguleringsmessige forhold. Diagrammet nedenfor viser detaljene. Side 24 av 43 Gjennomføringsplan og leveranse

25 4.2.5 Gantt-diagram og beskrivelse av hovedtrekk i gjennomføringsplanen Under vises prosjektets planlagte fremdrift: Figur 2. Tidsplan forprosjekt 4.3 Leveranseoversikt, milepæler og risikoanalyse Leveranse fra prosjektet Leveransene fra prosjektet i denne forprosjektfasen: Tabell 4. Leveranser fra prosjektet Leveranse Frist Til Skisseprosjekt m/kalkyle 3. kvartal 2017 Styringsgruppen Planforslag (regulering) 2. kvartal 2018 PBE Forprosjektrapport 2. kvartal 2019 Styringsgruppen og KS2 behandling Styringsdokument 2. kvartal 2019 Styringsgruppen og KS2 behandling Usikkerhetsanalyse 2. kvartal 2019 Styringsgruppen og KS2 behandling Gjennomføringsplan og leveranse Side 25 av 43

26 4.3.2 Leveranse til prosjektet Leveranser til prosjektet i denne forprosjektfasen: Tabell 5. Leveranser til prosjektet Leveranse Frist Fra Prinsippavtale tomt EHS Prinsippavtale om leie av lokaler med OUS Prinsippavtale om risiko deling knyttet til forprosjektkostnader med OUS EHS EHS Oppdatert HFP, HPU, OTP EHS Relokalisering legevakt nr kvartal 2018 EHS? Etterbruk Storgata kvartal 2018 EHS? Godkjent regulering 2. kvartal 2019 PBE/bystyret KS2 3. kvartal 2019 NOE Sentrale milepæler i prosjektet Under vises prosjektets milepælsplan: Tabell 6. Milepæler i prosjektet MP Milepælsbeskrivelse Frist MP1 Styringsdokument forprosjektfase MP2 Prinsippavtaler med OUS om økonomisk risiko i forprosjektfasen, leie og tomt foreligger MP3 Anskaffelse av prosjektledelse feb 2017 MP4 Anskaffelse av prosjekteringsgruppe mar/apr 2017 MP5 Forprosjektfase, etappe 1, skisseprosjekt ferdigstilt okt MP6 Samlet forprosjektrapport ferdig inkl. plan for gjennomføringsfasen/styringsdokument (unntatt forhold som er avhengig av reguleringssaken) 3. kv MP7 Reguleringssak vedtatt 2. kv MP8 Samlet beslutningsgrunnlag (etter vedtatt reguleringssak) for KS2-behandling 2. kv MP9 Politisk budsjettbehandling med sikte på vedtak om gjennomføring des Strategi for styring av usikkerhet i prosjektet Planen for usikkerhetsstyring blir utarbeidet med bakgrunn i det kartlagte usikkerhetsbildet fra tidligere faser. Den beskriver hvilke strategiske og taktiske tiltak prosjektet har, eller planlegger å iverksette, for å styre de mest kritiske usikkerhetsfaktorene (både muligheter og trusler). Etter usikkerhetsanalysene er gjennomført og i god tid før byggestart oppdateres risikovurderingen med eventuelle nye risikoer og tiltak. Oppdatering med tiltak vil også utføres i byggeperioden basert på løpende informasjon og observasjoner. Vurdering av risiko og tiltak gjennomføres i grupper der det er hensiktsmessig, gjennom løpende møtevirksomhet Side 26 av 43 Gjennomføringsplan og leveranse

27 i prosjektet, før spesielle milepeler samt ved arbeidsoperasjoner som tradisjonelt er forbundet med risiko. Prosjektleder skal sikre oversikt og god styring av prosjektet. Gjennom usikkerhetsstyringen får prosjektleder oversikt over de vesentligste risikoene og mulighetene, og kan dermed prioritere hva som må følges opp. Oslo kommunes verktøy for risikostyring benyttes i prosjektet. Figur 3. Usikkerhetsstyring Usikkerhet/risiko inngår som tema i månedsrapporteringen. Risikoen i prosjektet består i hovedsak av to grupper av hendelser: Hendelser som kan utsette den politiske behandlingen med sikte på vedtak om gjennomføring Hendelser som kan stoppe prosjektet. Risiko for økte kostnader er håndtert som en del av usikkerhetsvurderingen. Det vil være systematisk fokus på å begrense sannsynligheten for og konsekvensene av hendelser som kan få slike utfall. I tillegg oppsummeres hovedelementene i risikobeskrivelsen fra KS1-dokumentet. Til sammen utgjør dette «risiko-registeret» ved oppstart av forprosjektfasen. Risikoregisteret etableres og følges opp gjennom månedsrapporteringen, samt gjennom ROS-analyser (minst en ved avslutning av etappe 1 og en ved avslutning av etappe 2 i forprosjektfasen. Knyttet til risikoregisteret etableres det også en tiltaksliste for å begrense sannsynligheten for og konsekvensene av uønskede hendelser. Usikkerhet består også av hendelser som kan føre til et bedre utfall enn planlagt (lavere kostnad eller bedre kvalitet) dvs. muligheter. Dette følges opp på samme måte som risiko for uønskede hendelser, og da med tiltak for å kunne realisere de gevinster som ligger i disse mulighetene. Gjennomføringsplan og leveranse Side 27 av 43

28 4.3.5 Risikoanalyse Risiko for stopp Det er en viss risiko for at forhold som ikke kan la seg tilstrekkelig avklare i en KVU-prosess, kan føre til stopp senere i prosjektforløpet. Så langt mulig bør slike forhold avklares med sikte på å minimalisere og i beste fall eliminere slik risiko. Oslo kommune eier ikke den tomten det er snakk om, den eies av Oslo universitetssykehus HF. Figuren nedenfor viser i grove trekk eiendomsforholdene. Figur 4. Eierskap Aker-tomten I praksis betyr dette at det må inngås en avtale med Oslo universitetssykehus HF om kjøp, makebytte eller langsiktig disposisjonsrett, som gjør det forsvarlig å iverksette forprosjektet. En slik avklaring skal som prinsipp være på plass før forprosjektaktivitetene starter. Det er i gang en prosess mellom Oslo kommune og Oslo universitetssykehus HF med sikte på en formalisering av tilgang på tomten. Avtalen i sin helhet må være på plass slik at den foreligger sammen med forprosjektutredningen når igangsetting av byggefase skal besluttes. Reguleringsmessig risiko foreligger så lenge tiltaket ikke kan gjennomføres innenfor gjeldende reguleringsplan. I KVU-dokumentet sies følgende: Regulering er S-1337, vedtatt Reguleringsformål er offentlig bygning sykehus, kjørevei, fortau og grøntareal. Utnyttelsesgraden for den samlede bebyggelse skal ikke overstige 0,5 (gulvareal: tomtens brutto areal). Området er i kommuneplanen avsatt som utviklingsområde, kollektivknutepunkt og stasjonsnært i ytre by. I Byutviklingskomiteens behandlingen av forslag til ny kommuneplan tredje kvartal 2015 fremsatte byråden forslag om at Aker sykehusområde skal utvikles til helse- og sykehusområde og at kommuneplanen ikke skal åpne for annen utnyttelse av området. Dette kan gjøres ved at utviklingsområdet som foreslås for Aker sykehusområde tas ut av det juridiske bindende plankartet. Da vil sykehusområdet vises som bebyggelse og anlegg på plankartet. Underliggende regulering til sykehus vil ikke være i konflikt med kommuneplanen og gjelder fullt ut. Side 28 av 43 Gjennomføringsplan og leveranse

29 Den høyere utnyttelsen som ligger i utviklingsområdet vil bortfalle og det er utnyttelsen i gjeldende sykehusregulering som ligger til grunn for området. Fremtidig sykehusutbygging vil nok ha behov for høyere utnyttelsesgrad, men det må forventes at det fremmes en ny reguleringsplan ved en større sykehusutvikling, og da kan utnyttelsen økes i denne. Reguleringsrisikoen bør ut fra dette kunne vurderes å være innenfor det som er akseptabelt ved overgang fra konseptvalgutredning til igangsetting forprosjektfase. Men det gjenstår en rekke aktiviteter og dermed selvsagt noe usikkerhet. Bl.a. innebærer dette at følgende temaer må avklares nærmere: Sammenhengen mellom storbylegevaktprosjektet og Oslo universitetssykehus sin plan for utbygging kan påvirke saken (og tiden saken tar i et slikt samlet bilde) Håndtering av en eventuell fremtidig utvidelse (pga. økte behov) Adkomst til og fra Trondheimsveien er en utfordring, jf. Statens Vegvesen Grunnundersøkelser inkl. mulig forurenset grunn Luftkvalitet og støy Fredede og verneverdige bygg kan være til hinder for logistikk og annen utvikling på hele Akerområdet Flomvern og overvannsbehandling over et stort område, ref. NVEs innspill i tilsvarende saker. Følgevirkninger av tiltaket, trafikk, kollektivløsninger, adkomst, parkering, relokalisering av annen virksomhet m.v. er utredet på «KVU-nivå». Det er imidlertid en prioritert oppgave innledningsvis i forprosjektfasen også å iverksette en utredning om reetablering av legevakt nr. 2. Tekniske forhold ved Aker-tomten er avklart så langt man kan forvente i en KVU-fase. Vernehensyn er det neste spørsmålet som i et «worst case scenario» kan føre til stopp. I KVUdokumentet oppsummeres følgende: Prosjektgruppen har hatt møter med PBE og Byantikvaren for å avklare hvilke begrensninger som finnes ved foreslått plassering på sykehusområdet. Byantikvaren har påpekt at bygging av storbylegevakten på foreslått tomt krever fjerning av et bygg (41) som står på kommunens gul liste og at dette bygget var vurdert som fredningsverdig ifm. den statlige verneplanen for helsesektoren. Legevaktbygget vil også gi store inngrep i grøntområdet/kollen som har vært terapihage for den tilliggende tuberkulosepaviljonen i sør. Bygget vil gi en stor og massiv bygningsmasse nært vernede paviljongbygg, og vil ved å beslaglegge areal redusere muligheten for etablering av lave, miljøtilpassede bygg for psykiatri ved eventuell utbygging av et lokalsykehus. Dersom legevakten skal lokaliseres på Aker sykehusområde, anbefaler Byantikvaren at det heller bør utredes en tomt i sørøst ved tunnelåpningen på Ring 3. Planen kommer ikke i direkte konflikt med byggene som er vernet iht. landsverneplanen, jf. figuren nedenfor (bygg med rød farge). Gjennomføringsplan og leveranse Side 29 av 43

30 Figur 5. vernestatus Aker-tomten Det er dermed innenfor kommunens egen kontroll å gjøre de endelige vurderinger siden det primært dreier seg om vurderinger i forhold til «gul liste». Byantikvarens vurdering, samt nærheten til de vernede byggene, indikerer en risiko som betyr at prosessens med Riksantikvaren og Byantikvaren bør prioriteres innledningsvis i neste fase (utvikling av et skisseprosjekt vil gi grunnlag for en slik dialog). «For høye kostnader» kan også gi risiko for stopp. Kostnader behandles som eget punkt nedenfor, og det henvises til omtalen der. Risiko for forsinkelse (ift. skissert ferdigstillelse i 2023) De samme punktene som er beskrevet i forrige punkt gjelder også her. Forhold som i verste fall kan føre til stopp, kan også føre til forsinket gjennomføring. Planmyndighetens (Plan- og bygningsetaten - PBE) mulige krav til utvidet stedsanalyse, helhetlig plangrep for Aker området inkl. planene for Oslo universitetssykehus (lokalsykehus) vil kunne ta lenger tid enn å gjennomføre dette for Storbylegevakten isolert. Dette vil kunne forskyve foreliggende milepæler og ferdigstillingen. Hva skjer hvis ikke lokalsykehuset legges til Aker, eller at det tar lang tid før relevante beslutninger tas og realisering? At det ikke blir bygget et lokalsykehus på Aker bør kunne oppfattes som en teoretisk tilnærming. Men dersom Oslo universitetssykehus i sin konseptfase kommer til en annen konklusjon enn den som foreligger etter idefasen om lokalisering av funksjoner på Aker-tomta eller om tidsrekkefølge, vil selvsagt også bildet for Storbylegevakten endre seg, selv om KVU dokumentet i prinsippet er utarbeidet uavhengig av konklusjonen om plassering av lokalsykehus på Aker. Side 30 av 43 Gjennomføringsplan og leveranse

31 Risikoforhold fra KS1-dokumentet Ambisjonsnivå (usikkerhet knyttet til det faglige ambisjonsnivået og påvirkning på omfang og kostnadsnivå). Gjennomføringsmodell (usikkerhet knyttet til organisering og Oslo kommunes byggherreansvar i forprosjektfase, gjennomføring, samt valg av kontraktstrategi). Konseptmodning og videre detaljering (usikkerhet knyttet til bygningens utforming, areal, B/N faktor, mv). Regulering og myndighetsforhold (usikkerhet knyttet til verneinteresser og regulering, forholdet mellom funksjon og eksterne krav til bygningen og samferdsel). Gjennomføringsplan og leveranse Side 31 av 43

32 5 Økonomi 5.1 Grunnkalkyle, forventede tillegg og styringsmål for forprosjektet Dette gjelder grunnlag for fastlegging av styringsmål og kostnadsramme for forprosjektfasen. Senere i dette kapittelet omtales grunnkalkyle, styringsmål og kostnadsramme for det samlede prosjektet. Grunnkalkylen bygger på følgende forutsetninger: Planlegging av et anlegg på m2 bta. pluss p-hus. Innhold slik som beskrevet i KVU-dokumentet Oppstart 1.kvartal 2017 med innledende oppdatering av programunderlag og gjennomføring av skisseprosjekt i 3.kvartal Deretter hovedtyngden av forprosjektarbeidet gjennomført i 3.kvartal kvartal Nødvendige aktiviteter knyttet til reguleringsprosess fram til og med 2. kvartal Samlet forprosjektrapport fullføres i 2. kvartal 2019 Politisk budsjettbehandling i desember 2019 (dvs. vedtak om gjennomføring). OBY operativ utfører med o innleid bistand til prosjektledelse, prosjektstøtte og utredning/programmering/utstyrsplanlegging o Innleid prosjekteringsgruppe inkl. plan/regulering og PGL-funksjon. «Brukermedvirkning» er ikke honorert særskilt, men et årsverk per kalenderår er honorert hos EHS. Tabell 7. Styringsmål gjennomføring forprosjekt (i kvartal kr) Avrundet Aktivitet mill. kr Prosjektledelse 16,7 Herav B-EHS/prosjekteier ca. 2 årsverk Programmering 13,0 Prosjektering og regulering 28,6 Andre kostnader 7,5 Sum forventet kostnad 65,8 I løpende kroner utgjør dette ca. NOK 68 mill. basert på bruk av de tre siste års gjennomsnitt for byggekostnadsindeksen, og den tidsprofilen for kostnadspådrag som ligger i prosjektet. Side 32 av 43 Økonomi

33 5.2 Usikkerhetsanalyse og samlet budsjett for forprosjektfasen Det er ikke gjennomført en egen usikkerhetsanalyse for forprosjektfasen isolert sett. Usikkerhetsanalysen gjelder for hele prosjektgjennomføringen. Det er lagt til grunn at avsetningen for usikkerhet, dvs. forskjellen mellom forventet kostnad (styringsmål) og kostnadsramme er den samme som i prosjektet som helhet, og dermed er det lagt inn en avsetning for usikkerhet tilsvarende 20 %, jf. KS1-rapporten. Tabell 8. Kostnadsramme (kvartal kr) Avrundet Aktivitet mill. kr Sum forventet kostnad 65,8 Avsetning for usikkerhet 13,2 Kostnadsramme 79,0 I løpende kroner utgjør dette NOK 81 mill. basert på bruk av de tre siste års gjennomsnitt for byggekostnadsindeksen, og den tidsprofilen for kostnadspådrag som ligger i prosjektet. Eventuelle kostnader i forprosjektfasen knyttet til tidlig kontrahering av entreprenør er ikke med i kostnadskalkylen, men forutsettes å kunne gi minimum tilsvarende kostnadsreduksjon i byggefasen. 5.3 Usikkerhetsanalyse, styringsmål og kostnadsramme for hele prosjektet Usikkerhetsanalyse I figuren nedenfor vises usikkerhetsfaktorene fra KS1-rapporten. Usikkerheten preges av ambisjonsnivå, gjennomføringsmodell og konseptmodning, samt også et betydelig element knyttet til regulering. Det er en viktig oppgave i første del av forprosjektfasen å bygge ned de «tyngste» usikkerhetsfaktorene gjennom å avklare ambisjonsnivået, modne prosjektet gjennom oppdatering av programunderlag bl.a. etter avklaringer med OUS, og deretter gjennomføre skisseprosjekt. Gjennomføringsmodellen er et stykke på vei avklart gjennom dette styringsdokumentet, og videre avklaringer vil skje gjennom de to oppdateringene av styringsdokumentet som er planlagt gjennomført før ferdig forprosjekt legges fram til godkjenning. Økonomi Side 33 av 43

34 Figur 6. Usikkerhetsprofil fra KS1-dokumentet 3 3 Forklaringer av «5 på topp» usikkerhetsfaktorer (jf. KS1-dokumentet) Ambisjonsnivå (dvs. usikkerhet knyttet til det faglige ambisjonsnivået og påvirkning på omfang og kostnadsnivå. Gjennomføringsmodell (dvs. usikkerhet knyttet til organisering og Oslo kommunes byggherreansvar i forprosjektfasen og gjennomføring, samt valg av kontraktstrategi). Konseptmodning (dvs. usikkerhet knyttet til bygningens utforming, areal og arkitektens mulighetsrom, tekniske løsninger (B/N- faktor), plassering av funksjoner og fordeling lett/tung andel i tekniske fag). Regulering og andre myndighetsforhold (dvs. usikkerhet knyttet til verneinteresser og regulering, forholdet mellom funksjon og eksterne krav til bygningen og samferdsel). Markedsusikkerhet (dvs. usikkerhet knyttet til det lokale og kontraktspesifikke prisnivået relativt til det generelle nivået som er gitt ved fastlagt byggekostnadsindeks). Side 34 av 43 Økonomi

35 5.3.2 Basisestimat, styringsmål og kostnadsramme Basert på KS1-dokumentet foreligger det følgende kostnadsbilde for hele prosjektet: Tabell 9. Kostnader i KS1-dokumentet, mill kr Kostnadspost (mnok) Aker 1 Felleskostnader (20 % av 2-7) Bygning VVS Elkraft Tele og automatisering 88 6 Andre installasjoner 13 7 Utendørs 50 Entreprisekostnad (1-7) Generelle kostnader (30 % av 2-7) 256 Byggekostnad (1-8) Spesielle kostnader 793 Inventar/utstyr 249 Tomt 0 Diverse infrastruktur 130 Mva. (25% av 1-9) 414 Basisestimat Lønns- og prisstigning (14%) og byggelånrente (8%) 479 Basisestimat inkl. LPS og BLR Som det fremgår er ikke tomt med i estimatet. Dette gir ut fra KS1-dokumentet følgende styrings- og kostnadsramme: Tabell 10. Styrings- og kostnadsramme basert på KS 1 Styrings- og kostnadsramme Mill kroner, løpende priser (inkl mva) Grunnkalkyle Forventet tillegg 920 Forventet kostnad (P50) Usikkerhetsavsetning 692 Kostnadsramme (P85) Dvs. at den samlede anbefalte kostnadsrammen fra KVU-fasen er NOK 4162 mill. (i løpende priser basert på ferdigstilling i 2022). Økonomi Side 35 av 43

36 6 Prosjektstyring og oppfølging 6.1 Kontrakts- og entreprisestrategi På dette stadiet i prosessen velges ikke den endelige kontrakts- og entreprisestrategien, men det legges til rette for at det skal kunne skje tidlig kontrahering av entreprenør med sikte på samspill med entreprenør i siste del av forprosjektfasen. Dette konkluderes endelig ved utgangen av første etappe, og kontrahering skjer i så fall på grunnlag av skisseprosjekt med underliggende dokumenter (programdokumentene). For forprosjektfasen kontraheres det bistand til prosjektledelse, programmering og utredning, samt at det kontraheres prosjektering for denne fasen. Det kontraheres med opsjon på videreføring (eventuell videreføring av prosjekteringen vil avhenge av den helhetlige kontrakts- og entreprisestrategien). 6.2 Organisering, roller og ansvar Organiseringen fokuserer her på første etappe av forprosjektarbeidet Organisasjonskart Under vises prosjektets organisasjonskart: Side 36 av 43 Prosjektstyring og oppfølging

37 Prosjekteier Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester Styringsgruppe EHS, NOE, HEL, OBY, HS-Ø/OUS, ekstern representant, vernetjeneste Prosjektansvarlig i OBY Prosjektleder Overordnet medvirkningsgruppe Klinikker/ avdelinger Bruker - koordinatorer Bruker - koordinatorer Prosjektstøtte Fagressurser Prosjektsikring Brukerkoordinatorer Brukergrupper r Prosjektleder prosjektering Programmering Utstyrsplanlegging PGL Prosjekteringsgruppe Plan og regulering Figur 7. Organisering i forprosjektfasen Roller i prosjektorganisasjonen Byrådssak 1038/14 Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter tydeliggjør byrådets krav til beslutninger og beslutningsunderlag samt fastsetter roller og ansvar i prosessen. I KS1 rapporten for prosjekt Storbylegevakt fra ekstern kvalitetssikrer Holte Consulting, datert 29. april 2016 fremkommer i kapittel at de «etter investeringsregimet i Oslo kommune skal de videre forprosjektet gjennomføres av operativ utfører, Omsorgsbygg». Følgende figur er presentert for å vise sammenhengene mellom rollene overordnet bestiller, overordnet utfører, operativ bestiller og operativ utfører. Prosjektstyring og oppfølging Side 37 av 43