FRA BESTILLER TIL FRAMSKAFFELSE SAMARBEID FOR GOD MÅLOPPNÅELSE

Transkript

1 FRA BESTILLER TIL FRAMSKAFFELSE SAMARBEID FOR GOD MÅLOPPNÅELSE Innlegg under Parallellseminar A: Framskaffelse av kommunalt disponerte boliger Morten Ødegaard Faggruppeleder/ prosjektleder Eiendomsforvaltningen

2 Kommunale boligprosjekter i Porsgrunn (aktuelle nybygg i egen regi) Rolandvegen bofellesskap 8 boliger med stasjonær heldøgns bemanning beregnet for unge voksne med psykisk og fysisk utviklingshemming 5 småhus botilbud til personer med spesielle behov og problemer i forhold til rus og/ eller psykiske lidelser Saturnvegen barne- og ungdomssenter oppgradering av et eksisterende tilbud, samt etablering av 6 nye avlastningsboliger for utviklingshemmede barn og unge

3 Småhus

4 Saturnvegen

5 Styrende dokumenter Kommuneplan Samfunnsdel Arealdel Handlingsplan/ økonomiplan Boligsosial handlingsplan Reguleringsplan

6 Overordnet målsetting for våre byggeprosjekter En riktig utvelgelse og gjennomføring av kommunens prosjekter gjennom at riktige prosjekter iverksettes basert på det prosjektutløsende behov forutsigbare og støttende rammebetingelser for det enkelte prosjekt tydelige interne ansvarsforhold i beslutningsprosessene og i overganger mellom ulike faser i prosjektene effektiv gjennomføring av det enkelte prosjekt fokus på måloppnåelse og sikring av at gevinster/ effekter blir realisert etter prosjektavslutning

7 Mål og behovsvurdering Styringsgruppe VÅR PROSJEKTMODELL Effektrealisering Prosjekt Aktivitet Bestille oppdrag B0 Utredning Konseptvalg KS1 B1 Planlegging KS2 Bevilgning B2 Gjennomføring Overlevering B3 Sluttfase Avslutning B4 Beslutningsdokumenter Mandat for utredning Mandat for planlegging Sluttrapport Styringsdokument Saksfremlegg Saksfremlegg Saksfremlegg Overleveringsprotokoll Konseptvalgutredning Side 7 : Administrativ beslutning : Politisk og administrativ beslutning B0: Større eller prinsipielle utredninger besluttes politisk

8 Organisering Politikere Prosjekteier (Rådmann Kommunalsjef) Oppdragsleder (Bygge- og eiendomssjef) Styringsgruppe Prosjektleder Referansegruppe(r) Side 8 Delprosjekt Delprosjekt

9 Roller Prosjekteier/ Leder av styringsgruppen Overordnet ansvarlig for at prosjektet når sine målsetninger og at gevinstene realiseres. Skal sikre at prosjektet til enhver tid er i tråd med overordnede strategier og føringer, lover og regler Har vetorett i styringsgruppen Bruker Ansvarlig for å påse at prosjektet vil kunne tilfredsstille brukernes behov Oppdragsleder Har den daglige kontakten med prosjektleder og er ansvarlig for oppfølgingen av prosjektet fra prosjekteiers side. Kvalitetssikre beslutningsunderlag ved faseoverganger.

10 Brukerrepresentasjon i prosjektorganisasjonen Virksomhetsleder for aktuell tjenesteyter er fast medlem av styringsgruppen Referansegruppen(e) kan være interesseorganisasjoner, fagkyndige instanser, velforeninger, interne og eksterne leverandører av driftstjenester osv. Arbeidsgruppe(r) i (del)prosjektet har som et minimum to brukerrepresentanter i form av virksomhetsleder/ avdelingsleder/ fagleder og verneombud

11 Behovsdefinering/ bestilling Tjenesteyter/ bruker definerer et prosjektutløsende behov og fremmer formell bestilling i linjeledelsen Kommunalsjef innenfor tjenesteområdet besørger nødvendig forankring i handlingsplan (investeringsbudsjettet) Bestilling går til Eiendomsforvaltningen (utfører)

12 Skjema

13 B0 Bestille oppdrag Det utarbeides et beslutningsdokument i samarbeid med bruker/ bestiller: Mandat for utredningsfasen. Mandatet inneholder mål og rammer for neste fase (Utredning) Hensikten med beslutningspunktet er å ta stilling til om det skal settes i gang et arbeid med å utrede konsepter for å løse det meldte behovet Tre mulige utfall: Utredning blir ikke igangsatt Utredning blir igangsatt med endrede forutsetninger Utredning blir igangsatt som foreslått

14 Bestillingsrutinene Sikrer forankring hos prosjekteier Unngår direkte henvendelser og dermed også unødig ressursbruk internt Sikrer forutsigbarhet hos brukerne

15 Fase 1 - Utredning Denne fasen krever tett brukermedvirkning og skal beskrive hvilke behov, mål og krav som eksisterer knyttet til et mulig tiltak, samt å få vurdert ulike alternativer til løsning Aktiviteter (ikke uttømmende): Kartlegge og analysere behov, målsetninger og krav Definere ulike konsepter for å dekke behovene, minimum 2 alternativer i tillegg til nullalternativet Sammenligne konseptene Utarbeide grunnlag for konseptvalg og anbefale konsept Planlegge/ klargjøre for neste fase (planleggingsfasen)

16 Fase 2 - Planlegging Produsere et plangrunnlag for gjennomføringen av prosjektet Aktiviteter (ikke uttømmende): Planlegge fasen med tilhørende leveranser Etablere team for planleggingsfasen og definere roller og ansvar Kontrahere eventuelle rådgivere som skal benyttes i fasen Produsere planer for prosjektgjennomføring For byggeprosjekter dekker denne fasen skisseprosjekt og forprosjekt (men ikke detaljprosjekt).

17 B3 Overlevering Hensikten med B3 er å sikre at leveransene fra prosjektet er overlevert og akseptert av bruker og forvalter Beslutningsdokumenter: Overleveringsprotokoll (for bruker og for forvalter) To mulige utfall: Prosjektets leveranser blir ikke godkjent, og prosjektet må gjøre utbedringer Prosjektets leveranser blir godkjent

18 Fase 4 - Sluttfase Formelt avslutte prosjektet og sikre at de erfaringer som prosjektet har gjort seg blir tatt vare på. Normalt skjer dette innen et år etter overlevering for byggeprosjekter. Aktiviteter (ikke uttømmende): Evaluere prosjektet Avslutte prosjektregnskapet Utarbeide sluttrapport og saksfremlegg

19 TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN!