Tema 1 - Prosjekt som arbeidsform. Hva er et prosjekt? Prosjektets livssyklus

Transkript

1 Tema 1 - Prosjekt som arbeidsform Innledning: I kapittel 1 i KG og kapittel 2 i BHG møter du prosjektbegrepet, typiske kjennetegn ved prosjekter og ulike prosjekttyper. Sentralt er beskrivelsen av prosjektets livssyklus og prosjektets styringssløyfe. Kapittel 2 i KG retter søkelyset mot valg av prosjekter. Hva kan være kilder til nye prosjekter, og hvilke kriterier bør legges til grunn når mulige prosjektforslag skal vurderes? Kapittel 3 i KG omhandler definering og oppstart av prosjekter. Behov, krav og løsninger avklares. Sentralt er tid, kostnad og ønsket kvalitet, og det utvikles et prosjektmandat som er styrende for driften av prosjektet fra start til mål. Tema 1 Modul 1: Prosjekt som arbeidsform 1 Hva er et prosjekt? Et prosjekt kan defineres som et tiltak som har karakter av å være en ukjent engangsløsning med et definert mål, med et avgrenset omfang, og som gjennomføres innenfor definerte tids- og kostnadsrammer. Det er vanlig å omtale prosjekter som helhetstenkende t og fleksible. Prosjekter varierer i størrelse og kompleksitet, og det viser seg at svært mange typer oppgaver kan la seg løse som prosjekter. Det er vanlig å splitte prosjekter opp i ulike delaktiviteter for å forenkle styring og gjennomføring av prosjektet. Tema 1 Modul 1: Prosjekt som arbeidsform 2 Prosjektets livssyklus Prosjektets fire faser: oppstart, planlegging, gjennomføring og avslutning I oppstartsfasen avklares og konkretiseres prosjektets mål og krav, oppgaver defineres og ulike ansvarsforhold bestemmes. Planleggingsfasen omfatter detaljert tidsplanlegging og Budsjettering, og fastleggelse av økonomiske rammer for ulike delaktiviteter og totalt for prosjektet. Ressursbehov avklares og ressurser (tid, penger, personer, teknologi og kompetanse) tildeles. Innholdet i fase 1 og 2 danner grunnlag for utformingen av prosjektmandatets innhold. Tema 1 Modul 1: Prosjekt som arbeidsform 3 1

2 Prosjektets livssyklus I gjennomføringsfasen er fokuset på styringen av den løpende fremdriften av prosjektet. Rutiner for å sikre riktig progresjon, ressursbruk og kvalitet etableres. Statusrapporter og prognoser for ulike delaktiviteter er viktige styringsverktøy. Når prosjektet er ferdig og oppgaven løst, innledes en avslutningsfase. Nødvendig personell må læres opp, og ulike typer dokumentasjon må utformes. Prosjektets ressurser (også personell) må frigis. (Se figur 1.2, Prosjektets livssyklus, side 24.) Tema 1 Modul 1: Prosjekt som arbeidsform 4 Prosjektets tre nivåer Gjennomføringen av prosjekter kan betraktes fra tre nivåer. Interessenter setter rammer for gjennomføring og tildeler ressurser. Innenfor prosjektet er det to nivåer: ledelses- og administrasjons- nivået og det faglige gjennomførings- og produksjonsnivået. Ledelse av prosjekter dreier seg om behovsavklaring, utforming av kravspesifikasjoner, planlegging, organisering, økonomistyring, kontraktsforhandlinger, innkjøp, usikkerhetshåndtering, styring og ledelse av prosjektorganisasjonen (Se figur 1.3, prosjektets tre nivåer, side 25.) Tema 1 Modul 1: Prosjekt som arbeidsform 5 Prosjektets styringssløyfe Et prosjekt må styres og ledes. Styringsfunksjonens fire faser omfatter målformulering, planlegging og organisering, gjennomføring og oppfølging. De mest sentrale styringsfaktorene i et prosjekt er vanligvis kvalitet, egenskaper og kvalitetsstyring, fremdriftsstyring, økonomistyring, ressursstyring og styring av arbeidsomfang (endringsstyring). (Se figur 1.4, Prosjektets livssyklus, side 26.) Tema 1 Modul 1: Prosjekt som arbeidsform 6 2

3 Prosjektmodeller Det finnes en rekker former for prosjekter, og de varierer i omfang, varighet og kompleksitet. De kan inndeles i prosjekter av strategisk, systemmessig og operativ karakter. En annen form for inndeling er mer etter prosjektets t innhold og type, for eksempel produkt- og systemutvikling, organisasjons- og virksomhetsutvikling, tekniske oppgaver, planleggings- og utredningsoppgaver, arrangementer og forskningsoppgaver. En tredje måte å klassifisere prosjekter på er etter spesifisering av forventet resultat, grad av struktur og formalisering etter kunnskapsnivå. Tema 1 Modul 1: Prosjekt som arbeidsform 7 Prosjektmodeller Det finnes videre en rekke modeller for å beskrive prosjekter fra start til mål. Fra den Enkle prosjektmodellen, via Vannfallsmodellen til Spiralmodellen (se beskrivelse i kapittel 1). Disse modellene har til hensikt å beskrive de viktigste t forholdene ved prosjektgjennomføringen: innholdet i prosjektets faser, faglige og administrative oppgaver knyttet til oppstart, gjennomføring og avslutning av de ulike fasene, milepæler, beslutningspunkter og beslutningsprosedyrer samt krav til dokumentasjon og beslutningsgrunnlag. Tema 1 Modul 1: Prosjekt som arbeidsform 8 Innhold i prosjektforslag Når et nytt prosjekt er under oppseiling og skal vurderes, bør det utarbeides et dokument som danner grunnlag for vurdering av, og prioritering mellom, ulike oppgaver som ønskes gjennomført som prosjekt og innholdet her bør ha følgende fokusområder: Hensikten og målet med prosjektet Løsningen prosjektet skal skape: resultatkrav Usikkerhet og kritiske faktorer Gjennomføringsplan: tid, ressurser, kostnader Administrativt apparat og organisering Informasjon om dem som initierer prosjektet Tema 1 Modul 1: Prosjekt som arbeidsform 9 3

4 Vurdering av prosjektforslag Når et nytt prosjekt skal vurderes bør flere hensyn tas: Strategiske: passer prosjektet inn i bedriftens øvrige strategi? Økonomiske: kalkyler, budsjett, lønnsomhet, nytte Konsept: klarer vi å gjennomføre prosjektet? t? Usikkerhet: teknologi, marked, ressurser, kompetanse, økonomi Gjennomføring: tid, kostnad, personell, kompetanse, kapasitet Tema 1 Modul 1: Prosjekt som arbeidsform 10 Behov, krav og løsning I starten må en finne ut hvilke behov prosjektet skal dekke: Behov skapes - ofte relatert til behovet for endringer Behov erkjennes - forankring hos de ulike berørte grupper Behov formuleres og bekreftes Når behovet er definert, danner det grunnlag for avklaring og definering av krav og løsning. Det utformes en kravspesifikasjon. Sentralt her er definering av oppgaver og relasjoner mellom oppgaver og aktiviteter. Ressursbehov må budsjetteres, fremdriftsplan konkretiseres, og det må utvikles detaljerte grunnlag for økonomisk styring. Tema 1 Modul 1: Prosjekt som arbeidsform 11 Prosjektmandat Prosjektmandatet oppsummerer defineringen av prosjektet og er prosjektets overordnede styringsdokument Prosjektets navn og bakgrunn for prosjektet Oppdragsgiver Prosjektets effektmål: gevinst Prosjektets resultatmål Rammebetingelser: ressurser Omfang og avgrensninger Roller og ansvar Tidsplan: start- og sluttdato Viktige milepæler Budsjett Dato for godkjennelse og signering av prosjekteier Tema 1 Modul 1: Prosjekt som arbeidsform 12 4

5 Gevinstrealisering Prosjektets resultatmål beskriver hva som skal leveres ved prosjektslutt og er direkte målbart. Effektmålet gir uttrykk for hvorfor prosjektet ble igangsatt. Effektmålet skal beskrive de gevinster oppdragsgiver tar sikte på å oppnå, og utformes ved prosjektstart. Utarbeidelse av en gevinstrealiseringsplan Tilrettelegge for nødvendige endringsprosesser Fordele roller og ansvar for gevinstrealisering Fokusere på gevinstmuligheter gjennom hele prosjektet Forberede oppfølging og måling av gevinster Tema 1 Modul 1: Prosjekt som arbeidsform 13 5