Kontraktsstrategi for BA-anskaffelser. Magne Hareide Seniorrådgiver DIFI for NKF 15.mars 2018

Transkript

1 Kontraktsstrategi for BA-anskaffelser Magne Hareide Seniorrådgiver DIFI for NKF 15.mars 2018

2 KONTRAKTSSTRATEGI Hvorfor? Hva? Når? Hvem?

3 Hvorfor? Undersøkelser viser at få kommuner har helhetlige og tverrfaglige innkjøpsrutiner for bygg Vi vil tilby et verktøy for å endre dette

4 Hjelp til å Ta strategiske veivalg Hvorfor? Fordele oppgaver, ansvar og usikkerhet og forankre disse hos prosjekteier Foreta viktige vurderinger og oppfølging av målsetninger for å få en best mulig anskaffelsesprosess Ta riktige vurderinger på riktig tidspunkt Bedre konkurranse tilpasset markedet

5 Hva? En Mal for kontraktsstrategi med tilhørende veileder for ulike anskaffelser i et bygg- eller anleggsprosjekt

6 Mal kontraktsstrategi med tilhørende veileder Mandat Hva? Planlagt gjennomføring (tidsplan og ressurser mm.) Prosjektets økonomi og organisering Vurdering av markedet og tiltak for dialog med markedet Risikoanalyse Kontraktene (gjennomføringsmodeller, kontraktskrav, vederlagsmodeller mm.) Konkurranse og anskaffelsen (anskaffelsesmetode, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier mm.) Implementering (kontraktsoppfølging, målbare indikatorer og evaluering mm.)

7

8

9 Når? Når det er besluttet å anskaffe!

10 Vi anbefaler et tverrfaglig arbeid Hvem? Prosjektleder leder med støtte fra: Prosjekteier Tekniske rådgivere Juridisk rådgiver Miljørådgiver SHA-rådgiver Bruker Drift

11 Kapittel 1 Mandat

12 Mandatet Bakgrunn Vise til grunnlagsdokumentasjonen for prosjektet/ anskaffelsen Formålet Det behovet som anskaffelsen skal dekke Krav til for eksempel: ytre miljø, SHA, universell utforming, og livssykluskostnader

13 Spesielt om miljø Lov og forskrift pålegger oppdragsgivere å innrette virksomhet og anskaffelser til beste for miljø og klima. Kontraktsstrategien kan være et verktøy for å ivareta kravene til miljø Bruk DIFIs miljøkriterier! Dette bildet av Ukjent forfatter er lisensiert under CC BY-NC-SA

14

15 Kapittel 2 Kartlegging av anskaffelsen

16 Hva skal du anskaffe? Roseløkka skole Skole og idrettshall (en kontrakt eller flere?) Inventar SD-anlegg Adkomst skole Vurdér om det skal brukes eksisterende rammeavtaler Dette bildet av Ukjent forfatter er lisensiert under CC BY-NC-SA Vurdér om tjenester og/eller andre behov kan samordnes med parallelle prosjekter

17 Hva trenger jeg for å få til det? Usikkerhetsanalyse Grunnundersøkelse Prosjektering Entreprise Prosjektleder Byggeleder Uavhengig kontroll for prosjektering og utførelse SHA-rådgiver Kvalitetsrådgiver Kontraktsrådgiver

18 Kapittel 3 Økonomi og organisering

19 Anskaffelsens økonomiske effekt Foreløpig prosjektkostnad Entreprisekostnad Oppgis i kunngjøring viktig varsel til leverandørene Interne kostnader Intern oppfølging Innleie av eksterne rådgivere som PL, BL, miljø, SHA, jus Finansiering Mva. Andre generelle kostnader Dette bildet av Ukjent forfatter er lisensiert under CC BY-SA

20 Organisering av anskaffelsen Hvilke personer skal være inkludert? Hvilke oppgaver har personer og hvem bestemmer ved behovskollisjoner? Ansvaret for at anskaffelsen gjennomføres etter kontraktsstrategien er tillagt prosjektleder Navn Funksjon/rolle i anskaffelsen Aktivitet Prosjektleder Prosjekteier Kvalitetssikrer Anskaffelsesfaglig/ Juridisk rådgiver Evalueringskomité Brukere Fyll inn ved behov Fyll inn ved behov Å lede prosjektet fra planleggingsfase til ferdig bygg. Alle anskaffelser. Lede eierstyringsgruppen og ta beslutninger i tråd i milepælsplan Kvalitetssikre leveranser på vegne av prosjektleder. Bidra ved planlegging og gjennomføring av anskaffelser og ved tildeling av kontrakt. Juridisk vurdering av konkurranseog kontraktsdokumenter Velge det beste tilbudet iht. kvalfikasjonskrav og tildelingskriterier. Gi innspill på behov i tidligfase. Fyll inn ved behov Fyll inn ved behov

21 Milepælsplan Tidsplan Etablert anskaffelseorganisasjon Mandat for gjennomføringsstrategi Markedsdialog for innspill til gjennomføringsstrategi Kvalitetssikring av valgt gjennomføringsstrategi. Skal det være OPS, totalentreprise, BVP? Godkjenning av valgt strategi Utsendelse invitasjon dialogkonferanse/intervju markedaktører Dialogkonferanse Utarbeidelse av konkurransegrunnlag Kvalitetssikring og godkjenning av konkurransegrunnlag Kunngjøring Frist forespørsel om deltakelse Behandling av forespørsel om deltakelse Innstilling om utvelgelse av leverandører som skal inviteres til å inngi tilbud (prekvalifisering) Godkjenning av innstilling om prekvalifisering Utsendelse av invitasjon til å inngi tilbud Tilbudskonferanse/-befaring Tilbudsfrist Vurdering Forhandlinger Evaluering av tilbud og innstilling til valg av entreprenør Godkjenning av innstilling Utsendelse av tildelingsbrev Karensperiode tildeling Kontrakt inngås Oppstart av kontrakt Tidspunkt Tentative tidspunkter husk ting kan fort endres underveis Viktig at alle involverte vet når de skal levere slik at de kan sette av nødvendige ressurser

22 Kapittel 4 Vurdering av markedet

23 Markedsvurdering Redegjøre for hvilke tiltak som skal gjennomføres for å vurdere markedet Gi overordnet vurdering av hvordan markedet har respondert på eksempelvis: Mål og krav (miljø, LCC, SHA mm) Tildelingskriterier Gjennomføringsmodeller, Vederlagsmodeller, Anskaffelsens størrelse og markedet kapasitet Forespeilet levering tidspunkt for oppstart av arbeidene byggetid

24 Kapittel 5 Risikovurdering

25 NABO- Risiko Sannsynlighet FORHOLD? (lav/middels/høy) MÅ IGANGSETTES TIDLIG! REGULERING AV OMRÅDET? TEKNISK TID, KOST, Konsekvens INFRA- KVALITET? STRUKTR? Tiltak (lav/middels/høy) EGEN KOMPETANSE? TID TIL Å GJØRE ANSKAF- FELSEN? SPESIELLE AMBISJONER I PROSJEKTET? SÆRLIGE KRAV TIL MILJØ?

26 Risikostyring Risikovurdering er en gjentagende prosess gjennom hele anskaffelsen og kontraktsperioden Utgangspunktet er målene for anskaffelsen. Deretter: Identifisere risiko Vurdere og prioritere Etablere tiltak Følge opp Identifisere Følge opp Vurdere og prioritere Etablere tiltak

27 Kapittel 8 Kontraktene

28 Valg av entreprisesmodell

29 Hjelpemiddel:

30 Kontraktstyper og betingelser Alminnelige kontraktsvilkår: NS 8405/6/7 NS 8401/2/3 for rådgivere NTK..? Ambisjoner inn i kontrakten Lønns- og arbeidsvilkår Lærlingordning Antall ledd i kontraktskjeden Universell utforming Miljøkrav Internasjonale konvensjoner Andre? Unntak fra standardene? Vederlagsmodeller

31 Kapittel 7 Konkurransen og anskaffelsen

32 Konkurranse og anskaffelsen Valgt anskaffelsesprosedyre Valgt entreprisemodell LIKE- BEHANDLING FORHOLDS- ETTER- PRØVBARHET Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Kontrakter HET FORUT- BEREGNELIG- MESSIGHET

33 Kapittel 9-12 Implementering, kontraktsoppfølging, endring strategi mv.

34 Hva er viktig? Hvordan skal prosjektet/kontrakten bemannes under utførelsen av prosjektarbeidene? Endringsrutiner Hva er plan B? Rutiner for kontraktsoppfølging

35 Målbare indikatorer faktisk / forventet framdrift over eller under budsjett antall endringsmeldinger miljøambisjon (energi og klimaklasse) Dette bildet av Ukjent forfatter er lisensiert under CC BY-NC-ND Annet

36